事业单位干部人事档案数字化管理探析

文/金华市中心医院 石良亮

近年来，组织系统出台了一系列的政策文件，对人事档案的管理提出了进一步的要求。在此背景下，干部人事档案数字化不能只停留在宣传倡导和初步实践阶段，更应在实践中深入探究。本文围绕“为什么要实现干部人事档案管理数字化”“什么是干部人事档案管理数字化”和“如何实现干部人事档案管理数字化”这三个核心展开系统深入的分析研究。

一、干部人事档案管理数字化的意义

（一）必要性。目前，事业单位干部人事档案载体主要以纸质档案为主，虽然纸质档案在工作人员的习惯性、阅读的直观性和内容的保密性等方面有固有的优势，但随着信息技术的发展和工作方式的更新，纸质档案的缺点也日渐显现：占用极大的存储空间、易破损、利用率低、管理和查阅费时费力等等。在数字化改革背景下，事业单位干部人事档案管理工作唯有突破纸质材料的局限，才能真正实现人事档案数据的实时采集、及时更新和有效利用。

（二）重要性。干部人事档案价值的发挥不仅可以通过对人事档案的查询实现，也可通过持续性地跟踪、挖掘、分析利用档案数据来体现。干部人事档案记录了干部个人从初高中时期开始的学习情况及工作以来的详细内容，包括干部履历表、职称晋升、进修学习、党团材料、奖惩情况等，是单位组织人事部门选用、任免和奖惩干部的重要支撑。但目前档案仍存在信息封闭，信息不对称，档案管理（往往指各地的人才市场）和具体管理部门之间档案数据传递不通畅的问题，容易形成“数据孤岛”。数字化的实践正是解决这一困境的有效举措。

（三）可行性。只有建立在可操作性和可实现的基础上，干部人事档案管理数字化才有进一步研究的价值。近年来，我国出台的各项政策不仅为干部人事档案的管理提供了方向，也正是对干部人事档案数字化的呼吁。此外，干部人事档案数字化具有技术上的可行性，信息技术和设备的突破性发展，综合性信息人才的涌现，为更好地开发和利用人事档案信息提供了技术方面的支持。

二、干部人事档案管理数字化的内涵

干部人事档案管理数字化是什么？要达到怎样的程度，发挥怎样的作用？这正是我们研究必须把握的内涵。

（一）以动态管理为基础，实现档案内容的规范性、准确性和完整性。人事档案的形成是一个持续动态的过程。档案完整记录了个人人生的重要转折点，档案管理必须保证个人档案的时效性。根据“档案跟人走”的原则，一旦个人的人事关系发生变化，档案就应及时转移。

借助先进的电子设备、信息技术，把纸质的信息转化成电子形式，并具备相应的数据库，便于后续对人事档案的查阅。工作人员不再需要一遍遍地翻阅，既提高工作效率，也有效降低对纸质材料的损坏，避免档案材料被篡改的风险。通过对电子档案动态持续的维护，实现档案内容的规范、完整、准确。

（二）以满足需求为导向，保障人事档案的公共服务型功能。从公共服务理论视角来看，提供优质的服务是档案的重要职责之一，面对不同的服务对象，服务的形式、内容都有所区分。单位通过完善人事档案管理，使人事档案成为重要的资源，满足单位选人用人的考察需要。对于个人而言，要对档案的组成内容和形成过程有充分的认识，并在此基础上挖掘档案对个人的服务功能。目前，如果个人有查档需求，只能通过申请后经单位进行间接查阅。那么，如何在不违反档案管理政策的前提下，保障本人有足够的知情权？干部人事档案通过数据库的方式呈现出来，个人可以在申请后通过局域网查阅自己的部分档案，进而充分体现干部人事档案的公共服务功能。

（三）以便捷高效为目标，充分发挥人事档案的价值。干部人事档案管理信息系统可以帮助干部管理部门节省大量的时间和精力。在干部任免、提拔、退休等节点上提高工作效率。共享查阅的功能为人才招聘过程中的档案审核工作提供便利。在信息安全的前提下，实现不同地区、不同单位之间干部人事档案数据的有限共享。

三、事业单位干部人事档案管理的现状

（一）干部人事档案管理缺乏扎实有效的组织推动。长期以来，许多单位对人事档案的管理工作普遍缺乏关注和重视，单位领导和部门缺乏有关人事档案管理工作的培训，组织人事部门只能在实践中不断摸索。在此背景下，相关工作人员的专业素质和能力有限，岗位人数的设置也往往达不到档案管理的配比要求。

近年来，随着组织部门关于干部人事档案管理工作文件的出台，“凡进必审”“凡提必审”“干部人事档案专项审核全覆盖”等要求的执行，干部人事档案的管理日渐规范，目前正处于一个重要的发展阶段。

