数据对接在仪器设备一体化管理中的应用研究

赵以涛

（浙江理工大学 资产与实验室管理处，杭州 310018）

0 引言

仪器设备作为高等学校开展教学、实验、科研等相关活动的基础性保障与重要支撑条件，是学校发展中的重要组成部分。近年来随着教育经费的不断投入，高校仪器设备购置的数量、价值均有大幅度的提升，这也给高校仪器设备的固定资产管理带来了新的挑战与新课题。如何借助信息技术、信息化手段更好地做好仪器设备全生命周期的管理、提升仪器设备绩效、提升服务水平、降低管理成本，更好地做好“互联网＋服务管理”工作，一直是相关人员研究并探索的问题。

1 影响仪器设备全生命周期一体化管理“瓶颈”问题分析

1966 年雷蒙德·弗农提出的产品生命周期理论的思想，现已经被很多高校应用到仪器设备管理中，借助产品生命周期理论，可以实现对仪器设备的全生命周期管理。仪器设备全生命周期管理是指设备的立项（论证）、采购、建账、使用（维修／维护／调拨）、报废、退库的多环节动态化管理，是一项涵盖用户、采购、管理、财务等多部门的整体性工作。

随着信息化的发展，各业务部门依据各自业务需求开发了相应的管理系统，如采购部门的采购系统、资产管理部门的资产管理系统、财务部门的财务系统、人事部门的人事系统等，但是各部门的系统间相对独立，系统间缺乏有效的通信与共享，造成了信息流的中断，形成了“数据孤岛”。全生命周期视角下的仪器设备管理要求各系统之间协同合作而非孤军作战，因此要求我们在充分分析影响其协同合作因素的基础上，打破系统间的信息壁垒，以“大资产”视角实现各系统间的协同业务模式。

影响设备全生命周期管理的主要因素有：

（1）设备资产与财务资产账账不符，影响数据准确性。所谓账账不符就是指财务固定资产账上余额与资产管理部门账上固定资产余额不相符。财务系统中记录的资产账与资产管理系统中的资产账中存在的资产数目或者资产总额等信息不一致的现象，数据的不一致性影响数据的准确性。当前针对账账不符的处理方法主要是采用定期对数据进行人工比对，查找出不一致的数据进行处理，此方法所耗费的人力较大且具有较大的滞后性。

（2）同一业务不同环节多部门的办理模式，增加了相关人员的办理成本。以设备购置过程为例，从用户视角来看就是一次购置行为，而从职能部门的工作角度来看需要涉及采购申报、采购实施、设备验收、固定资产入账、财务报销等业务流程。因为各部门管理系统相对独立，导致了经办人要在不同的系统中分别填写相关内容，如采购要在采购系统中申报、资产登记要在资产管理平台上填写、财务报销要到财务系统中进行报账预约，各个系统之间业务数据流中断导致出现了“跑一个部门盖一个章”的办理模式，出现业务流脱节现象。业务流脱节现象不仅影响了业务的办理效率，也影响了整个业务信息的完整性。实现传统的“跑一个部门盖一个章”的办理模式向“一窗受理”模式的转变，让数据跑代替人员跑，让数据用起来活起来，实现各系统间数据的流转不仅仅是推进“最多跑一次”的改革要求，而且是新时代新形势下资产管理改革的推进手段。

（3）各系统独立数据变动无法实时通信，无法实现变动数据的同步更新。各部门系统大多是满足自己的工作业务需求而定制的个性化系统，系统之间缺乏有效同步变更，某个系统中的数据变化，如人事系统中人员增减无法及时同步到其他系统中，房产系统中房屋调整没有同步更新资产的存放地点，设备资产系统中设备入库、退库没有及时更新到财务系统中的资产账等，导致出现各部门对同一资产信息数据的记录不一致现象。各系统之间的数据中断导致了“一数多源”现象的出现，导致了各系统中数据的不一致，且对于不一致的数据难于追溯和查找源头，给设备管理的相关工作带来了额外的工作。

（4）仪器设备精细化管理不足，缺少电子档案，难以对设备实施绩效评价。设备的动态变化、流转情况记录不足，对于设备的来龙去脉难以追溯。尤其是对大型仪器设备的使用情况监测力度不够，无法客观地对仪器设备使用情况进行绩效评价。建立资产全生命周期动态电子台账，不仅有利于查询设备资产的相关信息、设备资产的状态，便于掌握设备的使用机时数、共享机时数和设备的维修情况，而且有利于从整体上把握设备的使用状况，为仪器设备评价尤其是大型仪器设备的绩效性评价的开展与实施提供基础性数据，也为后期仪器设备的购置提供决策支撑。

