数字转型背景下重点项目档案工作研究

文/公主岭市重点项目服务中心 李国辉

随着信息技术的迅猛发展，数字转型作为新兴的途径和方法，凭借大数据、人工智能、云计算等技术，推动模式创新和系统重构，从而实现企业转型、创新和增长。在数字转型的过程中，无纸化服务与管理模式逐渐兴起，使数字化档案信息急剧增长，对重点项目档案工作的环境、对象、内容产生不容小觑的变化，使得档案工作亟须适应当下发展形势，以满足项目顺利进行的专业化需求。

一、数字转型背景下做好重点项目档案工作的必要性

（一）是顺应数字化发展趋势的必然要求。重点项目档案工作是项目建设的重要一环，主要包括配合相关部门拟定项目建设规划、制定年度计划，收集、整理、汇总重点项目信息并建立项目信息库，指导重点项目的谋划、论证、包装和推介，编发重点项目信息等等。在“十四五”数字转型背景下，云计算、大数据等信息技术不断冲击着传统的档案工作模式，产生了潜移默化的影响，做好重点项目档案工作是顺应当下数字化发展的必然趋势。项目档案工作在做好保密工作的前提下，将各式各样的信息技术应用到档案工作中的方方面面，加快档案工作数字转型和智能升级，创新档案工作内容，提高立卷归档效率。传统的档案工作存在保管周期短、费时费力等弊端，相比之下，实现重点项目档案数字化，能够打破传统档案工作的局限性，延长保管期限，为重点项目的管理提质增效。

（二）是满足重点项目利用需求的内在要求。重点项目档案是项目建设中产生的相关文件资源，具有重要的保存价值、参考价值、社会价值。基于此，做好重点项目档案工作，充分挖掘项目档案的内在价值，满足项目主体的现实所需，是数字转型背景下实现项目高质量发展的目标之一。

以范家屯镇创新五街道路及防护绿地工程项目为例，就项目基本情况而言，主要包括：公主岭市范家屯镇城乡建设分局负责建筑市场管理、建设项目的审核和报批工作；负责城镇基础设施建设和管理；负责对小城镇道路、排水等新建项目组织实施和管理。基于此，明确项目基本情况、项目进展情况、项目实施效果等信息，打造各个流程数字化、一体化的档案管理模式，便于对项目档案展开查询与检索，为项目相关的查档、用档主体提供方便、高效与快捷的服务，提升项目整体工作的效率和质量。

（三）是实现项目信息共享的重要途径。在信息化时代，文件载体日渐多元化，文件分类日趋复杂化，项目建设跨区域化、跨行业化、跨系统化，而做好项目档案工作恰恰是信息互通共享的基础，能够提高档案利用率，使档案工作不再是简单地整理、汇总、保存，充分体现档案工作价值所在。反之，项目信息的互通共享，有助于推进重点项目档案的增值利用，在跨区域合作中既是重要的信息资产，也是一种战略性手段，使得合作双方形成高效的交流模式，互相分享项目实施效果，发挥“1+1＞2”的信息共享价值。

二、数字转型背景下重点项目档案工作存在的问题

（一）重点项目档案管理意识匮乏。一是相关制度不健全。就重点项目档案工作而言，部分事业单位未就当前发展形势出台关于重点项目档案数字化管理细则等制度，同时未结合互联网环境对档案的查阅、传输流程进行明确和细化，不利于厘清权责，导致数字转型背景下的重点项目档案工作成效大打折扣。在缺乏制度指导的情况下，导致重点项目档案工作操作标准因人而异，严重影响了项目档案工作的管理质量。二是实际贯彻落实进展与效果关注不够。就项目建设而言，个别领导干部往往对项目的投资、进展情况、实施效果比较重视，缺乏对档案管理这一基本环节的重视，没有将档案工作与项目建设同步化处理，并且牵头单位、配合单位及分包施工单位之间存在档案管理职责不清等问题，容易造成档案管理混乱。三是档案工作约束力不强。档案工作人员流动性快，缺乏相关约束机制，容易造成档案管理断档的现象。

