新形势下行政事业单位档案管理工作创新思路的探索

黄秋平

（巨野县行政审批踏勘评审中心，山东 菏泽 274900）

在信息化时代背景下，行政事业单位管理需要有效地利用资源保证档案管理信息化建设的顺利展开。期间为了更好地提升档案管理信息化水平，将需要积极增强领导层与所有员工对档案管理的重视力度，深入挖掘档案管理建设的高效、便捷价值，注重人才的培养，注重资源的节约性运用。相关的行政事业单位都应认识到在形势下做好档案管理创新性建设的重要性，通过建设信息化与标准化的档案管理系统，促使行政事业单位档案管理效果的不断提升，为其健康发展提供有力的档案数据分析保障。

一、新形势下行政事业单位档案管理信息化的必然性

首先，行政事业单位档案信息化管理必须具备一定的软硬件基础，各单位要做好相应的硬件配置，才能满足档案信息化管理的需要。当前行政事业单位档案管理人员整体素质和能力均有较大提高，同时档案管理人员的计算机操作水平也有所提高，能够熟练运用各种软硬件进行档案信息收集和录入，为加强档案资源的利用打下良好的基础。行政事业单位软件设施建设也是档案管理信息化的基础。

其次，传统的行政单位档案管理模式存在着信息资源丢失、内容保存不完善等问题，同时档案管理人员更替过程中产生了不同的归档方式，影响了档案信息的后续检索和利用。而行政事业单位档案信息化的实施，能有效解决纸质资料资源向电子资源转化、延长档案存档时间、防止档案内容丢失等问题，提高档案利用的可行性。

最后，传统的档案管理信息化会占用大量的空间，而且整理起来非常麻烦，而实现档案管理信息化，不仅可以节省大量的存储空间，还可以节省大量的存储空间。行政事业单位档案管理实现信息化管理，减轻行政事业单位工作人员工作量，简化档案维护工作[1]。

二、新形势下行政事业单位档案管理工作创新转变

1.由繁琐转向高效化工作

传统的行政事业单位档案管理主要靠人力来管理，比较麻烦，而且都是纸质文件，更偏向于实体管理。在信息化时代，以计算机网络为主导的信息化管理已占据主导地位，行政事业单位档案管理坚持以人为本的理念，在人力资源管理中发挥着重要作用。随着信息化程度的提高，档案管理与建立用户能够更有效地进行信息更新，在减少工作繁琐的同时，也保证了信息的准确性和效率。

2.由传统管理转向了媒体化管理

随着信息化时代的到来，以往的管理模式逐渐不适应时代的发展，管理起来也比较麻烦，需要合理地管理档案信息。从过去单一的传统管理模式转变为专业媒体管理。为适应时代发展需要，增加硬件设备和软件设施，充分发挥档案资源的价值。

3.从区域性管理转向网络化管理

行政事业单位档案馆收藏了大量原始档案，并以纸质档案为主，以收集内容、上门提供资料等服务为主，服务内容单一，服务方式不适应时代发展，更新缓慢。新媒体依托于网络通信和计算机数字技术，构建了多元化、多元化的信息系统。系统资源丰富、传播面广、传播速度快，能够将最新的信息传播给社会。

三、新形势下行政事业单位档案管理中存在的问题

1.缺乏完善的管理制度

从当前行政事业单位档案管理规范化建设的实际情况可以看出，我国相关部门对档案管理制度的建设并不重视对于档案制度的建设，使得行政事业单位的档案管理工作十分混乱，不仅会出现应入档案室的档案没有及时归档，也会出现存放到档案室的档案随意堆放，使得档案管理部门根本无法及时找到行政事业单位所需的档案资料等各种问题，严重影响了档案的使用效果。如果相关部门和事业单位不能有效地解决档案制度建设中存在的问题，那么档案管理工作就会失去意义，无法提供相应的档案数据分析使用，这会严重影响行政事业单位的健康发展[2-3]。

