PDCA循环对医院考勤管理的影响和应用研究

文/吴月华（广东省珠海市香洲区人民医院）

一、相关概念概述

（一）考勤管理

医院考勤管理是医院对员工出勤情况进行检查和管理，重点检查医院员工的迟到、早退、旷工、请假等情况，同时也包括各科室员工排班管理、请假管理、年假管理、加班管理等。医院考勤管理的难度和复杂度相对较高，人性化的考核管理能够合理地约束员工行为，督促其按照医院规章制度完成工作，进而夯实医院内部管理基础，建设更科学的医院文化。

（二）PDCA循环法

PDCA循环法是指将质量管理划分为四个阶段：计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、调整（Action）。在质量管理过程中，要求针对各项工作制定计划、实施计划、检查实施效果，将成功的计划内容纳入标准体系内，不成功的则进入下一循环。PDCA循环法是进行质量管理的重要基础，应用PDCA循环法进行考勤管理可实现事前规划、事中监督、事后总结整改[1]。

（三）PDCA与考勤的融合

将PDCA循环管理思维应用到考勤管理过程中，需要经历四个阶段，即计划、执行、检查和处理，形成环环相扣的管理体系。在计划阶段，制定考勤管理计划，流程为：考勤存在问题分析—确定考勤问题影响因素—筛选考勤管理主要问题—制定考勤项目计划；在执行阶段，也就是考勤项目实施阶段，具体流程为：提高考勤信息化建设—推行线上请假—优化病假管理—加强考勤队伍建设；在检查环节，主要是对考勤项目开展效果评价，具体流程为—考勤项目计划实施—考勤质量效率考核—项目效果评价反馈—完善评价方法机制；在处理阶段，具体操作流程为：总结考勤成功经验—推进标准流程建设—汇总最新需求与尚存问题—借鉴先进管理经验。此外，计划、执行、检查和处理等阶段形成循环机制，逐步优化考勤管理体系。

二、医院考勤管理中存在的问题

（一）需要人工手动录入数据

医院在考勤管理过程中，仍需要人工手动录入数据，考勤人员工作量大，费时费力，且上报过程中存在数据遗漏问题，加之医院内部多个科室，稍具规模的医院员工人数少则几百人，多则几千人，各个科室、病区上报考勤数据，统计人员统计费时费力，统计周期长，导致考勤管理效率降低。此外，个别科室因医疗工作繁忙存在上报考勤数据迟缓问题，考勤人员需要反复多次催促，耗时较长。

（二）不同考勤类别交错，错误率高

医院内考勤类别较多，不同考勤类别交错的情况导致考勤错误率不断提升。

医院内部存在外出进修、培训、借调等情况，院外考勤与院内考勤存在差别，特殊情况的考勤失误难以在第一时间发现和解决，基本在绩效核算时才会发现错误，然后进行调整修改，严重影响管理效率。

（三）考勤队伍建设缺乏常态化

医院的考勤队伍建设缺乏常态化，且存在权责不清晰问题。传统考勤管理模式下，医院并未设置固定的考勤管理人员，通常是医院各科室负责考勤的人员汇总填报科室考勤数据，而且科室考勤负责人员定期更换，但是考勤管理缺少复核审查，考勤数据真实性有待讨论。医院考勤队伍缺少长效培训机制的约束和指导，问责机制落实不到位，考勤管理整体效率有较大的提升空间。

（四）考勤管理不规范，请假流程不严谨

考勤管理规范性低且请假流程不严谨，是医院考勤管理的主要问题，在实际操作执行中，医院对各个科室的考勤数据汇总不及时[2]。而且医院职工存在口头请假、请假登记滞后等问题，考勤人员难以及时登记存档请假数据，导致漏登，影响员工考勤准确性。

三、应用PDCA循环法进行考勤管理的意义

应用PDCA循环法对医院考勤管理意义突出，具体表现在以下几个方面：第一，考勤管理与互联网技术深度融合，精准定位考勤管理问题以及考勤工作难点，由考勤系统深入分析问题原因并制定问题解决措施；第二，持续培训考勤人员，落实考勤管理措施，提高考勤管理效率；第三，实时检查各项考勤管理措施落实情况，根据考勤出错率改良考勤措施。以某医院为例，在改革和推进考勤机制的这三年当中，全院的考勤管理更加规范，也为职工逐步打造了更人性化的工作环境。

