大数据下文书档案管理及其信息化应用分析

邵瑞萍

（自然资源部第二大地测量队［黑龙江第一测绘工程院］，哈尔滨 150025）

引 言

在文书档案管理工作的开展方面，信息化的应用起着重要的作用。结合大数据时代的特点，在文书档案管理工作的过程中加强信息化的应用，一定程度上可以保障文书档案管理工作的顺利实施，获取良好的管理效果，不断提高相关工作人员的综合素质。基于此，实现文书档案管理信息化是最佳的选择，可以进一步推动事业单位的发展。所以，从事业单位的角度上来看，应高度重视文书档案管理工作，并采取有效的措施，加强其信息化应用，进而保障文书档案管理工作有效开展。

一、大数据背景下文书档案管理的相关概述

（一）含义

近年来，互联网技术迅速发展，逐渐渗透到工作和生活中，在人们的工作和生活中得到了广泛的应用。互联网是大数据发展的重要产物，互联网技术得到发展，会增加各类数据与信息，大数据技术也因此可以得到进一步的发展和推广。大数据能实现数据的信息化处理，充分应用大数据技术，除了便于查阅数据与信息，还能检索较复杂信息，并且人力和物力均可以得到节省，资源也可以得到有效利用。大数据的发展不仅有助于提高人们生活水平，还会促进文书档案管理工作的开展。

（二）文书档案信息化应用的意义

通过先进的信息技术，工作人员得以全面整合复杂的文书档案信息。并且，在文书档案管理工作的过程中应用信息化，可以促使工作顺利地实施，获得良好的管理效果。在大数据及信息化的背景下，不论任何事业单位都应重点关注如何做到与时俱进，适应时代的发展，不断提高文书档案管理工作质量。除此之外，信息化的应用能使事业单位更好地满足当前时代的发展需求，并且随着互联网技术的迅速发展，资料共享是信息技术最主要的优势，信息化的应用可以满足文书档案管理人员的各种需求，保障工作及时完成。

二、文书档案实现信息化管理的优势

（一）电子文件能长期稳定保存

与电子文档相比，纸质档案寿命不长，在档案保存中很容易受人为因素的影响，给纸质档案带来损害。但电子档案对保存条件与环境等没有较高的要求。随着经济不断地发展，电子技术正在飞速进步，如今只要运用身边的设备就能实现电子文件的获取与存储，最重要的一点是电子文件不受时间和地点的限制，无论是读取还是存储都非常便捷，并且不会受外部因素的影响，不容易发生损坏。

（二）文档信息得到充分共享

传统的文书档案管理系统，不但不便于及时查阅相应的文件，而且文件传递不及时，文件共享范围小，甚至不能实现共享，这样会导致大量的信息闲置，造成资源损失。通过信息化的管理方式，将文书档案综合管理，可以实现档案和保存其的载体分离，最重要的一点是可以与其他信息平台实现关联，实现信息共享。

（三）提高文件传递的安全性

事业单位在以往办公中，所运用的都是纸质文件，很容易出现文件丢失的现象。而且以往主要通过邮递的方式传递文件，在文件邮递的过程中很容易出现遗失的风险，无法保障文件与档案安全。通过信息技术对文书档案进行信息化管理，并借助内部网络，可以实现相关文件与档案的线上传送，确保文件传递的安全性。

三、文书档案信息化管理现状

传统的文书档案管理由于受空间等各种限制，不便于及时的查阅，再加上使用的次数和查阅人员比较多，很有可能出现一些矛盾，无法提高档案管理的时效性。而文书档案实现信息化管理能进一步优化档案管理，不断提高档案管理水平。文书档案实现信息化管理就是在档案管理中运用信息技术，确立档案管理和档案服务的框架及方法，实现档案的信息化服务。信息化管理这项工程具有系统性，不能将其简单理解为档案数字化和网络，它实际上是运用网络实现广泛平台的构建，以各种形式展现出应用的价值。此外，由于网络随时会进行更新，文书档案的信息化管理也应随时更新，完善工作的具体流程和方法，不断优化，加快文书档案信息化建设，实现规范化的文书档案管理。随着社会不断地发展，信息渐渐凸显出了重要的作用，它不仅是社会与经济发展的资源，还是最宝贵的财富。信息化管理这种方式非常便捷，但是就当前的情况来看，各事业单位还没有进一步加快文书档案信息化管理的进程，文书档案信息化程度不够，而且一些事业单位信息化管理起步晚，仍停留在以往单一的阶段，档案查阅人员要想查阅所需要的文书档案，还需要来到文书档案管理部门，其时效性不高，这使档案难以得到利用，档案资料中蕴藏的丰富信息资料无法实现挖掘，文书档案的创新服务工作不能更好地满足。

四、大数据下文化档案信息化管理应用的有效措施

（一）树立正确的管理理念

在新时代背景下，各项科学技术得到了发展，信息化技术给人们的工作和生活带来了便捷，逐渐成为人们工作和生活中的一部分。所以，事业单位应高度认识信息化技术的优势，要注重文书档案信息化管理的实现，让档案管理与信息技术两者实现结合，才能做到与时俱进，适应时代的发展，促使事业单位有序运行。事业单位的领导人员还应摒弃以往传统的文书档案管理方式和理念，培养创新意识，树立正确管理理念，使信息化更好地应用到文书档案管理中，有效彰显出大数据时代的特点。事业单位的领导人员还应加强对文书档案管理人员的引导，引导他们主动汲取其他事业单位成功实现文书档案信息化管理的经验，做到充分了解、适当借鉴，进一步思考自身开展文书档案信息化管理的具体情况，并进行反思，树立新的发展管理理念，从文书档案管理工作的开展形式入手，做出相应的调整，并加以创新，进一步推动实现文书档案信息化管理。

