房地产企业合同管理的问题及措施研究

孙庆文

（北京首开亿信置业股份有限公司，北京 100072）

市场中企业之间的经营活动需要通过各式各样的合同形式来进行。合同管理位于房地产交易的基础地位，合同的订立的好坏履行顺畅，不仅体现了企业的商业信用、偿债能力和竞争能力，更能体现整个企业的经营管理水平。随着房地产企业业务的不断开展，市场的不断完善，对房地产开发企业的合同管理也有了更高的要求，合同订立及履约阶段管理也更加严格。

一、房地产企业合同管理概述

（一）房地产企业合同管理的概念

房地产企业合同管理是贯穿于企业工程建设初期到后期的经营过程中，房地产企业与各个参与该项目建设的单位签订各种各样的合同。但每个合同标的的内容涵盖不同，合同执行期限不同，付款的方式次数不同，双方订立的权利义务不同，订立的违约责任及解决方法不同，合同的审批权限也有不同，所以要分类对各种合同进行归档管理及执行统计。房地产企业合同管理主要是指规章制度、人员培训、合同审查履行和结算、纠纷处理等的管理。

（二）房地产企业合同管理的重要性

在市场经济条件下，不管是规模大的企业，还是小型企业都会签订合同，可以说合同无处不在。房地产企业要正常运行，也离不开大大小小的合同，合同贯穿于企业每一项经营活动中。看一个企业管理的好坏可以从合同管理入手，而房地产企业的成本管理是整个企业的核心，对企业的收益会有很大影响。建立一套有效适用的合同管理体系，能通过对合同时效的管理，监控合同交付执行情况、付款的及时性，完善标准流程，及时提醒、督促跟进，提高各个环节交付及时率，提升合同整体完成效率。为了适应时代的发展，合同管理从手工管理发展到如今的电子化管理。通过电子合同管理系统平台，创建适合本企业的合同管理组织流程平台，对合同进行全程化、动态化、系统化地管理，合同信息及交付信息透明，实时掌握合同进展。通过对合同变更的监控，改善合同订立及变更质量，提升执行能力，减少执行损失。通过系统平台对合同整体运作流程上标准规范化，账实保持一致，通过稽查、改善流程、建立控制点，可有效提升合同管理学相关流程的合规性。

二、房地产企业合同管理存在的问题

企业高效的合同管理体制可以给企业带来财富，不良的合同管理体制则可能造成企业负担较多的风险成本。企业管理组织制度的不完善，在企业经营过程中会给企业带来一系列的无法预知的风险。

（一）合同管理制度不落实，合同管理重视不够

目前，各个房地产企业很早都明白了成本管理对本企业的重要性，而且参考了国家及上级单位下发的制度编制本企业成本管理工作制度。但有的房地产企业虽然制定了完善的合同管理制度，也确定了合理的审批流程和职责划分，在实际执行过程中未按照规定职责办事。首先，审批流程没有严格管理，审批权责划分不明确，造成审批出现超权限事项。如合同审批金额的权限限制，达到某阶段金额的合同应该由总经理签字，达到某阶段金额合同应该由董事长签字确认等。其次，合同内容表述不严谨，给企业后期带来风险事件。如合同没有确认标的发生后的计量标准，导致后期执行时无据可依。最后，非法人代理法人签订合同，但无明确授权，合同签订是需要法人签字确认的，如法人无法确认则由法人授权的代理人执行，但没有提供纸质委托授权书。还有，对方单位未取得与合同要求相关的资质证明，或未经审核相关资料就签订合同。与房地产企业签订合同一般要提供最新的营业执照，安全生产许可证，企业资质证书等，这些证书在签订合同时都要在有效期内的，不能提供已经失效的证照。

（二）编码混乱内容表述及信息不完整，文本不规范

房地产企业订立合同格式条款多种多样的，合同名目较多，编码不能明确显示所要确定的业态分析成本项目，造成成本统计数据不准确。企业签订合同必备的八个要素中，合同履行期限、违约责任、解决争议的方法是企业容易忽略的要素。企业在合同洽商合同相关条款时，没有采用标准合同文本，忽略了合同签订时应具备的必要信息，造成当事人主观表达疏漏，不完整，容易发生异议和误解、合同纠纷，使企业承担不必要的风险。

