信息化发展导向下的妇幼保健档案管理研究

[ 作者简介 ]

王广福，男，山东鄄城人，山东省鄄城县妇幼保健计划生育服务中心，副研究馆员，本科，研究方向：档案管理。

[ 摘要 ]

“互联网+”作为新世纪现代信息技术飞速发展的代表，大数据正在引领各行业的快速变革和转型，数据的井喷式增长给档案资源的数字化和信息化提出了更高的要求，也带来了全新的、未知的挑战。妇幼保健档案资源作为“互联网+”背景下妇幼保健部门工作的重中之重，提升妇幼保健档案工作的信息化管理水平，提升妇幼保健档案工作和服务水平是妇幼保健工作必须正视的问题。妇幼保健医院应当提升档案管理的信息化意识，优化与完善信息化发展导向下妇幼保健档案的管理工作，建立起与互联网环境相适应的档案管理制度与体系。如何正确对待“互联网+”背景下妇幼保健档案资源的安全问题并提出合理的解决方案，消除安全隐患是提高信息化和数字化档案管理效率的必经之路。

[ 关键词 ]

信息化；妇幼保健；档案管理

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.15.017

随着信息技术的飞速发展，大数据已经成为当前生活、学习和工作的关键词。通过信息化的手段，可以快速实现妇幼保健档案的快速收集，提高妇幼保健档案的归档和管理效率，信息化发展手段也使得妇幼保健档案的保存更安全、更高效、更广泛。另外，在信息化档案管理中可以对已有的妇幼保健档案进行鉴定、分类、保存、抽调等工作，极大地节省人力、物力和财力，也降低了妇幼保健档案因火灾等不可抗拒因素丢失的可能性。但由于“网络病毒攻击”“恶意链接”等不安全因素的存在，全世界范围内数据安全问题的发生率也居高不下，其造成的经济损失不可估量，对各类数据的保密性、安全性和真实性都带来了巨大的影响。随着“万物皆数”的思维方式对世界带来的潜移默化的影响日益加深，档案信息化、数字化建设将成为未来发展的重要趋势。与传统档案工作管理方式相比，数字信息化档案管理能够极大地提高档案资源管理效率，也能够快速实现档案的合理利用，极大地节省了档案管理的人力、物力和财力，丰富了档案资源管理的模式，加快了档案事业的发展。

1 信息化发展导向下妇幼保健档案管理面临的问题

1.1 信息化发展背景下妇幼保健档案安全问题的新特点

无论在任何国家和地区，档案都是极其重要的物质财产，是承载重要情报信息的重要载体，它不仅承载了一个国家和地区科技、文化、政治等方面的重要信息，也是一个人成长经历的宝贵历史见证。档案管理信息化是目前档案管理发展的新趋势，其面临的安全问题也发生了深刻变革。第一，数字档案管理面临的安全风险更为深刻、更为广泛。传统档案往往以纸质版的形式存在，封存在较为隐秘的空间中，经过层层锁钥加密，并伴有先进的、灵敏的报警系统，只要不发生天灾人祸，出现安全问题的风险较低。而妇幼保健档案的信息化管理虽然能够极大地提高管理效率、使用效率，但信息化档案一旦出现问题，造成的损失是极其严重的。在当今信息化飞速发展的今天，妇幼保健档案作为孕妇、婴儿等相关人群治疗方案、临床服务的重要载体，妥善的保管有助于医护人员对其开展和实施更有针对性、更有效的治疗方案。

1.2 妇幼保健档案信息化本身存在的问题

一是互联网风险的突发性。网络环境既是一个开放的环境，也是一个相对隐秘的环境。网络攻击可以在互联网的掩护下，在经济利益的驱使下，随时随地发动攻击，攻击源难以发现，攻击手段难度较低，网络攻击的发动突然，加大了信息化档案泄露和损毁的风险。网络攻击的突发性对数字档案管理的技术人员的防范预案提出了更高的要求，也使得数字档案的管理面临巨大的挑战。二是互联网问题的快速传播性。由于现代家庭日用光纤传输速度飞速提升，既提升了用户的上网体验，也加速了信息的飞速传播。由于用户之间的互联日益紧密，一旦其中任何一个节点出现安全风险，那么这个风险就会随着用户之间的分享而飞速扩散，短时间内造成大规模的安全问题，影响广泛而深远。因此，一旦妇幼保健档案的管理出现安全问题，相关隐私信息和重要信息也会飞速传播，严重阻碍数字档案管理安全的建设工作。

