基于企业微信的迎新探索和实践

吴志康

（山西财经大学网络与信息教育技术中心，山西 太原030000）

为深入贯彻落实党的十九大精神，办好网络教育，积极推进“互联网+教育”发展，加快教育现代化和教育强国建设，2018年，教育部发布了《教育信息化2.0行动计划》[1]。2021年，教育部发布了《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》，要求深化教育领域“放管服”改革，以数据为驱动力，利用新一代信息技术提升教育管理数字化、网络化、智能化水平[2]。2021年，教育部发布《高等学校数字校园建设规范（试行）》通知，该规范适用于高等学校开展数字校园及智慧校园的规划、设计、建设和实施[3]，涉及当前流行的云计算平台、大数据平台和人工智能平台等。基于此，高校应全面贯彻落实全国教育大会精神，以教育信息化支撑引领教育现代化，驱动教育强国和人才强国建设。

随着移动互联网不断发展和移动智能终端的广泛使用，移动智能终端已经成为高校师生的教学和生活必不可少的工具[4]。特别是疫情期间，学校师生健康打卡、在线教学、开学迎新等需求[5-7]，也让各种移动办公平台流行起来，包括早期阿里的钉钉、腾讯的企业微信以及后来华为的weLink、字节跳动的飞书等[8]。在2020年疫情期间，为了更好地完成新生开学工作，某高校推出了基于企业微信的迎新系统，新生在家通过手机等移动端设备完成线上预报到和健康打卡，到校后扫码完成现场报到和检录。使得以往需要排队等候或需要电脑操作的现场检录、缴费、是否购买公寓用品等环节得以通过手机端提前完成，在响应国家、地方和学校等疫情防控工作要求的前提下，减轻迎新压力的同时更好地服务师生。

1 企业微信

企业微信是腾讯公司推出的专业办公管理平台，已覆盖教育、医疗、互联网等行业[9]。企业微信非常适合应用于高校的各类场景，它既内置了丰富的办公应用，又依托开放平台提供较强的开发扩展能力，从日常需求到个性化定制两方面满足高校的需求。并且企业微信秉承微信简洁的界面、傻瓜式操作、开源化应用和可靠的安全保障，延续了微信的极简风格。此外，企业微信和微信互通，使得企业微信既能在单独APP上使用，也能在微信上使用，通过关注企业工作台，实现微信办公，师生们的接受度更高，推广成本低。

在教育行业，企业微信主要被用于校内管理和服务、在线教学等应用场景。已经有众多高校根据自身实际情况，以校内管理和服务为首要需求，实现了基于企业微信的个性化的移动端校园应用，其中包括华东师范大学、华南理工大学、北方工业大学、北京化工大学、南京工程学院等高校[9]。将企业微信定位为校园移动端平台，以此整合并打通高校迎新系统、一卡通系统、一站式办事大厅、教务系统、学工系统、图书系统等业务系统，实现移动端统一身份认证，多平台单点登录。企业微信不仅给师生提供了便利服务，也提高了校内管理的效率和水平。总之，将企业微信打造成智慧校园时代的移动门户，顺应了社会数字化、信息化和移动化办公的发展趋势。

2 传统开学报到

传统的开学报到过程烦琐，涉及学校部门众多，信息登记重复较多。开学时，新生需准备身份证和录取通知书现场报到，缴费，购买军训服装和住宿用品，领取一卡通等，容易出现排队等候，人员聚集现象严重。此外还需登记个人家庭信息、服兵役信息、贷款信息等，还要通过各个部门的盖章凭据走完入学流程。

迎新期间，准备工作投入较大。作为迎新人员，需要提前在空旷场地布置帐篷、电源和网络等相关环境，保证通过电脑、身份证识别设备或扫码枪进行身份验证。这种报到方式不仅受天气环境影响较大，还存在电源、网络和线路等安全隐患。