（三）合同履行监管出现纰漏，电子系统如同虚设

第一，负责合同管理人员管理水平有限，合同管理制度及工作流程执行及管控力度不够，监管不严谨，重视不足，导致合同未按合同约定履行，出现不必要的违约责任。房地产企业的合同一般执行期间较久，合同履行期间经办人员变动较大，前后人员没有进行妥当的交接手续，使当前经办人对负责的合同履行资料丢失或不完整，无法及时查出合同履行情况。第二，开发商除了一些承包合同，销售过程订立的合同在后期执行过程中，为了简化客户的付款手续，节省了客户的时间，未按照合同约定转账，或他人代客户付款转账，或是现金转入的，到后期如发生退款，就发生一系列的纠纷，将来配合某些事务财务公开时，会出现账目不清，无据可考。第三，现在有些房地产企业虽然有电子登记合同系统，但因系统财务人员未参与，权限全放开，没有设置管理职责，由各经办人员自行管理，没有牵制及复核，导致系统内登记信息时点混乱，信息资料出现重复登记、漏记、错记的现象。合同执行也没有完全按照合同条款执行，延迟或遗忘，导致合同签订与履约执行过程的严重脱节，出现违约，引起合同纠纷，加大企业合同风险成本。

（四）合同审批流程岗位职责不清，出现问题互相推诿

合同审批流程一般从经办到总经理，各个岗位职责不同。对经办人员来说，所管辖的合同要非常了解，合同内容要清楚，付款时点要非常明确，执行情况也要知道。但由于业务工作的原因主要经办人员变动频繁，经办人员工作衔接手续不完备，造成现经办人对经管合同情况不知晓，影响各部门工作效率。再有，有些企业已经使用电子合同登记系统，但系统内没有对人员的职责权限进行明确划分，互相牵制，更无登记复核，导致登记数据不完整、有缺失，合同履约实效记录的准确性无法保证。以前的经办人员经验不足，在未查清合同执行情况的前提下再次付款，各部门又没有起到监督核查的作用，导致付款手续显示数据资料不准确，给全面盘查合同执行情况造成很大麻烦，影响了全盘各部门的工作效率。

三、加强房地产企业合同管理的措施

不完善的合同管理体制给企业带来了重大损失，也引起了领导重视，房地产企业要守合同，重信用，强化合同管理，提供管理效率。

（一）完善合同管理制度及工作流程

合同管理涉及房地产企业与承包商或供应商双方的权利和义务、工作范围、进度控制、质量控制、成本控制、工程变更、支付、索赔、文档管理、知识产权等内容。签订合同先要确定承包商或供应商资质是否符合开发该项目的要求，是否属于正常经营的企业。企业从合同编制到履行应制定一整套合同洽谈、编制、审核、审批、监督制度。合同审批工作流程要符合企业职责要求及签批权限，合同审批流程应由企业专门的法务管理部门审核合同制定是否符合规范，合同内容是否为企业规避了风险，减少不必要的损失。房地产企业制定的成本管理制度是个框架性、原则性的规定，由于现在市场逐步与国际接轨，房地产领域的各项管理制度也要在企业不断地发展中，不断完善，有很多地方还需要依据各部门的需要进一步细化。同时，还要将这些合同管理制度、工作流程与整个项目的全过程成本管理有机结合起来，通过合同日常合同台账反映出来，达到信息共享的目的。

（二）规范合同文本，完善合同编号、合同内容以及合同信息

第一，我国市场经济正处在高速发展的阶段，为了签订双方的共同利益，要不断学习借鉴国际合同条款，保障房地产企业合同的有效管理和健康发展。同时要提升全社会的合同意识和风险防范水平，实行合同示范文本制度，防止当事人主观上的疏漏，便于合同的正常履行，有效地防止合同订立后纠纷的发生。第二，合同编号也是中大型企业比较重要的事情，各种编制方法都各有优缺点，但要找到一个比较适合企业的编号方法，一经确定，不能随意改变。第三，要设立专门的法务管理人员对各类合同内容进行法务审核，合同中针对本企业的权利与义务要非常明确，规避不必要的风险。签订前要对合同内的要点、合同各类条款进行书面确认，维护公司利益，降低企业经营风险及造成的损失，使合同执行以及业务活动的正常进行。在合同履行期间，由于某些原因需要变更及解除的合同，须经双方协商一致，重新达成书面补充协议加以确认。要定期组织相关部门对已签订的合同进行复查，重点查看合同对方单位、合同签订日期、法人签字、经办人签字、电话、盖章等。由于目前国内企业对合同文本重视程度还有待提高，房地产企业应有专门的部门对某一个阶段的已签订合同进行全面的重新审查，保证已签订合同交易安全、权益维护与符合战略，及时修正易出现纠纷的合同。

