关于新时期人社局档案管理信息化建设

林清娇 云霄县人力资源和社会保障局

人社局作为国家机构体系中不可或缺的职能部门，在管理、组织和指挥各项行政事务中扮演着重要角色。人社局内部的档案管理是保障其稳定有序开展工作的基础，新时期加强人社局档案管理信息化建设，可以从整体上提高人社局工作的质量和效率。基于此，从档案管理信息化建设的优势及其必要性出发，论述新时期对人社局档案管理信息化建设的新要求，探讨新时期人社局档案管理信息化建设的有效路径，旨在提高人社局档案管理工作的现代化水平，也希望能为人社局档案管理信息化建设提供参考意见。

随着互联网技术的迅猛发展，信息技术被广泛应用于各行各业。档案是一种资源，传统档案管理以人工书写、保管为主，已无法满足信息化社会的要求。因此，人社局的档案管理应紧跟时代发展的步伐，由传统的档案管理方式向信息化管理转变，在共享信息资源的同时，充分发挥社会物质资源的最大效能，成为人社局高效率、高质量工作的保障。

档案管理信息化的优势及其必要性

档案管理信息化的优势

档案管理信息化是指借助智能工具，对档案资料进行收集、整理、保管和应用等过程。信息化档案管理有着独特的优势，是新时期档案管理发展的趋势。其优势主要体现在以下几个方面。

第一，延长档案使用年限。传统档案以纸质为主，纸张对存储环境有较高的要求，如温度、湿度等都是重要影响因素，而且工作人员在翻阅档案的过程中也可能对纸质档案造成损坏。因此，传统档案到达一定年限后会为档案管理工作带来很多不必要的麻烦。而信息化档案受环境等外界因素影响不大，占据空间也更小，便于长久保存和使用。

第二，提高档案管理效率。传统档案管理离不开档案管理员，管理员需要对资料进行收集、分类、鉴定、整理等。整个档案管理流程繁杂，管理员需要花费大量时间和精力，工作效率却并不高，也会出现一定的错误率。信息化档案管理以电脑为主，通过网络进行资料的存储和标注，在减少人力投入的同时，极大地提高了档案管理效率，也有效避免了人工失误给工作带来的不利影响。

第三，实现档案资料共享。传统档案存放在档案柜中，不仅会占据很大的空间，而且使用档案资料时，需要人工进行翻阅查找，费时费力。信息化档案管理可以实现档案资料共享，无论是存储、使用，还是进行资源的传递都极为方便，且快捷的档案搜索方式，也大大提高了档案的使用效率。

人社局档案管理信息化的必要性

档案管理是资源管理的重要组成部分，是人社局整个工作体系中必不可少的环节。加强人社局档案管理信息化建设是十分有必要的。

一方面，人社局档案资料的存储环境、保管方式等，受到内外因素的影响。传统档案管理模式下，工作人员工作效率不高，无论是查询资料，还是更新资料，都是一个非常烦琐的过程，显然已无法适应新时期社会发展的要求。新时期，在信息技术飞速发展的推动下，信息化管理模式是各个行业发展的趋势，人社局档案管理信息化建设符合创新发展的要求，现代化管理方式逐渐取代了传统档案管理模式；另一方面，人社局档案管理的根本目的是提高服务质量，新时期对人社局档案管理提出了更高的要求，传统管理模式与服务方式存在的弊端日益显现。档案管理信息化建设可以快速高效查询相应资料，在提高档案利用率的同时，有效提升人社局档案管理的服务水平。除此之外，档案资源得到有效的利用，可以实现人事资源的共享和价值开发。在档案管理中运用信息化管理方式，可以促进档案资源的有效利用，其在人事资源管理中发挥着巨大的作用。人事档案管理以服务人事工作为主，利用信息化设备开发和利用人事档案管理软件，建立立体化的人事管理框架，进而全面、多层次发掘人事档案管理的价值。信息化的人事档案管理方式，为人们提供了便捷的人事信息查询服务，方便人们对信息的随时取用和浏览，使人事档案资源价值得到了最大开发。这种新型的档案管理方式促进了人事信息的资源共享，充分发挥人才的作用，推动社会的发展。