2.档案管理人员专业化水平有待提升

在新形势下，档案管理人员专业化程度低是当前档案管理工作面临的重要问题。由于部分行政事业单位档案管理人员多为兼职人员，其综合素质与能力均达不到国家的要求，加之档案管理人员缺乏计算机知识，无法有效地运用信息化系统管理档案，导致档案管理效果越来越差。同时，行政事业单位也没有把档案管理纳入年度目标考核之中，因此，使得当前档案管理工作十分混乱，不利于行政事业单位的健康发展，所以，行政事业单位应积极地加强对于档案管理人员的选拔、培训和考核，以保障其能真正肩负起做好档案管理标准化与信息化建设的责任，保障档案管理的标准化建设效果。

3.档案电子化处理率低

各行政事业单位在档案管理过程中，通过不断地发展已经拥有了规模不等的数据库。部分行政事业单位在对档案管理的过程中是各自为战的方式，使得一些行政事业单位在建设数据库时，会有急功近利的想法，产生浮躁的心理，这些数据库滞后的表现主要在以下这些方面。首先，没有一个整体性。在建设数据库时，更多的是自给自足，同时数据库也仅仅局限于单个行政事业单位，规模相对来说较小。其次，标准化程度无法与当前的网络化相比，类型不多，部分行政事业单位还出现在建设方面的重复性，造成资源的浪费。最后，在数据控制上没有规范，导致无法进行商业发展。这些数据如果只限于单个行政事业单位使用的话，就会大大下降数据的利用率，影响数据库的价值利用。此外，部分行政事业单位在进行数据库建设时，仅仅是进行条目数据库进行建设，很难在具体的数据信息上有具体的表现，对用户的具体要求就无法得到满足，有些行政事业单位虽然进行了联网，但是仅仅是提供了对主页的访问，并不能进行资源共享。

4.行政事业单位管理经费投入较低

在行政事业单位管理当中，硬件设施正在不断地得到提高，但是在软件的建设上还没有跟上现代化建设的水平，然而无论是档案管理的硬件建设还是软件使用都需要进行资金的投入，然而，经过调研发现，部分行政事业单位在对档案网络化建设过程中投入的资金相对有限，同时也没有更多的资金去购置更好的硬件来达到高起点的档案馆的现代化建设，对设备的更新不及时，发生这类现象的主要原因是因为经费投入低，阻碍了行政事业单位管理现代化建设的发展。

四、新形势下行政事业单位档案管理工作创新思路

1.加强档案法规制度建设

对于行政事业单位并未建设标准化档案管理制度的问题，我国相关部门应加强对于《中华人民共和国档案法》修订，制定出行政事业单位所需遵守的档案管理制度，使得行政事业单位能不断地增强档案管理的工作意识，对档案法律法规制度进行有效的学习，提高自身的档案管理意识和能力，并使其能严格地按照政府部门对于档案管理的要求，以及行政事业单位的实际档案管理情况，以及新形势下行政事业单位的档案管理所需，制定出科学合理的行政事业单位标准化档案管理制度，明确制定出档案管理部门的工作职责和要求，根据国家对于档案管理法规的要求，进行对档案管理制度的及时更新，以加强对档案管理制度落实效果的保证[4]。同时，相关的行政事业单位还需加强对于档案管理工作人员的监督和考核，保障档案管理人员能严格地按照标准化的档案管理要求执行档案管理工作，随之不断地提高档案管理的工作效果，使得行政事业单位能获得更好的经济发展。除此之外，为进一步保障新形势下行政事业单位档案管理标准化建设的效果，相关的行政事业单位还需加强档案管理保障水平，将档案管理工作纳入本地区社会发展规划之中，因为当档案能得到有效的管理，才能为本地区的发展提供有力的数据资料支持。

2.加强档案人才队伍建设

针对行政事业单位中档案管理人员专业化水平低下的问题，相关的行政事业单位应积极地加强对于档案人才队伍建设，选拔档案管理专业的优秀人才，并通过开展上岗培训、远程培训和专题培训等方式，不断地提高档案管理人员的综合素质与工作能力，使其能够树立正确的档案管理标准化建设和工作认识，使其能高效地执行档案管理工作，为行政事业单位提供有力的档案管理服务。同时，行政事业单位还可以通过加强与高校的合作，使高校能为行政事业单位补充优秀的档案管理人才，如档案资政服务产品开发、档案抢救保护等方面的人才，通过与技术行政事业单位进行有效的合作，使其能对档案管理系统和信息化管理技术进行深度研发，供给行政事业单位进行有效的运用，在不断提高档案人才队伍建设效果的同时，也使得行政事业单位档案管理标准化建设和信息化建设的效果能得到有效的提升，使得行政事业单位的档案管理工作能得到更加高效的开展。

