“十四五”时期我国智慧档案馆（室）建设“晋级”之路——基于全国和各省市档案事业发展“十四五”规划的分析

孙常程/郑州大学医学院综合办公室

智慧档案馆是继传统档案馆（室）及数字档案馆（室）之后的第三代档案馆（室），是档案馆（室）的3.0版[1]。智慧档案馆既是社会高度信息化发展后的高级别形态的档案信息管理服务系统，又是档案资源全面加速转型升级数字化、数据化背景下档案馆发展的必然趋势[2]，更是“十四五”乃至未来一个时期我国档案馆（室）发展的新方向和重要建设目标。2021年6月以来，国家和各省、直辖市、自治区等陆续发布了“十四五”档案事业发展规划，其中不少规划都对“十四五”时期智慧档案馆（室）建设有所着墨，部分省份明确提出了建设目标和具体任务等。那么，“十四五”时期乃至未来一段时间我国智慧档案馆（室）发展建设的主要目标、核心任务和具体要求都是什么？又该如何有效推进实施？笔者对全国及各省、直辖市、自治区“十四五”档案事业发展规划中的智慧档案馆（室）建设内容进行梳理分析。

1 “十四五”规划中关于智慧档案馆（室）建设的内容梳理

全国和各省、直辖市、自治区等“十四五”档案事业发展规划中都间接或直接提出了“十四五”时期我国智慧档案馆（室）建设的目标任务甚至具体实施措施等，这为“十四五”时期深入研究和大力推进我国智慧档案馆（室）发展提供了重要的政策依据、支持和明确要求。

1.1 《“十四五”全国档案事业发展规划》中关于智慧档案馆（室）建设的内容梳理

《“十四五”全国档案事业发展规划》虽然没有直接明确列出“十四五”时期我国智慧档案馆（室）建设目标、任务和具体措施等，但整个规划中有多处都对智慧档案馆（室）建设密切相关的内容提出了明确任务及具体要求。相关内容主要体现在三个方面。一是在“发展目标”中明确要求“档案信息化建设进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型”[3]。二是在“主要任务”中明确提出“健全‘互联网+监管’手段，建立档案数字治理新模式，推动档案工作融入各项业务全流程，推进档案业务在线监督指导，提升档案治理网络化、智能化、精细化水平”[4]。三是在“加速数字档案馆（室）建设”中明确提出“加大机关数字档案室建设力度，深入开展企业数字档案馆（室）建设。各级国家档案馆大力推进数字档案馆建设，建设中央档案馆数字档案馆。加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级”[5]。

传统档案馆、数字档案馆、智能档案馆是档案馆发展建设的三个阶段[6]，智慧档案馆（室）是我国档案馆（室）建设的新方向和新目标[7]，智能档案馆乃至具有一定“智慧”功能和特征的数字档案馆等都是数字档案馆向智慧档案馆发展过程中的过渡形态。《“十四五”全国档案事业发展规划》“主要任务”中明确提出不断提升档案管理数字化、智能化水平和档案治理网络化、智能化、精细化水平，特别是要大力“推动数字档案馆（室）建设优化升级”。那么大力优化升级发展数字档案馆（室）的主要方向和最终目标是什么？自然是逐步建设成智能档案馆（室），并最终优化升级为智慧档案馆（室）。

1.2 多地档案事业发展“十四五”规划中关于智慧档案馆（室）建设的内容梳理

分析发现，浙江、江苏、上海、海南、云南、湖北、内蒙古、贵州等地档案事业发展“十四五”规划中明确地列出了“十四五”时期当地智慧档案馆（室）建设的目标、任务和具体措施等。

