数字背景下科技档案信息化建设与管理

闫颖

河南中核五院研究设计有限公司 河南 郑州 450052

引言

在数字背景下，科技档案信息化建设与管理也应该与时俱进。相较于传统的管理模式而言，数字背景下的科技档案保存形式更加丰富多样。数字时代为科技档案信息管理带来了新的发展思路，但同时也增加了管理的难度。

1 数字背景下科技档案特点

在数字背景下，科技档案信息化具备了更多的特点，形态以及载体等都和传统管理模式有所不同，主要体现在以下几个方面。

1.1 非人工直读性

相较于传统的纸质档案而言，数字背景下的科技档案信息化建设和管理会更多地使用数字代码形式，会通过包括光盘以及云盘等载体来保存档案信息，在对档案信息进行读取的时候，需要利用计算机进行解码操作，或者使用配套设施对档案信息进行解码，将其转化为可直接读取的文字、声音以及图表[1]。

1.2 依赖专用设备

在数字背景下，计算机、扫描仪以及数据像机等是科技档案信息化管理中必不可少的硬件设备，同时还需要搭配可读写软件，由此可见，科技档案信息化建设与管理非常依赖专用设备，设备的适用性、硬件设备的兼容性和软件的性能都会对科技档案信息化建设与管理造成重要的影响。

1.3 信息易更改性

在数字背景下，数字信息是以编码的方式进行记录和储存的，因此，科技档案信息化建设与管理具有一定的独立性，在对信息内容进行相应的修改时，具有一定的隐蔽性，同时也更加方便快捷。

1.4 信息可快速共享

在数字背景下，科技档案信息有效利用了网络技术，这能够让科技档案信息建设和管理工作摆脱时空的束缚，提高科技档案传阅以及利用的效率。同时通过数字技术的有效运用，能够达到信息共享和集成的效果，这能让科技档案的查询以及利用更加高效快捷。

2 数字背景下科技档案信息化建设与管理意义

随着计算机技术和信息技术的发展，科技档案信息化建设和管理也需要进行相应的革新和升级。只有提高科技档案信息化建设与管理的效率和质量，才能增强档案应用的有效性，满足人们的现实需要，提供更加优质的服务。

2.1 提升科技档案建设与管理应用效率

在科技档案信息化建设与管理中有效运用先进的信息技术，能够有效提高科技档案信息化建设的效率和质量，同时也能让科技档案信息化管理更加高效快捷，在科技档案中发挥着重要的意义[2]。随着大数据时代的到来，科技档案数据库也得到了更好的建设，具有强大储存空间的光盘及云盘开始受到了广泛的运用，极大地提高了科技档案信息化建设与管理的效率。

2.2 保障科技档案建设与管理现实需要

数字背景下科技档案信息化建设和管理需要多种配套仪器设备的支持，同时还要综合运用各种管理软件。随着网络技术水平的不断提高，各类档案管理软件的功能也变得更加强大，在科技档案建设与管理中发挥了重要的作用，能够有效满足科技档案建设和管理的实际需求。

2.3 提升科技档案建设与管理服务水平

随着社会经济的发展和科学技术的进步，人们对科技档案管理给予了更多的关注，科技档案的实际价值也得到了更有效的发挥。在数字背景下，科技档案信息化能够有效提高其服务水平。相较于传统的科技档案而言，科技档案信息化建设和管理有效运用了先进的信息数字技术，能够摆脱时空的束缚，更加方便快捷的为科研人员提供服务[3]。

3 数字背景下科技档案信息化建设与管理措施

3.1 基础：做好数字化科技档案收集归档

在数字背景下进行科技档案建设和管理的时候，需要重视不同档案资料的收集工作，同时要通过数字档案储存载体来对相关资料进行科学合理的归档。有关单位必须确保资料的全面性和准确性，以便科研人员更加高效的开展科研工作。除此之外，相关人员需要对数字科技档案进行分类处理，并且按照一定的规律进行排序，以便后期更加方便地进行查询。

3.2 保障：做好数字化科技档案保管工作

在数字背景下，为了推动科技档案信息化，就要对科技档案进行妥善的保管，同时要确保数字化科技档案的保密性和安全性。除了需要符合纸质档案保管的有关规范之外，在进行科技档案信息化管理的时候，有关单位必须根据数字科技档案的载体形式，选择更加科学合理的保管方式。如果储存载体是光盘，那就需要对光盘进行定期维护，全面清理光盘上的灰尘，并且要做好防光和防磁工作，避免因为保管不当而导致档案信息损坏或丢失。除此之外，有关单位要安排专门人员对科技档案的保存情况进行定期的全面检查，必须保证科技档案信息的完整性和安全性[4]。

3.3 条件：做好数字化科技档案安全工作

数字化时代为科技档案信息化建设和管理带来了新的发展思路，但同时也使科技档案面临了一定的安全问题。因此，有关单位必须确保档案信息储存的安全性，同时要做好防范工作，避免因为非法访问和篡改等影响科研工作的有效开展。为了保证科技档案的安全性，防止因为某些因素的影响而导致信息错误和丢失，有关单位可以对数据进行备份，同时通过身份登录认证等形式来提高科技档案的安全防范力度。除此之外，相关工作人员必须具备相应的安全意识和责任意识，提高科技档案管理的科学性和有效性，保障科技档案信息的安全。