具体来说，首先，考勤效率得到了提升。原本医院的考勤上报时间需要耗时10个工作日，现在5个工作日内就可以完成考勤信息上报，大幅度提高了考勤效率，也缩短了考勤管理成本；其次，考勤质量得到了提高。经过对该医院的调查、访谈发现，该医院有96%以上的职工都对现行的考勤方式非常满意，有效改变了以往信息漏报或错报的问题；最后，持续提高了医院内部管理质量。

在对新一轮考勤计划实施成果进行评价和分析的过程中发现，现行的考勤管理办法满足了医院人力资源管理的基本要求，也实现了人力资源精细化管理。

四、PDCA循环在医院考勤管理中的应用

（一）制定并完善考勤管理计划

针对考勤管理中暴露出的实际问题，医院应当对其进行总结分析，掌握问题成因，结合问题制定考勤管理计划，解决考勤管理问题。建议医院从整体层面、科室层面、制度层面、请假流程层面、考勤系统层面提出具体的管理计划，而且医院也需要参考科室考勤负责人和总体考勤人员对考勤管理的意见，细化考勤管理方案。首先，在考勤管理计划中明确相关人员承担的责任，说明考勤工作分工情况，指导各科室以及考勤管理人员有序推进考勤工作。其次，细化考勤管理制度，强调考勤规范和流程，总结之前考勤管理经验，继续优化考勤计划。例如，某医院专门成立了考勤小组，明确小组成员分工，确定工作进度，定期组织考勤人员讨论分析医院内部考勤管理情况。该医院考勤管理小组通过头脑风暴、问卷调查等多种方式对考勤管理问题进行总结分析，同时借鉴其他组织机构的优秀经验对考勤管理计划进行补充修正。

（二）健全考勤管理措施

1．优化线上考勤系统

在信息技术支持下，医院可引进信息技术实施考勤管理，提高考勤管理信息化水平，医院具体可以从以下几个方面入手：第一，变更考勤数据汇报方式，要求各个科室通过考勤管理系统直接录入数据反馈至考勤管理人员处，摒弃传统的手工录入数据形式，最大限度地提高考勤数据的准确性和时效性，降低考勤失误率。考勤人员可在HRP系统中直接上报考勤数据，人力资源部门可在核对过程中直接驳回异常考勤数据，通知考勤人员重新上报正确数据[3]。第二，医院行政部门可推行指纹打卡考勤方式，由打卡机器自动生成和录入员工考勤信息，但是需要注意各科室的工作状态和时间有所不同，如临床科室排班情况复杂，且加班是常态，指纹打卡考勤适用性不高，对于行政部门、后勤科室等上下班时间固定的科室可实行指纹打卡。

2．配置专职考勤人员，完善审核机制

医院应当在每个科室选出一名责任心强的人员负责考勤工作，根据各科室的工作安排做好排班和考勤，及时将考勤问题反馈至科室主管。针对考勤管理工作，医院应当建立复审机制，各科室通过考勤系统上报考勤数据后，科室主管负责第一次审核检查，人力资源部门负责审查考勤管理的人员需要再次审核考勤数据，核对异常数据，减少出现以错误考勤数据为依据进行人力资源管理的情况。

3．做好考勤培训

组建考勤管理团队、建立常态化考勤人员培训机制是医院的重要任务，建议医院优化考勤培训工作，制定系统化培训方案，以半年为周期组织医院内部考勤管理人员参加培训学习活动，在培训中可指导考勤人员熟悉掌握最新的考勤管理系统功能、考勤管理制度、请假销假流程手续等内容。

4．规范请假制度

医院应当进一步规范请假制度和方式，一改传统的请假流程，采用网上请假方式。口头请假、请假条、电话请假等方式存在格式不规范问题，而且在请假数据登记存档方面难度较大，根据以上问题，建议医院使用网上请假方式，统一请假格式、流程。

首先，采用网上请假方式先需要确定相应的审批程序和人员，比如人力资源部门人员请假，人力资源部门员工在系统中填写请假申请，先由人力资源部负责人审批，然后再由分管院长审批，如果超过规定天数的则由院长审批。所有员工的请假手续都会被系统留存记录，院领导对医院中层管理人员的请假信息充分掌握。其次，考勤系统内的请假管理模块可细分为因公外出和个人休假，员工申请休假时系统可以自动计算请假时长，请假数据需自动归入相关员工的考勤数据中。

