航天科研生产电子文件单套制管理

李翼翔、董志梅、秦冰玥、任晓斐、杨驰 /北京航天长征飞行器研究所

伴随科技飞速发展，电子文件和电子档案日益成为信息记录、传递、交换和利用的主要方式，也成为航天档案重要的组成部分。由于电子文件容易被篡改且高度依赖读写设备，其安全性、完整性、真实性和可用性与传统纸质档案相比风险较高。因此，为了保证安全利用，重要电子文件一般会转存为纸质文件，进行纸质、电子同时归档，双套管理。双套制是电子档案管理初期技术不成熟下的权宜之举，同样的档案进行纸质电子双套管理，浪费了管理时间和成本，降低了工作效率。因此，推动电子档案以原生电子形态归档、存储和利用成为档案管理势必要解决的问题。随着办公自动化的不断深入，国家电子文件各种法律法规的不断丰富完善，电子档案单套制管理的时机已不断成熟。2021 年1 月1 日正式施行的《中华人民共和国档案法》提出“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，电子档案与传统载体档案具有同等效力”等要求，为电子档案单套制管理提供了法律层面的依据和要求。笔者立足北京航天长征飞行器研究所科研生产实际情况，结合电子文件及单套制管理理论，提出适合航天科研生产实际的电子文件管理模式。

一、管理实践

1.全面策划

对电子文件归档的理论和实际工作进行探究，为单套制的发展和全面实施奠定基础。利用电子文件单套制管理思想，指导电子文件管理新方法。从管理角度结合实际工作情况进行分析，统一部署，分级部署，总结出具有操作指导意义的企业电子文件单轨制研究实施规范，解决研究所电子文件归档和管理规范空白的问题，创造企业电子文件单套制规范管理新成果。

2.流程贯通

通过电子文件单套制理论研究，结合实际情况提出有效方法，把电子文件档案单套制管理理念贯通于档案管理之中。一是对电子文件单套制归档问题进行综合分析，明确电子文件归档规范，提出具体可行的归档流程和要求，对于可能出现的风险提出防范和解决对策，体现在工作流程的规范和优化系统设计中。二是提出规范。做好电子档案单套制管理的前提是电子文件生成、流转和归档时负责归档和方案管理规范。三是提升档案管理与服务水平。利用技术手段实现通过电子文件在线归档，提升归档效率，节约纸质文件打印的成本，节省库房存储空间，归档后可实现研究所数字档案资源的整合和共建共享，用户通过档案管理系统在线检索和借阅电子档案，提高档案检索利用。

3.实施方法

电子文件单套制管理的全面实施，应以管理方法结合技术手段完成。

一是制度牵引。制定切实可行的管理制度是保障电子文件单套制工作规范的关键。建立电子文件制度、技术和工作规范，保证业务系统和瀚海之星档案系统有效衔接并实现功能，实现档案管理系统对电子档案单套制管理的需要。制度建设应规定或明确电子档案各部门职责分工，分类方案、电子文件整理、归档要求、移交要求等，建立匹配电子档案管理要求的专项制度。针对电子档案单套制实际情况，编制了《电子文件管理办法》，作为电子文件管理规范。

二是归档前置。针对电子文件单套归档的新要求，档案人员主动作为，按文件生命周期理论，从电子文件生成时就提出规范性要求。例如，电子文件在AVIDM 系统生成时，规定必填和选填著录项，以及关键著录项的填写规范。在归档时，对操作要求和规范进行监督和指导，确保电子文件归档准确，电子档案单套制管理可行。从规范上提要求，指导归档人员从业务系统进行电子提交，通过电子流程完成文件编写、校对、审核和批准流程，使文件版本可控。创新性提出针对仅有纸质文件的单套文件，将纸质文件进行扫描，通过旧文档提交等流程，完成纸质到在线的转换。档案人员把电子文件档案要求固化到归档表单模板里，使归档人员能高校准确完成电子文件归档。

