国营林场森林经营档案管理工作

刘波 山东省淄博市鲁山林场于文倩 淄博市投资促进发展中心

传统国营林场人事档案管理工作的作用就是通过收集单位内部员工的基本信息，并在需要的情况下为相关领导和工作人员提供人员档案。随着当前我国林业产业的不断发展，人事资源管理和档案管理工作的重要性逐渐凸显，森林经营对于人力资源方面的要求不断提高。在此情况下，传统人事档案管理工作模式难以满足新时期林场发展和森林经营的需求，因此，加强对于人事档案管理工作的探索和研究是十分有必要的。

一、人事档案管理工作的重要性

（一）有效支持人事选拔工作

人事档案是记录相关工作人员工作过程的重要文件资料，不仅呈现了单位员工的基本信息，如家庭、社会关系等，而且反映了员工的工作经验、能力、成就等，是单位选拔人才、员工岗位晋升的主要参考依据和有效凭证。在人才选拔过程中，林场需要根据应聘者的档案资料和基本信息，评估其能力及与岗位的适配性。

此外，在员工晋升过程中，相关管理人员和领导者需要根据员工的工作表现、工作经验、业务能力等作出评价，同时，人事档案管理人员需要根据人事档案的实际内容，为单位领导决策提供可靠的数据支持和建议，保障领导决策的科学性和合理性。

（二）实现人力资源最佳配置

随着社会的发展，人力资源逐渐成为单位发展和进步的重要资源，尤其是对于国营林场而言，林业行业人才相对较少，人才紧缺情况十分严重，合理配置人力资源更是十分重要。除此之外，随着林场的发展和经营，其内部组织机构及实际经营情况等也都会发生一定程度的变化，为了保障国营林场的稳定发展，确保人尽其用，就需要结合实际情况，重新配置和调整人力资源，而人事档案能够为此提供有力支持。

（三）强化国营林场人才储备

由于我国林业以及森林经营方面的人才十分匮乏，因此对于国营林场而言，加强人才储备是保障林场持续经营的重要措施。人事档案的科学管理是人力资源储备和管理的重要措施之一，良好的人事档案管理工作，能够为单位的发展提供更多人才支持[1]。

二、国营林场人事档案管理工作存在的问题

（一）档案管理的先进性不足

就当前国营林场人事档案管理的实际情况来看，人事档案管理工作的理念和方式都相对落后，缺乏一定的先进性，人事档案记录的重点多为职员姓名、年龄、学历、参加工作时间、工作经验以及家庭和社会关系等基本信息。虽然也会定期更新人事档案信息，但是其更新频率较慢，更新内容也更为单一，多以文字形式记录档案。从国营林场的经营和管理角度来看，这些基本信息对于单位的经营发展帮助并不大，无法充分发挥档案管理的功能和作用，很多职员的人事档案的记录内容也较为笼统，如具备相关资格认证、学历信息等，但是缺少相应论文发表情况以及专业技能提升情况和取得的相应成就，这对于单位人力资源管理以及员工岗位晋升都是十分不利的。

（二）档案资料的完整性较差

在传统人事档案管理工作过程中，档案资料缺失，信息真实性难以得到保障等情况十分常见，不仅严重影响了档案资料的科学利用，而且无法真实反映安工的真实情况，甚至在电子档案信息录入过程中出现信息不对称、录入错误等情况，严重影响了档案信息的利用以及后续人力资源相关工作。

（三）档案信息水平有待提升

档案管理信息化水平主要体现在以下两个方面。

第一，加强基础设施建设，由于国营林场资金紧张，缺乏对于人事档案管理工作的重视，导致林场档案管理相关软、硬件设施长期未更新，设备老旧，软件系统长期缺乏维护等，不仅严重降低了档案管理工作的效率，而且长期未更新的系统软件也难以适应国营林场发展需求，使得档案管理的质量和效率始终难以得到有效提升，甚至可能威胁到档案安全。

