医院行政档案管理策略研究

洪柳燕

（惠州市第三人民医院，广东 惠州 516000）

引言

医院行政档案包括的内容比较丰富，包括行政人员任免、医院行政法规、行政机构设置、科研成果等，对医院的医疗服务以及各项工作的正常开展有着直接关系。随着医疗事业改革的不断深入，行政档案的作用与价值越来越明显，虽然得到了医院的高度重视，在实际管理过程中，还存在一些问题，从而影响到工作成效。因此，研究医院行政管理策略具有一定的现实意义。

一、医院行政档案管理存在的问题

1.管理意识有待加强

对于医院行政档案管理实际情况来讲，部分医院的行政档案管理并没有得到应有的重视，所以存在着认识偏差等情况。从领导角度来看，主观认为行政档案的工作主要是抄写，因此需要花费太多的人力、物力以及财力，只要能够确保档案资料不出现损坏、泄露、丢失等问题即可。因为一些领导层的不重视，所以行政档案管理人员对于这项工作也没有引起高度重视，存在认识偏差以及责任意识不强等问题，特别是在实际工作中，有应付的倾向，这就可能影响到行政档案管理的有效性[1]。

2.相关制度有待完善

从现阶段医院档案行政档案管理相关制度来看，主要存在几点问题。第一，医院虽然制定与之有关的行政档案管理制度，但是实际操作性不足，导致制度难以有效落实。之所以出现这样的情况，主要是制度在制定的过程中，没有充分结合医院的实际情况以及行政档案管理的基本要求，所以制度与实际管理之间存在着比较大的差异，难以发挥制度应有的价值。第二，对于医院行政档案管理而言，具有复杂性以及长期性的特点，工作的重难点是行政档案信息的汇总、分析、筛查、整理、登录、归档等，因此，医院行政档案管理部门需要对档案管理引起高度重视，并立足于医院实际情况做好整体规划，并细化其中一些管理事项，力求将岗位职责落实到个人。从实际情况来看，部分医院并没有构建这样的责任机制，所以在实际工作过程中，出现了“多人管理”以及“无人管理”的实际情况。第三，部分医院对监督机制进行构建，但是这种机制源于部门内部，简单来讲，部门内部人员负责监督，这就意味着监督将难以发挥实效性，由于缺乏医院方面的有效监管，则可能导致档案管理出现一些问题[2]。例如，没有进行动态监管，又或者是没有开展全过程监管，这样也就无法发挥监管的作用。第四，对于行政档案管理工作而言，人才质量直接关系到档案管理的质量，因此，需要调动档案管理人员的积极性。对于档案管理人员而言，奖惩机制是一套能够激励积极性的重要机制。但是从实际情况来看，医院行政档案管理部门的奖惩机制并不明确，针对行政档案管理人员没有明确指标考核，也就无法充分掌握工作人员的工作实际情况，也就难以及时发现问题及时进行解决，这就可能影响到行政档案管理的实效性。同时，物质奖励以及精神奖励的不足，难以调动行政档案管理人员的积极性，例如，工作质量不佳、责任意识不强的工作人员未及时进行处罚与教育，表现优秀的工作人员未及时进行奖励，或者是奖励机制流于形式，导致奖励无法满足工作人员实际需求，这就容易影响到整个行政档案管理部门的士气[3]。

3.管理条件有待完善

随着时代的发展，对医院行政档案管理提出更高的要求，这就需要档案管理依托先进的技术、理念、设施设备，实施信息化行政档案管理。但是从实际情况来看，因为部分医院并未高度重视行政档案管理，因此，在人力、物力、财力、精力等方面的投入比较有限，所以存在着基础设施设备老旧等问题，例如，复印机、装订机等，已经无法满足工作的实际需求；同时，也没有做好消毒灭菌工作，则可能埋下安全隐患以及质量隐患。此外，部分医院因为受到条件的影响与限制，在对档案室进行规划时，缺乏合理性与科学性，例如，未设置浏览室，不利于相关人员借阅以及使用，这些都会影响到行政档案管理的有效性[4]。