如《浙江省档案事业发展“十四五”规划》在“‘十三五’时期发展情况”中指出，“‘十三五’期间，全省档案部门……深化推进……智慧档案……建设，各项目标任务如期完成，多项工作走在全国前列”。在“高能级建设智慧档案”中明确提出“加强档案数据管理与应用，探索建设一批智慧档案馆，拓展智慧档案应用场景”[8]。《浙江省档案馆“十四五”发展规划纲要》在智慧档案馆建设方面着墨更多，具体内容包括“到2025年具体实现的目标有‘可视化、智慧化等技术在档案开发领域中得到应用’”“探索智慧库房建设”“推进……档案资政智慧化”“建设数智档案馆。利用数字化改革成果和人工智能等新技术，实现数据智慧采集、智慧推送、智慧整理、智慧管理、智慧利用，推动数字档案馆向数智档案馆转变，实现档案资政智慧化精准化，档案编研数字化智慧化，档案展览宣传数字化全媒化”“实现档案馆系统主要业务数字化、一体化、智慧化”“开展档案馆建筑防火安全……智慧安全管理系统建设”等。

此外，《江苏省“十四五”档案事业发展规划》在“推进数字档案馆（室）建设”中明确提出“有条件的地区适时开展智慧档案馆（室）建设，探索智慧档案应用场景”。《上海市档案事业发展“十四五”规划》在“大力推进数字档案馆（室）建设”中提出“推动有条件的档案馆（室）实现业务工作全过程数字化管理，并向智能化、智慧化转型升级”“丰富数字档案场景应用。市档案馆加大‘一屏观全馆’‘一屏管全馆’等场景应用建设，积极探索智慧库房、智能讲解等，使上海数字档案建设领跑全国”。《海南省档案事业发展“十四五”规划》提出，“力争从数字档案馆建设转型升级为智慧档案馆，为加快海南自由贸易港建设贡献档案智慧和力量”“将海南省档案馆建成数字档案馆并转型升级为智慧档案馆，形成‘互联网+’档案事业发展新格局，助力‘数字海南’建设”[9]。《“十四五”云南省档案事业发展规划》在“推进数字档案馆（室）建设”中明确提出，“探索打造与当地信息化发展及电子政务建设相适应的智慧档案馆，鼓励已建成的数字档案馆转型升级”[10]。《“十四五”湖北省档案事业发展规划》在“提升档案公共服务能力”中明确提出“支持十堰等地建设智慧档案馆”。《“十四五”内蒙古自治区档案事业发展规划》在“探索建立智慧档案馆（室）”中明确提出，“鼓励有条件的地区和单位运用大数据、云计算、物联网、人工智能等技术手段感知、分析、整合档案环境信息、档案实体信息、档案数据信息，实现环境监控、档案管理、安防控制等智能联动，提高档案管理智能化、便捷化水平”[11]。《贵州省档案馆事业发展“十四五”规划》提出，“到2035年，馆藏档案资源实现数字转型，智慧档案馆建设取得明显成效；综合服务能力、服务水平大幅提升”。

还要注意到，不少市、县的档案事业发展“十四五”规划也明确提出了建设智慧档案馆（室）的目标和任务。如《浦东新区档案事业发展“十四五”规划》提出“到2025年，……努力从数字档案馆转型升级为智慧档案馆，继续走在业界前列，为浦东打造社会主义现代化建设引领区贡献档案智慧和力量”“展望2035年，基本实现档案资源数据化、档案管理智能化、信息服务智慧化”[12]；“作为新时代档案智慧建设‘无缝衔接’的样本，最终实现对包括政务信息、业务数据等在内的各类电子文件的‘单套制’归档”“强化档案数据智慧管理和应用能力。开发更多实战管用、群众受用的智能服务场景，针对各类数据查询利用现实需求，研发馆库数据资源智慧解读、智能筛选、智能著录、智能划控等‘智慧检索’技术，提高档案利用的精准度和快捷性”[13]。

