国有投资集团实物资产管理数字化转型的实践与探索

耿 振，赵雪倩，武君杰

(青岛国信发展(集团)有限责任公司，山东 青岛 266071)

大型综合国有投资集团具有资产规模大、业态多、分布广的特点，在实物资产管理的广度和深度方面均存在较大难度，亟须以资源价值提升、管理效能释放为目标，搭建账目清晰、账实相符、管理规范，职能管理横向联动、资产编码上下贯通的集团化资产管理系统，以解决实物资产管理业财脱节、建设项目工程资产交接环节运行不畅、部分流通资产利用效率偏低、追踪难度大等业务管理问题。

1 业务痛点

1.1 基础管理难度大

一是资产种类多、构成复杂、体量大、分布区域广，部分单位底数不清，基础信息有待完善；二是各单位文档资料多、管理分散、共享性差，资产基础数据标准、分类、名称不统一；三是工程项目转固周期长、及时性差，实物管理缺失。

1.2 资产利用效率偏低

一是资产信息无法共享，缺乏横向协同和调配；二是缺少专业分析、考核评价体系，低效、无效资产存量偏大，亟待处置和价值利用；三是管理配套标准亟待完善，资产使用寿命疏于管控。

1.3 业务管理尚需规范和强化

一是业务流程需进一步规范，匹配管控和内控要求；二是资产变动可追溯性差，资产使用过程管理与动态跟踪管理需要强化；三是资产实物与财务管理的跨部门协同性有待提高。

1.4 信息化水平偏低

一是大部分单位日常依靠手工统计与分析，信息及时性和一致性差，工作效率低、耗时长；二是少部分单位通过OA进行业务申请与审批，大部分单位通过纸质单据进行业务处理；三是人工盘点准确性差，工作效率低。

2 实施目标

按照精益价值管理的工作要求，以资产全寿命周期管理理念为指导，实现集团资产管理的一体化、流程化、标准化管控，实现专业管理横向协同、纵向贯通，逐步建立专业化、规范化、标准化的实物资产管理体系，保证集团实物资产使用高效、成本可控、运行可靠、维护得当、保存完整。一是提高资产利用效率。建立完善集团内部调配机制，提高使用效率，发挥资产效益，落实管控措施，延长资产使用寿命；二是打通管理业务链条。建立集团统一的数字台账，做到底数清晰、账实相符，在实物资产各管理环节与价值管理保持协同性和一致性；三是强化标准流程管控。建立标准、规范、便捷的审批流程，实现线上审批、线上备案，多层级用户同时查阅，提高管理效率；四是建立考核评价体系。建立资产评价指标体系，开展资产管理专业评价分析工作，为制定集团资产管理优化方案提供决策依据；五是实现便捷智慧盘点。匹配信息化、物联网技术手段，落实盘点责任，推行资产主人制度，提高资产盘点的准确性和时效性。

3 系统搭建

3.1 系统框架与业务逻辑

3.1.1 系统框架

本案例资产管理数字化系统的建设，遵循了集团数字化建设的整体架构设计理念，将标准化数据规范引入了系统建设过程。横向上，通过接口实现与人力资源系统、财务核算系统、供应链系统的主数据自动同步，组织、人员、供应商、资产分类、资产状态等数据共享，并链接了采购需求、采购订单和验收单据，资产采购、接收、核算的全链条进行了贯通；纵向上，将设备类资产向专业化管理的物业系统延伸，实现了设备资产的巡检、维保、维修等工单数据的下钻查询与联动。

3.1.2 业务逻辑

将集团统筹管理的物资、物料编码进行规范中，需要提供单件追踪、流程管控的固定资产，以及高价值、使用期限长的低值易耗品等实物资产，沿供应链物资采购与工程项目转资两条主线，在验收、出库环节进行数据接驳，对纳入实物资产管理清单的物资进行生命周期管理，属于固定资产的实物资产与财务核算系统进行数据集成，关联固定资产卡片，同步引用财务核算实体、资产科目、折旧科目、费用分摊科目、核算项目等财务核算体系已有业务数据，实现实物账与固定资产卡片数据的联查联动。详见图1。

