高职院校档案信息化建设的有效策略研究

吴尚谕 娄底幼儿师范高等专科学校

近年来，社会各界都开始关注档案管理对推动自身工作开展的重要性，纷纷着手研究档案信息化建设的有效策略。在新时代背景下，不论是工作学习，还是社会生活，都离不开互联网。互联网是一把双刃剑，在为我们带来诸多便利的同时，也带来了严峻的挑战。现如今，传统的档案管理模式已经不能满足新时代发展的要求，互联网信息技术已经普遍应用于档案管理工作，档案管理工作内核不断拓展创新，对其未来的发展提出了更高的要求。现针对信息化建设和档案管理工作现状进行分析探究，希望能够充分发挥出高职院校档案管理工作的作用。

何谓档案管理信息化建设？档案管理工作是通过某种方式或手段将档案进行分类、汇总、完善以及传递等一系列工作，能够充分发挥档案的价值和功效。在当今“互联网+”的时代背景下，档案管理工作的顺利开展必然要融入现代化信息技术，促使档案管理工作能够紧跟时代的步伐。“互联网+”时代下，现代化信息技术的普及极大地提高了档案管理工作的效率，并且各种各样的信息数据都能够被高效整合，信息的利用率也得到了大幅提升。传统档案管理工作比较机械化且任务烦琐，将现代化信息技术应用于档案管理工作，可以极大地减轻传统档案管理工作人员的工作压力。

现代化互联网技术与档案管理工作的融合，意味着从事档案管理的工作人员将面临更高的要求，他们要具备能够从海量数据中筛选有用信息的能力，并且根据档案种类的划分建立逻辑联系，完成档案信息的自动分类。现代化档案信息管理工作是目前大数据时代背景下档案管理工作发展的必然选择和发展方向。此次研究主要是以信息化时代背景为前提，分析和探究档案管理信息化建设工作在现代化进程中出现的问题，并提出相应的解决方法。

高职院校档案信息化建设的重要性

促进高职院校档案管理信息化发展

信息化，即利用先进的网络技术和信息技术手段让人类社会进入一个全新的数字化、信息化时代。档案信息化是新时代背景下一种全新的管理模式。档案信息化发展的显著特征就是将人们一直以来所使用的纸质档案与信息技术相结合，将纸质档案变成电子文件，通过先进的信息网络技术对电子文件进行收集、汇总和存储，从而更加方便快捷地实现信息的交互共享。除此之外，信息化发展还能激发相关工作者的工作积极性，提升相关工作人员的工作效率，促进档案信息化建设工作的顺利开展。

促进高职院校档案管理资源共享

对于各大高校来说，实现档案管理信息化是必然的发展趋势。在政府的号召下，企事业单位和各大高校纷纷开展“互联网+”实践活动，成效显著，但由于经济条件的不足，也暴露出一些问题，如档案管理效率较低，信息利用率不足，缺乏科学完善的发展规划和专业技术人才，等等。信息技术的重要性和必要性不言而喻。现如今，信息的收集、整理、存储和使用都必须使用计算机，因此档案信息化建设就显得尤为重要，它的显著特征就是将人们一直以来所使用的纸质档案和信息技术相结合，对于各大高校来说，其工作量和复杂程度都不容小觑。当下，很多学校的上课模式也发生了改变，线上教学越来越多，这意味着各大高校必须高度重视档案信息化建设工作。

高职院校档案管理员的专业素质有待提升

互联网的广泛应用提升了信息的传播速度。大多数员工的档案都能够自由查找，然而高职院校档案管理工作人员的专业素质和知识水平参差不齐，并且人际关系复杂，如果档案管理制度不科学很容易导致档案被破坏的情况。并且不同类型的档案保密程度和保密方式也不同，这就导致档案的使用和查取方式也不统一，倘若出现信息泄露问题，必定会造成无法估量的损失。

高职院校档案管理信息化建设的策略及建议

加快新时期档案管理体制改革

建立灵活有效的运行管理机制是推动档案管理工作科学发展的必要前提和有力保障，只有这样才能高效合理地对档案管理工作的职责以及权限进行划分。在大数据时代背景下，除了要建设统一的档案网络平台，还要重视加强档案管理工作的服务职能，规避传统档案管理工作中可能会出现的问题。

档案管理软件是开展档案管理信息化建设的必要前提，所以高职院校档案管理部门需要率先做出指示，高职院校内部的各个部门必须要重视对档案管理软件的研究开发，制定一套针对档案管理软件开发的标准规范，并满足实际工作需求，督促档案管理机构优化自身的管理流程，通过网络平台提升服务职能，与服务对象直接对接，保障社会民众能够平等查取档案信息，推动档案管理事业的可持续发展。

树立档案管理信息化观念

长期以来，档案管理工作采用较为传统的工作模式，导致档案管理思维固化。要想推动“互联网+”时代下档案管理工作的顺利开展，转变思维观念是首要任务。如今档案管理工作的发展已经无法脱离现代化互联网信息技术的支撑，档案管理工作人员应当树立档案管理信息化的思维观念，在实际工作中学会熟练应用信息化技术。

如今的档案管理工作内容不再是机械地进行信息数据的汇总，而是要求从事档案管理的工作人员要具备能够从海量数据中筛选有用信息的能力，在档案管理工作中能够充分发挥自身的主观能动性和创造性，提高档案管理工作效率。

注重档案的二次开发利用

现代化档案管理工作对工作人员提出了更高的要求，其不仅要具备能够从海量数据中筛选有用信息的能力，还要根据档案种类的划分建立逻辑联系，完成档案信息的自动分类，实现档案的二次开发利用。因此，要推动档案管理工作的发展，需要建立科学完善的开发利用机制，充分发挥档案数据信息的价值。根据现有的档案信息构建一个功能齐全的数据库，为大众提供更加全面的档案信息服务。除此之外，档案管理工作的主要目标不仅是储存信息，更重要的是高效利用现有的档案数据，为领导决策提供有力的参考依据。同时，我们要关注和重视电子文件的归纳整理，传统纸质文档存在难以储存、易丢失等问题，所以电子档案逐渐取代纸质档案是发展的必然趋势。完成电子档案的归纳后还要进行准确的分类整合。简单来说，档案分为普通档案和机密档案两种，通过互联网我们可以在设置查阅权限的前提下共享档案数据信息，充分发挥档案的实际价值和功效。

研究发现，完成现代化档案管理是目前大数据信息时代背景下档案管理工作发展的必然选择和发展方向。目前，我国高职院校在档案管理信息化建设工作开展方面所存在的问题主要是档案管理信息化的建设力度不足，相关工作人员素质水平亟待提升，档案信息化发展缺乏动力等。要想有效解决这些问题，就需要促进现阶段高职院校在档案管理信息化发展方面的改革，相关的档案管理工作人员也需要树立信息化发展观念，并且需要注重对档案的二次利用。