ERP环境下机械制造业财务管理信息系统应用分析

文/崔运良（山东华星工程机械有限公司）

自从有了ERP系统，财务管理工作就显得尤为重要，财务管理工作也有了一个发展的新高度。目前，越来越多的企业开始应用ERP系统。但是使用ERP系统的效果并不是很理想，有部分企业的业务和ERP系统不符合，在企业财务管理的过程中，没有注重将ERP系统和业务流程相结合，导致ERP系统使用效果不佳。

本文通过结合制造业的实际情况，分析企业在ERP环境下，如何提高自身的业务管理水平和财务管理水平。企业又如何操作和整合ERP系统，如何促进ERP系统的共享性，从而促进企业财务管理的高效性，实现信息资源的共享。加强对企业内部的控制，提高企业的运行效率，促进企业的健康发展。

一、ERP环境概述

ERP指的是企业通过应用信息技术，管理企业各方面的资源，然后将之整合化、系统化。简化企业管理的操作流程，提高企业管理的效率。并通过ERP系统将企业各个部门的运行环节紧密地结合起来，优化企业的各项资源。

ERP系统不仅收集和统计企业各方面的信息，还可以将信息进行分层的管理和监控，进而分析资源的使用详情，为企业管理者提供决策的数据信息。

目前，大部分企业实施的ERP系统主要由两部分组成：硬件和软件。硬件就是ERP系统所需要的硬件基础，软件主要是指ERP系统本身，主要强调系统和企业业务的结合，打造系统的产业链管理，突破传统企业的管理模式，从而促进企业资源进行合理配置，促进企业资源管理能够高效率进行，有利于提高企业的市场竞争力[1]。

ERP系统是一个灵活、开放的系统，它具有财务管理、生产管理、物流管理、采购管理、库存管理等功能。其中财务管理主要是实现会计核算功能，进行财务数据的分析、预测和管理；生产管理功能主要负责企业整个生产的有机结合，降低企业库存，提高企业生产的效率；物流管理功能主要是负责物流组织活动，控制相关的费用支出，降低物流成本；采购管理功能主要是负责供应商采购、订货、验收、追踪等管理，协助企业有关部门分析和统计销售数量、金额和利润等数据；库存管理功能主要是控制物资的储存和管理，运用ERP系统进行动态监测，提供及时的、真实的数据。

二、机械制造业应用ERP系统的作用

ERP包含很多方面，有财务管理、会计管理、物流管理，生产管理这几个部分，在整个运行和实施过程中，起到一个整合的作用，促进集成体发挥其重要的综合作用，从而提高企业的管理效果。机械制造业应用ERP系统的作用主要体现中以下几个方面：

首先，可以促进企业不断提高财务管理的能力和水平，面对复杂的市场环境，ERP系统应运而生，它的出现和应用，可以解决很多传统的财务问题，也大大提高了财务管理工作的效率，促进了企业的业务和财务相结合，并且可以促进整个企业各个流程的运转，从而实现企业业务活动和财务活动的一体化，ERP系统的应用，更新了预算管理功能，形成了自动生成财务凭证，让整个企业的各项工作流程可以变得更加简便，从而促进企业朝着科学化、信息化的方向发展。

其次，ERP系统的应用可以不断优化企业的业务流程，如今是信息化的时代，面对ERP环境，越来越多的企业开始重视企业的业务流程，开始重视如何简化流程、优化流程，提升企业的管理效率和水平，因此，企业的管理者便开始深入剖析当前企业的业务流程方案，再结合目前的企业经营状况，整合出利于企业发展的业务体系，确保企业业务发展的各个环节都能够高效运行，根据企业已有的问题，做出及时的改正，从而促进企业运转的高效性。

三、机械制造企业具备的特点

机械制造是一类特殊的工业，包括各种动力机械、起重运输机械、农业机械、冶金矿山机械、化工机械、纺织机械、机床、工具、仪器、仪表和其他机械产品。机械厂是我国国民经济的一个重要组成部分，它是我国工业发展的一个重要指标。其特征如下：

（一）产品的组织架构清楚而清楚

机械制造公司的产品构成可以用一张树形图表来表示，它所制造的产品都是由一定数量的零件构成，这种联系是十分清晰和确定的。因此，机械制造公司有清晰明确的生产结构。

（二）流程简洁、协调、难度大

在机械生产中，加工流程具有柔性，生产要素的协同难度大，而订单式的机械加工具有多个产品和少量的生产特征。所以，在机械工业中，通常不会根据产品来安排生产装置，而应根据工艺来安排。