新生和学校沟通渠道单一。过去新生开学前，学生大都通过招生办电话和各学院电话咨询各种报到、缴费和住宿等问题，经常出现学校正值放假，学校和学院电话无人接听、电话繁忙或者学生所咨询问题与分管部门不一致等现象。而学校则通过官网发布通知，容易出现学生错过或完全不知情。这种沟通不畅，消息接收不及时，严重影响新生入学手续的办理和新生对学校的认可。通过企业微信的员工助手，方便学生和教师的沟通交流。

此外，2020年疫情蔓延，为了做好学校师生的疫情防控，高校推出基于企业微信的健康打卡系统，保证学校对师生行程信息和健康状态有一定的掌握。在响应国家推出的复工复学通知下，各省市多次推迟开学时间。在疫情防控要求下，为了避免新生入学时出现校门口人员聚集、校内人员排队等现象，学校在推出基于企业微信的迎新系统，提前完成预报到，使得新生现场报到手续更简洁、高效。在校门口和校内管理上也作出部署，包括分批开学，加强校门人员和车辆管理，提前14 d开始健康打卡，进校通过测温门，查看健康码和行程码，禁止家长陪同进校等措施等，保证疫情防控到位。

3 基于企业微信的迎新系统

通过对各个部门需求调研和相关院校的经验借鉴，迎新系统主要包括迎新官网、迎新后台管理系统和迎新移动应用，其中迎新官网包括入学须知、管理员登录和学校概况、校园生活等。学校通过迎新官网发布入学须知、注意事项和报到流程等，管理员通过管理员登录模块进入迎新后台管理系统。迎新后台管理系统包括部门管理、新生管理、迎新准备、新生预报到查询、现场办理、报表查询、通知公号、网站管理和系统管理模块。迎新移动应用即掌上迎新，教师端主要完成新生报到检录、信息查看和统计等；学生端则是通过掌上迎新，方便、快捷地完成网上预报到流程。

3.1 迎新准备

在准备阶段，主要是完成后台数据同步和导入，迎新部门、人员及对应业务的设置，明确各部门、学院教师的职责和任务。该阶段的任务主要是在教务处主导下，由各业务部门配合信息中心完成。

3.1.1 数据同步和导入

新生数据同步，包括从招生办或研究生院将新生数据导入到迎新后台管理系统，从后勤管理系统中将楼宇宿舍数据和相应的住宿费导入。还包括专业及费用设置、迎新辅导员数据以及其他部门迎新人员等数据的导入。

3.1.2 设置迎新部门、人员及业务

后勤部门负责宿舍分配和公寓用品统一招标购买，保卫处负责户口迁移统计和相关材料回收，学生处负责军需服装招标购买、绿色通道管理、经济调查表填写、健康打卡、行程信息的统计和具体接站等。教务处负责学号生成、班级分配、兵役统计和生成学籍卡等，财务处负责费用扣除和缴费数据的同步，网络中心负责制作一卡通、迎新期间迎新系统、企业微信以及相关后台数据的维护和管理，各学院迎新人员负责学生现场检录、确认和一卡通发放等。在迎新后台为各个业务部门配置对应的业务人员和权限，保证业务、部门、人员相对应。为了方便学生完成预报到操作流程，在每个业务和操作的下边添加相应的注意事项。当某个业务未完成或出现错误，也会有相应的操作提示或错误提示。

3.1.3 其他

在迎新后台管理系统，可以设置学号构成规则来一键完成学号生成，也可以通过各学院的人数、性别比例、地域分布、班级人数等完成快速分班和分宿舍，还可以在后台管理系统中提前导入录取通知书和调档函的模板，完成新生录取通知书和调档函的批量打印。

3.2 新生预报到

新生通过录取通知书上的二维码和相应流程，注册企业微信，进入工作台，点击“掌上迎新”。通过阅读预报到说明、完善个人基本信息、登记家庭经济情况，完成健康打卡、绿色通道、其他信息登记、缴费信息查看、信息确认（生成预报到二维码）完成预报到流程。预报到完成后，新生可以查看自己的学院和班级等个人信息、住宿信息、缴费信息等。

