中小企业存货管理现状及对策研究——以YD公司为例

赵睿琪

（广州耀东投资发展有限公司，广东 广州 510440）

我国中小企业分为中型、小型、微型三种类型，具体根据从业人员、营业收入和资产总额等指标特点划分。普遍来说，中小企业是指规模较小，或者处于创业阶段的企业。目前中国的中小企业近2600万家，占全国企业总数的97%。中小企业是国民经济的重要增长点，是推动经济发展的重要因素，同时也是增加就业和社会稳定的基础，并且对活跃市场起到重要作用。

存货管理是中小企业管理的核心内容。存货一般占流动资产的35%左右，制造业和商品流通企业的比例会更高。如何实现低成本，库存利用最大化运营一直是中小企业面临的难题。资源的缺乏导致中小企业在存货管理方面存在很多漏洞。因此有必要对中小企业的存货管理进行研究，以提高其管理能力。下面就以YD公司为例进行分析。

一、中小企业加强存货管理的必要性

（一）加强存货管理有利于提高企业竞争力

企业的竞争不仅体现在增加市场份额和提高产品占有率方面，随着市场的变化，提高企业的竞争力逐渐向加强内部管理方面转型。而库存的管理在企业生产经营活动中至关重要，足够的存货能够满足企业的正常销售。但是，过多的存货又会占用企业的资金，从而降低企业的盈利能力。为了满足市场需求，中小企业的存货需要不断更新，因为陈旧的商品滞销会导致过多的存货积压，从而增加了企业的经营风险，所以需要加强存货的管理从而提高企业的竞争力。

（二）加强存货管理有利于保证生产经营的正常运行

存货管理的作用在于保证供应和降低成本，通过有效的存货管理提高存货周转率，增强资本的流动性和变现能力，提高企业的销售效率与存货周转效率，从而达到获得最大经济效益的目的。具体而言，存货贯穿于生产经营的供产销3个环节，只有通过存货才能把供产销各环节联系起来，协调一致，防止和避免供产销脱节。只有对存货的各个环节进行合理控制，采用符合自身生产经营状况的存货管理方案，才能保证生产经营活动有序高效进行。

二、中小企业存货管理存在的问题

YD公司成立于2013年，是一家专注品牌销售供应链的公司，包含供应链、投资、生物研究等多个板块。目前公司旗下主打美妆品牌，独家代理销售多个品牌有，年销售额过亿，存货品种数百种。主要是美妆、护肤以及护理产品。

（一）企业各部门员工缺乏存货管理意识及专业素养

1.缺乏现代库存管理思想

企业管理人员缺乏现代库存管理思想，只注重于存。采购部门只注重采购价格，会通过大批量采购来降低采购价格。销售部门只注重销量，为了避免存货不足而影响销量会要求保证足够的存货。从长远来看，反而增加了企业的成本。

2.各部门员工专业素养有待提高

虽然引进了网店管家（一种适用于该类型企业的ERP系统），但目前只使用了销售出库的功能。材料采购、产品分类、库存盘点等功能都没有使用，原因在各部门人员认为这些功能不重要。采购人员不熟悉材料采购模块，销售人员只管销售数量，不管退货及产品质量问题。仓库人员没有利用系统进行产品分类及库存盘点。

（二）最佳库存的核算存在缺陷

实际工作中，很多中小企业没有使用相关信息系统来管理库存，有的即使使用了相关的信息系统，但对供应链管理理念比较欠缺。最佳库存体现在既能满足日常销售需要，又不至于积压存货。企业因为管理不善、信息沟通不畅出现的损失比比皆是，很多企业在实际生产经营活动中，存货大量积压，占用过高的资金，虽然可以节省一些成本和税负。但是从长远来讲，占用现金流，不利于企业的发展。在最佳库存的计算方面，也没有使用科学有效的计算方法来估计库存。无法对市场的需求做出快速反应，导致对年需求量及缺货成本的估计不准确。当过多的存货滞销又会导致存货跌价从而影响利润表和资产负债表的数据，造成管理者做出错误的判断和决策。

（三）存货管理信息无法做到共享

现代信息技术的发展，极大程度上提高了管理效率。ERP软件的盛行已经融入各行各业。从存货采购、生产、入库、出库都有一系列完整的流程，使得存货管理简单有效。但是，目前很多中小企业还没有使用该信息系统，即使使用了该系统的企业，也仅仅停留在某一个功能，以YD公司为例，该公司使用的网店管家系统分为货品采购—销售业务—仓库管理—往来账款—退货退款五大模块。每个模块的功能是相辅相成的。但是目前只使用的销售业务当中的销售出库功能，主要原因是缺乏具备相关知识的专业人员。存货入库没有录入系统，每次需要依靠人工来清点相关存货的数量，导致存货数量有误差，销售部门的促销活动也会受到影响。财务部门对应收应付账款以及存货的核算也不够及时准确。在种种因素的影响下，企业存货管理工作信息化严重不足，不仅会带来库存积压等消极影响，而且也会降低财务工作的效率。

