如何利用文书档案材料补充完善干部人事档案

王忠泽 王 男 张振威 重庆科技学院

文书档案与干部人事档案既有联系，也有区别，现论述通过查找文书档案材料来补充和完善干部人事档案的措施和方法，指出档案材料缺失的原因以及提高档案管理水平的方法和建议。

自2014年以来，全国各级管理干部人事档案的组织人事部门按照《中共中央组织部关于印发〈全国干部人事档案专项审核工作实施方案〉的通知》（组通字〔2014〕32号）有关精神，认真、详细地开展了干部人事档案的专项审核工作，并针对干部人事档案中反映“三龄两历一身份”的材料信息进行审核认定。在档案材料审核过程中不可避免地发现一些档案缺少原始记录材料，无法认定干部“三龄两历一身份”等基本信息，这将会影响干部的任用，职务、职称的晋升，工龄的认定，退休时间的计算及待遇的提升等一系列问题。对此，要寻找原始记录材料并将其作为基本信息的佐证材料补充到干部人事档案中，较为麻烦且困难，而文书档案材料是最优途径。

文书档案与干部人事档案的含义和作用

文书档案是国家机关、企事业单位、社会组织及个人在行政管理事务活动及社会实践活动中直接形成、保存备查的一种普通档案的总称。文书档案是面向社会的，可以作为行政工作的凭证、生产建设的依据、科学研究的资料、法律的信证等，便于党和国家各相关部门查阅使用。

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和品鉴人才的重要基础，是维护干部人才合理权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，为党和国家所有。

从文书档案与干部人事档案的含义中可明显看出，二者既有联系，也有区别。

文书档案材料与干部人事档案材料的联系与区别

文书档案与干部人事档案都是档案家族中的一员，其本质上是相同的，都是原始记录。两种档案联系非常紧密，你中有我，我中有你，甚至有时材料归档是重复归档。

文书档案材料与干部人事档案材料的联系

文书档案与干部人事档案的联系主要表现在两个方面。

第一，来源相同。两者都来源于机关、组织、个人的社会实践活动，不少材料互相交织，联系十分紧密，例如干部人事档案中的学籍材料，考核、入党入团、奖惩、任免、招聘等方面的材料，都与文书档案有着错综复杂的关系。

第二，本质相同。都是原始记录，也都是国家档案资源的组成部分。

文书档案材料与干部人事档案材料的区别

第一，内容不同。文书档案内容更加广泛，涉及机关、组织及个人的方方面面，反映一个机构、一个组织的历史原貌。干部人事档案内容专指性强，必须是同一个人的有关材料，反映一个人的原貌。

第二，范围不同。文书档案保存的文件材料范围非常广泛，凡有考察价值的，无论是正式文件，还是会议记录、调查材料，是历史的还是现实的，是正确的还是错误的，都需要完整齐全地保存下来。干部人事档案的材料都是对应本人的，要求保存内容真实、手续完备、具有结论性和概括性的材料。

基于以上两种档案材料的区别和联系，我们认为文书档案中保存的材料可以作为干部人事档案中基本信息的佐证材料，用于补充和完善干部人事档案。

查找文书档案材料的方法及案例

1.熟悉掌握干部人事档案内容的分类，鉴别归档和审核方法。干部人事档案材料分为十大类，主要包括履历类材料，自传和思想类材料，考核鉴定类材料，学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料，政审、审计和审核类材料，党、团类材料，表彰奖励类材料，违规违纪违法处理处分类材料，工资、任免、出国和会议代表类材料，以及其他可供组织参考的材料。中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》第三十六条规定：干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。因此，在档案专项审核工作中，每一份档案材料是否齐全完整，有无涂改造假，是决定档案审核信息认定是否准确的重要依据。

2.熟悉了解文书档案材料的归档内容和立卷方法。文书档案的内容主要涉及命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结，各种专业档案以及具有保存价值的资料等。文书档案的立卷，首先需要区分全宗，全宗内档案往往按年度—组织机构—问题分类方法进行立卷，再按问题、时间、名称、作者等特征排列或组件。

3.查找方法：文书档案基本上是每年归档一次，归档的材料是上一年的档案材料，单独立卷。我们在审核干部人事档案时，在确定缺少哪一类哪一项材料后，要分清材料的主题，什么时间形成的，什么机构下发的，哪个人的，需要解决什么问题，然后按照材料形成的年度、机构、主题、文号、人员等去找相对应的材料。如某人档案中缺少2003年度考核登记表，可对应文书档案去查2004年下发的年度考核文件，由于年度考核一般在年底，考核结果文件都是在下一年初下发，材料形成时间自然是2004年，文件的标题一般为XXXXX《关于2003年度教职工考核结果的通知》，考核文件归档的部门一般为人事部门，按照组织机构—问题—年度找出考核文件，看上面是否有某人的名字，然后找出相应的考核结果。同样，如某人档案中缺少干部任免审批表，其材料形成和归档部门一般为组织部，可按照年度—组织机构—问题的方向，在文书档案中查找当年的任免文件，找出对应的任免职务。

