办公室档案工作现状与创新对策研究

文 张译文

档案工作是按照科学的原则和方法及时、准确地进行档案管理、处理，最大限度为党和国家各项事业服务的一项重要工作，是维护党和国家历史面貌的重大事业。它绝不是偶然产生，而是人类社会发展的必然产物，随着时代的发展不断更新、充实，它既是各种知识经验的呈现方式，也是维护国家各项利益的有效手段。档案工作正是在一代又一代奋斗者的社会实践中产生的，通过大量文字材料、图像、录音等手段得以留存，从而更好地为各项事业服务。作为一名高等院校办公室从业者，分析档案资源现状、问题，发掘档案资源的潜在价值既是责任也是义务。档案工作就其基本性质来讲，可以概括为管理性、服务性、政治性，国家公职人员在工作中不可避免地要接触档案工作，这就要求公职人员必须了解档案工作的基本性质，掌握档案学的学科知识，接触并处理档案工作，总结档案资源管理的种种规律，这样才能适应档案工作的发展，从而使自己的工作有规律、有秩序地进行。

一、办公室档案资源现状分析

档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位案卷的排列和案卷目录的编制。高等院校办公室是机关单位的核心部门，掌握着关乎学校发展利益的各项档案资源。这些重要的文字材料以纸质文件和电子文件双轨制文件管理方式进行留存。机关办公室作为电子政务建设过程中的重要组成部分，有必要维护档案的真实、完整和安全，因此，在电子政务开展过程中一些电子文件的收集、归档、留存已经成为办公室成员所掌握的一项重要业务。在全民倡导无纸化办公的时代，档案资源整理已经不再固化为档案馆编制人员的分内工作，每一位办公室人员的电脑里都留存着分内工作的存档文件。简言之，电子政务的发展让档案资源的共享成为可能，并且不断扩大档案工作的内涵和外延。

不同单位的档案管理方式有所区别，但都是以档案馆为存档中枢。与档案馆全面保存各类别资料有所差别的是，目前高校办公室档案资源更偏重行政事务相关档案，与学校全局发展事项相关，例如校内重要会议纪要的留存、收文发文记录、重要合同协议备份、单位证件原件的保管等方面，这些档案的保管一方面是方便为有些单位的决策事项留存依据，维护单位长远发展利益；另一方面也能看出一个单位的信息资源体系是否完整，信息资源利用制度是否健全。而这些归口办公室的档案资源，它的调取过程与档案馆有所不同的是并非所有人有调取权限，它的调取要经过上级领导的批准，做好档案调取记录，由于调取频次较多，多数用于办理某个单位各项行政事宜，因此，办公室档案工作具有相对严格的管理模式。

二、办公室档案资源处理存在的问题

办公室电子政务处理的水平决定着办公室的工作水准，它是治校理政的重要载体，同时也是单位管理工作的重中之重。由于专业性不强、人员素质参差不齐，加之没有形成完善的文件材料归档制度，在处理各项行政事务的过程中，日益暴露了档案处理工作存在的问题。

首先，是对档案工作的重视程度不够。档案收集模式、管理手段和服务机制都需要适应当下国家档案治理的要求。在中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》一文中提到要建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的安全体系，进一步完善档案工作体制机制，推动档案事业科学发展。该意见的下发再次确认了档案工作的重要性与做好档案工作的必要性。就办公室工作而言，档案资源的处理并非工作的重心，但是在“以文辅政”的过程中不可避免地需要调取大量的信息用于进行行政事务的处理，而作为整个单位的信息枢纽部门必须将档案资源充分利用，辅助相关行政事务。目前机关单位办公室存在忽视档案资源管理的问题，部分纸质档案和电子档案衔接不上，出现缺漏现象，这恰恰反映出机关单位对档案资源的重视程度不够，对文件的收集、整理、归档等流程把关不严、落实不细。不同单位的档案归口部门有所不同，有些是以档案馆为中枢管理档案资源，即所有档案资源全部交由档案馆，按照档案管理办法统一实行管理，极大缩减了管理的难度；相反，有些单位档案资源分散在各个职能部门自行管理，一旦涉及调取档案，相关人员并不知晓找谁办理、如何办理。档案归口相对分散，又没有一个统一且完整的档案管理办法，这样就使管理过程相对杂乱，标准不一，这种分散的管理模式会直接导致档案资源的归档保存不规范、档案工作者工作积极性下降，档案管理不成体系，长此以往，不仅档案的管理难度会加大，损害部分人的切身利益，对有些单位的发展也会产生不可估量的损失。这种情况的发生显然没有严格落实《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》文件精神，归根结底，还是对档案资源重视程度不够，没有明确档案资源对国家治理的重要意义。