3.2.1 完善基本信息

个人基本信息包括1 in（1 in≈2.54 cm）照片、身高、体重和手机号等，其他考生号、姓名、政治面貌和毕业院校等信息已经内置，无需填写。其中1 in照片标注了尺寸、大小范围、底色等提示信息。

3.2.2 其他信息登记

其他信息包括军训服装和公寓用品的购买、户口迁移、宿舍申报、兵役登记和行程信息（包括是否需要接站、站点名称、到校日期、出行工具以及随行人员等）。

通过预报到，保证在新生入学前，收集到校后所必须的所有信息。使得学生到校后，不必再填报各种表格或系统，也在一定程度上保证信息的准确性。

3.3 现场检录和确认

新生到校后，迎新人员核对新生身份信息，通过扫描新生掌上迎新中二维码，确认后完成现场检录，同时领取一卡通。学生预报到时购买军训服装和公寓用品等，在开学前，由宿管人员放置到对应的柜子和床位，避免学生排队领取物品的现象。

除了检录功能外，辅导员可以在手机等移动端查看对应班级的报到情况、学生缴费状态和户口迁移情况等统计信息，也可查看班级中的某个学生的报到情况，这在一定程度上有助于辅导员及时提醒学生完成缴费或后续户口等对应材料的收取。学院层级的管理员可以在手机端查看学院和各专业的预报到统计、检录统计、缴费统计、性别统计和到校日期等信息。同样的，校级管理员可以通过移动端查看学校整体预报到和检录统计等展示信息。此外，全校师生都可以通过迎新大屏实时关注全校学生检录统计、各学院报到比例、生源地地图、年龄统计柱形图、性别比例、星座占比和报到时间折线图等信息的分析展示。

3.4 迎新后期

新生报到完成后，将迎新系统中的数据作为唯一的数据源，学生处等各部门依据对应的权限将所需数据同步到各自部门，共享基本信息，以便在新生入学后，避免学生信息的重复填报。

4 企业微信员工助手

为新生顺利完成预报到，在企业微信中为各迎新部门和学院建立对应的员工助手，添加对应的业务名称、部门服务人员和职责描述，新生可根据各自问题在对应的员工服务窗口咨询，解决预报到和到校后面临的各类问题。在为新生答疑解惑的同时，迎新人员能及时发现迎新系统和迎新准备当中存在的一些新问题，为后续迎新系统的进一步完善做准备，也为下一年线上迎新积累经验。

此外，通过企业微信的消息中心和公号，能够及时让学生收到关于预报到、缴费和一卡通等相关信息，及时了解动态，完成相关操作。

5 问题和改进

5.1 部分新生上传照片，验证未通过

为方便制作一卡通和后期学生照片收集，一开始将迎新系统中的照片上传作为必选项，但从初中到大学，部分学生成长变化较大，当前照片与公安系统的身份证照片比对未能通过，无法完成后续预报到流程。在发现该问题后，将照片上传作为可选项，使学生顺利完成预报到。

5.2 数据未打通

迎新系统除了与财务系统和教务系统进行对接，保证数据同步及时，未与其他系统完成对接，部分业务数据需手动导入。需要在后续迎新系统进一步完善的基础上完成对接。

6 总结

移动信息化建设是一个长期的过程，在推出基于企业微信的掌上迎新后，不仅方便新生开学报到和信息收集，还大幅度提高了迎新人员的工作效率，改变了原先需要排队等候的报到流程。为方便师生一卡通充值实时到账、查询、挂失等，建设了基于企业微信的一卡通系统。在一卡通系统中推出了虚拟卡，即通过手机完成刷码支付、刷码进出公寓门禁、图书馆门禁以及图书借阅等。此外推出了移动端办事大厅e事通，通过手机即可完成原先复杂、烦琐的申请、审批业务，包括教师调课、师生请假、科研项目申请、社会车辆出入等。

总之，在未来的移动端建设中，继续以企业微信为平台，不断推出更多能满足高校丰富的教学、行政、服务等应用场景和环境的应用系统，进一步提高教育服务信息化水平。