电子发票对事业单位财务管理影响分析

孙洪义 王之旭 孙俊华 梁 巍

一、电子发票对事业单位财务管理的积极影响

2021年3月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步深化税收征管改革的意见》中提出：“稳步实施发票电子化改革。2021年建成全国统一的电子发票服务平台，24小时在线免费为纳税人提供电子发票申领、开具、交付、查验等服务。”“2025年基本实现发票全领域、全环节、全要素电子化，着力降低制度性交易成本。”2021年3月29日，辽宁省档案局、辽宁省财政厅、辽宁省商务厅、国家税务总局辽宁省税务局联合印发《辽宁省开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作实施细则》，对电子发票的接收验真、报销入账，归档与保存等试点工作各个方面和全过程进行了规范。由此可见，电子发票的申领、开具、无纸化报销、入账和归档工作都将逐步施行，这将颠覆传统纸质票据方式，给财务工作带来全新的认识和体验。电子发票带给我们全新科技体验的同时，对事业单位财务管理工作也将带来许多积极的影响。

（一）电子发票降低运行成本

实行电子发票后，事业单位开具电子发票不需要跑税务局申领纸质发票，可以全部通过线上完成，节约了财务人员的时间和精力，提高了工作效率。电子发票无纸化报销相对于传统报销方式减少了打印、粘贴、签字审批及纸质凭证归档等环节。报销审批环节全部实现数字签章，申请报销、审批等工作可以通过手机、电脑随时随地操作，不再需要报销人层层找审批人签字，节约了时间成本；实行无纸化报销给使用单位节约了纸张等材料成本，报销方式绿色低碳，从整个社会层面来看，也将节约大量成本，有利于我国碳达峰、碳中和目标的实现。

（二）有利于实现规范化管理

通过电子发票管理程序与事业单位财务软件、内部控制系统等全方位的电子化管理，可以建立全面、高效的管理流程，规避管理漏洞，提高工作效率。实现从开具或取得电子发票到电子发票数据存档的全流程电子化，从而有利于提高事业单位财务管理水平，提升管理效率，节约管理资源。

二、现阶段电子发票应用中存在的问题

虽然电子发票将为我们带来诸多便利，但由于目前各事业单位信息化水平参差不齐，受设备、人员、资金等各种软硬件条件的限制，在现阶段很难实现电子发票全流程的无纸化报销，这就导致发票电子化与报销程序纸质化的错配，也给事业单位财务管理工作带来了新的挑战。

（一）电子发票重复或虚假报销问题

当下大多数事业单位还未完全实现报销数据电子化管理，所以只能按老办法要求把电子发票打印出来，按纸质发票的报销流程进行报销。但电子发票不像纸质发票那样具有唯一性，可以无限次重复打印，而且如果有人把电子发票恶意篡改后再进行报销，财务人员通过传统手段也难以甄别其真实性，这就给事业单位财务人员审核发票增加了难度。目前比较通行的做法是，财务人员通过自制表格方式按发票号码等关键字段对电子发票进行登记，查询是否存在重复报销情况，同时通过税务局网站查验发票真伪。虽然这种方式基本可以杜绝电子发票重复报销以及恶意篡改等问题，但由于全部查验工作都需要财务人员手工操作，这就大大增加了财务工作量，对于报销业务量大的单位则苦不堪言。

（二）颠覆现有纸质发票的管理模式

从电子发票开具单位角度来看，电子发票的申领、开具、入账以及存储归档环节都发生了变化，电子发票如何与现有业务系统和财务软件相融合，实现各系统间的数据交换与共享，是事业单位现阶段需要解决的问题。

从电子发票取得单位角度来看，取得电子发票后，实行全程电子化报销，对事业单位信息化程度要求较高，需要单位外购或开发相应管理系统，配备相应软硬件基础设施，这对实施单位财力和人员管理水平是不小的考验。目前情况是，大多数事业单位信息化建设程度达不到电子发票全程电子化要求，无法实现全流程电子化，电子发票最终还会转变成纸质材料存档，而且需要建立电子发票与纸质打印件之间的索引关系，从而增加了单位管理成本。