其次，档案干部队伍素质水平参差不齐。有些单位从事档案工作的专业人员数量有限，加之开展档案数字化、档案编研、档案业务交流与人员培训机会有限，使得档案工作的新格局无法打开。由于对档案工作的重视程度不足，培训内容缺乏创新性、时代性，参训人员积极性不高、兴趣不浓，导致档案干部队伍水平参差不齐，队伍整体思想观念比较陈旧、保守，缺乏创新意识。多数档案专业人员还在用过去的管理模式和经验解决现在档案资源的处理问题，管理方法陈旧，管理机制有待完善。目前有些机关单位对于档案机构和人员做不到有效整合，档案信息化纳入本单位信息化建设的整体规划，确保档案部门实现对电子文件的产生、留存和归档的全程监督指导做得不够。提高信息化建设水平，不仅可以发挥电子政务的潜在价值，提高档案处理工作的效率，也能更好地整合利用现有的一切资源为单位发展做出贡献。同时也要提高对档案部门的监督工作意识，对涉及保密性质的重要文件，是否可以考虑由保密工作委员会介入进行监督，另外要特别注意提高档案专业人员自身的保密意识。

最后，没有建立便利群众的档案利用体系。随着政府向服务型政府转变，企事业单位、机关由此也向服务型单位转型。促进职能的转变，增强服务能力是各单位的共同目标。档案管理归根结底也是便民利民、服务民生的关键环节，把涉及民生的各类档案、信息及时整理，优先提供利用，更好服务群众和单位的合法利益是档案从业者的责任与义务。当下办公室档案工作存在的主要问题集中在服务内容和服务方式的不细致。部门之间信息化共享水平较为低下，协同办公能力有待提高，有时出现一份档案需要到多个部门进行办理的情况，极大降低了办事效率。档案工作处理中出现“只向上级负责”而非“关注效果，向用户负责”的不良作风。办公室的档案多为涉及学校利益的重要文件，调取过程需要领导审批，有些年代久远的纸质文件甚至需要调取人陪同工作人员一起翻阅，没有做到档案为民服务的宗旨，归根结底还是档案管理过程中没有深化服务意识，没有深刻理解档案工作的本质。在档案资源的处理、利用过程中容易忽视公众的信息需求与满意度调查，导致档案办理人员与用户之间产生相互不理解的情况，档案资源的有效利用率因而降低，没有构建便民利民的档案利用体系，档案资源的有效价值便无法发挥。

三、创新办公室档案工作的有效途径

档案治理的目的是达到档案的善治，它所强调的是利益的多元化，即平衡各主体之间的利益诉求和利益取向。过去，档案管理的模式强调收藏，而忽略了对利益主体的开放，这便极大程度地制约了档案资源价值的有效发挥。如今当我们意识到这一问题的严重性，便不得不思考如何有效发挥档案资源的最大价值。一是对机关档案室而言，还是应该继续担负接收和整理电子政务的重要职责，研究制定档案管理条例，建立档案资源的长期保存与开发利用制度，这也是加快电子政务立法进程的有效手段。办公室从业者应该重视档案资源的保存与利用，这不仅是对“以文辅政”的要求，更是核心部门促进集成整合，将信息资源价值最大化的有效方式。二是应更多地关注公众需求，深化信息公开，满足公众对档案资源的利用，加强信息资源的集合与共享。现如今公众对档案资源的利用需求日益增长，整个社会对档案资源的重视程度也有了明显的提高，提供深层次、高质量的档案信息产品越来越成为各机构部门的新目标，无论是从管理体制、方法技术层面建立科学的档案资源管理战略，还是坚守“社会记忆保护者”职责，巧妙把握纸质文件与电子文件二者的优势互补，都将有利于在文件、档案资源管理的重大变革中牢牢把握主动权，更好地适应档案工作新常态。

四、办公室档案善治经验谈

办公室档案治理讲究的更是善治，把握档案治理的规律，跟随信息化建设的步伐，不断更新档案治理策略，为每个单位的长远发展贡献智慧力量。首先，档案从业者需要具备认真细致的品质，小到个人的档案，大到单位的合同、协议，稍有不慎就会对利益方产生不可估量的影响，因此，档案从业者经手的每一份档案都要严格按照流程归档保存，以防万一，建议备份处理。

其次，办公室部门的特殊性决定了它所经手的档案都是与各单位利益息息相关的，在档案善治的过程中需要严格遵守保密性，凡是涉及单位发展事宜的档案不可随意由他人翻阅，所有的查阅和调取都要按规定流程进行，工作人员不可泄露相关档案的任何事项。

最后要想做到档案善治，还是应该将关注点投注到技术层面。科学技术是第一生产力，电子政务的内容很具体，分类相对复杂，传统的档案分类处理已经无法满足信息时代电子政务的蓬勃发展，在处理琐碎的档案文件时，对新兴软件、智慧档案室的需求逐渐增强，这就要求工作人员要有创新意识，在办公过程中既要解决实际问题也要具有质疑精神，探索更为便利的电子文件归档、查阅软件和更加科学智慧的档案室操作系统，总结档案善治的基本规律，思考档案善治的发展思路，将档案治理推向一个更系统、更完备的高度。