（三）加强电子化管控监督合同，提高防范合同风险管理意识

房地产企业合同数量类型多，金额较大，涉及面广，收付数量频繁，做好合同日常登记并进行合同执行的动态更新尤为重要。随着现代化进程的进一步完善，电子计算机的广泛使用，推动现代化档案管理、财务管理的迅速发展，对企业档案管理以及财务管理工作提出了新的要求，合同管理是档案管理非常重要的一部分，合同管理的好坏与财务管理密不可分，电子化合同管理已经势在必行。有些房地产企业虽然已经电子化，但各级领导不重视，业务部门缺乏合同电子化管理的有效指导，以及合同管理人员业务知识的培训，导致各部门经办人员不清楚如何签订合规合法标准的合同，不知道如何管理自己办理的合同。财务人员穿插到电子系统化管理合同，可以直接对合同订立、变更及合同执行监督管控，确保合同管理系统平台的合同支付信息与实际账目一致，手续完备，提高防范合同风险管理意识，避免造成合同执行情况混乱，及时准确地统计合同履约过程中企业成本的增减变化及企业成本负债情况。

（四）完善工作职责审批权限，加大执行过程中的监管力度

签订一份合规合法标准的合同、管控签订合同的过程中，需要通过电子化合同审批流程加以控制。电子化合同审批流程要设置必要的审批节点，每个节点都要担起工作职责，对经过流程的合同逐一审阅，逐一批示。电子合同管理系统要设置工作流程，按照流程对相关人员设置审核权限，不能出现一人合同登记、一个经办的现象。从合同登记到合同执行要有财务人员参与监督，不能出现经办人一人登记、没有复核造成登记错漏现象。权限明确岗位职责清晰是搞好合同日常管理的前提，是合同台账在日常管理中发挥作用的保证。合同台账的记录是合同管理的基础工作，是企业一个重要的管理职能。通过电子化控制管理合同，可以使合同台账统一性、规范性，达到管理模式化、系统化、规范化。在有效反映合同的所有电子信息和纸质信息的同时，及时准确的记录合同执行信息，实现信息共享。电子化合同管理不仅进一步提高了各个部门的工作效率，规范了审批流程，也让各审批人员在其授权范围内的决定实现及其执行结果承担责任，重复提现权利和责任的统一，实现了权责一致原则。但合同管理需要多部门配合，各自承担相应责任，不断优化流程节点，促进系统顺畅运行。

（五）提高人员素质，提升工作效率

首先，各节点合同管理人员应具备一定的合同管理知识，熟悉企业合同管理流程及要求，能够熟练引导各经办人员按要求办理。其次，设立专门的法务合同管理人员，负责组织合同管理人员的培训工作，负责企业内部合同订立监督与执行审核的管理，不断学习新的房地产行业法律及法规、合同管理法律知识，互相研究探讨，不断吸取各方面的知识经验提高人员合同管理水平，以便促进房地产开发企业合理合法地广泛开展经营活动。积极学习借鉴国外成熟的合同管理经验，不断严格谨慎完善合同内容，减少合同履约过程中的争议，提高合同管理水平。最后，合同管理人员必须明确自己的职责，具备较强的责任心。各个部门都要积极参与其中，共同配合完成合同管理方案，达到合同管理的最高要求，为社会经济秩序的安全稳定发挥企业的作用。

四、结束语

房地产企业要严格执行公司相关的成本管理制度，加强项目成本管理、项目招采管理及项目责任书签订管理，加强成本优化与挖潜，及时做好项目结算，更进一步完善合同管理，加强执行过程各环节监控，加强法务管理，完备公司法务管理体系，处理好各种法律纠纷，加强合同管理人员素质培训，提高全员合同管理水平。房地产企业必须重视合同，更要重视合同管理的洽谈、草拟、签订、生效、合同履行，直至合同失效为止的全过程。通过合同电子化登记管理系统登记，以及合同系统登记流程人员权限职责管控，促进企业全面加强各部门合同审核管理登记的精细化，从而提高财务内控工作质量，推动公司整体向着和谐良好的方向发展。