科技查新工作的研究

文/裴炜昕

科技查新，简称查新，是查新机构按照《科技查新技术规范》的要求，通过文献检索判断委托人提供的项目是否具有新颖性的信息咨询服务工作。国家海洋信息中心是国家一级科技查新单位，查新工作由其部门海洋图书馆承担。笔者以海洋图书馆为例，梳理了近年来该馆承担的查新项目，对其进行了调查和分析，发现了查新工作中所遇到的问题，进而提出了解决问题的建议，以改进和提高该馆的科技查新工作。

海洋图书馆作为国家海洋信息中心的一个部门，承担了科技查新工作，可在海洋科学、海洋技术等领域提供科研立项、成果鉴定等方面的查新咨询服务，出具查新报告。

笔者根据该馆近年来受理的查新项目，对查新工作进行了分析，发现该馆的科技查新工作在宣传、意见反馈、技术要点描述、查新人员、查新资源、材料归档、人员积极性等方面存在的问题，并提出了相应的建议。

一、宣传偏少

（一)委托人对查新工作了解有限

查新委托人在立项审核、成果鉴定审查、报奖审核等过程中需要提供查新报告，但委托人对查新工作了解有限，经常在最后期限前几天联系补充科技查新报告。现有的客户也经常存在这种问题。

（二)加强对外宣传的建议

第一，提升现有客户的满意度。查新人员要为现有客户群提供良好的服务，提高现有客户群的满意度，形成良好的口碑。第二，主动对外联系。查新人员要改变等待上门的做法，主动联系相关科研单位，加大对外宣传力度，让更多的单位了解海洋图书馆的科技查新工作，开发新客户。第三，开拓新职能，开展信息咨询服务，发展新的客户群体。

二、意见反馈

（一)意见反馈没有形成机制

海洋图书馆的查新工作流程中缺少专门的意见反馈环节。委托单位的反馈信息往往来自委托人的主动诉求，基本上是被动交流，很少有查新人员主动收集。由于缺少意见反馈，海洋图书馆对查新工作的实际效果难以有效掌握，不利于提升查新服务水平。

（二)建立反馈机制

笔者建议增加一个意见反馈的流程，建立查新项目的反馈机制。海洋图书馆在发送查新报告时一并发送反馈表，委托人填写完成后发送给该馆，再由该馆统计。发送和接收反馈表都由查新人员进行，汇总后报给管理人员。在完成项目一段时间后，查新人员进行回访，询问委托项目发展情况、申报结果、查新报告对项目的帮助有多大、委托人对该馆的查新工作有哪些意见和建议等。

三、技术要点描述

（一)技术要点的语言描述不准确

有的查新委托人虽然负责成果申报或课题归档，但并不是项目组成员，或在项目组但不是主要参加人，无法提供委托项目的核心要素，容易对查新人员造成干扰。也有部分委托人为了突出项目的先进性，使用夸张的语句，自己给自己判定新颖性。这不仅会干扰查新人员的思路，还会影响查新结论。

有的委托人担心会发生泄露项目创新点的风险，从而使用模糊的语言描述，省略技术参数。这就会使得查新人员无从下手，增加了科技查新的难度。

（二)加强与委托人的沟通，确定准确描述

查新人员由于知识储备有限，不可能做到了解所有的项目，这就需要其与委托人多次沟通，提炼创新点，准确地制定检索策略、检索文献，提高查新质量。查新人员遇到描述不准的情况，可联系委托单位指派项目核心人员填写技术要点。

若委托人担心创新点会泄露，查新人员可与委托人在查新合同中的保密责任一栏里约定保密内容及范围。查新人员要对委托人说明了解项目的重要性，引导委托人说明项目特点，并寻找项目的新颖性，最核心技术尽量不予公开。

（三)利用辅助材料

查新人员不仅要依据委托人填写的技术要点，还需要委托人配合提供相关的材料，包括：①与查新项目申报有关的材料，如立项报告、报奖材料、可行性报告、产品样本等；②与查新项目内容相关的材料，如参考文献、发表的论文、结构图或配方、技术报告等。查新人员可依据项目的类型要求委托人提供相应的材料。

四、查新人员

（一)查新工作受到人员因素的制约

海洋图书馆查新人员的知识面有限，无法覆盖所有的专业领域，分析科技查新项目的科学技术特征等要素会产生偏差，提炼的查新点不完全准确，导致检索到的文献资源存在局限性。有的查新项目还涉及多个专业，这给查新人员带来了更多的困难。