新时期对人社局档案管理信息化建设的新要求

新时期对人社局档案管理信息化建设有着更高的要求，包括档案管理水平、档案资源的共享以及档案资源的安全性。

就档案管理水平来说，新时期下，信息化是人社局档案管理发展的方向，促进信息化的举措应贯穿于档案管理的每一个环节。因此，人社局相关工作人员应不断提高自身信息化档案管理素养，促进人社局档案管理工作向着信息化、智能化发展，最大程度发挥档案资源的效能，在提升人社局档案管理水平的同时，更好地满足新时期对人社局档案管理信息化建设提出的要求。

从档案资源共享来说，在信息技术的推动下，信息共享现已成为新时期社会发展的总体趋势。人社局档案管理工作涉及社会的方方面面，档案资源的共享势在必行。要最大限度地发挥档案资源的价值，就要促使人社局档案管理紧跟信息化发展的步伐。人社局在档案管理工作中，应借助新时期信息化发展的契机，做好档案资源的开发与共享。

对于档案资源的安全性而言，人社局的档案是一项重要的信息资源，如果被泄露或丢失会给群众带来很大的困扰。因此，新时期人社局必须做好档案资源的安全管理工作，信息化档案管理有着强大的检索查询功能，应利用加密手段防止信息外泄和丢失。比如，设置网上实名制认证，最大程度地保障人民群众的利益。

新时期人社局档案管理信息化建设的有效路径

制定科学的发展规划，提高信息化档案管理意识

信息化建设是新时期人社局档案管理工作的重要内容，对档案管理工作甚至是人社局的整体工作都产生了重要影响。档案管理信息化建设并不是简单的互联网应用，而是涉及档案信息数字化转换、基础设施的投入以及档案管理模式的优化等一系列工作。对此，从档案管理部门的管理层到基层工作者，都应提高对信息化建设工作的重视程度，积极投身于档案管理信息化建设过程中。

一方面，人社局档案管理部门要做好档案资源的充分调研，从整体上考量自身是否具有良好的发展趋势，并在此基础上制定科学的信息化发展规划。具体来说，档案管理部门可以先设定一个科学可行的总目标，再将总目标细化为阶段性目标，一步步推动档案管理信息化的建设。人社局可以将档案管理部门的信息化规划和进程纳入人社局整体工作体系中，进一步推动部门档案管理信息化建设。另一方面，档案管理工作者应转变管理理念，强化档案管理信息化意识，并发挥主观能动性，真正参与到档案管理信息化建设当中。与此同时，人社局还应加强档案管理信息化建设的宣传，使群众认识到档案管理信息化的优势及意义，以得到广泛支持。

完善档案管理信息化机制，加强档案资源整合

缺乏科学的管理理念以及管理制度的不完善等，都是限制档案管理信息化建设的因素。人社局应集思广益，建立适应新时期发展需求以及符合自身发展的档案管理信息化机制。档案管理层与工作人员之间应形成相互约束的关系，一是防止因管理层决策专制打击管理员工作的积极性，二是让工作人员在公平公正的管理机制中，实现自我工作效能的最大化。

首先，健全档案资源的收集归档制度。在档案资源收集归档过程中，档案管理工作人员既要顾全全局，又要让工作有侧重点，使档案资料成为展示群众真实情况的载体；其次，人社局档案管理信息化建设需严把鉴别审核关。对于资料错误、手续不齐全等经常出现的问题，人社局应给予补办或重办的指导意见，避免不规范的档案资源进入档案管理系统；最后，建立完备的档案资料查阅流程，当纸质资料变为电子化或数字化资源进入资料库后，档案管理部门应设置标准化的查阅流程，保证工作的高效有序，切实推动档案管理信息化建设。

人社局的档案资料涉及面广、内容繁杂，在档案管理信息化建设中，应对其中具有重要研究价值的资源开展系统性整合工作，将收集的档案信息进行统一划分和细致归类，借助分级管理形式为数字化信息资料的查阅提供便利。人社局在档案管理信息化建设的过程中，也应选取适宜的管理软件，通过完备的存储设备，将档案资源科学、合理地存储于不同档案库中。

