基于物联网技术的档案管理系统的设计

董玉江

（集安市头道镇综合服务中心人力资源和社会保障站 吉林 集安 134211）

0 引言

物联网技术主要是指在信息传感设备的应用背景下，严格按照所设定好的约定协议，将所需物体与互联网之间进行有效连接，确保物体更好地进行信息传播、交换和通信，从而保证识别和监管的智能性和高效性。通过将该技术科学地应用到档案管理系统设计中，可以实现档案信息的有效识别和交换，以达到非接触双向数据传输的目的，促使档案管理变得更加智能化、高效化、数字化，有效地降低了档案管理人员的工作强度[1]。所以，在物联网技术的应用背景下，如何科学地设计档案管理系统是技术人员必须思考和解决的问题。

1 系统应用需求分析

为了确保该系统功能的强大性和适用性，本文所设计的基于物联网技术档案管理系统必须满足以下应用需求：（1）该系统必须要表现出强大的智能化管理功能，确保数据备份存储的安全性和可靠性。（2）该系统必须表现界面简洁友好、数据调用快捷方便等特点。（3）该系统必须表现出较高的保密性、易维护易升级性、拓展性和跨平台性，确保各个操作系统均能够正常、稳定地运行。

2 系统总体设计

2.1 系统数据库设计

系统数据库在增删改查数据、保证数据存储的安全性和可靠性方面发挥出重要作用。因此，在设计基于物联网技术档案管理系统期间，技术人员要重视对系统数据库设计。现以如表1、表2、表3所示的“用户信息表、档案信息表、档案分类信息表”为例，对数据库具体设计进行介绍。

表1 用户信息表

表2 档案信息表

表3 档案分类信息表

另外，为了确保所设计的数据库能够更好地满足数据的增删改查操作，现将数据库操作的封装类主要代码编写如下：

2.2 系统架构设计

基于物联网技术档案管理系统架构设计示意图如图1所示，从图1中可以看出，该系统主要是由以下几个部分组成：（1）数据采集层。数据采集层主要用于对重要信息数据的全面化采集和整理，可以实现对多种格式视频、图像的全面化、完整化采集。该层在实际运用中，主要涉及传感器、摄像头等设备，通过利用互联网，可以将所采集好的信息数据安全、可靠地传输到数据存储层中，同时，还能对所需信息数据进行统一化处理，以达到保护信息数据的目的。（2）数据存储层。数据存储层在实际运行中，除了用到了分布式数据库，还用到了分布式文件系统，所以该层具有数据访问速度快、数据拓展性高、安全可靠性强等特点，极大地提高了用户的使用体验，便于用户灵活地拓展和管理数据存储节点。此外，数据存储层通过利用数据备份方式，实现对重要数据的有效保护，避免数据出现丢失或者泄露问题。（3）数据展示层。为了提高数据展示层设计水平，技术人员要利用绘制图表的方式，将相关信息数据形象、直观地呈现在用户面前，便于用户查看和调用。

图1 基于物联网技术档案管理系统框架设计示意图

3 系统功能模块设计

为了充分发挥和利用物联网技术的应用优势，提高该系统的稳定性和实用性，技术人员必须严格按照如图2所示的档案管理系统功能模块设计示意图，完成对以下功能模块的科学化设计。

图2 基于物联网技术档案管理系统功能模块设计示意图

3.1 用户登录模块设计

用户登录主流程如图3所示，从图3中可以看出，用户登录模块在实际设计中，重点要做好对用户登录认证操作。用户在登录系统之前，要输入相应的用户名和密码，此时，系统客户端对这些信息进行加密处理，并将其上传到管理服务器中[2]，由服务器对用户的用户名和密码信息进行认证。认证通过后，向客户端返回相应的权限信息，此时客户端根据所获取的权限信息，为用户加载和呈现相应模块。一旦服务器对用户的用户名和密码认证失败后，用户无法登录和访问系统[3]。

图3 用户登录主流程

3.2 档案信息管理模块设计

3.2.1 档案入库管理

档案入库管理通常会涉及档案信息收集、编目、修订等环节，在实际进程中需要借助相关设备完成对相关重要信息的全面化获取[4]。然后利用电子标签全面、详细地记录和整理相关信息，一旦发现系统录入新的档案信息时，需要严格按照所设置好的顺序，完成对档案编号的自动化生成。此时系统会结合档案类型、编号等相关信息向指定的库房中完成对档案架位的智能化分配，然后结合系统所生成的档案编码，完成对相关重要信息的精确化匹配和管理[5]。