（二）重点项目档案管理水平不高。一是档案工作人员业务水平不高。当下，部分事业单位档案工作队伍建设滞后，存在对档案工作人员的培训不到位的情况，导致工作人员缺乏对档案业务知识、数字化信息技术的了解，业务水平很难适应当前数字转型背景下的工作要求，阻碍了档案工作的进展。二是档案管理系统不完善。数字转型背景下，部分事业单位档案管理系统建设不完善，无法满足数字转型背景下做好重点项目档案工作的要求，无法适应数字化社会的发展趋势。以中通快递东北智能电商产业园项目为例，因其项目建设规模大、主要建设内容涉及面广、投资额大，现有系统功能薄弱，难以兼容声像、图像等形式的文件，无法满足数字转型背景下文件种类日渐多元化的要求，与部分办公系统（财务管理系统、OA办公系统）不适配，难以实现电子文件自动同步与更新；大数据技术的应用水平低，导致文字材料自动识别、自动查找、自动检索领域仍然存在缺陷；云储存技术的应用水平低，难以实现文书档案自动备份、一站式共享的目标。三是档案材料不规范。主要表现为：格式不规范，牵头单位、配合单位及分包施工单位之间档案工作标准不一，导致同一个项目的文件格式、内容不一，不便于保管。

（三）重点项目档案工作支撑保障不足。一方面，体现为信任的缺失。传统档案工作赋予档案的保存价值、参考价值、社会价值，使得数字转型背景下重点项目档案工作难以打破对传统档案的惯性信任，同时因项目信息的敏感性，与传统档案中签字盖章的纸质版文件相比，数字化管理的文件所产生的信息资源容易使人产生顾虑或是怀疑其中有潜在的风险。因此，信任的缺失使得数字转型背景下重点项目档案工作的开展存在一定阻碍；另一方面，体现为基本的政策资源不到位。数字转型之际，因缺乏上级政策的引领和支持，重点项目档案工作存在经费、人力不足等问题，使得档案工作创新动力不足。与此同时，就现有调查研究显示，档案工作人员数字化意识淡薄，缺乏足够的理论和实践基础，对数字转型理论和实践研究学习不够深入，致使数字转型背景下重点项目档案工作转型缓慢。

三、数字转型背景下做好重点项目档案工作的建议

重点项目档案是全面了解项目工程的真实记录，对项目建设意义重大。然而在数字转型背景下，重点项目档案工作有了新的要求，基于本文阐述的问题，提出以下建议：

（一）提高重点项目档案管理意识。一是完善制度供给。为更好地完善数字转型背景下做好重点项目档案工作的相关制度，从制度上规范重点项目档案工作，在贯彻落实上级文件精神的基础上，各档案工作部门单位可根据自身实际情况尽快出台档案工作的管理政策，进一步细化、量化、具体化操作办法，同时结合互联网环境对档案的查阅、传输流程作出明确的规定，甚至可以在大的政策框架内将各地行之有效的做法上升为制度规定，从而弥补政策缝隙，编织科学的制度体系，使档案工作有章可依。二是加大监管力度。数字转型背景下，要进一步厘清各单位的职责边界，明确重点项目档案工作的分工，明晰牵头单位、配合单位及分包施工单位的权力清单、责任清单、负面清单，细化各项工作的具体内容及标准，使档案工作与项目建设进展同步起来，建立起职责清晰、配套联动、运行高效、协调有力的监管体制体系。三是建立责任追究机制。根据《档案法》规定，在现阶段档案工作的基础上，各档案工作部门要落实相关考核措施，通过强有力的问责监督，倒逼工作人员形成守土有责、守土尽责、守土负责的意识，将档案工作做到实处，明确处理时限，做好保密工作和安全管控，避免失泄密情况的发生。