比如，根据车、磨、创、钟来安排机器的摆放。不同的加工工艺可以是不同的，并且同一时间有多台机器制造相同的制品。所以，要安排被处理的材料，而且在运输过程中还有大量的货物要处理。

（三）制造材料的储存简便

机器生产公司，其原料以固态为主，其制品亦为固态。所以，要么是在室内，要么是在户外。

（四）相对落后的机械化程度

机械生产的企业因其生产规模大而分散，人工的水平会在很大程度上影响着产品的质量，同时也影响着产品的生产速度。目前自动化的水平主要体现在不同的单元上，比如数控机床单元。它并没有实行大规模的自动化，仍然是需要人工作业，所以，机械化程度不高。

（五）产品订单多，生产工作内容多

在机械制造业中，最为突出的机械工作类型就是分散型。分散型的机械制造业主要是负责小订单的生产，而且它的工艺流程较为复杂，也会经常发生变化，更需要随时盯紧计划。同时，企业更要做好随时改变订单计划的准备，做好更加充分的准备来应对变化[2]。

四、机械制造企业财务管理信息系统应用现状

（一）信息系统建设不足

目前，ERP系统的使用率相对有限，有些企业在财务管理应用中还是存在一定的问题。而且国内软件开发，是根据当下企业的使用行情来确定的，在一定程度上企业的使用行情代表着软件开发的趋势。与国外发达国家不同，ERP系统软件也有着自身的局限性，整个系统的开发和使用并不是很成熟，无法完全适应我国企业的实际需求，也没有达到理想的智能化的效果。很多财务管理的系统还是处于半智能的状态，信息系统建设的不足，影响着企业财务管理的效率和水平。所以，突破应用进行创新，完善信息系统，这是企业财务管理改革和发展的必然趋势。

（二）信息管理制度不足

在企业整体的管理中，财务管理是十分重要的，而且财务数据属于企业的核心机密数据。很多企业的管理者不以为然，首先对信息管理的意识不强，对系统软件的认识也比较薄弱，还是传统的思维方式，认为人工是最安全、最准确的。甚至错误地认为信息技术在财务管理中的使用会出现很多的失误，单纯依靠信息软件是无法保证数据的准确性，没有人工细心。因此，企业也没有很重视对信息系统管理制度的建设，导致信息技术使用不当，甚至遭受黑客的侵袭，给企业的财务信息管理带来了一定的风险。此外，还有部分企业管理者对ERP系统没有深入的了解，以为ERP系统是一种信息数据软件，也不需要制定相应的管理制度，甚至是可有可无，这就导致ERP系统在企业财务管理中使用率不高。

（三）财务专业技术有待提升

目前，企业财务部门的工作人员，其中有相当一部分人不能熟练地操作计算机，而且能够熟练应用ERP系统的工作人员不多。财务人员大多数都是财务专业、会计专业，本身对信息技术了解就不是很深入，对ERP系统认识更加不充分，使用起来也不熟悉。所以，财务管理工作中应用ERP系统还是很难推进，无法从根本上进行改革和创新，加上企业的管理者对信息技术的应用和开发也不是很重视，就导致财务管理效率的提升缓慢。

（四）缺乏相应监督管理

制造业企业相比较其他行业，具有自身的特殊性，运转时间长，工作量大且繁杂，企业的资本回收期限也就较长，生产经营活动也日渐烦琐。在制造业发展的过程中，企业也会设置相应的监督部门，这也是企业的内部控制最直接的体现。但是在实际工作中，因为监管部门的工作无法直接给企业带来直观的经济效益，就很容易被管理者忽视。

监管部门一旦和其他工作部门产生冲突，也不一定能得到领导的支持，导致企业监督部门的工作很难落实到位。也缺乏相应的保障机制来维护监管部门，最终使得监管部门形同虚设，影响企业直接降低内部控制管理活动的质量[3]。

五、机械制造企业财务信息管理系统应用策略

（一）加强信息系统建设，提高基础管理设施

在信息技术发展中，ERP系统是一种基础的软件。为了企业的财务管理工作能够有所创新和突破，能够不与时代和社会相脱节，就应该在传统的财务管理方法上创新，不断接受新技术，接受新系统软件，并做好相关基础管理设施的建设。