4.信息化管理水平有待提升

信息化时代背景下，对医院行政档案管理提出更高的要求，但是部分医院除开基础设施设备老旧的问题之外，其软件方面还有较大提升空间。虽然部分医院为之成立专门的信息化部门，但是从实际情况来看，工作流于形式，关于行政档案的收集、分析、整合以及归档等方面主要还是由人工完成，没有发挥信息化技术的优势。还有一个方面需要注意，部分医院的行政档案管理系统存在一定的安全漏洞，对于外部风险的防控能力不足。例如，没有结合医院实际情况，构建相应的行政档案资源共享平台，部门之间没有统一的制度进行指引，导致档案管理各个环节无法规范开展；同时，还存在着安全问题，这些都需要在工作中引起重视。

5.管理工作人员综合素质有待提升

对于医院行政档案管理而言，档案管理人员的综合素质将直接关系到行政档案管理工作的成效。但是从实际情况来看，部分医院对于档案管理工作人员的综合素质并未引起高度重视，部分档案管理人员并不是专业出身，由一些行政、护理、临床等岗位人员进行兼职；同时，也没有结合当前人才综合素质的实际情况制定培训机会，这就导致档案管理人员的业务能力无法满足行政档案管理的实际需求。同时，部分医院的领导层对于行政档案工作并未引起应有的重视，又或者是投入力度不足，以至于医院没有成立专门的行政档案管理部门，或者是未对行政档案管理人员的培养进行对应的投入；同时，因为管理方式比较陈旧，行政档案管理人员综合能力不足，所以整个档案管理效率还有较大的提升空间。由于医院行政档案管理人员综合素质不高，从而影响到档案管理水平以及医院的健康发展[5]。

二、医院行政档案管理策略改进建议

1.对行政档案管理意识进行持续强化

对于医院行政档案管理工作而言，本身是一项复杂、长期的工作，需要医院上上下下对其引起高度重视，这就需要对行政档案管理意识进行持续强化，可以从几方面入手。第一，领导层需要树立正确的行政档案管理理念，对行政档案管理的必要性以及重要性进行正确认识，这样才能积极领导行政档案管理工作，并让包括行政档案管理人员在内所有工作人员能够引起重视，并主动积极参与进来。第二，对于行政档案管理人员而言，需要认识到自身是档案管理过程中的主体，自身的思想以及综合素质直接关系到档案管理的成效，因此，建议医院能够对行政档案管理人员加强专业能力的培训以及思想教育工作。一方面，医院应该定期或者不定期组织档案管理人员进行培训以及学习，并将培训与学习结果与工作人员绩效考核挂钩，督促员工能够高度重视每一次培训，有利于保障培训的成效；同时，需要对员工的服务意识以及责任意识进行培养。另外一方面，建议行政档案管理人员能够转变学习理念以及工作态度，自身需要主动积极去学习行政档案管理的前沿理念、知识、技术，并将理论用于实践之中，从而提升自身的工作水平以及档案管理服务[6]。

2.完善相关制度

第一，立足医院行政档案管理实际情况构建相应制度，确保制度的可操作性以及科学性，为后续管理工作开展提供指引。第二，结合实际需求对相关制度进行完善，将工作内容细化，确保行政档案管理人员能够明确档案管理的重点与难点；同时，将岗位责任落实到个人，能够解决“无人管理”以及“多人管理”的问题。第三，加强监督管理，对行政档案管理流程进行规范，对管理质量进行优化。针对行政档案管理监管存在的问题，建议医院能够从以下几方面做好工作。第一，发挥医院统筹管理作用，适当干预监管行政档案管理部门，从而形成动态化、全过程的监管体系，落实行政档案的事前监管、事中监管以及事后监管。第二，细化监管内容，针对行政档案信息收集、分析、整合、归档等环节进行针对性监管，确保每一个环节能够有序开展，从而保障档案资料的真实性以及规范性。第三，完善奖惩机制。建议能够结合医院行政档案管理的特点以及需求，构建动态全过程考核机制，针对行政档案管理的效率以及资料进行考核与评估。同时，结合评估结果分析存在的问题以及原因，这样才能今后的工作中规避相关问题。对于工作表现优秀的档案管理人员，应该给予应有的物质奖励以及精神奖励，可以将其树立成为学习榜样；对于行政档案管理意识不强、工作流于形式的管理人员，应该基于批评与教育，一定程度上能够强化管理人员的责任意识，从而提升行政档案服务效率与质量[7]。