干部人事档案材料和文书档案相关材料查找对照表

以上材料对比说明干部档案中的主要材料在文书档案中基本上都能找到相应的对应材料。

4.案例：张XX同志1992年7月大学毕业后被分配到某国营机械厂工作，1998年9月考入XXX大学攻读硕士研究生，2001年7月毕业后通过招聘进入某高校工作。在2015年档案专项审核工作中发现其档案中在某国营机械厂工作期间年度考核表、工资变动审批表材料不齐，缺少解除劳动关系材料和报考攻读硕士研究生录取登记表材料，无法确定其离开机械厂的时间，从而影响到工龄的认定和硕士研究生属于全日制教育还是在职教育的认定。处理方法如下：首先本人提供说明，即其于1997年12月向某机械厂提出了辞职申请，单位同意后办理了辞职手续，回家复习考研。其次，与原工作单位联系，通过文书档案归档部门查找单位是否有同意其辞职的文件或通知书等，同时复印年度考核文件、最后一年的工资单、职工名册和减员人员名单等。最后，由其攻读硕士研究生的学校档案馆提供当年硕士研究生录取名册复印件，从中可以看到是统招、定向还是委培。通过以上材料，综合认定其在某机械厂工作的时间段为1992.07—1997.12，1997.12—1998.07复习考研，这段时间不应计算工龄；其硕士研究生为全日制教育。相反，如果张XX硕士研究生毕业后才与原单位解除劳动关系，在上学期间单位仍为其发放基本工资，其硕士研究生就应为在职教育。

文书档案材料归入干部人事档案的方法

第一，查找出的文书档案材料要进行鉴定，判断其是否真实有效，手续是否齐全完整，有无涂改造假。

第二，所有出自文书档案的材料都要进行复印，加盖档案馆印章，注明复印出处、复印时间，标明档案号，由复印人签字。

第三，将复印后的档案材料归入本人档案，并进行分类整理，按照材料形成时间排序，并打印目录，装订成册后入库。

综上所述，归入干部人事档案材料的文书档案材料的作用等同于原档案中缺失的档案材料，是干部档案审核工作中认定“三龄两历一身份”基本信息的佐证材料，是补充和完善干部人事档案材料的快捷有效的途径，为更好地发挥干部人事档案的作用提供了有力保障。

思考和建议

第一，加强对档案材料的规范管理，梳理反思造成档案材料缺失的原因。一般有以下几种原因。首先是历史原因，领导不重视，人员不到位，机构不健全，导致无论是文书档案还是干部人事档案，都存在档案材料缺失的问题。其次，宣传力度不够，档案管理人员缺乏档案归档意识，本该形成的归档材料没有及时形成，时间一长就容易遗忘。再次，有的人把档案材料当作私有财产，拒不归档，也不移交，美其名曰“查找方便”；有的人根本不知道哪些材料要归档。最后，档案管理人员的责任心不强，该收集的材料没有按时收集，该归档的没有按时归档。在干部人事档案转递过程中，没有把该归入本人档案的材料全部归入本人档案，时间一长就无法找到，从而造成不利影响。查找出原因之后，管理层要尽快进行整改，避免再次出现归档失误。

第二，加强对档案法律法规的宣传力度。随着《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等一系列有关档案的法律法规出台，我国的档案管理工作实现了新的飞越。人们的档案意识大大增强，越来越多的人认识到了档案的重要性，意识到档案与每个人的利益息息相关，但还要继续加大宣传力度，让更多的人了解档案管理方面的知识，知法、懂法、守法，增强其档案材料归档意识，使其积极参与到档案的管理工作中来。

第三，加快档案管理人员队伍建设。档案管理人员的思想素质、责任心、业务水平直接关系到档案的管理水平，从档案材料的收集鉴定、整理归档、开发利用到档案的信息化建设等，都需要档案管理人员不断学习。因此，档案管理部门要经常开展业务培训，利用移动互联网，不断提高档案管理人员的管理水平，增强其为社会和人民服务的能力。

第四，加强档案数字化建设。数字化档案具有保管占地小、检索查询方便快捷、可以远程传输等优点。它可以与纸质档案互补，大大增强档案的安全性。因此，不论是文书档案还是干部人事档案都要加快档案数字化进程，通过数字技术推动档案工作的开展，实现数字化与档案管理工作的深度融合，为社会的发展提供助力。