1.3 妇幼保健档案信息化管理建设的滞后性

很多妇幼保健院的档案管理观念落后，没有跟上近几年互联网大发展的潮流，部分妇幼保健档案管理人员没有从思想上高度重视妇幼保健档案管理工作的重要性与隐私性，无法顺应时代的发展潮流，更新管理观念，改进管理方式，以提高妇幼保健档案管理的效率和质量。由于近几年“互联网+”和大数据的发展速度远超过了大多数人的理解承受能力，妇幼保健部门受资金、技术、人才的限制，部门档案管理的制度建设也相对滞后，档案的信息化建设存在漏洞。有些妇幼保健医院建立了各式各样的数据库，进行了多样的加密，但信息化的妇幼保健档案的數据库大都缺乏整体性，缺乏标准，管理不规范，也给信息化档案的管理埋下了安全隐患。再加上从事档案管理工作的工作人员缺乏专业培训，工作人员的业务能力也滞后于数字档案管理的发展速度。

2 信息化发展导向下妇幼保健档案管理的有效策略

2.1 建立健全信息化档案安全管理的制度

有序、合理、高效的管理制度是数字档案安全管理的重要内容，制度是妇幼保健档案信息化管理工作能够顺利推进的重要保障。在危机四伏的互联网中，除了要提高自身的技术水平，更要通过制度建设来提高数字档案的管理水平，从管理的角度分析风险、发现风险、防范风险。

妇幼保健档案的管理工作是妇幼保健院或部门的基础工作，也是跟踪孕妇、婴儿等特殊人群的有效手段。妇幼保健档案的管理工作在信息化的大背景下，其安全能否得到保障，充分体现了妇幼保健单位对档案管理的把控力和反应力，也是治理能力的充分体现。由于妇幼保健档案关系到很多婴儿、孕妇的切身利益，为了使妇幼保健档案免于互联网的误伤，各相关单位应该建立严谨、全面的数字档案资源管理制度，充分做好风险预案，为信息化档案管理工作的开展提高制度保障。

完善妇幼保健信息化档案管理的法律法规，增强相关法律的约束力。法律法规能够对不法分子起到震慑的作用，协调和优化信息化妇幼保健档案的管理工作，在宏观上对数字档案的管理工作进行指导。目前，我国已经出台了多项与档案管理相关的法律文件，涉及档案安全问题的条款覆盖范围较广，能够在很大程度上满足信息化档案管理的需要，保证信息化档案管理工作开展的流畅性和安全性。由于互联网网络违法犯罪的隐蔽性，法律的警示与惩戒作用往往滞后于问题的发生，再加上大部分人对互联网信息安全的防范意识淡薄，对信息安全问题的出现不够灵敏，法律法规的约束力不够理想。

2.2 健全信息化妇幼保健档案安全教育培训体系

无论是“互联网+”背景下的信息化档案管理，还是传统的纸质版档案管理工作，都需要档案管理人员的辛勤付出，档案管理人员是妇幼保健档案信息化的第一接触人和责任人，担负着妇幼保健档案安全和保管的责任。而目前，很多档案馆的管理人员的专业水平和专业素养严重不足，阻碍了数字档案安全管理工作的发展和管理水平的提高。

要結合互联网、大数据的发展现状，创新现有的档案管理的内容，针对不同部门的不同管理要求，督促档案管理人员加强对“互联网+”信息技术的熟悉程度。首先，要不定期组织相关档案人员进行考核，实行能者上、庸者下的用人政策，重点考核管理人员的保密意识和风险防范意识，及时发现和纠正不正当的岗后行为和违规行为，根据档案管理的现实情况和互联网发展的速度，对相应的保密协议和内容进行及时的调整与补充，并设立对应的惩罚和警示措施。其次，要对易发生的档案泄露、风险案例进行学习，从典型事例出发，提高管理人员的防范意识；根据部门的现有条件，组织档案管理安全演练，通过演练来帮助管理人员熟悉已做预案的流程，明确各自的职责和负责范围，使妇幼保健档案管理人员能够随时应对不同的突发情况，也能够帮助管理人员对已学习的相关专业技能进行实操，强化对专业技能和常识的理解，使日后的妇幼保健档案管理工作更加从容、更专业、更高效，减少因安全风险造成的数字档案的损失。