图1 集团资产管理系统业务逻辑流程

3.2 系统模块与业务功能

该平台共搭建业务管理、信息管理、共享资源库、统计分析、智慧盘点五大功能模块。

3.2.1 资产业务管理

实现实物资产线上业务流程指引、在线审批、表单查阅、数据往来、过程与结果资料备案等，嵌入集团移动办公应用门户，集成资产事务在线办理流程。

第一，新增期管理。针对集团资产多样性与业务多元化的实际情况，分类搭建采购新增、工程项目转固、接受捐赠、投资转入、融资租入、无偿调入等资产入账管理流程，为资产运行期和退出期业务提供良好开端。

第二，运行期管理。围绕资产变动情况对业务进行过程管理，搭建满足实际业务需要的资产调拨、借用、转让、租赁、委托经营等流程，通过流程固化的方式，实现业务审批与实物信息和价值信息同步。

第三，退出期管理。搭建满足实际业务需要的资产评估、处置等退出期管理流程，实现线上审批、线上备案，以闲置利用和报废处置为业务重点，优先内部转让，通过系统对业务全程进行监控与管理，通过完善过程管控，确保业务的合规性。

3.2.2 实物信息管理

主要功能包括实物资产信息的索引、报表、分类筛选、导入导出等，建立资产数字档案，同步关联财务核算系统固定资产卡片、物业设备系统维保计划，记录资产折旧、变动、使用状况、存放位置、维保养护情况、使用和管理责任主体等信息。

对于历史数据，结合实践过程中开展的实物资产清查盘点、细化拆分和数据清洗，建立了以下细化原则：实物资产台账以财务账为基础、以单体(个、件)为单位进行管理，同批次一同入账的相同资产按数量独立建档、使用功能不同可独立管理的资产按功能独立建档，实物账与财务账建立“一对一”或“多对一”关系。

对于增量数据，在固定资产入账、形成应付单据、工程项目决算转资等关键节点，对数字流程进行了“闸口位”设计，资产入账、转资从业务端发起，以强化业务管控驱动资产规范管理，确保资产入账、转资以及基础信息录入的准确性和完整性。

3.2.3 共享资源库

建立集团共享资源库，具备闲置资产状态变更、信息发布、出入库、分类筛选等功能，为子公司提供平台，各子公司之间可共享、可查询，逐步推行线上交易，督促子公司开展资产盘活和处置，提升资源利用效率，减少低效、无效资产。

3.2.4 统计分析

搭建了驾驶舱和报表功能，可分单位、分层级进行数据统计分析，根据不同管理维度，自定义展示资产分类和统计分析信息，进行横向和纵向对比和图形化展示，实物资产的盘点进度、盘点清单、盘点状态数据实现实时上屏，这是集团智慧中心中枢调度系统的重要组成部分。同时建立资产运营监测与指标评价分析体系，如处置及时率、资产闲置率等，支持业务管理人员发现管控过程中存在的问题，以制定有针对性的改善和预防措施。

3.2.5 智慧盘点

采用RFID、二维码扫描等信息化识别技术，匹配移动端功能，支持盘点任务分类或批量下达、盘点数据在线下载与离线盘点、线上和线下自动对比，自动生成盘点结果报告，对盘亏可触发责任人办理流程，对盘盈支持入账申请。在本案例中，根据物资种类、使用环境等因素，使用了二维码、RFID双结合的电子盘点技术，将二维码印刷至RFID标签表面，实现单一标签的两种盘点方式应用。

第一，二维码标签。本案例应用二维码主读模式，将唯一识别的实物资产编号经平台编码为矩阵式QR Code二维码，通过一体式标签打印机印制到可粘贴标签中，按照资产的数量与价值，将二维码标签应用于数量基数大、单件成本低的实物资产中，通过运行于iOS、Android的手机移动应用程序实现普遍性的随身盘点功能。

