浅析信息化背景下高校办公室建设管理对策

文/常州大学怀德学院 方慧 施蔚琴

习近平总书记在中央人才工作会议上强调：“深入实施新时代人才强国战略，全方位培养、引进、用好人才。”高校作为我国专业人才培养的主要阵地，其教育管理水平对人才培养的质量具有直接影响。在高校教育管理活动中，办公室工作起着沟通内外、承上启下、监督管理等重要作用，因而办公室在高校管理体系中有着较高的地位。通过提升高校办公室管理水平，对于高校各项管理工作的有序开展具有重大意义。在信息化背景下，各种先进信息技术的引入，极大改变了高校办公室管理理念和方式，促使办公室管理工作更加高效、便捷，进而使得高校教育管理水平得到全面提升。高校必须要将办公室信息化建设和管理作为自身发展的重要战略，并加强对这一方面的重视和投入。

一、高校办公室信息化建设的必要性

（一）时代发展的必然趋势。在信息化背景下，信息技术与高等教育之间的关系变得密切起来。现阶段，我国高校正在不断加大教育信息化建设的投入力度，并由以往的重点规模建设向应用服务的方向逐渐发生转变。基于这一情况，高校办公室作为学校的重要管理职能部门，也应加强自身的信息化建设，利用先进的信息技术，实现对办公室工作效率和质量的提升，这样才能将自身中枢的作用充分体现出来，进而更好地为高校现代化建设和管理服务。

（二）高效管理的必然选择。在新时期，高校办公室的工作内容发生了一定的变化，办公室人员除了要完成一些必要的日常行政工作外，还需要参与学校的相关领导决策。现阶段，我国高等教育事业呈现出良好的发展态势，高校各项管理制度也日趋完善，但各大高校之间的竞争越来越激烈，因而高校在自身发展的过程中，遇到的新情况和新问题也会随之增多。这就要求高校办公室必须要做好信息收集和整理工作，为高校各项决定提供科学依据，保证高校各项决策的科学性和合理性。而信息技术的引入和应用，则是提升高校办公室信息收集和处理能力，实现高效管理的必然选择。

（三）自身发展的必经之路。办公室是高校管理部门中的核心部门，是学校对外的重要窗口，办公室管理水平能够在很大程度上体现出高校的教育管理水平和办学水平。办公室信息化建设，不仅从技术方面对办公室管理工作进行优化和创新，更为重要的是提升了办公室的服务水准，使其能够更好地为高校发展服务。现如今，高校办公室工作对象范围变得更加宽泛，所接触的信息内容也随之增多，因而对于办公室服务能力提出了更高的要求。办公室信息化建设则能够促使办公室管理人员的服务理念发生转变，由被动服务向主动服务转变，进而将办公室的服务职能和参谋作用充分体现出来。

二、高校办公室信息化建设亟须解决的问题

（一）信息建设基础设施有待更新和完善。在高校信息化建设不断推进的背景下，一些先进的信息技术被运用到高校办公室管理工作中，但基于各种因素的影响，高校办公室信息化建设的水平普遍不高，具体表现为信息化基础设施不完善、更新不及时等。比如，部分高校网络信息系统的基础开发和运行维护的稳定性不足，各系统之间的兼容性和协调性不足，极易出现信息丢失、泄露等问题，进而影响到信息的安全性和可靠性。另外，受固定资产管理方面的制度限制、设备更新换代较快等因素影响，存在行政办公计算机设备落后、反应迟缓、信息传输速率慢等现象，进而影响到信息化办公的效率和水平。

（二）信息化建设规划缺乏全局性。目前，高校在信息化建设的过程中，大多处于“各干各的”状态，即各部门、各网络系统处于相处独立的状态，系统兼容性差、信息共享难以得到实现。而出现这种现象的原因是高校在信息化建设过程中，经常由于各种因素，如政策、环境、资金等，导致信息化建设被中止、更改或延期，各部门在进行信息化建设时，也未能及时沟通，信息化建设规划缺乏全局性和连贯性。高校办公室人员在利用信息化系统办公时，难以将各类信息进行有效整合，影响到信息化办公的水平。以上问题，受疫情影响，在线上办公更为频繁、各部门协调合作更为紧密的当下，显得尤为突出。