加强档案管理信息化基础设施建设，保障档案资源安全

信息化基础设施主要包括网络设施、机房建设、系统硬件、软件等内容，基础设施是档案管理信息化发展的前提条件，也直接关系着档案资源的安全和稳定。比如，网络设施依托互联网和局域网，在此基础上还需要投入路由器、交换机等设备。在硬件设施上，人社局应建设现代化的档案资料馆，按照相应的建设标准来建造核心机房，购置相关的系统硬件，并做好对机房和硬件设备的维护工作。当然，加强档案管理信息化基础设施建设，需要一定的资金支持。对此，人社局要对档案管理信息化建设中的经费进行合理的规划和分配，专款专用，切实保障人社局档案管理信息化建设的顺利实施。

依托信息技术开展的档案管理信息化建设主要依靠互联网这一媒介实施。互联网具有交互性、开放性等特征，可能导致档案管理工作的安全性和稳定性或多或少受到不利影响。比如，当电脑遭受黑客入侵或电脑中病毒后，就可能造成档案资料的丢失或泄露。人社局档案资源的安全管理是档案管理信息化建设的重中之重，直接关系着人民群众的切身利益。基于新时期对人社局档案管理信息化建设提出的安全要求，信息化基础设施建设能最大限度地保证档案资源的安全和稳定。性价比高的硬件设备、软件系统等，可以降低档案管理中外界因素，如电磁、辐射等，带来的干扰和损坏。档案管理信息化建设不是一朝一夕可以实现的，而是依据所设定的信息化建设小目标，一步步向着总目标发展，从而贯彻落实档案管理信息化建设。

提高档案管理人员素养，打造专业稳定的管理队伍

新时期，企业和部门越来越认识到人才的重要性。现阶段，档案管理部门的工作人员往往凭借经验开展工作，缺少档案管理专业素养。人社局档案管理工作对人才有着非常高的要求，其要具备计算机、法律等方面的相关知识与技能。但是，由于档案管理部门长期以来被认为是闲散部门，一些工龄长、即将退休的工作人员常被安排到档案管理部门。这些工作人员虽然有较为丰富的工作经验，但工作模式仍沿袭原有模式，不愿接受现代化管理理念和管理方式，导致工作效率低下。这需要人社局根据档案管理信息化建设中对人才的实际需求，在提高现有档案管理人员专业素养的同时，从档案管理工作人员的招录出发，以打造一支专业稳定的管理队伍，让人才成为档案管理信息化建设的巨大推动力。

一方面，人社局要不断提升现有工作人员专业素养，可以开展相关业务的培训工作，转变档案管理工作人员的思想意识、工作方式、工作态度等，帮助档案管理工作人员学习和掌握现代化管理知识和技能，让档案管理工作人员熟练掌握信息化档案管理工作流程。同时，档案管理工作人员也应提高学习意识，明确自身工作的重要性，将所学的现代化管理知识应用到工作实践当中，从工作实践中不断积累经验，形成良性循环，在档案管理工作中创新思维和发挥创造力，促进人社局档案管理工作模式的创新发展。另一方面，人社局在进行档案管理工作人员招录的过程中，应充分考虑求职人员的专业情况，所招录人员的专业能力应能够弥补现有部门结构中的短板，为人社局档案管理部门注入新鲜血液，让年轻化的专业人才队伍优化档案管理部门人员结构。

综上所述，档案管理工作是人社局主要的工作内容之一，人社局应始终坚持为人民服务的宗旨，使自身的工作成为连接企业、部门以及公众之间的有效环节。新时期对人社局档案管理工作有更高的要求，人社局应认识到信息化建设在档案管理工作中的优势及必要性，从完善信息化管理机制、加强基础设施建设及提升档案管理人员的专业素养等各方面入手，有序推动档案管理信息化建设，在提高档案管理工作效率的同时，提升自身服务质量。