另外，海洋图书馆的培训模式相对单一，常规培训对开拓新职能作用有限。海洋图书馆每年多次进行业务培训，不定期开展工作交流会，此类常规培训以实际项目为例，可以解决查新工作中的普遍性问题，但不利于拓展新的业务领域和开拓新的职能。

（二)加强查新人员队伍建设

加强海洋图书馆的查新人员队伍建设，笔者建议建立三线人才梯队。第一梯队以专业知识扎实、经验丰富的人员为主，主要负责查新报告的审核、查新人员的培训等工作，了解行业发展趋势，推动查新工作不断向前发展。第二梯队以业务熟练的人员为主，有良好的专业知识和较好的英语水平，负责撰写查新报告、开拓查新业务领域等。这一梯队属于业务骨干。第三梯队人才属于后备力量，可在海洋图书馆选择有兴趣或具有相关知识的人员作为备用查新人员，由专人进行查新培训。

此外，海洋图书馆可以组织查新人员参加单位内的海洋科学技术讲座、论坛，了解先进知识，拓宽视野；也可以组织查新人员与天津市其他查新单位的同行进行经验交流，拓展新领域。

五、查新资源

（一)查新数据库资源有限

海洋图书馆的文献数据库以服务科研为依据，面对的是单位其他部门；而由于经费、版权的限制，购买的数据库数量有限，检索文献找不到对应的数据库，导致漏查、漏检的情况发生。

（二)丰富查新资源

在丰富查新资源方面，笔者认为可以从两个方面着手。其一，海洋图书馆可以联络天津市的高校、科研单位或情报研究机构，联合共建文献资源共享平台，既能分担经济压力，避免重复购买，又能合理利用文献资源。共享平台提供了更多的文献资源，对于开拓海洋图书馆的新职能有很大的帮助。其二，海洋图书馆可以购买会员卡、账号用来下载文献资源。海洋图书馆可以购买多个账号，满足同时进行多个查新项目的文献需求，也能使得查新人员灵活办公。

六、材料归档

（一)归档方面存在不足

海洋图书馆的查新工作在归档中有不足之处，存在归档材料不完整的问题。技术规范里列出的材料有文书档案和项目档案，包含委托方与查新机构订立的查新合同、委托方所提供的技术资料、签字盖章的查新报告等。海洋图书馆在实际工作中只归档了双方签字盖章的科技查新合同和已完成的签字盖章的查新报告，委托方提供的技术材料并没有归档，从而造成归档材料的不完整。另外，查新人员对归档没有足够的重视，容易产生延迟归档的现象。

（二)完善归档机制

笔者建议海洋图书馆一方面实行按年度，使用专门的文件盒保存纸质材料的方法，每个项目完成后立即进行归档。如果项目从委托到完成横跨了两个年度，则按委托年份进行归档；另一方面建立科技查新档案电子文档，把查新项目按年度、按合同编号的顺序依次输入文档中，列出每个查新项目的要素。通过建立文档，海洋图书馆不但可以了解每个查新人员完成的工作量，还可以了解其他单位科研需求的情况等。另外，查新人员要做好数据的备份工作，把电子版材料备份到电脑中。

七、人员积极性

（一)查新人员积极性不足

海洋图书馆缺少相关的奖励机制，不利于调动员工的积极性，对查新工作造成严重影响，降低了该馆的影响力。另外，该馆网页上一直展示查新业务的相关流程和联系方式，但只是坐等客户上门，等待客户主动联系查新，查新人员并没有主动对外联系，缺乏积极主动性。

（二)提高积极性的建议

笔者建议建立绩效激励机制。海洋图书馆应在薪酬设计上结合科技查新人员的工作，按照多劳多得、少劳少得的分配原则，参照查新项目的紧急程度、查新范围、查新点数量等要素，制定合理的绩效奖励系数，体现到绩效工资中，从而更好地调动查新人员的积极性。

八、结语

海洋图书馆的科技查新工作正处于稳步发展、不断完善的阶段，虽然取得了一定的成绩，但还有许多不足之处需要加以弥补。科技查新工作只有通过对以往工作的不断总结和思考，发现问题，加以改进，才能愈加成熟，为用户提供优质的查新服务。