（三）工作人员信息素养有待提升。信息技术的合理引入和应用为高校办公室各项工作的开展提供了便利工具，要想将这些信息技术的应用优势充分体现出来，还需要在办公室管理工作中充分、合理使用这些先进的技术和平台，这就对办公室管理人员的信息素养提出了较高的要求。但就目前高校办公室管理人员的整体水平来看，虽然他们都具备较高的专业水平和业务能力，能够胜任基本的行政工作，但信息素养却普遍有待提高，在日常工作中，不能熟练、灵活地运用各种办公软件或平台，导致各项先进信息技术未能得到充分利用，进而影响到办公室信息化管理水平。

三、高校办公室建设管理的对策

（一）完善信息化基础设施。高校办公室信息化管理活动的正常运行和有序开展，必然是建立在完备的信息化基础设施上的。因此，高校在信息化建设中应当将办公室的信息化建设纳入统筹考虑的范围内，加大对办公室信息化基础设施建设的投入力度。首先，高校需要加大对办公硬件和软件配套设施的建设力度，搭建一个完整、开放的信息网络，支持办公平台的自动化和智能化操作，为办公室信息化工作的开展提供有力保障；其次，高校应结合办公室工作的内容和实际需求，开发出能够高度满足办公室信息化管理工作的办公应用软件，将各项办公业务搬到线上，提升办公室管理工作的效率和水平；最后，高校应加大对信息化办公硬件设施和软件设施后期运维工作的重视，定期让专业人员对高校信息网络和设备进行管理、更新和升级等，保证办公室管理工作高效开展。

（二）搭建信息化网络平台。针对高校各部门信息管理系统兼容性不强的问题，高校在办公室信息化建设的过程中必须要引起重视，通过搭建信息化办公网络平台的方式，将各职能部门的信息化办公系统进行有机整合，实现信息数据的互联互通，提升办公室信息化管理水平。首先，高校在搭建信息化办公网络平台时，应对各部门的信息和数据进行收集和整理，构建一个系统化的数据库，设置统一的数据格式，破解各系统数据信息互不兼容、难以契合的问题，实现各类资源的共享，提升办公效率和水平；其次，在信息化办公网络平台构建的过程中，应对系统的界面和操作平台、系统架构等进行规范化处理，保证信息化办公网络平台与其他信息系统能够有效兼容，进而有效提升办公室管理和服务水平。

（三）规范信息化管理制度。高校办公室信息化建设，不仅要对信息化基础设施进行建设，更重要的是建设信息化管理制度和流程，这样才能保证办公室信息化工作的开展有迹可循。在建立办公室信息化规章制度的过程中，高校必须要加强制定长远规划，针对现阶段和未来信息化管理工作中亟须解决的问题，提出针对性的指导意见和规范。比如，针对网络安全问题，高校可以制定安全规范制度，要求办公室管理人员必须要树立起安全防范意识，并严格按照信息安全控制管理制度，照章办事，保证各项工作的规范性和安全性。同时针对办公室的涉密电脑，应交由专人管理，并严格按照规章制度和操作手册，对加密数据和信息进行处理，保证信息的安全性。对相关的系统、后台等，加强账号、密码的管理，保证工作正常开展的同时，控制知晓范围，不定期进行调整。

（四）提升工作人员信息素养。办公室信息化建设和管理水平在很大程度上受工作人员信息素养的影响。因此，高校必须要加强对办公室管理人员信息素养培养的重视，打造一支业务精湛、勇于创新的信息化人才队伍。首先，高校应建立办公室工作人员信息技术培训长效机制，即定期组织办公室管理人员学习最新的信息化办公管理技术，提升办公室工作人员的信息技术操作水平，促使他们在日常工作中，可以熟练、灵活运用各种信息技术开展相关业务；其次，高校应鼓励办公室工作人员继续学习和进修，并为办公室工作人员提供相应的机会，了解和掌握更多的信息化知识和技术，提升他们的信息素养；最后，高校应设置相应的奖惩制度，即针对信息化办公中表现优异的人员进行奖励，对于表现不佳的人员进行惩罚，以此激发办公室工作人员使用信息技术的积极性和能动性。

四、结语

综上所述，信息化办公已经成为当代高校办公室建设的重要改革方向，信息化办公不但可以提升办公效率和水平，更重要的是可以促使高校办公体系和流程更加规范化、制度化。高校相关人员应加强对这一方面的重视和研究，通过积极引入信息化办公理念、办公设备、办公制度等方式，提升办公信息化水平，实现对办公室的规范化、高效化管理，推动高校各项工作有序开展。