2.3 应用多元化的安全技术，不断提升网络的安全性，净化网络环境

妇幼保健部门的计算机程序工作人员应发挥自身优势，结合软件、硬件、前后端和防火墙技术，着力开发安全性能较高的加密网站，形成全面的、长纵深的安全壁垒，为妇幼保健档案的信息化管理保驾护航。加强妇幼保健档案的信息化管理，运用现在已有的人脸识别、指纹识别、声音识别等多种模式，为妇幼保健档案数据库的网站链接进行加密，切实提高信息化妇幼保健档案的保密性和安全性。要加大对非法软件和黑客IP的扫描力度和深度，不定时地更新扫描系统，对已有的病毒库进行及时的更新，切实提高妇幼保健档案数据库的风险抵御能力，不断提高网络的安全性。

虽然很多妇幼保健院或部门都建立了自己的数据管理平台并进行了加密，也投入了大量的资金和精力致力于妇幼保健档案的信息化管理，但全行业全领域内尚未形成一套完整、科学、严谨、安全的妇幼保健档案管理模式，尚未形成统一的管理标准，还处在摸着石头过河的摸索阶段。应该把握机会，积极开发、建设底层逻辑，从底层的操作管理系统开始，不断完善和丰富妇幼保健档案管理的新模式，开发和完善适宜当下网络环境的档案管理程序，并能根据时代的发展潮流对其进行超前的更新，促进妇幼保健档案资源的多元化利用，提高数字档案资源的安全性、保密性、真实性。

2.4 积极引进妇幼保健档案信息化的管理人员，加强重点人才培养

注重专业基础扎实、年轻有活力、有担当、敢作为的档案管理人员的引进和典型培养，要在妇幼保健院或部门建立起一支信息化、先进、高效的档案管理队伍。提高管理人员的工作熟练程度，及时发现并处理不足，提升档案管理工作的实效。制定合理的选拔规则，要重视怎么选、从哪选等事关用人导向的关键问题，打造、建设一支综合能力强、专业素养高、结构配置合理、拥有向上活力的人才队伍，配备合理的、系统的选拔规则，使人才能够尽其用、尽其才、尽其能。根据不同人才的知识水平、教育背景、性格、年龄、喜好等特点进行优化组合，妇幼保健档案管理部门要统筹使用，综合考量，使档案管理部门的人才能够充分发挥协同作用，提高档案管理工作的运行效率，实现一加一大于二的发展目标。要重视选拔逻辑思维能力强、有大局观的档案管理人员，提高档案管理工作的信息化效率。妇幼保健院或部门可通过公开招聘的方式，从海量人才中选择具有较高专业素养及职业操守的人才进行培养，并通过专业的培训保证这些新招聘的人才适应企业各个岗位的工作内容，最终完成定向培养的目标。妇幼保健院或部门的档案管理者要与其他部门专业、优秀的档案管理师建立起良好的合作关系，主动、认真地学习他们的妇幼保健档案管理观念和管理制度，主动解放思想，积极融入信息化档案管理的大潮流中，提高档案管理的效率。在引进、培养人才时，要充分考虑人才引进的目的、用途，不能忽视对其的培养教育，要增强人才对信息化档案管理工作的价值认同，推动形成引进、培训、使用、考核的系统规则，给予人才充分施展才能的空间，早日完成重点人才的定向培养。

3 结束语

在“互联网+”时代背景下，风险与机遇并存，挑战与风口同在，既给整个社会带来了生产力的大解放，提高了生产效率，也带来了巨大的挑战。档案管理工作作为事关个人和单位信息安全的重要工作，在“互联网+”的大背景下，加强安全管理是做好档案管理工作的核心。总体来说，信息化发展导向下妇幼保健档案管理工作是时代发展下催生的产物，也是每个妇幼保健院或部门必须面对的档案管理现状，妇幼保健档案管理的信息化、数据化水平也是决定档案管理效率和水平的重要衡量指标。随着信息技术的持续向前发展，妇幼保健档案管理工作会更进一步地数字化、智能化和信息化，海量的妇幼保健档案也会在大数据和高水平信息技术的基础上完成原始的数据积累，催促妇幼保健档案的安全化、智能化、信息化的建设和发展迈上新台阶。

参考文献

［1］田勇. 新时期妇幼保健档案管理的优化策略分析［J］. 黑龙江档案，2020（4）：48.

［2］侯明. 浅析妇幼保健档案管理信息化建设问题与研究进展［J］. 科技创新导报，2020，17（19）：162-164.

［3］吕爽. 妇幼保健院档案管理工作要点研究［J］. 办公室业务，2020（12）：123-124.

［4］许克新. 妇幼保健业务档案的价值鉴定思考［J］. 黑龙江档案，2020（3）：67.

［5］杨君平. 县级妇幼保健院档案管理面临的机遇和挑战［J］. 兰台内外，2020（15）：60-61.