3.2.2 档案查询管理

档案查询管理通常会涉及档案位置定位、信息查询、入库、出库等环节，以保证档案信息校对管理精确性和有效性。对于档案库房而言，需要将RFID电子标签贴到所有架位和档案盒上，此时当管理员向系统中输入正确的档案编号后[6]，RFID读写器会在第一时间内智能化地查询和获取档案所在实际位置，并借助档案查阅功能，向系统数据库中查询和调取所需档案信息，并对档案位置进行动态化、实时化跟踪和定位，提高档案位置智能化管理水平。档案在出库期间，所有出库口均安装RFID阅读器，通过借助该阅读器可以完成对所需档案信息的精确化读取，并将最终的读取结果传输和反馈给系统[7]。档案在调出期间，相关人员需要做好对档案信息的全面化、详细化登记，并借助RFID定位技术完成对档案信息的智能化跟踪和定位。档案在进行归还入库期间，管理员要借助RFID阅读器快速地扫描和读取档案信息，从而获得档案借阅人的个人信息、档案借阅时间，并对档案的完整度和归还时间进行全面检查。检查档案是否出现破损或者归还超时，一旦出现档案破损或者归还超时，系统会自动发出警报声，以引起相关人员的注意。总之，在RFID技术的应用背景下，该系统可以实现对档案编号和所在位置的智能化获取，使得管理人员的工作量大大降低，有效地避免了传统人工查询方式的低效性问题。

3.2.3 档案利用管理

该系统主要用于对档案信息的智能化传输、交互、共享和流通，降低信息孤岛出现的概率。档案在调出期间，管理人员除了要做好对档案信息的备份外，还要做好对档案信息的登记，同时还要利用所设置好的电子标签完成对档案所在位置的精确化定位[8]。档案在进行归还期间，要借助RFID阅读器完成对档案信息一一核对工作，确保档案信息准确无误、完好无损后，方可对其进行入库。

3.2.4 档案销毁管理

无论是企业或者机构，其人群具有一定的流动性，每年员工的流动，对档案管理产生了直接性的影响。当部分员工离职时，档案管理系统会根据离职员工的信息，自动向管理人员发出提醒短信，该提醒短信主要包含离职员工档案保留时间和到期时间，并利用该系统对到期的档案信息进行删除处理，同时还要向系统中登记和保存已过期的档案信息。登记完成后，系统借助RFID读写器完成对这些档案信息的智能化处理。

3.3 档案安全管理模块设计

档案安全管理通常会涉及档案安全维护、档案防盗保护等环节，管理人员通过借助RFID技术，可以实现对档案基本信息的精确化查询和获取，同时各个档案室均安装和固定了无线传感器网络节点，通过借助该网络节点，可以实现对档案所处环境温度、湿度等信息的精确化获取[9]。一旦系统检测出异常问题，会自动调用监控模块，向工作人员发出环境异常警报声。另外，当档案在没有通过系统出库指令就出库时，系统会调用警报模块，向管理员发送档案位置异常短信，并借助RFID阅读器对所归还的档案进行全面化检查，检查其是否出现修改或者销毁现象[10-11]。当档案信息完好无损后，方可进行入库操作，从而实现对档案信息的有效保护。

3.4 档案网络管理模块设计

该系统在实际运行中，将无线网络技术和有线网络技术进行充分结合，并借助无线传感器，向终端设备控制器安全、可靠地传输所采集好的档案信息和档案环境信息。随后该系统利用有线网络与无线网络相结合的优势，与互联网之间进行有效连接，确保档案信息传输的可靠性和安全性。此外，还需要将终端设备所采集的信息传输到物联网应用系统中，并自动呈现出系统管理界面，便于其他人员对档案信息进行查看和维护，达到了借助物联网技术智能化管理档案的目的[12]。

4 结语

综上所述，在物联网技术的应用背景下，本文所设计的档案管理系统具有数据采集高效、扫描快速、标签信息容量大、安全可靠性高、无屏蔽阅读、防盗功能强大等特点，有效地实现了档案由入库、查询、利用、销毁等环节的自动化、智能化管理，极大地提高了用户的使用体验。由此可见，基于物联网技术档案管理系统设计工作取得圆满成功，值得被进一步推广和应用。