（二）纸质档案电子化不足，数字化进程缓慢。目前，事业单位干部人事档案主要以纸质的方式保管和呈现，依靠人工对档案进行日常的整理维护，对材料进行装订、编号和目录的更新。

虽然现行的政策文件已经要求对所有在职干部的人事档案进行扫描，建立基本的干部人事档案信息数据库，暂时还不具备对档案数据信息的真实性进行鉴定、查验的功能。纸质档案尚且还不能完全以电子化的形式呈现，无法满足基本的查阅需求。

（三）档案数据利用率低，共享困难。在实际工作中，干部人事档案管理权限仅对干部管理部门开放，没有实现在线查阅的功能。目前，干部人事档案基本统一存放在当地人才市场，单位需派两名以上人员前往查阅，耗时耗力。同时，因干部人事档案中的信息数据只是被查阅，部门间交流困难，信息封闭，档案数据的有效价值利用率低。

“凡提必审”“凡进必审”对于人员数量庞大的公立医院是不小的挑战。提拔干部时的档案审核可以通过成立提拔小组按要求完成，而人员招录、引进时的档案审核就显得困难重重，因此，人事档案的数字化管理迫在眉睫。

四、事业单位干部人事档案数字化管理的制约要素及实现路径

事业单位干部人事档案数字化管理是一项系统性的工程，既需要管理主体和服务主体理念的更新，也离不开相关技术的支持，同时人事档案的特殊性使得数字化过程中的安全性和保密性也不可忽视。

（一）受限于管理主体的理念，应着力于数字化理念的培育。事业单位人事档案管理工作的首要问题就是单位领导的档案管理意识比较薄弱。目前各单位组织人事部门一般就是干部人事档案的管理部门、工作内容繁重，包括党建、人才、工资、招聘、合同、档案和离退休等。很多时候会因为要完成其他更具时效性的工作而放缓档案管理工作。除此之外，事业单位特别是高校和公立医院没有加强对职工本人档案意识的培养，使得本人对自己的人事档案不够重视，不清楚人事档案包含哪些内容，也不知道应该向单位人事部门上交哪些材料，造成学历、进修经历、奖惩情况、民主党派的相关内容等不够完整。同时因为不明白档案管理的相关要求，个人在填写需存档的材料时不够慎重，不注重所填资料的完整性和准确性。

对社会而言，是政策的倡导和要求；对单位而言，对改进组织人事部门的工作方式、提升工作效率具有积极意义；对职工而言，可以充分发挥出个人档案的价值，满足个体需要。把干部人事档案管理数字化作为一项重点工作，在资金预算、人员配备等方面提供支持。在此基础上，注重培养单位职工的个人档案意识，使个人对人事档案的规范性、完整性有基本的认识，方便管理部门对档案的日常更新和维护，同时充分发挥出档案的价值。

（二）受限于信息技术的挖掘与应用，应着力于先进技术的投入。信息技术是实现数字化的重要支撑，软硬件设施不健全，就会大大限制干部人事档案管理数字化的实现。因此应加大资金投入，开发、引进先进技术，建立干部人事档案管理平台。此外，事业单位干部人事档案数字化管理离不开一支政治素质、文化水平、业务能力突出的管理人才队伍。一方面，在档案管理的岗位上引进经验丰富的人才；另一方面，对现有档案管理部门的工作人员进行数字化、信息化方面的培训，保证干部人事档案管理数字化的实现，有效发挥大数据功能和优势。

档案信息的有效利用不只是纸质材料的扫描记录，更是档案的更新和信息提取。目前各地的人才市场已经着手扫描个人档案，但是其档案信息仅仅局限于内部端口。如果档案数据不能被各个单位有效的获取和利用，海量的数据一直处于静止状态，那么其价值的发挥就极为有限。鉴于此，在更新干部人事档案载体的前提下，要加强数据之间的连接，将数据转化为动态的、可用的信息，满足单位和个人的使用需求。

（三）受限于人事档案的自身特性，应着力于隐私、保密数据的妥善使用。维护干部人事信息的保密性，是档案共享平台在实际应用中的重要内容。必须严格规定干部人事档案管理部门的权限，其他部门和个人在审批的前提下也只具备查阅权限。同时，通过分级管理、规范查阅程序、限制操作权限、内外网隔离、漏洞扫描、入侵检测系统、来访者识别等方式，不越级查阅，不设置超级权限，有效避免职工个人档案信息泄露事件的发生。

数字化为干部人事档案管理工作提供了新的机遇，作为人事部门的工作人员，应注重将人事档案工作回归人才服务的本质，用新的理念、技术去充实服务。准确理解技术的应用过程，有效利用技术服务于档案管理，真正做到智慧管理。推动事业单位干部人事档案数字化建设，探索满足社会需求下的档案管理模式，进一步提升干部人事档案的利用效能，是新时代事业单位干部人事档案工作的必然要求。