2 “十四五”时期我国智慧档案馆（室）发展建设的主要目标和重要任务

2.1 智档：高能级建设智慧档案

当前学界对“智慧城市”“智慧政府”“智慧档案馆”等概念和内容的研究日益广泛深入，各种各样的“智慧+”应用服务实践场景也不断涌现并日趋成熟。档案工作和档案治理的未来范式智慧档案范式产生所需的各种条件正在逐渐具备并已开始深入发展。智慧档案就是借助各种新兴信息技术，对传统实体档案和数字档案等档案资源进行智能感知和智慧化管理，由此提取并形成智慧信息，以满足“智慧政府”“智慧城市”等智慧需求。智慧档案既要有对档案信息进行感知与协调治理的能力，又要实现对档案信息进行深度挖掘并相互关联，形成智慧信息并提供智慧服务的效果[14]。智慧档案建设包括原有全部档案的智慧化升级建设和各种新生成的智慧化档案。“十四五”时期我国智慧档案馆（室）建设的首要目标和任务就是深入推进智慧档案、智慧服务场景等建设，即档案机构各项工作要全面主动融入智慧政府、智慧社会建设进程中，充分运用各种新兴前沿信息技术如人工智能、云计算、区块链、物联网、移动应用、增强交互技术、数字孪生、大数据挖掘和分析等新一代数据技术、通信技术和网络技术等，加快推进档案资源数字化、数据化转型建设，加强数字助力和赋能，不断提升档案各项业务工作的自动化、智能化、智慧化能力和水平，进而大力推动智慧档案建设工作，并为探索档案智慧服务场景和智慧档案馆（室）建设提供坚实而又丰富的档案资源基础。

2.2 智场：积极搭建并拓展丰富档案智慧服务应用场景

智慧档案的智慧性功能和价值发挥必须依赖于一定的应用服务场景。搭建并拓展多跨场景的档案智慧服务应用场景就是要构建能够充分发挥智慧档案功能和价值的应用平台和支撑通道。智慧档案馆（室）建设的一个重要目标和内容就是要尽可能地创设具有自动泛在感知、能实时虚拟交互、可智能协同管控且情景高度交融等特征的智慧服务场景，从而使档案馆智慧服务更加普及和多样化。加快推进智慧档案馆（室）建设就是要积极探索、搭建档案智慧化服务的多跨场景等，为充分发挥档案的智慧性功能和作用提供适用、可行的物理、网络或虚拟场景、“微场景”等，并最终让档案智慧服务场景融入智慧政府、智慧城市乃至智慧社会形成全域全场景智慧奠定基础。档案智慧化服务应用场景与智慧化服务内容及项目等密切相关。智慧档案馆（室）不仅能够为人们提供档案业务智能化管理服务，还可以提供档案信息的智慧化开发挖掘及高效服务、档案知识服务等。为此，就需要紧紧围绕“数字赋能、多跨协同”等目标，通过搭建智慧化管理的基本应用场景，拓展典型场景，形成档案工作智慧化协同管控治理及服务应用的标准化场景和系列化成果，从而打造智慧档案助力档案工作“三为”“三服务”等重要目标的典型应用。随着智慧化服务内容及项目的不断丰富拓展，档案智慧服务应用场景也将日益丰富多样，智慧服务场景也需要不断拓展深化和创新。

2.3 智馆：积极探索建设一批智慧档案馆（室）

智慧档案馆（室）既是智慧档案的归集和价值发挥之地，又是档案智慧服务应用场景的实践场所，更是档案整体智慧治理的重要场域。当前智慧档案馆（室）建设的重要与可行模式之一就是在既有的众多数字档案馆（室）基础上开发叠加“智能性”“智慧性”等功能，让数字档案馆首先迭代升级为智慧型数字档案馆（室），然后再逐步优化转型为智慧档案馆（室）。数字档案馆（室）通过广泛应用物联网、人工智能、大数据等新兴信息技术，搭建拓展档案业务智慧应用服务实践场景，并融入智慧感知和协同处理等功能，实现档案资源数据化、管理智能化、服务智慧化、系统集成化。因此，依托数字档案馆（室）建设智慧档案馆（室）就需要充分借助各种新兴技术感知和处理档案数据、信息、知识，包括档案实体等，使之上升到智慧的高度，并最终实现智慧化服务[15]。在数字档案馆逐步优化升级到智能档案馆、智慧档案馆的发展过程中，档案馆（室）库房的智能化建设及其再智造则应成为智慧档案馆（室）的基本前提和场域支撑，进而推动档案馆（室）转型迭代发展和功能升级。从各地档案事业发展“十四五”规划和实践来看，当前我国智慧档案馆（室）发展探索主要集中在长三角等沿海发达地区省市，大多数试点也主要是在数字档案馆（室）的基础上探索建设更加自动化、智能化、系统化、人性化的智慧档案馆（室）。如浙江省绍兴市上虞区2020年5月将智慧档案馆建设项目列入浙江省档案工作试点，着力打造以“资源归集、智慧运行、文化共享”为核心的智慧档案馆1.0版，建成了智慧档案核心业务管理平台、智慧档案综合政务服务平台和智慧档案安全管控平台等，实现了数字档案馆的迭代升级，也取得了良好的实际应用效果，并于2021年7月通过了省级验收[16]。

