数字化设计背景下的型号档案管理转型发展研究

杨娟

（中国直升机设计研究所，江西景德镇 333000）

1.背景

数字化设计已经在航空制造行业广泛应用，航空产品研制从二维设计、三维建模发展到全三维设计（MBD技术），设计人员将设计思想转化为空间的三维模型，并将制造和检验的相关要求及部分制造所需信息集成在三维模型中，利用零件的三维模型对产品进行全面直观的定义，制造部门的工艺及检验人员直接从三维模型中提取信息指导产品生产。MBD技术在型号研制上的应用推进了设计与制造的高度并行和快速协调，也给型号档案管理提出了新的要求。型号档案是在型号立项论证、初步设计、详细设计、产品鉴定/定型等过程中形成的具有保存价值的数据、知识积累，是国家和单位的重要资产，档案部门必须要积累和保存好型号研制档案，延续型号研制经验、保护知识资产[1]。

在数字化设计背景下，型号研制的环境和研究方式都发生了巨大变化，型号档案从形式、管理方式等方面也随之产生了新的变化，传统的型号档案模式已经不能适应新的信息化环境，型号档案工作需要探索创新发展模式。目前，部分单位的档案管理与信息化已经开始进行融合，档案管理系统的建立、数字档案馆的建设、档案数据挖掘技术的探索……档案部门正在探寻型号档案管理新的转型方向，提升档案工作的适应性。

2.数字化设计给型号档案管理工作带来的变化

2.1 档案的载体、记录方式的变化

伴随设计数字化的发展，型号档案的载体也在发生变化，在以2D工程图样设计的阶段，型号研制工作参与单位较少，单位之间依靠纸质图样、文件进行研制、制造信息的沟通，型号研制产生的档案主要有几个类型：产品图样、零件明细表、技术单和各类文件等，在这一阶段，型号档案的载体与信息统一为一体。在数字化设计、MBD技术应用之后，型号研制的参与单位转变为跨领域、多部门协作，型号数据的来源也更加多元，型号档案的载体也更加丰富，型号档案的类型在原有纸质档案的基础上增加了电子文件、三维数字化模型及产品结构信息和装配位置信息等，数据类型更加多样，包含了结构化的数据和非结构化的数据。电子数据可在各种计算机、存储介质上备份、交换，新的档案载体具有不稳定、极易流逝、背景信息难以获取的特点，如果沿用纸质档案的管理方法，只关注存储实体的管理，已难以满足数据保存的需求。

2.2 档案的管理方式的变化

传统的型号档案管理方式中，档案管理属于后置的环节，设计部门负责图样文件设计、审签，到达归档状态或者型号部分工作告一段落后，将纸质图样、文件拿到档案部门归档，档案人员再进行归档审查，审查合格归档，不合格退回更改，工作之间交集较少。档案人员接收纸质图样文件归档之后按照型号档案类别分类，再完成编目、分发、组卷、上架等工作，按照单位保密和知识产权的要求对纸质档案提供利用。在数字化设计的背景下，档案人员管理的不再是纸质图样文件，设计的三维数模也无法进行直接打印，管理方式无法沿用之前的纸质审查、整理的后置工作模式，档案管理由实体管理向内容管理转移，管理过程中更多的是对数据的审核。针对电子数据具有依赖信息系统，具有特定要求和格式等特点，在PDM系统前期设计的时候档案部门就需要参与进来，将档案相关的需求融入系统，档案部门在型号研制数据产生之前也要和形成部门进行档案需求的宣贯沟通，保证电子档案的正常归档。现阶段的管理方式依赖于信息系统，型号研制数据通过信息系统集成归档，业务和系统二者之间更加紧密，借助信息系统管理、分发、存储档案。档案的整理工作也在不断地拓展业务范围，超越单一的数据条目整理，开始探索信息的整理、聚合[2]。