（三）对会计档案信息化建设工作提出了更高要求

2020年财政部、国家档案局印发的《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号）要求：“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。”这对推动电子会计档案的发展，也为事业单位财务信息化发展奠定了基础，给事业单位档案管理工作提出了更高的要求。建立电子档案、存储电子发票、保证数据安全、完善相应内部控制制度等工作都是各单位急需解决的问题，尤其是无法完全实现电子化，把电子发票打印成纸质版再进行归档的单位，还需要建立电子发票档案与纸质档案之间的索引，以便相互查询，这无形之中又加大了事业单位相关人员的工作量，成为掣肘电子发票发展的因素之一。同时，电子档案管理系统的开发建设要有大量资金支持，电子档案存储、网络安全等要有相应专业人员负责，还需要与单位现有财务软件、内部控制系统等信息管理系统实现无缝对接，这也在一定程度上阻碍了电子档案的发展。

三、应对上述问题的措施

针对电子发票应用过程中的各种问题，需要事业单位从制度层面和技术层面统筹考虑，既要通过建立或完善相关制度予以规范指导，又要把人工智能、云计算、物联网等新技术应用到财务工作中，促进财务管理工作向智能化、自动化、数字化方向发展。同时也需要政府有关部门整合资源、建立平台，与各使用单位共同努力，确保国家方针政策的有效实施。

（一）建设全国统一的电子发票管理平台

如今电子发票已经广泛应用于各类企事业单位，相关部门应建立全国统一的电子发票管理平台，在确保数据安全的前提下，集电子发票查询、核验、统计等功能于一身。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步深化税收征管改革的意见》中，已明确提出2021年建成全国统一的电子发票服务平台，但截至目前该平台的功能及使用效果还有待验证。理想的状态是当电子发票开具后，税务系统将电子发票通过电子发票管理平台自动传送到发票接收单位，接收单位根据税号、统一社会信用代码等身份识别信息登录该管理平台，即可查看本单位收到的所有电子发票信息，同时提供查询、下载、打印、统计等功能。信息化程度高的接收单位可将该管理平台直接对接审批系统、银行网银付款、财务软件、电子档案以及内控管理系统，这样可以规避目前电子发票报销过程中可能存在的被篡改或重复报销问题，填补管理漏洞，大幅减少财务人员工作量。

（二）完善电子发票有关内部控制制度建设

电子发票在给我们提供便捷的同时也会带来一定风险，比如存在重复报销、信息泄露等问题。事业单位应结合自身实际，认真梳理电子发票报销流程，完善相应的规章制度，加强对电子发票报销各环节的管理。要与时俱进不断完善和优化内部控制制度，使电子发票管理实现规范化、智能化，在充分享受信息化发展带给我们便利的同时，也能防范各类可能存在的风险，保障信息安全。

（三）加快建立电子会计档案

与电子发票相对应的是报销审批流程、会计凭证以及会计档案的电子化。现阶段，大多数事业单位受资金、人员等因素制约，还未实现会计档案全部电子化，甚至有些单位还未开始建立电子会计档案，信息化建设程度明显滞后于电子发票的发展进程。事业单位负责人及相关工作人员应认清发展形势，顺应时代变化，转变管理观念，积极争取资金加快建立电子会计档案。建立电子会计档案首先应确保数据的真实、完整、安全、准确，同时还要集成与内部控制、内外部审计等各类系统的数据接口，实现电子档案随需调阅。电子会计档案不仅要服务于单位内部财务管理，还要满足外部监管的需要。电子发票全流程的电子化管理，有利于提高事业单位信息化管理水平，优化工作流程，降低管理成本，提高工作效率。

四、结语

电子发票的应用与发展是大势所趋，但凡新事物的发展都存在机遇与挑战。相信在不久的将来，电子发票将渗透到我们日常生活的方方面面，纸质发票终究会退出历史舞台。事业单位要做的就是顺应时代发展，积极筹划信息化建设工作，逐步实现电子发票全流程电子化，为国家电子发票改革提供实践经验。