2.4 智治：初步形成档案整体智慧治理新格局

“智慧治理”是由新技术革命引发的治理范式新变革，它深度融合了新一代信息技术的工具属性和治理主体的价值规范追求，是各种新兴智能技术广泛深入应用与国家治理理念和目标的协调统一，以满足国家和社会多主体、多元化、多层次的多重利益需求和诉求等。作为智慧政府的重要组成和核心推动者之一，智慧档案馆（室）建设情况、档案机构智慧化治理状况等都是全国档案事业能否实现全面高质量发展和政府及社会智慧治理的关键要素。智慧档案馆（室）建设实质就是要在与档案相关的各种资源数据化的基础上，主动利用各种新兴智慧化信息技术开发挖掘档案资源，提炼出新信息、创造出新知识、形成新智慧进而发挥并创造出更多更大的价值和作用，并推动某一馆（室）、地区、行业乃至全国档案工作的全方位变革、系统性重塑和整体性升级发展，加速推进档案局馆融合化运行以及传统档案管理模式向数字化、数据化、智能化、智慧化治理范式转变，力争在“十四五”时期初步形成档案工作智能化、智慧化建设乃至全国档案事业整体智慧化治理体系发展新格局，并最终推动智慧政府、智慧城市和智慧社会建设取得新突破、呈现新局面。为此，各级各地档案局馆也瞄准档案工作整体智治新目标，积极探索实践区域乃至全域档案智慧治理新模式，努力抢占“十四五”全国档案智治建设新高地。如近年来浙江省丽水市档案馆聚焦档案便民服务、智慧监管、治理模式变革、安全防御、整体智治等五大领域，推动档案工作系统性重塑和整体性变革，积极搭建档案工作整体智治的现代化档案治理体系，奋力打造了具有丽水特色和辨识度的市域档案整体智治先行样本[17]。

3 “十四五”时期我国智慧档案馆（室）建设推进之策

3.1 加快档案资源数据化建设

数据是智慧档案馆（室）的根基和核心资源。“智慧档案馆（室）的数据=档案全文数据＋物流数据＋人流数据＋环境数据”[18]。智慧档案馆（室）建设首先要把全部档案资源数据化或信息化，这是智慧档案馆（室）建设的首要基本目标和核心支撑。在所有的档案数据中，各种档案资源全文数据是智慧档案馆（室）建设过程中最关键、最重要、最根本、具有决定性的部分。智慧档案馆（室）建设最重要的是运用各种手段尽快地把纸质档案和纸质档案数字化图像及录音录像档案等全部转化为电脑可以检索的电子文档，把档案里的前人智慧挖掘出来，转化为今人的智慧，这就是档案数据化，即档案的数据转化工作[19]。因此，加快推进智慧档案馆（室）建设首先必须加大档案资源数据化建设力度。为此，《浙江省档案事业发展“十四五”规划》提出了明确目标和任务，即到“十四五”末，各级国家综合档案馆（室）藏传统载体档案实现电子目录全覆盖，保管期限30年（长期）以上档案100%数字化、50%数据化[20]。