（5）仪器设备盘点效率低下，准确性不够高。当前盘点大多采用依据设备清单对照实物逐一盘点的方式进行，由于盘点数据量较大，盘点人员多，容易造成漏盘、错盘等相关问题，同时对盘点数据的统计也容易发生错误，导致盘点效率低下且准确性差。盘点中发现的问题如设备状态、存放地点发生变化等设备信息无法实时修改，不利于数据的实时更新，影响数据的准确性。

2 全生命周期一体化管理视角下的数据对接设计

数据库中的中间库是进行数据访问服务的中间件，独立于数据管理与共享平台且方便部署与卸载，有助于提高数据库中数据的共享程度。借助中间库技术可以打破各平台之间的数据壁垒，既保持各个系统的功能特色又可以有效实现数据通信与更新，有效避免了数据孤岛的形成。

针对上述影响仪器设备一体化管理的问题，借助中间库技术，采用数据对接方法主要解决以下问题：

（1）借助中间库技术实现各系统之间的数据通信以及警示机制。借助数据推送与接口技术，将各系统中共享数据推送至数据中心，各系统依据各自需求智能提取相关数据，实现数据的共享与同步更新。通过系统间的通信可以实现业务风险前期预警机制，有利于加强资产管理的风险防控。通过在采购实施前资金冻结机制，做到“有预算后采购”的措施，可以有效防控资金无法支付的风险；通过业务转交机制可以将相关业务移交其他人完成后续业务，避免了因人员变更导致的后续业务无法办理的流程风险等问题；通过财务系统中的入账状态可以及时发现已登记资产而未办理报销的相关业务，及时提醒经办人完成后续业务，有利于防范因业务未完成导致的账账不符。

（2）系统流程优化，借助数据通信实现数据“一源多用”。原来各系统中数据相对独立，同一业务信息如仪器设备的名称、型号、价格等统一性信息要在不同系统中重复填写，导致了“一数多源”的问题。重塑业务流程，以业务为主线，优化整合各部门业务需求信息，从业务源头实现一次填写各业务部门数据共用的业务办理模式，有助于减少经办人的业务，实现了传统从业务为中心向用户为中心处理模式的转换。

（3）借助仪器监控系统实现对仪器设备的监控，借助射频技术、条形码技术等提升盘点效率。RFID 技术在仪器设备盘点中的高效率，是一项明显的优势。RFID技术以非接触、非可视、远距离、大批量的方式读写电子标签。通过将仪器设备信息写入到电子标签中，将标签粘贴在相关仪器设备上，借助自动数据采集装置，即可实现对固定资产的快速化、无接触式、批量式盘点，有助于提高盘点效率。

（4）统筹整合设备信息，形成全生命周期动态化数字化档案。通过对设备尤其是大型仪器设备的使用过程进行监控，对大型仪器设备的使用（共享）、维修等情况进行记录分析，为仪器设备的绩效评价提供数据依据。通过在仪器设备前段安装电流智能检测仪终端设备，可以实时记录监测仪器设备工作状态，对记录的数据按照自动生成设备的使用情况动态化电子档案，为设备的绩效考核提供依据，也为后续大型仪器设备科学化、系统化的配置等方面提供决策依据。

3 数据对接在仪器设备一体化管理各环节中的应用

（1）设备购置环节。设备购置主要包括采购申请、采购实施、设备验收、资产登记、财务报账等相关业务环节。以用户为中心的事件流程把各部门相关业务集中为一条事件主线，有效避免了系统信息流的中断，同时也为用户后续的操作提供了便捷。

经办人在采购系统中提交设备采购申请并提交，相关负责人完成在线审核同意后，采购中心进行审批。采购中心审批同意后，采购系统向中间库发出资金占用标识，财务系统接收资金占用标识对资金进行冻结后实施采购。采用资金冻结机制，不仅能确保后续业务资金支出顺利进行，还能让项目负责人实时掌握资金变动动态。

（2）设备入库环节。经办人登录设备管理系统在线填写设备基本信息如名称、型号（规格）、单价、供应商等，并读取中间库中的房产地点信息选择存放地点，关联采购系统中对应的采购单等将对应的设备信息读取过来，并上传采购合同、发票、验收单等相关凭证附件，填写财务报销预约信息，核对无误后提交等待设备管理部门审核。设备管理部门在线审核通过后，自动生成设备预登记信息、财务预约号并将财务预约信息提交中间库，系统自动发送消息、短信等通知经办人完成自助打印增置单并将相关凭证材料交财务办理。财务部门依据增置单上的预约号及相关凭证做财务入账处理，并生成财务入账标识。系统自动监测业务状态，对生成财务入账标识的业务做设备入库处理，对一定时间内未办理财务入库的业务进行预警提醒机制，及时提醒相关经办人处理。借助财务的入账标识，有效实现了设备资产入账与财务入账一致，从源头有效避免了账账不符的情况。