2.3 档案的利用方式的变化

随着信息技术的发展，档案的利用方式也随之改变，传统的纸质利用服务是被动的等用户上门，用户如果有需要到档案部门提出档案的查询、借阅等需求，办理相应的利用手续，进行查阅/借阅登记，档案部门进入库房找出需要利用的文档，提供利用，日常通过借阅登记表来定位超期文件，进行催还。随着数字化的发展，网络化利用更加便利，用户也提出了更高的利用需求，用户希望快速、简便、及时、准确地获取档案信息。档案部门需要将纸质档案数据化，减少纸质档案的利用，可以更好地保护档案。搭建用户访问平台，建立专业的搜索引擎，收集、分析用户浏览、搜索习惯，构建用户需求模型，根据用户需求将档案信息推送给用户，实现个性化的档案服务，电子档案在利用时设定访问期限，到期权限自动收回，减少传统的人工催还过程。

3.型号档案管理方式转型趋势

面对数字化设计带来的变化，型号档案管理要开阔思路，主动作为，结合型号档案管理需求，利用信息技术手段，针对性地对档案管理方式进行优化和转型，如从单一末端到并行管理，从粗放管理到精准定位，从手工操作到人工智能，提高型号数据处理速度，提升型号档案信息精度，充分拓展型号档案管理的发展空间。

3.1 系统集成—型号档案管理的宏观转型

型号档案管理的主要数据来源是型号研制数据，为保证型号研制数据的及时性、准确性、一致性，需将档案管理系统与产品数据管理系统接口集成，利用系统状态集成的方式让档案人员清晰地了解目前型号研制的状态信息，对型号的各个环节及可能产生的数据及时掌握，为下一步档案管理策划提供参考。通过系统数据集成，可将归档检查合格的数据通过接口写入档案管理系统，避免手工录入，有效地保障电子数据的真实有效性，确保型号归档和发放的数据统一。档案管理系统接收产品数据管理系统数据，解析、自动创建层级以及子节点，并将数据挂接到对应装备件和零件的节点上，档案管理系统记录完整的产品结构信息，包含所有初始及更改版本，并实现数据的发放、管理与利用[3]。

通过系统集成，减少人工干预，可有效保证型号档案的归档质量，使档案管理更加高效、便捷，实现档案管理的流程化、标准化。产品数据管理系统中型号电子数据在档案管理系统中完整的保存。同时需要关注其他相关信息系统中型号档案的数据，还有大量有价值的信息存储在各个信息系统中，未进入产品数据管理系统。由于数据管理成本不高，树立型号档案“大数据”概念，可适当扩大归档范围，做到“数据连通，应归尽归”，结合现有的系统集成技术，将型号相关的质量信息管理系统、标准系统、适航管理系统等典型业务系统资源库进行集成，在信息系统中办结的数据都及时归档至档案数据库，丰富档案数据库。同时构建档案共享空间，将未进入信息系统但已经形成知识积累的数据进行归纳收集，为建立档案知识库、提升档案信息资源质量奠定基础[4]。

档案系统将各类型号研制数据通过接口进行收集、整理，在建立档案知识库、长久保存的基础上，还要发挥档案数据的全生命周期管理的作用，保证归档数据的重用性，档案系统保存的数据应可通过集成接口再次导入产品数据管理系统等其他系统中进行恢复，确保型号研制数据的可追溯性、可重用性。

3.2 协同管理—型号档案管理的组织转型

数字化设计背景下，设计与制造的高度并行和快速协调，型号研制速度加速，档案部门要想实现高效率的数据处理，必须以型号研制需求为中心，与设计部门、信息化部门进行实现跨流程的、高效率的数字业务协同。

型号研制数据最终会转变为型号档案，为保证研制数据的规范归档，档案的前期介入显得非常重要，前期介入包含在型号策划时需将档案的要求、规划纳入，在下达型号研制计划的同时下达型号数据归档的计划，在设计型号管理流程时充分融入档案部门的需求。档案部门在产品数据管理系统设计时就要积极和信息化部门协同，关注信息系统设计情况，及时融入档案审查重点项要求，如图样文件必填属性项的设置、发送单位规则等要求设计到流程中，采用系统控制，在数据审签完毕后再次检查，保证系统形成的电子文件满足归档要求[5]。