第二，RFID电子标签。RFID也被称为射频识别技术，可实现批量识读、区域识读，不畏标签表面被遮挡，支持标签在移动状态下的识读，甚至可以支持多标签同时识别等。实践过程中，本案例充分考虑了RFID技术场景适用性、管理成本、便利性等实际问题，针对高温锅炉、低温冷库、户外作业设备、金属与非金属物资等不同使用场景等，将电子标签的选型种类控制在了柔性抗金属、柔性非抗金属、硬质封装三种电子标签上，能够满足资产生命周期里一次性张贴后的全寿命跟踪。

4 实现效果

4.1 建立完善电子台账，实现精细化管理

集团通过追溯财务档案、合同采购清单、竣工决算清单等历史资料，并通过三轮数据清洗，对房屋建筑物和附属设备系统等整体入账资产进行了梳理拆分，重要设备资产独立建档，实现了单项实物资产的精细化管理，查清了资产底数，建立了数字台账，解决了实物资产无台账、工程转资和批量采购资产底数不清、状况不明的问题，为提高资产使用效率、更好的落实管理责任奠定了基础。

4.2 以业务管理需求为驱动，推动账实相符

集团资产管理系统建立了实物台账与财务核算系统的强关联关系，与财务账面信息联动共享，同时在业务协同、业财融合方面，形成了统一的业务逻辑，资产管控均以业务端为源头，将业务管理需要作为建立资产台账和判断“是否为固定资产”的依据，并以“单项资产对应单个固定资产卡片”为要求，确保资产去向和使用状态可控、在控，实物管理和价值管理的协同配合更加紧密。

4.3 资产动态追踪，推动“人人资产”理念

集团结合资产信息系统建设，开展了资产标准化分类、信息采集以及数据清洗，完善了资产状态、存放位置、责任主体、资产品牌以及设备型号等管理信息，并与人力资源系统联动，将资产管理责任人全部分配到个人，负责资产信息的更新维护，在资产调拨、人员离职调动等环节进行管控，有效解决资产使用状态不清、职责不明的问题。

4.4 以实物管理为主线，理顺工程交接转资

基于资产信息系统建设，对于建设项目工程新增资产，强化早期接入和前置管理，建立了“两步管控”业务逻辑，即：以实物资产管理为业务主线，串联建设项目交付(交接)和转资两个重要节点，结合验收条件，对工程项目建设期间具备管理条件的资产提早纳入实物管理范畴、进入资产系统实物台账，为交付(交接)和转资积累原始资料，并通过交付(交接)查验和结(决)算进一步验证实物管理维度的准确性和进行价值计量，逐步建立集团统一的建设项目实物资产管理体系和转资标准。

4.5 促进闲置资源盘活，提高资源利用效率

通过搭建闲置资产共享资源库，推广“内部市场”和线上交易，为集团内部资源调配和盘活利用提供平台，同时对闲置和待处置资产设定时间“警戒线”和占比指标，促进各单位加快资产盘活和处置，提升资源流动性和周转效率。通过动态跟踪各单位资产管理、盘活与处置情况，集团闲置资产数量由系统上线时的2.7%下降至1.98%，待处置资产数量由5.86%下降至3.03%。

4.6 推动智慧盘点，盘点效率和准确性大幅提升

通过合理搭配、有效融合基于智能手机开展随身盘点，与使用专业设备进行区域性批量盘点的双技术应用，处理好效率与成本、全面与重点的管理有效性问题，将二维码、RFID电子标签技术从商业、物流、制造等领域，向企业实物资产管理进行了延展，全集团单次资产盘点时间缩短近50%。

5 结论

集团结合资产信息化系统建设，通过多系统互联互通、标准化线上流程设计以及共享资源库、智慧盘点等信息化手段，全新打造了与资产账务管理的关系和业务逻辑，有效助力了集团实物资产管理，也为同类大型综合集团化公司在资产信息系统搭建和业务流程的管控和优化方面提供了借鉴。