第二，档案信息管理过程中，缺乏对电子人事档案的建设和应用，相关操作的保密性和安全性欠佳，而且信息资源共享水平不足，信息技术的优势和作用没有在其中得到充分发挥，档案管理工作信息化水平仍然相对较低。

（四）档案管理的规范性较弱

人事档案管理作为国营林场经营过程中的重要内容，为保障档案管理工作的有效性、有序性以及科学性，需要结合实际情况制定相应档案管理规范，为相关管理人员提供科学的指导和行为参考，确保档案管理工作的有序推进。

就当前国营林场实际情况来看，档案管理工作的规范性相对较弱。一方面，由于在发展过程中，缺乏对于档案管理的重视，档案管理规范制度仍然采用传统管理模式，与当前信息化管理模式之间存在极大的冲突，因此无法充分发挥其作用。另一方面，由于缺少相应的档案管理制度，导致在实际收集、填写、归纳、管理中，档案内容的规范性以及完整性都相对较差。

（五）人员能力素质亟待加强

对于人事档案管理工作而言，档案管理人员的专业性、职业性以及能力素质对于档案管理的质量、效率有着直接影响。

但就目前国营林场实际情况来看，档案管理人员的能力素质亟待提升。一方面，由于受到传统档案管理理念和工作模式的影响，新时期背景下国营林场档案管理工作仍然是按照传统思路展开的，相关管理人员缺乏创新精神，对于新鲜事物的接受能力也相对较弱；另一方面，虽然当前国营林场档案管理人员有着扎实的档案管理知识和丰富的档案管理经验，但是其信息系统操作能力较为薄弱，不仅会影响档案信息的准确性和质量，而且会降低档案管理效率[2]。

三、国营林场人事档案管理水平的提升策略

（一）创新档案归档管理方法

在可持续发展战略的指导下，国营林场得到了更多的重视，也取得了良好的发展，而传统人事档案管理工作模式和方法已然难以满足林场实际发展需求，为了促进林场更好地发展，就需要结合当前实际情况和人力资源管理需求，创新研究档案管理模式和方法，确保信息技术的作用能够得到充分发挥，使档案管理不仅能够达到事半功倍的效果，而且能够体现出人事档案的价值和作用。

首先，国营林场应结合实际情况和相应档案管理需求，建立新的档案管理体系，明确档案管理工作开展过程中的相应管理流程以及管理规范和细节问题。

其次，结合档案管理工作实际情况，合理划分档案管理人员的工作职责，明确相关管理人员的具体工作内容和岗位职责，确保责任和任务的层层落实，保障档案管理工作的有序推进。

再次，采取分组管理的方式，明确不同组别的具体责任人，做到专人专管，这样不仅能够实现工作内容和责任的科学划分，而且能够起到一定约束作用，帮助管理人员明确责任和工作内容，保障档案管理工作的有效落实。此外，要创新档案管理理念和方法，积极应用信息技术，推行电子档案、数字档案管理模式，实现对于档案信息内容和数据的有效提取，提高档案管理能效。

最后，结合档案管理工作实际内容，建立相应的考核制度和奖惩制度，实现对档案管理人员的约束，激发其工作的积极性，提升档案管理工作的质量和效率。

（二）全面保障档案资料完整

对于人事档案信息而言，保障档案的完整性是档案作用得到有效发挥的基础前提，因此，国营林场需要结合人事档案管理的特点和实际情况，有针对性地制定档案资料录入、管理原则，并明确档案信息录入规范、内容要求等，便于后续在档案信息整理、提取和利用过程中能够迅速快捷地提取信息，保障资料信息的规范性。同时，在当前档案管理信息化程度不断深入的情况下，可以借助信息技术，实现档案录入、归档的规范化管理。例如，在档案录入过程中，针对不同信息，可借助系统规范信息填写格式，如出生年月日的格式，可统一规范为XXXX-XX-XX，或者直接在系统中分别填写和选择年、月、日等，确保档案信息的统一性。

