电力企业公文流转系统的应用

潘勇

（国网襄阳供电公司，湖北襄阳 441002）

0. 引言

近几年，随着电力企业文化的不断进步与发展，企业原始的数据库与资料也在不断累积。为了确保电力公司公文流转与业务工作顺利高效的同步开展，需要建立电力公司独特的公文流转管理体系，深刻落实公文流转的各项举措，规范公文流转资料的收集以及整理工作，不断提高我国电力公司公文流转的管理水平以及公文流转的准确性、高效性，确保其不断朝着现代化研究方向去发展。在科技水平高速发展的影响下，现代化计算机网络技术使办公效率得到了极大的提升，自动化办公的需求反映越来越强烈，国家更是将自动化办公技术作为信息化的首要条件，实现公文流转的自动化、网络化是自动化办公的核心条件之一。为了为改善公文流转系统提供便利性、可能性，建立完善的公文流转系统非常必要。

1. 电力企业特点

（1）电力企业是我国重要的骨干产业。电力企业受其产业发展规律和特点的制约，是公益以外的商品，是为经济发展服务的。我国电力企业是国有垄断企业，由其发展特点界定。能源企业的发展规模与区域经济发展水平相对应。电力行业既是基础行业，又是辅助行业。它们的发展和规划，必须建立在坚实的科学基础上稳步推进，才能为国民经济的发展作出贡献。电气工业是我国的基础产业，影响着我国国民经济和人民财产安全。输电网络将电力输送到全国所有地区。发电厂、变电站和发电厂的运营是电能工业的基础。在保障人民用电和财产安全的同时，也为自己创造了利益，能源企业的电力来源于煤炭、煤炭、石油、天然气等不可再生资源，以及水、风等可再生资源。通过能源的转换和加工，电力供应给广大消费者，使电力资源成为人类生活不可或缺的重要资源。因此，能源产业与煤炭、煤炭、石油等产业一样，是我国国民经济发展的重要基础产业。

（2）电力公司关系密切。电力是一种不能大规模积累的能源，在通过电网发电和输电的过程中得到补充。为使能源的发、输环节正确连接，需要大量运用电力行业的控制自动化技术，以及实施产、输、销、用的机器设备。为确保电力装置的安全运行，保证电力供应的数量和质量，必须严格控制电力的发、输、供、用关系。该行业在生产经营过程中通过各环节之间的协调与配合，区别于其他行业。电力行业面临的需求波动。在电力行业的生产经营过程中，每一个连接的操作都要始终按照消费者的需求进行。因此，在定义行业的生产经营过程中，需要预测能源资源负荷，“保持不变，应对变化”，维持整个电力系统的正常运行，保持一定的储备水平。使用可以防止能源资源短缺现象，也可以防止资源浪费现象，保持一定的生产能力。在电力公司各方面相互协调的情况下，传统的能源管理系统属于综合管理模式，加强关联属性。

2.公文流转现状

随着信息爆炸时代的到来，电力公司的工作者（个人和公司）要处理的信息量每天都呈指数级增长。公司和机构公文的日常处理是一项艰巨而重要的任务。传统的公文往往是纸质文件，必须亲手交接，人传人。该过程复杂且耗时。在实际工作中，经常会出现申请过程中的任何一个环节出现失误，导致公文丢失或审核不及时，严重影响工作效率的情况。在现代世界信息就是财富，传递公文的劣势往往会给企业带来不成比例的损失。因此，在社会信息技术日新月异的环境下，开发电子文档管理系统以提高工作效率，实现办公自动化是非常必要和重要的。

