农机档案管理的重要性与优化策略

于 宁

(德惠市农业综合行政执法大队，吉林 德惠 130300)

0 引言

档案管理工作是相关组织单位的档案部门直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称[1]，也是国家档案事业最基本的组成部分。主要包括档案的收集、材料整理、鉴定审核、保管和统计等作业工序。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务[2]。

农业机械是实现农业快速发展与现代化农业转型的重要技术支撑，随着我国农机装备保有量的不断提升，农业机械种类不断丰富，农业机械跨区作业与调配等工作活动较多，因此，农业机械档案管理是对农业机械应用与推广的真实、客观记录，全面反映了我国农业机械应用范围与推广工作，具有重要的保存和利用价值。农机档案管理工作对于实现农业机械管理工作的合理运行，为农业机械相关工作有序开展提供材料参考[3]。

1 档案管理的含义与过程

1.1 定义

档案管理是相关生产组织或者部门按照一定的原则和方法，对零散的管理信息进行管理、分类、组合，形成系统化工作，并提供利用服务的各项业务工作的总称，主要工作内容包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(档案文献编纂)、档案提供利用。

1.2 档案管理基本流程

档案管理工作首先是确定档案之间的内在联系，确定档案的先后顺序并标记，进行组卷、分类、排列和编号等一系列工作。基本流程如图1所示[4]。

图1 档案管理工作基本流程

2 农机档案管理存在的问题

2.1 材料形成不规范

农业机械基本材料形成是农业机械档案管理的关键工序，形成材料的规范性直接影响农机档案管理的质量与效率，进行各类农业机械信息填写时应该按照要求填写完善。相关研究表明，农业机械材料信息存在建档填写不规范、不完整，信息材料存在自己修改和涂改等问题[5]。

2.2 材料整理不规范

农业机械材料整理是农机档案管理的核心环节，整理的规范性、完善性和科学性直接影响农机档案的保存与利用。目前，农机档案管理过程中存在农业机械档案整理不及时，由于相关档案管理人员缺乏专业素养与知识背景，对农业机械档案管理的重要性和规范性认识不到位，农业管理工作中没有重视农机档案的规范管理，容易造成档案的遗失，档案材料杂乱无章，对于形成连续性的农机档案管理造成了一定的困难。

2.3 硬件设施不完善

农机档案硬件设施直接影响档案管理的工作效率与管理质量。农业生产大部分在农村等偏远郊区，相关硬件基础设施不完善，设施简陋，无法为农机档案管理工作的进行提供有力保障。目前，大部分农机档案管理主要是由农机合作社或者相关管理组织进行收集与保管，大部分地区没有专门建立农机档案管理室，一些地区即使有专门的农机档案管理室，也会存在设施不完善，如缺乏专门的档案柜、抽湿机等装置。

2.4 信息化水平滞后

随着计算机技术、大数据技术的逐渐推广与应用，档案管理信息化水平也正在不断提升，农机档案管理工作也应该逐步提升信息化水平，不能停滞在传统的纸质版档案管理中。目前，大部分地区对档案管理信息化建设投入资金不足，对于农机档案管理较为忽视。农机档案信息化建设相对欠缺，没有足够的专业技术人员与资金投入建设，难以实现农机档案管理的信息化发展。另一方面，关于农业机械工作的研究，目前主要集中在农业机械水平与田间应用效果的研究中，对于农机档案管理工作的重视程度不足，更何况实现农机档案信息化建设。

2.5 管理人员专业素养有待提升

档案管理人员是农机档案管理的主体部分，其专业素养直接影响农机档案管理的效率。农机档案管理工作内容较多，农机种类较为丰富，涉及方面较为广泛，如农业机械的跨区作业、农机调配等工作都需要进行规范记录，因此，农机档案管理专业人员需要专业知识才能胜任。目前，大部分农机档案管理人员都是非专业人员，多数农机档案管理人员存在档案规范管理没有深入研究，专业型欠缺，而且在农机档案管理过程中不能及时发现问题。另一方面，农机档案管理工作意识较为薄弱，大部分农机档案管理工作人员在进行档案管理时还要兼顾其他工作，不能专注进行档案管理工作。

2.6 管理制度不完善

农机档案管理过程中缺乏健全的管理机制，在档案管理过程中遇到困难与问题无法及时进行解决，各部门管理人员在工作中缺乏交流与沟通，上传下达不到位造成农机档案管理工作相对落后。

3 农机档案管理优化策略

在进行现代化农业改革过程中，农机档案管理工作是农业规范化进程的重点组成部分之一，只有规范农机档案管理，才能充分发挥其作用与优势，针对目前农机档案管理工作中存在的问题，本研究提出以下几点建设性建议。

3.1 保证农机档案管理的规范化

根据不同地区的农机管理工作，要结合当地实际情况，因地制宜地制定出相应的农机档案管理工作章程，为当地农机档案管理工作提供科学参考与标准。加强相关农机档案管理人员专业知识的培训与指导，提升个人能力；另一方面，在进行农业机械材料收集与整理过程中，应该加强档案的规范收集工作，对相关材料进行合理分流与审核，检查档案材料有无破损、材料重复和材料错乱等问题，保证农机档案每一项工作流程的规范化管理。

3.2 加强软硬件设施的建设

硬件设施和软件管理系统是实现档案高效管理的必要条件与保障。未来应该进一步加强档案现代化管理工作，保证农机档案管理的与时俱进。一方面要加强专项资金的投入，加强农机档案管理过程中的软硬件设施建设，提升农机档案管理现代化水平，为农机档案管理的高效运行提供良好的工作环境，同时应该加强软件平台的建设，将传统纸质版农机档案管理工作提升至信息化、数字化和网络化管理模式，逐步建设农机电子档案，做好档案资料备份工作，方便档案信息的调动与查阅。

3.3 全面提升农机档案管理人员专业素养

农机档案管理工作的高效运行都离不开档案管理人员的专业素养与工作能力，因此，应重视农机档案管理人员专业素养的提升。首先，应明确档案管理人员的职责与工作内容，加强对档案管理人员的专业培训力度，及时对农机档案管理工作过程中的问题总结与反思，通过相关技术培训，可以提升档案管理人员的专业素养。其次，应该加强档案管理工作意识，提高工作人员的服务能力，每一位农机档案管理人员应该树立强烈的责任感。最后是不断优化农机档案管理人才结构，保持专业人员队伍建设的稳定性，人员构成要素主要包括专业知识结构组成、人员年龄结构及职务三大要素，要重视相关人员的结构平衡，才能提升专业农机档案管理的效率，如图2和图3所示[6]。

图2 农机档案管理人员专业知识结构与职务结构组成

图3 农机档案管理人员年龄结构组成

4 结论

农业机械档案管理是我国重要的档案资源之一，是国家档案管理的重要组成部分，可以客观、真实、全面地反映我国农业机械化发展水平，在农业发展中发挥了重要作用。只有实现对农业机械档案的规范管理，才能全面提升我国农业机械化发展水平，有利于制定我国农业机械发展方向与推广提供理论依据。但是，我国农业机械档案管理中存在档案信息化管理工作滞后，档案管理专业人员专业素养有待提升等问题，并提出未来我国应进一步加强档案管理工作中软硬件的建设，全面提升档案管理人员的专业素质，研究结果以期为提升我国农业机械档案规范化提供参考与借鉴。