3.适当提升投入力度

建议医院领导层能够对行政档案管理基础设施设备老旧等问题引起重视，并结合医院实际条件，适当提升投入力度，尽可能加快基础设施设备的更新。一方面，需要医院强化内控力度以及财务管理力度，合理制定预算方案，将行政档案管理有关的基础设施设备费用纳入预算之中，为行政档案管理工作的有序开展打下基础；另一方面，建议行政档案管理部门要对日常管理工作引起高度重视，具体做好这些方面的工作。第一，合理规划档案空间室，结合用户需求以及客观条件，科学设置阅览室，一方面，需要保证具有良好的自然采光，而且室内需要设置通风设备、空调等，供夏天以及冬天使用；另一方面，设置一定的电脑、桌椅，为用户提供必要的检索工具。第二，为了保障行政档案的安全性，应该选择防火性较好的档案柜，最好是金属物材质。例如，密集型活动的档案柜，不仅具有较好的防火功能，而且防尘性能比较好，能够充分保障纸质行政档案的安全。此外，需要配置完善的基础设施设备，并结合实际需求进行更新。例如，计算机、复印机、装订机、通风设备、除湿机、空调、防盗报警器以及防火报警器等[8]。

4.加强信息化建设，提升行政档案管理队伍综合素质

4.1 加强信息化建设

信息化时代背景下，行政档案信息化管理成为医院行政档案管理的主流趋势，在提升医院行政单位管理效率以及管理质量等方面发挥着非常重要的作用。对于医院而言，除了要做好基础设施设备的更新之外，还要注重软件建设，一方面，应该针对档案信息网络系统加强建设，例如，可以通过大数据技术，提升档案信息的收集、分析、整合等各方面的效率与质量。另一方面，需要加强档案信息资源建设力度，重点完善行政档案数据库，并制定统一的标准，要求各个部门按照标准传输、上传资料，有利于提升行政档案管理效率与质量。

4.2 提升行政档案管理队伍的综合素质

对于医院行政档案管理而言，其本质是一项服务性工作，需要为用户提供个性化的行政档案管理服务，这就对行政档案管理队伍的综合素质提出了更高的要求，不仅要求档案管理人员能够拥有专业的知识与技能，而且应该具备较强的服务意识，因此，在提升行政档案管理队伍综合素质的过程中，需要从以下方面入手。第一，加强档案信息化人才队伍建设力度，为行政档案信息化建设奠定坚实的人才基础，不仅要求行政档案管理人员懂行政档案业务，而且还要熟悉信息技术。第二，持续强化行政档案管理队伍的服务意识以及责任意识，可以定期开展相关培训工作，结合实际案例开展教育，从而强化队伍的服务能力。此外，还可以定期开展相关交流会、研讨会，使其交流与借鉴更多优秀经验，有利于提升档案管理人员的实践能力。对考核晋升制度进行优化。如果要打造高质量的档案管理人才团队，那么就必须保障团队的稳定性，其中比较重要的是需要对激励晋升机制进行完善，构建合理的轮岗交流机制，对福利待遇机制以及绩效考核标准进行优化，将绩效与档案管理成效挂钩，这样才能激发档案管理人员的工作积极性，从而提升大档案管理水平[9-10]。

结语

综上所述，对于医院而言，行政档案资源发挥着非常重要的作用，医院上上下下应该引起高度重视。对于医院行政档案管理中存在的问题要引起重视，本文建议从强化行政档案管理意识、完善相关制度、适当提升投入力度、加强信息化建设以及提升行政档案管理队伍综合素质等方面进行改进，从而保障医院行政档案管理工作能够高效开展。