3. 公文流转系统

公文流转系统是工作自动化系统的核心系统。近年来，高科技互联网办公的方式就像雨后春笋一般出现在各大企业的管理模式当中，互联网办公的便利性逐渐深入人心，公文流转系统就是其中的一大利器。而公文流转这项工作本身具有复杂繁重的特点，在这项工作中，通常会出现某个人的文书管理的操作不当，发生文件丢失、未审批、过时，或者外出工作未能及时审阅的情况。传统意义上的数据文件往往都是一份厚重冗沉的文件档案或者是纸质文件，想要从中查询一份历史性的数据就必须到文件专门归档的部门，从年份开始查询，从而找到归档的文件，耗时且繁琐。因此对于公文流转系统的开发是很有必要性的，这种系统的开发可以让工作人员从长期复杂的公文事务中脱身，极大加快工作效率，大大降低了行政文本，实现了自动化办公。公文流转系统具有基于角色管理的控制权限，可以通过模块权限、功能权限以及业务范围这3个三级权限是与角色关联，账户与角色关联，账户和业务范围之间的关联，从而达到系统、严谨、方便管理的权限管理。系统通过模块、功能和业务范围3个层面诠释了三级权限的结构层次，能够做到对账户权限的准确定义，极大程度上满足了工作流过程中对文件安全性以及权限的要求，增加了系统的安全性。此系统完全建立于用户进行的权限管理，不需要再次对账户进行逐一的开放权限，角色可以根据企业的内部情况提前警醒用户的管理以及用户的授权，然后在角色开放权限的时候就能够简单地进行用户权限授予操作。用户管理允许单一的账户具有多个用户，但是在操作过程中，有且只能有一个用户为当前角色，所有的业务处理都是以此用户权限进行限制，当需要进行其他用户业务的时候，可以在系统中直接进行用户切换，并不需要再次登录[1]。

4.公文流转在电力企业的应用

4.1 对于公文质量的提高

在电力企业中公文的质量要求是比较高的，公文的质量是企业公文管理的重要一环，因此对于公文质量高要求的因素的存在，企业对于高精度的公文流转工作的需求性就很高。作为一所电力企业，要想在日常工作中及时看见问题、改善问题，建立一个完善的公文管理系统评价体系是非常迫切的，公文流转体系可以使得企业对于公文的管理基础得到加强，对于规则的细化以及管理制度的完善起到决定性作用，使得日常公文管理工作的效率以及质量同步提高。可以把某一项工作或者某一个任务分解成为多个不同的步骤，然后又多个人员进行协作，共同完成。就相当于多个人将同一张表格共同进行填写，这个操作可以完成业务或者公文的申请、管理、审批，并且能够实现一些数据的规范性录入、存档以及查询[2]。

（1）制定稳工流转的管理评价标准，在日常的公文管理工作中所涉及的方方面面非常广泛，在这个工作中有许多细节可以去改善。在电力公司中可以采取一些高效的措施，比如可以将每一个公文当做一个独立的评价标准，内容的考核可以涉及文字、主题、格式、流程等其他部分，这种方法可以使管理规格更明确精准，并且严格政治性管理评价标准的规章制度，有利于日常公文管理以及审核的徐律提高。

（2）定量考评，电力公司能够让员工以及下属公司进行部门的考核以及记分制，将定性的公文管理转化成定量的日常考核。参照这种考核的标准可以更好地将企业各部门所存在的问题凸显出来，使得公文管理工作更加规范。

4.2 对于公文效率的提高

对于公文流转工作管理制度的加强就是防止对于日常公文工作的拖拉。众所周知，公文具有非常强的事项行，在日常公文管理的及时性的把控是很重要的。

（1）应当严格遵守限时办理的规则，对于电力企业的基层部门将龚文递交工作结束之后，公文办理的工作必须依照公文的办理时限的要求。对于加急的公文必须要紧急处理，不得拖拉，在规定时间内将加急公文处理完成，拒绝拖拉，若出现客观因素影响公文管理工作是，应当将公文交由领导进行审批，有管理人员先行答复或者对于公文进行处理时间的明确。

（2）迟到缺席制度的严格要求。如果企业基层部门出现公文流转请示时限过期或者迟迟未得到答复，应将请示文件的请示内容直接通过，视作管理部门的同意请示，之后责任应由管理领导承担公文产生的后续影响。

4.3 对于日常公文数量的精简

在公文流转的工作中要求就是精益求精，应该在日常公文处理工作中体现出来，这也是在基层公文管理制度的基本原则，必须要在行动上落实的。

（1）对于公文发布的数量要具有严格的控制，在电力企业中可以将前几年的公文发表情况当做一个全新的衡量标准，对公文发布数量进行规定，下达每月公文发布的指标，这个进程一定要严格地把控住，要把公文发布的总数量严格地控制起来。