3.加强档案信息化建设

为了解决档案电子化处理率低、查询使用率低的问题，相关事业单位要积极引进现代信息技术和计算机技术，制作符合行政事业单位档案管理标准化建设所需的，信息化的档案管理系统，以信息化档案管理系统取代人工，最大程度地降低档案管理所需的人力、物力和财力，并通过加强档案信息化建设，使得档案管理工作能更加符合新形势下行政事业单位对于档案管理工作的需要，促使档案电子化处理效率和查询使用率的不断提升。同时，全面推行档案数字化管理，实现档案电子档案与纸质档案同步管理，有效防止因纸质档案资料遭到破坏而造成档案无法有效利用的不良现象。同时，相关行政事业单位也可以加强电子档案的归档管理，使档案存放规范化、规范化，使相关档案管理人员能够更有效地查询和利用档案资料，建立规范的管理制度和技术保障措施，有效地保护档案管理系统，使档案管理人员合理利用档案管理系统进行档案收集、分析、管理和利用，有效地提高新形势下行政事业单位档案管理标准化建设和运用的效果。同时，为了面对档案管理需求新形势，档案管理人员应该及时更新、优化档案资源，并对单位信息档案进行集成、分类储存，以方便有需求的人员随时调取、查阅，保障为客户提供的信息在规范、完整、有效的基本要求上更加精确、及时，制定出一套符合要求的个人定制化服务内容，为客户提供更加优质的档案服务工作，提升客户的服务体验感。方便行政事业单位人员在对已有档案整合分析的基础上挖掘出单位的潜在用户，将档案转化为有效的工作资源，实现档案的创新性应用。

4.加大资金投入完善基础设施建设

对于行政事业单位未设立档案管理专职人员、投入不足、分类建档不足、移交保管不足的问题，相关的行政事业单位应正确地认识到，在新形势下进行对信息化与标准化档案管理系统的建设，对于行政事业单位的健康发展至关重要，应及时地改善传统的档案管理思想，应重视档案管理工作，加大对于档案管理工作的资金投入，加强档案基础设施建设，健全相应的档案标准化管理制度，设置专职的档案部门，以及档案管理人员，使其能进行档案管理工作，并配套好档案管理所需的设备、光盘、磁盘等，做好档案馆库的新建或改扩建，使得相关的档案管理专职人员，能够在档案管理的岗位上，运用这些基础设施做好标准化的档案管理工作，并严格地按照国家对于防盗、防光、防高温、防火等“十防”措施的档案安全管理要求，进行相应的档案室基础设施建设，以加强对于新形势下行政事业单位档案管理标准化建设效果的保证，使得行政事业单位的档案管理工作能真正得到安全和标准化的开展。在经费的运用上保持节约型管理，避免铺张浪费[5-6]。以实用性为主，避免过高标准而不适合实际所需。此外，信息化技术的高速发展与广泛化的使用，以及新媒体、云算法、数据加密以及电子签名之类的信息技术的使用，都使得电子文件与档案的收集、存储、搜索能够有坚实的技术保障。而行政事业单位要做的便是活用这些高新的信息技术，以构建更加灵活可靠的信息化电子档案管理系统。

结语

综上所述，传统的纸质档案管理模式已经不能再满足当下社会事业管理的需求，面对信息膨胀的现状、人们对档案调取便捷性等需求，建立一套新型的数字化档案管理模式是新时代的必然要求。行政事业单位要正确深刻地认识到档案管理工作的优劣直接关系到单位的发展，需要树立正确的档案管理观念，加强对于档案管理的资金投入，加强对于档案管理人员的培养，健全与完善档案标准化管理制度，制定信息化的档案管理系统，等等，全面地开展档案管理工作，从而促使行政事业单位档案管理效果的不断提升，使得档案能更好地服务于社会与国家。