首先，制造业企业的领导者和相关工作人员要提高对财务管理的信息化的重视，并且要利用闲暇时间开展丰富的学习培训课程，加强实践训练，营造一个良好的学习氛围。而且，企业管理层要在资金和行动上支持财务管理信息化基础设施的建设，投入充足的资金、硬件设施、软件系统等，并且不断引进信息技术的专业人才作为储备，促进企业能够加大力度去应用信息系统，从而切实提高企业的财务管理水平。

其次，制造业企业要完善信息管理制度，加强信息系统的建设，统一管理，规范信息的输入和输出，规范操作行为，设置严格的管理权限，促进财务管理的信息化。此外，制造业企业要将财务信息化管理制度落实到位，细化操作标准，保证财务管理信息化的顺利进行。

（二）完善信息管理制度，优化信息管理流程

在ERP环境下，为了保证企业的财务管理信息系统能够顺利运行，就要完善信息管理制度，优化信息管理流程。根据相关的法律法规，结合企业实际情况和战略规划，利用ERP系统制定整体的财务规划，按照一定的流程进行运作。可以将企业的管理分为业务运作、管理、决策三个部分。业务运作主要是财务的业务人员和其他部门的业务人员进行财务集中核算，实现信息的共享；管理是指中层干部进行计划和监控，针对运作的成果进行考核，促进企业的良性循环发展；战略方面主要是指企业的决策层根据企业未来的发展制定可行的战略部署，进行决策部署，提高企业的全面运行效果，督促企业能够有序地开展财务管理工作，确保企业能够顺利运营。

（三）提高财务综合能力，优化信息管理质量

为了实现企业的ERP系统管理工作的顺利进行，需要提高企业的财务综合能力，优化信息管理质量。结合企业具体的生产计划，了解企业生产经营的各个环节，包括采购、生产、质检、管理等，采用综合管理和监督机制进行财务监控，明确分工，整合相关环节，采取集中监管。例如，在企业进行采买的时候，要规范采购流程，从提出购买需求开始明确相关负责人，责任到人，严格按照实际需求进行上报、审批。在得到采购部门批准后，才能实行计划采购。在这个过程中，可以利用ERP系统下达采购计划订单，而且相关管理层也可以通过该系统直接审批，申报人员和采购人员也可以在第一时间得到信息反馈，进行采购任务，这样简化了人工办事的步骤，也缩短了办事时间。采购签订协议之后，财务部门可以在进行资金分配时对前述流程一目了然，及时完成资金的支付。到货之后，质检部门也可以通过ERP系统进行质检核验，合格后可以直接入库，系统也可以直接添加仓储信息。通过这样系统化的管理，优化了办事流程，提高了财务管理的效率[4]。

（四）落实相关监督管理，强化信息管理能力

加强财务管理信息系统的应用，企业就应该落实相关监督管理，强化信息管理能力，充分发挥财务部门的监督检查作用。制造业企业要在企业内部建立健全完整的内部控制机制，强化企业内部的监督和管理工作。首先，健全内部监督管理框架，让各个部门的管理小组各司其职，发挥自己的监督职能。目前，在部分制造业企业的组织结构中，企业的监事会会直接管理内部监管部门，并且监事会直接进行审计和监督工作。而且，企业的董事会直接领导和监督监管部门，董事会是企业的权力部门，也是监管部门的直接上级领导，对监管部门既有领导权，又有监督权。但是企业监管部门的权力不如董事会的权力大，企业内部监管部门成为董事会的下属，不仅可以让企业内部监管工作更加方便，还可以及时向企业员工传达领导和管理层的内控意识。除此之外，董事会的领导通过直接监管内部监管部门，可以直接了解企业的各项生产任务和经营活动，了解企业的整体运行动态，并作出及时地调整和改进，这也有利于企业的监督管理得到有效的落实[5]。

六、结束语

简而言之，现阶段，我国信息技术和现代网络技术都得到了质的飞跃性发展，越来越多的企业开始运用ERP系统，开始推动企业向现代信息化转型，从而提高自身的竞争优势。目前，我国所处的大经济环境竞争日益激烈，企业要想站稳脚跟，就应该占领信息技术的制高点，利用信息技术不断提高企业整体的管理水平。

ERP信息技术可以协助企业进行资源整合，帮助企业获得最大的经济利益。通过使用ERP系统，可以将企业烦琐的工作变得有秩序、有成效，也可以保证企业的各种资源得到合理的分配，降低企业的运营成本，为企业带来更大的经济利润，促进企业可持续发展。