5．加强考勤队伍建设

考勤数据关系到员工的薪资，因此，考勤队伍建设情况也会直接影响到公立医院的人工成本以及员工的个人利益。公立医院应当在改进考勤机制的同时，加强人才队伍建设。具体来说，建设方案如下：其一，制定考勤工作会议制度。依据公立医院考勤制度和休假制度，要求考勤管理人员每上半年和下半年都要召开考勤员工大会，基于制度内容在现场对员工解答考勤疑惑，并将会议记录传输到OA系统上，方面了解和查看。其二，采取多元化的培训方式。考勤制度与政策的更新必然会影响员工对现行政策的了解度，建议医院采取短信、邮件、电话、OA、当面培训等多元化的形式，定期对职工人员开展培训工作，保证基层员工充分认识到考勤管理政策的主要更新内容。同时，为了调动人事部门的工作积极性，采取激励政策提高考勤人员学习自主性，也有利于考勤工作顺利开展。其三，做好科室考勤工作衔接。如果部分科室存在考勤人员变更，则需要做好考勤交接工作，主动联系新考勤人员，顺利交接工作，避免信息数据遗漏问题。

（三）完善监督评价机制，检查并评价考勤管理工作效果

随着考勤管理计划的落实执行，医院考勤周期明显缩短，考勤管理效率大幅度提升，医院的时间成本得以控制。医院应当继续完善监督评价机制，对考勤管理计划的实施效果进行全方位的监督和评价，确保考勤管理实现预期效果，建议医院采用信息系统监督、定性访谈、问卷调查等形式，从多个维度检查监督考勤管理计划落实情况，汇总各个科室对考勤管理的意见[4]。如果经过监督评价发现考勤管理效果不理想，分析实际的影响因素，在剔除影响效果的不利因素基础上更新考勤管理办法，并且重新评价实施效果。

例如：在护理考勤过程中，在调整护理排班以及做好考勤统计之后，检查发现存在出勤统计数据错误、跨月调休缺少假单申请等问题，考勤管理小组将问题反馈给护理部，医院护理部根据具体的问题继续优化排班工作，加强对排班人员的培训，将考勤统计时间从15小时/月降低为7小时/月，整改后每月的考勤统计结果与人员的实际情况基本吻合。

（四）加强对考勤管理考评结果的应用

医院考勤管理队伍使用PDCA循环法推动考勤管理工作，考勤管理人员根据具体的检查结果总结分析经验，汇总遗留考勤问题，将本次循环未解决的考勤问题转入下一循环中解决。同时，医院及时汇总整理本次循环下得出的考勤管理结果，针对结果中出现的考勤管理问题，有针对性的调整相关科室考勤工作，比如进一步规范请假流程；在考勤管理计划检查评价结果基础上，继续细化改革医院的考勤管理制度，并且根据最新的政策条例优化制度内容，强化考勤管理制度的约束力；加强考勤管理信息化建设，引进新的信息技术手段提升考勤系统功能，加快实现自动化、智能化考勤管理，比如在考勤系统中输入员工工号，获取员工一年内正常上班出勤、休假以及公休假时长数据，极大程度地缩短考勤查询时间。

五、结语

综上所述，考勤管理是医院管理的主要内容，是医院优化人力资源配置的基础依据，同时也是科室、人员绩效考核的重要基础，对医院的经营发展意义深远。

医院应当重视考勤管理工作，引入PDCA循环法加强考勤质量管理，制定科学合理的考勤管理计划，健全考勤管理制度和标准化流程，提升考勤管理人员的综合素质。

随着PDCA循环机制不断改进和优化，医院考勤管理的未解决的问题将会自动进入下一个PDCA循环，医院需要对PDCA循环法进行深入研究，将其与考勤管理深度融合，在考勤管理团队的全力合作以及医院领导的指导支持下，持续强化考勤管理质量和效率，促进考勤管理模式创新，以人性化考核模式约束医院员工工作行为，保障员工利益的同时提高医院工作效率，进一步夯实医院的发展管理基础。

相关链接

PDCA循环是美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A.Shewhart）首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明环。全面质量管理的思想基础和方法依据就是PDCA循环。PDCA循环的含义是将质量管理分为四个阶段，即Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查) 和Act(处理)。在质量管理活动中，要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决。这一工作方法是质量管理的基本方法，也是企业管理各项工作的一般规律。

PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(处理)的第一个字母，PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理，并且循环不止地进行下去的科学程序。