（3）设备调拨环节。依据仪器设备相关管理办法规定，设备领用人发生变动时，应及时办理设备调拨手续并完成实物交接。从学院或部门设备资产总额是否发生变化角度划分，可分为两种：一种是部门内调拨，即在学院或者部门内部发生的调拨，此类调拨不影响学院或者部门的设备资产总值；另外一种是部门间调拨，即不同学院或者部门之间发生的调拨，此类调拨会导致学院或者部门设备资产总额增加或减少。基于校院两级管理模式考虑，为充分发挥二级管理部门对仪器设备的使用管理权限，提升设备使用效能，设备调拨采用两种不同的方式进行在线调拨。部门内在线调拨流程为：设备当前领用人在线发起调拨申请—学院（部门）资产管理员审核同意—新领用人收到实物并在线确认。部门间调拨流程为：设备当前领用人在线发起调拨申请—调出部门资产管理员审核同意拨出—调入部门资产管理员审核同意拨入—设备管理部门（资产管理部门）审核同意—新领用人收到实物并在线确认。部门间调拨在线完成，设备变更信息通过中间库更新到财务资产数据中，确保学院设备台账、财务资产账与学院（部门）资产账的一致变动。

在线调拨摆脱了传统依据纸质调拨单进行人工修改的弊端，形成的调拨历史记录有利于追溯设备的流转过程，有效避免了因调拨产生的财务资产账与学院（部门）资产账不一致问题。

（4）设备的使用、共享环节。提高仪器设备的使用绩效，促进仪器设备的保值与增值已经成为资产管理的一个重要问题。合理配置仪器设备资产，盘活闲置设备、提高仪器设备使用率、推进仪器设备共享、在现有设备资源的基础上进行二次技术开发等已经成为提升仪器设备绩效的有效手段。借助仪器设备前端监测设备，可以实时记录仪器设备的实时使用情况，通过对设备使用数据进行分析形成仪器设备使用情况的报表，对设备的使用情况进行定量分析，也有利于挖掘效率较低、闲置的仪器设备，进行优化资源配置，提升设备使用效率。针对仪器设备尤其是大型贵重仪器设备，在满足教学、科研的基础上，借助大型仪器设备共享平台积极实施开放共享。通过对仪器设备的共享情况、预约情况以及使用状况等数据，形成大型仪器设备的绩效报表，为大型仪器设备绩效评价提供参考数据。借助仪器设备使用监测手段，不仅有利于盘活闲置设备、提升仪器设备使用效率、有利于设备资源的优化配置，同时也能有效避免设备的重复性购置造成资源浪费等问题。

（5）设备查询、盘点环节。教职工登录系统即可查阅本人领用的设备明细，通过查看设备动态电子档案可以查看合同发票等相关凭证信息、调拨记录、状态等相关信息，实时了解设备具体变化情况。设备盘点是核实账物是否相符的一种重要手段，通过盘点可以及时发现仪器设备的盈亏情况。盘点通常采用在线盘点和离线盘点两种方式进行。两种盘点方式都是借助扫码设备扫描条形码或二维码进行盘点，不同之处在于：在线盘点将盘点结果以及变更信息即时更新到系统中；离线盘点是将盘点结果以及变更信息暂时存储到扫描器中，待盘点结束后，再将盘点信息更新到系统中。借助在线盘点方式可以及时地了解设备盘点情况，可以逐条或者批量修改更新设备信息，可有效提升盘点过程、盘点结果处理的效率。

（6）设备报废（处置）环节。申请人在线提交设备报废申请，学院（部门）资产管理员审核后提交设备处审核。设备处统一汇总审核后，在平台上进行提交报上级部门审批，设备处依据上级部门审批的结果更新系统里的设备“现状”，系统自动生成同意报废设备清单供申请人或者学院（部门）查看。设备处依据报废设备清单统一回收报废设备并交上级部门处置完毕后，对报废的设备提交退库申请，并且通过中间库将设备信息推送至财务系统与财务资产库进行对应数据匹配，财务处对匹配数据审核无误后，进行财务销账处理并将设备销账标识推送至中间库。设备管理系统依据中间库中的财务销账标识对对应的设备进行系统自动退库处理，并且自动生成设备退库与资产销账信息对照报表存档。

4 小 结

针对当前限制仪器设备一体化管理的问题，在保留各部门系统功能特色的基础上，借助中间库技术实现各系统间数据对接，通过优化各部门业务流程，从源头解决了账账不符问题，实现了仪器设备管理登记入库、调拨、报废审核等“非现场化”办理，借助图像识别、电子标签等提升了仪器设备盘点的效率与准确性。针对仪器设备尤其是大型仪器设备建立了动态电子档案，为仪器设备使用的绩效评价提供了较高的参考依据。借助资产管理平台可以实时了解设备的相关信息，有助于提升仪器设备管理意识，充分发挥“人人都是资产管理员的”优势。