（二）提高重点项目档案管理水平。一是加大档案工作人员培训力度。着眼于数字转型的现实需要，制定培训方案，重点开展以信息技术为核心、内容丰富、形式多元的培训，要注意理论联系实际，避免过度教条化，真正做到培训有计划、有重点、有效果。同时，可以与专业部门开展合作，针对数字转型背景下重点项目档案工作这一主题，组织讲座、座谈会、论坛等活动，为档案工作人员提供专业的平台，进一步提升档案工作人员的业务能力，确保项目档案质量。二是完善档案管理系统。加大硬件投入力度，配备的资源设备包括计算机、打印机、碎纸机、复印机、扫描仪、数码相机、数码摄像机、光盘刻录机等电子设备，为完善系统做好充足的硬件条件准备。同时高效应用各类信息技术，主要包括：支持不同格式文件进行转化，提升工作效率，避免因格式不兼容影响工作正常运转；确保档案管理系统兼容声像、图像、影像等信息资源，适应数字转型背景下档案形式多元化的趋势；通过技术手段与部分办公系统（如财务管理系统、OA办公系统）适配，实现电子文件自动同步与更新，实现数据关联共享，便于档案同步管理；加快运用大数据技术，进一步完善检索体系，在原有档案目录、卷内目录的基础上编制全引目录，会计档案目录，科技、音像、照片等档案目录，通过实施这些检索手段提升检索能力，能加快调阅档案的速度、增强档案利用功能；应用购买云存储服务，做好档案自动备份和信息共享工作。三是开展全方位指导服务。要转变服务方式，主动对接项目牵头单位、配合单位、施工单位，做好关于档案工作的全方位沟通交流，及时准确了解项目的进展情况及档案信息，这是在数字转型背景下做好重点项目档案工作的重要保证。基于此，要求重点项目档案工作人员既能对上贯彻落实相关政策，也能俯下身子深入项目现场，对重点项目档案工作开展监督与指导，主要做法有：一方面，深入项目现场，向项目单位大力宣传上级关于数字转型背景下做好重点项目档案工作的相关政策，普及信息技术知识，打破传统档案对其的固有印象，使其全方位了解项目档案在转型之际的重要作用，从而提高其规范档案材料的主动性；另一方面，档案工作人员要主动参与项目建设工作、项目验收会，主动到现场收集项目进展情况、项目实施效果、项目验收结果等第一手材料。同时，开展项目检查活动，重点检查项目档案是否与建设情况同步、项目档案验收的整改落实情况、已通过竣工验收的项目是否通过档案验收等，以使档案材料规范化。

（三）为重点项目档案工作提供支撑保障。一是要做好《中华人民共和国档案法》实施的宣传工作，利用网站、微信平台宣传《中华人民共和国档案法》立法背景、重要意义、主要制度安排和相关条款尤其是数字化档案相关条款，为《中华人民共和国档案法》全面的宣贯营造氛围，有利于消除质疑，为数字转型时期的档案信息化建设提供全面的法律保障。二是要利用“国际档案日”这一契机，邀请专家学者分析当前数字转型背景下档案工作的发展趋势以及探索研究情况，以专业加深认识，以研究认知信任，从而给予理解与支持。三是在经验做法较好的区域开展试验试点，大胆探索，积极作为，将好的经验做法复制给其他区域，发挥好示范突破带头作用，提振信心，以实际行动加深信任，扎实推进档案管理工作取得突出成效。

另外，要在于加强档案人才队伍建设。为适应数字转型发展所需，在建立配套联动工作机制的同时，明晰组织责任体系，在各自分管领域划分具体责任人，以重点项目档案数字化管理、标准化管理为目标，培育技术型、专业型、复合型的档案人才队伍，从人才建设上提升管理协调能力，从责任上增强行动力，为推进数字转型背景下做好重点项目档案工作提供支撑保障。针对重点项目周期长、项目涉及单位多、人员流动性强等情况，可根据实际情况建立数字化人员台账，按照项目规划和档案工作人员配备情况，合理分配人员力量，明确职责，同时对重要项目档案材料情况及其流向开展追踪管理，对档案工作人员的实行常态化管理，即使出现人员变动，也可以掌握项目档案材料的流向及动态，确保档案收集齐全。

四、结语

为更好地顺应数字转型发展趋势，做好重点项目档案工作，对进一步发挥重点项目的经济效应和社会价值具有重要意义。在此基础上，要直面数字转型背景下重点项目档案工作所存在的问题，用新思维解决新问题、用新举措开创新局面，提高重点项目档案管理意识与水平，加强支撑保障，推动重点项目档案资源多元化、多角度整合，确保工作规范、完整、安全、有效、真实，提高项目预期收益，为我国重点项目的发展贡献力量。