3.4 关键：做好数字化科技档案接收移交

在数字背景下进行科技档案整理归档之前，相关人员必须履行好对应的手续，确保数字化合格率达到有关标准。在科技档案接收移交的时候，需要对档案载体和文件进行全面细致的检验。档案资料的辅助说明同样应该进行检验，进一步保证科技档案内容的完整性和准确性。

3.5 利用：做好数字化科技档案作用发挥

在数字背景下，要想有效发挥科技档案的实际价值，就要结合科技档案信息化的特点，并且充分考虑科技档案渠道以及载体等的更新和升级。例如可以通过电子阅览室来达到在线阅览的目的，通过互联网实现在线访问的功能，通过载体来方便信息的复制等。

4 推动科技档案信息化建设的创新举措

4.1 科学定位科技档案信息管理的目标

科技档案信息化建设和管理是一个持续不断的过程，需要较长的建设周期，同时会在建设和管理过程中产生较多的时间和人力成本。因此，有关单位需要结合自身的实际情况和需求，对科技档案信息化建设的各个环节进行全面的分析和研究，进而制定更加科学合理的建设和管理目标，保证科技档案信息化建设与管理的科学性和有效性，避免因为目标不合理而导致资源的浪费。在建设科技档案的时候，有关单位需要清楚单位科技人员对信息的实际需求，让科技档案建设和管理更加具有实用性。但是需要注意的是，在数字背景下，科技人员对科技信息的需求会随着科技的发展而产生相应的变化，所以有关单位要积极构建科技人员的沟通系统，加强和科技人员的交流，以便了解和掌握科技人员当前的实际需求，同时要尽可能地拓宽科技档案信息的利用渠道，为科技人员的科研工作提供更有效的支持[5]。除此之外，为了提高科技信息档案管理的效率和质量，在建设的时候要对管理功能进行充分的考虑，例如数据检索功能等等，同时，有关单位要安排专门人员做好科技档案的管理和分类工作。

4.2 选择合适的科技档案管理的软件

科技档案管理在科研单位以及部分科技型企业中比较常见，不同单位的性质和规模具有一定的区别，因此各个单位的科技档案也存在显著的差异。部分单位的规模比较巨大，这也增加了科技档案管理的难度，在实际管理过程中，往往需要消耗众多的人力，并且要耗费大量的时间，这无疑增加了企业的成本投入，损坏了企业的经济利益，不利于企业持续健康的发展。因此，有关单位在进行科技档案建设与管理的时候，应该积极通过先进的管理软件和技术，提高科技档案管理的效率和质量，促进科技档案管理的自动化转变，减少对人力的依赖。科技研发水平较高的企业要加强管理软件的研究和开发，同时要和专业软件公司进行有效的交流与合作，争取研发出性能更加卓越的管理软件。在选择管理软件的时候，有关单位需要结合自身的实际情况和需求，选择适用性更强的管理软件，保证管理软件运用的实际效果。目前，在市场中存在各种类型的管理软件，这些软件的性能良莠不齐，因此有关单位需要对各类管理软件进行全面的了解，在采购软件的时候要货比三家，对软件公司的资质进行核查，避免选到性能不佳的管理软件。除此之外，系统构架和设备也会影响管理软件的运行效果，因此有关单位在选择管理软件的时候也要考虑到这一点，以充分发挥管理软件的实际价值。

4.3 加强电子档案管理制度的建设

在长期的纸质科技档案建设和管理实践过程中，已经形成了较为科学合理的管理流程，符合国家制定的有关标准，也比较契合行业需求，具有较强的规范性和适用性。不过，在数字背景下，计算机技术以及网络技术已经有了很大的进步，并且在科技档案中的运用在不断加强，能够有效推动科技档案的信息化建设。同时，随着电子档案的数量与日俱增，科技档案的管理工作也要进行相应的转变，在这样的背景下，传统的管理制度已经无法很好地满足科技档案信息化管理的实际需求，所以，有关部门要建立健全的科技档案信息化管理理制度，对管理流程进行合理的规定，并对具体管理工作进行有效指导和规范，提高科技档案信息化管理的效率和质量。

4.4 更新服务理念，拓展信息服务领域

在信息化建设不断深入的背景下，电子档案得到了越来越广泛的应用，科技档案建设的服务理念也应该与时俱进，不断进行调整和优化。科技档案的管理人员需要有效通过相关技术软件来提高自身的管理水平，保证科技档案信息化管理的实际效果。同时，还要结合实际情况进行经验总结和思考，不断创新科技档案信息化建设与管理的服务模式，提高科技档案信息化建设的深度和广度。科技档案的管理人员需要深入了解和掌握科技人员的实时需求，为相关单位或个人提供更加贴合实际需要的服务。最后，为了保证科技档案管理的效率和质量，管理人员需要积极主动的学习，丰富自身的专业知识，提高专业能力，走在发展的前列。

5 结束语

综上所述，在数字背景下，有效进行科技档案信息化建设与管理具有重要的现实意义，是保障科技档案发挥价值的重要基础。同时，数字背景下的科技档案具有和传统档案不同的特点，因此有关部门需要根据实际情况，对建设与管理过程进行严格把控，重视收集归档、安全保管等工作的质量，确保科技档案运用的有效性，为我国科学技术的发展打下坚实的基础。