（二）推动信息化技术的使用

在大数据时代背景下，对于事业单位而言，要想保障文书档案管理工作顺利实施，应加强对信息技术的使用，而信息技术的使用需要资金投入。因此，事业单位首先要做的是在现有的信息化设备方面投入一定资金，不断完善。从文书档案管理人员的视角来看，完善信息化设备可以有效挖掘其所具有的各项功能，尤其是信息处理、分析、管理、运用功能，进而可以确保文书档案管理工作有效地实施，不断提高文书档案管理的时效性。

（三）采用先进的管理方式

事业单位与文书档案管理人员应注重对管理方式的完善，从现有的管理方式入手，结合实际情况，不断完善创新，引进先进的管理方式，促进文书档案管理工作的有效开展。以重要文档为例，应做好封存管理，以电子文档形式为主，进行备份，避免发生丢失，与此同时，还应保存纸质文档。当文书档案管理工作顺利实施后，还应不断思考以往文书档案管理的工作情况，并做好反思，在现有工作方式的基础上进一步完善，不断提高文书档案资源的完整性。

（四）建立健全信息化平台

事业单位应加大力度建设信息化平台，并加以完善，无论是内部还是外部均由信息化平台提供信息资源，更好地满足使用需求。在文书档案信息化管理系统中，事业单位应加强对文书档案管理模块的优化，强化资源共享能力，更好地满足实际工作需求。此外，还应对文书档案信息化系统中的检索功能进行优化与完善，细化检索关键词，使其能够做到及时检索，配合文书档案管理工作的实施，获取良好的管理效果。同时，在信息化平台完善的过程中，应尽量以主流产品为主，将计算机系统出现问题的概率降到最低，避免影响到信息化平台建设。

（五）重视文书档案挖掘的分析与利用

从功能视角上来看，数据分析是大数据技术最主要的作用，如果没有分析，只落实检索与统计，数据、信息将难以展现其价值，并且在事业单位管理的过程中，无法体现出事业单位文书档案数字管理的成果。因此，在事业单位文书档案管理方面，应把数据分析作为重点内容，也就是通过数据挖掘技术，借助原始材料的整理，全面挖掘数据的价值，将数据进行整合分析，发现数据隐藏的机制，将数据信息之间的潜在关系明确下来，防止发生信息失真的情况，使信息得以及时传播，文书档案得到合理利用。借助数据挖掘，能将用户需要的信息提取出来，进而可以充分了解用户的实际需求，可以让所制定的服务方案具有针对性，实现个性化服务。

（六）不断提高工作人员的综合素质

文书档案管理人员的综合素质直接关系到文书档案管理工作的有效性。事业单位应意识到文书档案管理工作的重要性，并提高对这项工作的重视程度，清楚文书档案管理人员在文书档案管理工作中起到的价值。为此，可以加大对文书档案管理人员的培训力度，开展各种各样的培训活动，以定期或不定期的方式培训文书档案管理人员。可将文书档案管理方式和理念作为培训内容，确保文书档案管理人员充分掌握新的工作方式和管理理念，不断提高其综合素质。此外，还可鼓励文书档案管理人员利用业余时间多学习，提升自己，从而保障文书档案管理工作顺利开展。在大数据时代下，文书档案管理人员不仅要注重文书档案管理工作的发展，还应明确未来的发展趋势，增强作为管理人员的责任意识，更好地应用信息化技术提升文书档案管理水平。此外，完善文书档案信息化管理这一过程还需要积极探索、调整，文书档案管理工作还需要与其他部门进行沟通，让其他部门配合这项工作。为此，事业单位不仅要高度认识到这一点，还应结合实际情况着重培养文书档案管理人员，让老员工起到带头的作用，带领新员工共同成长，不断进步，促使新员工早日熟悉工作内容，进而独自进行各项工作。另外，老员工对岗位工作非常熟悉，已经形成了自己独有的、固化的工作模式，所以，事业单位还应引入信息技术，让新、老员工全面学习并应用。

（七）划定管理范围

事业单位要想更好地明确文书档案的管理范围，必须要充分考虑好其与各部门工作的衔接性。一般情况下，文件、资料的类型与内容各不相同，其价值也存在不同，从文书档案管理人员的角度来看，应加大挖掘力度，充分挖掘出档案的价值，保障档案保存的期限。除此之外，各部门资料在事业单位经济建设方面起到促进的作用，为此，应把各部门资料的保存期限设置为长期。而有的资料利用价值不高，其保存期限应以短期为主进行设置，这样能有效区分不同材料的价值。所以，在这方面应提高其重视度，确保文书档案管理工作的顺利实施。

（八）提升文书档案管理安全性

事业单位收集与存储的文书档案，除了具有法律效应，有些资料还含有法律内容，事业单位应当明确对这些资料进行保密管理的重要性，施行有效的措施并落实。对于管理人员而言，应保护好纸质档案，并加大规划力度，规划出单独的空间进行存储，任何人员要想进入此区域都必须签署保密协议，否则禁止进入。除此之外，还应确保电子档案安全，不断提高其安全性，向管理人员传授安全知识，加强内部网络监管，确保档案不出现泄漏。

结 语

总而言之，在大数据时代背景下，事业单位应高度重视文书档案管理工作，而为了保障这项管理工作顺利实施，应注重对信息化技术的应用，并清楚当前文书档案管理工作存在的状况，利用信息化技术加以完善，完善保存问题，引进先进的档案管理模式，树立正确的档案管理理念，让文书档案管理流程变得更加规范化。此外，还应加大培训力度，开展各种各样的培训活动，以定期或不定期的方式培训档案管理人员，进而不断提高档案管理人员综合素质，保障文书档案管理工作有效开展，提升这项工作的时效性。