（四）库存盘点效率低

库存盘点是以月或年为周期清点仓库的成品及原材料，以便对相关货物的收发结存等活动进行有效控制，保证货物完好无损、账实相符，确保生产正常进行。

库存盘点应制定相关制度，定期进行。但中小企业由于制度不够完善，人员不足导致没有定期盘点。且随着信息系统的发展，企业的库存盘点工作应该在相关系统软件中完成，但是中小企业目前还是使用传统的手工记录盘点，所以库存盘点的精确性有待考量。

（五）存货管理制度存在缺陷

1.管理人员分工不明确

中小企业一些管理人员往往身兼数职，工作任务繁重。没有很好划分管理的权限。例如，中小企业没有专门的人员去做市场调查、询价从而确定供应商。采购的产品从质量和价格方面来讲都不是最优的。有时候可能会因为价格低而大量采购造成存货积压，和销售部门没有及时沟通和信息共享。

2.没有建立仓库管理制度

仓库管理人员不熟悉相关系统的运用和具备一些财务核算知识，存货入库没有核对入库单与实物是否相符，存在数量与实物不匹配的情况和缺乏入库单。存货的出库没有严格的审批制度，仓库人员可以随意打包出库。期末也没有与存货相关的报表。

3.没有建立完善的供应商管理体系

中小企业由于自身资产及人员规模的限制，导致在采购过程中很难做到询价比价选择供应商，只是一味地追求低价。对于中小型贸易企业来说，产品质量和价格决定了企业未来的经营发展。价格低的产品必然会以低劣的质量作为代价，虽然短期内可以获利，但是最后损害的是企业的形象与长远发展。所以要提高企业的竞争力，维护长期稳定的客户，在制度中要增加与供应商管理相关的制度，包括供应商评价、选择及关系管理的相关制度。

三、中小企业加强存货管理的解决对策

（一）提升员工库存管理意识及专业素养

1.培养员工库存管理意识

首先，可以定期开展一些讲座，学习相关知识，并对相关人员进行技能及业务的考核。其次，明确各个工作人员的分工，做到不相容岗位的分离，不要出现一个人多个职位的情况。最后，企业管理者要以身作则，提高自身管理能力，引进相关人才，打破传统思维，不要一味地把目光放在销量上面，要使其意识到库存管理的重要性。

2.提高员工专业素养

定期提供一些培训课程让各部门员工学习，比如采购成本价格分析及控制成本的策略与工具；如何收集行业的市场行情信息；如何对供应商准入的评审及关系的管理；获悉供应结构持续优化的目的、手段及方式；产品的质量与交付的管理等。课程结束后，对相关员工进行考核，考核成绩与薪资挂钩。除了学习理论知识，还可以组织员工去大企业学习交流，学习大企业先进的管理经验。从理论和实践两方面去提高员工的专业素养。

（二）制定合理的存货周转率，计算最佳库存

存货周转率等于企业一定时期主营业务成本与平均存货余额的比率，主要反映存货的周转速度。通过存货周转率的计算与分析，可以测定企业一定时期内存货资产的周转速度，是反映企业购、产、销平衡效率的一种尺度。存货周转率越高，表明企业存货资产变现能力越强，存货及占用在存货上的资金周转速度越快。因此，提高存货周转率可以提高企业的变现能力。企业应该根据预测的年销售订单数量和订货周期预测自身的存货周转率，把这个周转率和行业的进行比较，制定一个合理的目标值，约束大家按照目标值进行控制。还要规范财务制度，提高核算水平保证核算的准确性。另外，财务岗位要配备专业的人员，在ERP系统里面构建信息化平台，通过运用数据化系统，有效实现相关数据的核算。

（三）提高信息系统使用效率

使用信息系统可以实现采购入库、销售出库、存货盘点、月末生产报表一体化，保证数据及时准确，使得工作效率能够大大提高。要提高信息系统的使用效率，首先，要完善操作流程，使得各个模块之间的数据能够很好地衔接，要保证数据的准确性和完整性。特别是销售部门要对销量作出准确的预测，将该数据传递给采购部门才能对采购量作出预测。其次，要做到及时。仓库人员要及时将每天入库和出库的单据交给记账员，由记账员将这些单据录入系统。如果录入不及时，会影响采购部门制定采购计划。最后，系统要设置库存预警，定期将数据发送给有关部门，如果库存不足或者超出需求量，有关部门要及时采取措施，且要定期检查与反馈执行情况。