构建用户服务为导向的协同管理机制，促进档案部门与型号设计部门之间的互动，探索档案数据库和型号设计部门的联动机制。开展问卷调查或针对性走访，收集设计部门需求。通过用户利用档案数据库的浏览记录，分析规律，建立用户需求模型，预测用户需求，根据需求主动进行关联信息的推送服务，实现档案服务与利用需求的精准对接。同时提升型号设计部门参与档案管理、型号档案资源整合、型号档案服务形式等方面的话语权，突破档案人员管理数字档案资源的惯性思维，打破形式固化的局限，最终形成多方需求融为一体的开放性的数字档案馆。在型号到达重要节点时，如详细设计、转入鉴定、型号定型等阶段，档案部门要对此阶段的档案归档情况进行审查，查缺补漏，确保型号档案的完整、准确与系统，全过程控制型号档案管理[6]。

3.3 知识管理—型号档案管理的理念转型

档案管理的目的是知识管理，型号档案工作不再仅是收集、分发、整理和保管型号图样文件，充分发挥型号档案的参考、查证作用，提升档案资源价值才是型号档案管理的最终目标。因此，档案管理应提升服务意识，由管理实体档案向深度开发、知识管理型转型，将收集、管理的信息资源进行层次化分析，建立相应的知识体系，支撑新型号研发的运转，创造档案的价值。

型号档案数据中蕴含了大量的知识，可为后期工作的开展作为参考，但知识比较分散，目前检索只能通过文件号、文件标题等著录项去查找，设计人员很难精确地知晓哪些文件里面含有想要的知识。因此，需要利用信息技术建立档案利用服务平台，对目前馆藏的纸质档案进行数字化，再进行数据化提取，提供档案资源网上利用。借助数据挖掘、人工智能等技术将档案数据中包含的图表、知识进行细化，梳理，并以一定层次呈现出来。对档案信息资源进行多角度、深层次的开发和集成，细分处理档案信息，将以份为单位的型号数据细化成一个个的知识单元，对知识单元进行说明标识，再通过关联关系来反映不同的知识单元之间、知识单元与所属档案数据之间的关系将相同类别的知识单元进行聚类、分层，可形成有体系的知识架构[7]。

设计部门在有利用需求时登陆档案利用服务平台输入关键字段可快速的进行知识定位，档案利用平台将用户需求的知识和档案知识库进行对比，在保护国家秘密和知识产权的基础上通过语义联想、主题或概念的关联，将相似度高、关注度高地知识推荐给设计人员。如果涉及国家秘密，需审批后才能利用的数据，可由设计人员选中数据后调用利用流程优化流程审批环节快速完成线上审批后可进行知识的浏览与利用，实现个性化、精准化、优质化档案信息服务。

4.结语

型号档案工作目前正处于挑战与机遇并存的时代，档案部门应拓宽视野，积极应对传统档案管理向管数据为主体的新型档案管理模式的转变，培养档案人员数据分析、数据管理、知识开发等能力，造就一批档案管理、信息技术均精通的复合型专业人才。由专业队伍引领型号设计团队建立数据意识，针对性地吸纳部分型号设计人员，共同参与档案管理活动，形成多元化型号档案治理体系。

就转型路径而言，应从系统集成、数据采集、协同管理等不同维度入手对型号相关的数字资源进行整合，利用系统存储、聚类分析、知识提取等手段对各种类型的数据进行过滤、整理和科学存储。以知识服务和用户服务为导向增加搜索引擎的语义关联、数据关联分析等功能，利用档案数据挖掘、档案资源开发、知识服务等方案对档案服务进行不断优化，使档案潜在的价值得以更好的体现，实现型号档案智慧化管理。