三是系统部署。档案管理系统应具备成熟稳定的电子文件归档整理、浏览借阅、安全认证等功能，支持完成电子文件归档工作。按照电子档案格式要求，形成电子文件及其组件。支持电子文件形成和流转过程中自动采集电子文件元数据，支持电子文件办结或业务流程节点上完成电子文件整理工作，确保电子文件收集的齐全性和完整性。在整个过程中，档案人员提前介入、深度参与，持续打通档案管理系统与不同业务管理系统的集成，定期检查电子条目和原文的接入情况，定期检查服务器性能，确保归档电子文件完整准确。

四是四性检测。对归档文件进行入库检查，以及对电子档案的周期性技术检查，对电子文件真实性、完整性、可用性和安全性进行检查（见表1）。

表1 四性检测项目

二、实施效果

本管理实践应用范围为航天产品电子文件和档案管理，目前已推广在全所范围内试运行，达到电子文件档案单套制管理初期阶段，电子文件和档案逐步实现一体化，取得阶段性成果。

1.管理效益

通过电子文件管理，实现不同业务系统的内容从产生、捕获、分类、存储、保护、管理、使用到处置的全生命周期管理，并通过最终沉淀到档案信息系统进行集中统一管理；通过安全、协作、高效、结构化的使用方式，规范电子文件使用规则，支持企业迈向知识管理和数字转型。

2.经济效益

由传统纸质文件归档转变为电子文件单套制归档，极大程度节省了纸质档案整理的人工成本，以及档案库房的存储成本。按归档量3 万页文件测算，从4 个方面节约了成本:一是节约纸张成本。按1 张纸的打印成本为1 元，文件1 式3 份计算，共节约6 万元。二是节约库房存储空间。3万页纸质文件大约需要占用24节档案柜，每节档案柜占地约1立方米，按照档案库房造价3500元/立方米测算，节约84000 元。三是节约档案数字化成本。已经电子归档的文件自带电子原文，可直接在档案管理系统预览，节省了档案数字化扫描的成本。按A4 幅面的纸质档案数字化成本为3 元/页，共节约157800 元。四是节省时间成本。纸质版文件需要员工手动著录档案信息条目12 条，而由Avidm 集成归档的电子文件，自带文件的基本条目信息，资料组人员仅需录入3 个条目。手动录入1 条条目约需要30 秒，成本工程后只需约5 秒，1 份电子归档的文件可节约25 秒录入时间，1480 份文件共计节约617 分钟。

3.企业效益

通过档案管理系统实现电子案卷管理、集中存储统一借阅，为用户提供便捷系统体验。未来通过解决双层PDF、OCR 识别等技术，满足复杂检索、关联推荐等知识呈现方式，满足用户对信息的深度利用。使用户不受时间空间影响，高效便捷办公。

三、后续思路

电子档案单套制管理作为档案结合航天科研生产和“十四五”档案规划的重点工作之一，有助于固化现有电子档案单套制管理的成果，推动电子档案单套管理逐渐步入正轨、持续健康运行，实现文档一体化、档案知识在业务过程中复用。

一是推动馆藏档案结构优化，由传统档案为主转向电子档案为主。积极响应电子档案单套制发展趋势，扩充电子档案范围和数量，夯实档案信息资源和数字档案馆建设基础。一方面推进档案数字化工作发展，持续增加存量数字化比例，其原始纸质档案达到保管期限后，可按价值和利用率酌情开展销毁或进馆工作，为优化实体档案库房提供保障。另一方面，开展增量电子化工作，基于业务实际需求，不断增加业务系统与档案系统的对接数量，将更多门类和类型的电子文件纳入电子档案管理系统中，为实现“数字研究院”战略夯实基础。

二是推进数字档案馆向智慧档案馆延伸。在持续推进和深化电子档案单套制管理试点工作的基础上，以档案行业标准规范为基础，兼顾单位发展要求和用户需求，深入优化电子档案管理系统功能，全面升级框架和智能自动化，充分发挥海量档案信息数据对科研生产的服务作用，为主营业务赋能，实现档案数据向知识成果的转化，面向业务领域提供档案知识的组织、检索、推送等服务，在技术上引入识别引擎，语音检索，语义关联、知识图谱、权限赋予多样化，为智慧档案馆建设奠定基础。