具体到网店管家ERP软件的五大模块运用如下：第一个模块是货品采购流程。采购要先开单，然后主管采购审核，打出采购单去采购。采购回来后仓库验货。最后入库结算。只有走完最后入库结算后库存数才会加上。同时进行库存同步和商品匹配：登录管家，在货品下有个批量导入—新品建立，打开后，如图会有一个推荐模板，按照模板导入，商品匹配的作用是用于库存同步的，把平台的商品与管家的商品关联起来后，通过库存变动来触发库存同步，将管家里的真实库存同步到平台，防止平台商品超卖。第二个模块是销售业务流程。首先运营人员进行单据打印，将销售产品清单传递到仓库，仓库人员根据单据出库验货，最后是发货确认，在系统可以查询到发货在途的商品，顾客收到商品后完成该笔交易。这个模块的作用主要是提高发货准确率，降低售后工作量和提高客户满意度。第三个模块是仓库管理流程。建立仓库和货位—货品对应仓库—录入期初库存—查询库存和盘点。第四个模块是往来账款流程。收支账户的设置—账款的进出—对账—收款和付款。第五个模块是退货退款流程。进入退货单页面，选择供货商、仓库及对应需要退回的货品等信息后点击保存，再次确认退货的订单内容是否有误，无误点审核即可。

通过信息系统编制库存相关报表，要求数据要及时、准确。所以提高信息化需要各个部门员工的密切配合和共同努力。只有这样，管理人员才能很好地掌握库存周转、库龄、积压以及滞销等情况，及时发现问题并解决问题。提高信息系统的使用效率，可以从根本上解决问题。

（四）进行定期盘点

存货盘点是解决账实是否相符的最佳办法。企业应该建立定期盘点制度。比如，每月对重要存货进行盘点，每个季度抽盘，每年进行一次全面盘点。存货应该按照标签摆放在相应位置，通过编号来标记不同类型的存货。将编号录入系统。在系统导出盘点表、存货明细账。由仓库主管、会计主管及另外一名员工进行盘点（全面盘点时，可以增加几人组成盘点小组）。盘点过程不仅要检查存货数量，还有检查入库出库手续是否齐全、存货质量等其他内容。对于盘盈或者盘亏的存货，要及时进行账务处理。

（五）建立健全存货管理制度

1.建立不相容职务相分离制度

要建立不同岗位适应存货的管理，以YD公司为例，该公司属于商品流通企业。产成品入库时，仓库质检员要检查质量然后签收。产成品入库时，质量检验员应检查并签发预先编号的验收单。按照验收单将入库数量输入系统，由会计人员编制记账凭证。仓库质检员和会计人员要岗位分离。存货出库时，由销售部门负责该笔订单的销售人员填写销售订购单，销售订购单由销售经理复核并签名确认后，由仓库填写一式三联的出库单，出库单由仓储经理签字，出库单一联交到仓库、一联交给财务部、一联由销售部保管。销售经理与仓储经理岗位分离。产品发出前，由运输经理独立检查出库单、销售订购单，确定从仓库提取的商品附有经批准的销售订购单，并且所提取的产品与销售订购单一致。运输经理与仓储经理岗位分离（考虑到中小企业人员较少，运输经理可以由除仓储经理外的其他人担任）。每月末，仓库记账员根据计算机系统内状态为“已处理”的订购单数量，编制相应的凭证，经会计主管审核批准后进行账务处理。

2.建立仓库管理制度

入库时，仓库管理人员要清查产品的数量、规格型号。数量要和入库单核对一致，质量不能出现残缺。质量不合格的产品不得入库，需要退回，仓库管理员不得私自处理。出库时，产品的发出必须要取得销售部的发货单据（单据必须经过销售总监签字）。

3.建立供应商管理制度

为了加强库存管理，中小企业要建立供应商评估体系对供应商进行评估，定期考核。主要考核以下内容：商品质量、交货期、配合程度、价格和付款方式，每项为20分。商品质量和交货期会影响客户的满意度。配合程度体现了企业与企业之间的信息与沟通，价格和付款方式会影响企业的利润和现金流。评估分数90-100分为A级，80-90分为B级，70-80分为C级，60-70分为D级，60分以下为E级。D级以下的供应商不在考虑范围内，D级以上按照分数来选择。

四、结束语

中小企业的库存管理要结合实际情况，针对具体问题提出解决方案，以上提出的中小企业库存管理问题是大部分中小企业普遍存在的，提出的解决方案也是针对该类型的企业提出的。对于不同类型的企业，会有不同的问题和解决方案待研究。但是目前处于高度信息化时代，所以应用相关ERP软件成为存货管理主流，如何选择以及如何培养相关人才是当务之急。因此，在中小企业库存管理方面还有很多问题待解决，要充分认识到这一点，对中小企业的长远发展起到至关重要的作用。