3.2 加强数据挖掘和主动推送等新一代信息技术的推广与应用

档案整体智慧治理理念的出现并得以展开的首要基础是档案工作的各个领域和环节以及档案服务过程中积极采用了各种先进的治理工具和技术，进而实现了档案信息资源以数字化、数据化形态在不同时空中高效流转、科学整合、智能管控及智慧服务应用等。智慧档案馆（室）建设不仅需要丰富的档案数据资源，还需要充分应用数据挖掘和主动推送等新兴前沿信息技术充分挖掘并集聚档案数据中的智慧，最终实现智慧档案馆（室）的智慧化治理、服务等功能。可以说，大数据挖掘与主动推送技术是智慧档案馆（室）的关键技术和核心支撑。数据挖掘技术实际上就是对大数据进行智慧性处理的技术，是把信息变成智慧的技术，是让蕴含在档案里的智慧更加显性、更加集中、更加智慧的技术。通过数据挖掘技术，能够挖掘出档案的潜在价值和潜在用户，挖掘出用户的潜在需求，从而大大提高档案的价值。更为重要的是还能对挖掘出来的数据进行关联性推送、自主推送、定向推送，这就是主动推送技术[21]。这些新兴前沿信息技术对智慧档案馆（室）的档案数据智慧化开发挖掘、智慧服务多跨场景搭建拓展、智慧治理及服务模式构建创新等都发挥着核心支撑和重要推动作用。因此，必须加大各种智能技术、智慧技术等新一代信息技术、人工智能等前沿科技在智慧档案馆（室）建设过程中的深度应用和广泛普及。

3.3 探索与创新智慧档案馆（室）建设机制体制和档案智慧服务模式

智慧档案馆（室）是“智慧政府”“智慧城市”“智慧社会”的重要子系统，应与之协调发展、同步推进。因此，代表着未来发展趋势的智慧档案馆（室）在“十四五”时期应当进入实质性的探索和建设阶段。智慧档案馆（室）在其建设模式、管理范式、安全防护、现代化治理水平、智慧化服务能力和整体服务效果等方面都有着更高的目标和要求，其发展建设思路、服务模式和治理机制体制等都必须在充分了解其内在发展规律并准确把握其未来发展趋势的基础上，勇于变革、主动创新、大胆实践，探索适合各馆各地发展的“基本模式”，并努力为更多地区智慧档案馆（室）发展建设提供可以复制推广的“地方样本”“标准模式”“典型示范”等。智慧档案馆（室）建设是在现有的数字档案馆（室）基础上优化升级迭代发展，还是另起炉灶发展建设，需要各馆各地深入研究并积极探索。就目前各地档案事业发展“十四五”规划来看，大多数地区提出通过对数字档案馆优化升级进而推动其向智慧档案馆迭代转型。事实上，这种模式既符合档案馆发展的内在规律和现实要求，也是“十四五”时期乃至未来我国智慧档案馆（室）发展建设的必然和最佳选择。各地档案事业发展“十四五”规划均提出“十四五”时期要高质量加速推进数字档案馆（室）建设，这既是当前全国各级各地数字档案馆（室）发展建设要求，其实也是在为各地未来智慧档案馆（室）建设奠定坚实基础和提供可能。此外，关于智慧档案馆（室）的智慧服务场景搭建、智慧服务模式构建以及智慧治理机制体制等全新课题也都需要业界紧紧围绕“十四五”时期智慧档案馆（室）建设目标和任务不断深化研究、深入探索。

3.4 强化组织落实并充分发挥督促检查评估考核等措施的推动作用

全国和各地档案事业发展“十四五”规划为包括数字档案馆（室）、智慧档案馆（室）建设在内的各项档案工作提供了重要依据和有力指导。智慧档案馆（室）是我国档案馆未来发展方向和重要建设目标，当前有关智慧档案馆（室）的理论研究和实践建设也方兴未艾，虽有一些地方探索尝试并取得了一定成果，但毕竟无标可循、无本可依。“十四五”期间加快推进智慧档案馆（室）建设需要各地各馆加强规划指导和组织实施，在明确总体发展思路、主要建设目标、核心任务和关键环节以及支持保障措施的基础上，大胆探索创新、主动融合拓展，大力推进档案资源数据化建设，主动构建智慧档案馆（室）要件，积极搭建拓展智慧服务应用场景平台，深入研究探索适合我国智慧档案馆（室）发展建设的机制体制和服务模式等。此外，还需要及时总结经验，并充分发挥督促、检查、评估、考核等手段在发展建设过程中的有力推动作用，推动智慧档案馆（室）建设尽快取得新突破和实质性新成果。