此外，在整理档案信息的过程中，为确保资料完整，应尽可能地将档案信息中的佐证资料以附件的形式录入到系统当中，便于后续档案资料的查找，保障档案信息的完整性和实用性。

（三）加强档案管理信息化建设

首先，为提高人事档案管理水平，应加强电子人事档案的应用，提高人事档案数据信息的分析能力和水平，保障数据分析的科学性和高效性。对此，应将传统纸质资料以电子档案以及数字化档案的形式存储在信息系统中，为后续档案数据的利用和调取提供便利。与此同时，还需要积极应用信息技术创新档案和数据信息的检索以及存储方式，例如，关键词检索、时间检索、数据范围检索等，提高人事档案数据信息的可检索性和信息调取效率，保障电子人事档案的利用率。此外，应加强对于软硬件设施的更新和完善，保障其能够满足档案管理需求。

其次，建立单位人事档案共享平台，实现档案信息全面线上管理和资源共享。一方面，档案管理人员应明确哪些人事档案信息能够公开和共享，在建设共享平台的过程中，此类信息能够供单位职工搜索和查阅，但是不能修改或删除。另一方面，应加强对于共享平台的权限管理，不同工作人员有着不同的权限等级，能够在平台中实施不同操作。例如，人事部门档案管理人员，能够上传、查阅、修改、更新、删除相关档案，其他工作人员能够查阅其他人的基本信息，如姓名、性别、岗位等，但是不能修改，只对自己的信息资料有修改和更新的权限。

最后，做好档案信息平台的安全管理工作。在人事档案信息化建设中，安全管理工作是最值得关注的内容之一。对此，需要加强对于档案信息系统软、硬件方面的关注。一方面，应定期检查和更换硬件设施，避免由于硬件系统问题，导致档案信息丢失；另一方面，应加强软件系统的更新，定期检测和修补系统漏洞，保障系统安全，加强对于防火墙等信息安全技术的应用，保障林场档案的安全、完整[3]。

（四）健全人事档案管理制度

在新时期背景下，国营林场人事档案管理工作发生了巨大的变化，为保障档案管理工作有序推进，要结合当前实际情况，健全、更新人事档案管理制度，为档案管理工作人员提供明确、可行的工作指导，保障档案管理工作的有序性、可行性以及规范性。相关管理人员可借鉴先进单位的档案管理方式和制度，结合实际情况优化调整制度，保障相应管理制度的可行性。此外，还需要明确相应档案录入原则、规范以及档案管理工作流程，为确保相应管理制度能够得到有效落实，要制定相应奖惩制度和责任制度，帮助档案管理人员明确岗位职责，并设立奖惩条例，提升管理人员的工作积极性，确保其能够认真履职，降低人为失误的概率，尽可能保障档案信息的真实性和有效性。

（五）提升管理人员的综合素质

国营林场应加强档案管理人员素质能力的培养。一方面，应结合林场实际情况，科学制定相应人才招聘计划，积极引进高素质、高水平的档案管理人才，实现对于林场人力资源的补充。另一方面，应加强对于档案管理人员能力的培养，不仅要定期对档案管理人员展开专业技术培训，使其学习先进的档案管理方法和技术，而且要针对当前信息化背景下档案管理操作方法、流程等开展专题培训，确保档案管理人员能够高效、顺畅地应用相关档案管理系统。除此之外，应培养档案管理人员的安全意识和职业素养，避免档案信息内容泄露，保障信息安全，提升档案管理人员的责任意识和职业精神，保质保量地完成工作[4]。

四、结语

人事档案管理工作不仅能够为人事选拔提供科学参考，而且能够实现林场最佳人力资源配置，强化林场人才储备。首先，应结合实际情况和工作需求，创新档案管理方法，并保障在实际工作过程中，人事档案资料的真实性和完整性。其次，加强当前档案管理的信息化建设，提升档案管理质量和管理能效，同时结合档案管理实际情况，健全人事档案管理制度。最后，应加强对于相关管理人员综合能力素质的培养，从根本上提升国营林场档案管理水平。