（2）公文发布要加强协调性，电力企业的公共管理流程中要对发布的公文进行审核力度的加强，对于没有必要发布的公文进行严格的把控，要求各个部门在横向协同工作上加强，相同类似的事件要进行归并使得公文的总数减少，以避免资源以及工作效率的浪费；在节假日以及安排活动时发布的公文不能重复。

5.问题以及建议

5.1 存在的问题

其实现代的公文流转系统所具有的功能已经很全面了，但是使用率方面最高的是收文和发文，它具有的相关的功能使用率较低，甚至处在零使用率的状态，如请示汇报和网络报销等，这些是大部分公司企业普遍存在的问题。而且在正常的收文和发文的流程中，普遍存有公司管理者签发或者批办节点，但是因为相关的领导者长期外出办公或者工作业务繁忙等各种各样的潜在因素致使不能及时地审阅和批示相关的公文，因此导致了公司公文处理人员的工作速度和效率，公文处理系统具有的方便快捷的特点得不到充分的发挥。虽然绝大多数公司都已经采取了无纸化，信息化办公模式，但是在最后阶段进行公文归档的时候，纸质的公文文件也是必须携带的，这种纸质文件在办公、业务往来的过程中被标上了不能缺少的标签，使得电子档和纸质档两者并存的局面。这种管理方式不仅仅致使工作量大大增加，也使得公文流转系统对于电子档案快捷检索、传输、阅读、管理的特点得不到体现。企业在发文的过程中，文的拟制、格式、内容不符合发文要求的情况普遍存在，如越级请示、越权发文等行文规则上的错误，以及请示的内容、标点符号、公文结构层次等错误[3]。

5.2 关于公文流转系统的建议

一方面加强在收文时的初步审阅，管理好公文入口，坚持统一一个收文入口，制定专门负责签收、登记的专员，单间收文的账目，才能确保工作流的管理工作每个环节都能精准查询，提高员工的办公责任感，一起落实办文时限，提高工作效率。规范公文的审批签收程序也是很有必要的，建立一个严格的公文流转系统，对于上层的批示或者纪检，首先需要建立急件，其次才是普通公文，对于日常的公文办理事务，收文当天即按流程处理完毕。实施公文办理颜色提醒项目，急件分类管理。依照公文的处理类别将公文的文件夹分成红、蓝、绿3种颜色，每种颜色对应的公文采取不同的处理方式，不仅能及时提醒管理者审批，也有利于管理者比较和权衡，这项举措能有效提高公文的拟办和签收的效率。

5.3 制度完善流程严谨

企业中的公文流转管理工作应该由标准化向职责方面转化。在公文流转运行进程中的每一个环节都能相互挂钩、联系密切的，稳定性、确定性的特征都是比较强的，因此要求工作流程必须建立起连续性的特点，可以让它运行更加规范的紧密管理制度，以此作为标准使得文件在运行流转时的规范性能够得到一定的保障。为了把发布的公文效力充分地发挥出来，电力企业要对内部的公文管理制度进行修订是迫切的，一旦施行就要严格地执行，必须保证企业中发布的公文不仅都要有统一的格式，而且在程序上也要进行规范。公文的质量管理以及流转制度也要建立起来，把工作的流程完善得更加的细化。

6.结语

在实际办公中，公文流转系统早就普遍在政府机关、各企业、事业单位所运用，并且计算机和相关辅助系统的帮助下对于海量信息的整合以及公文的有效集成工作提供了便利性。电力公司公文流转系统不仅可以大大提高员工的工作效率，并且正确地使用公文流转系统能够使企业的业务流程更加高效便捷，加速企业业务发展，提高电力公司在市场上的竞争性，避免被市场的潮流淘汰的噩梦。纵然公文流转系统并非全能，但是相较于传统公文流转的业务办理，其帮助性和对于业务管理的发展能力的促进不言而喻，时代在进步，作为现在信息化、无纸化办公的企业，这样的进步是必须适应的，跟不上脚步就会被淘汰。