公路工程档案管理分析研究

王军平

（汉中市公路局宁强公路段，陕西汉中 723000）

0 引言

随着公路工程事业的不断发展，档案管理工作的重要性逐渐被社会所重视。档案管理工作可以为公路工程建设的质量评价，后期维修运营和今后的施工建设提供数据支持，对公路工程具有较为深远的现实意义。因此，对公路工程档案管理工作的要求不断提高，需要进一步深化公路工程档案管理工作的分析研究，在不断研究、讨论、实践中发展公路工程档案管理工作。

1 公路工程档案管理工作概述

公路工程中档案管理工作主要包含立项、审批、勘察、设计、施工、竣工验收、后期维护、档案归档保存等方面的内容。针对逐渐严格的要求，档案管理工作岗位需要工作人员实事求是，获取第一手公路工程建设资料，为后期公路运营和维护提供资料支持。在历史发展过程中，确保公路工程建设资料的真实性，为以后公路工程规划建设提供指导。完整的公路工程档案可以在后期的修理、建设，道路规划、扩建、改建等方面提供科学合理的依据。因此，要建设健全完善的公路工程项目，档案管理工作是必不可少的一环。但我国公路工程建设行业一直以来对档案管理工作不够重视。随着国家经济发展，社会形势的转变，国家档案局和国家发展改革委联合发布了几项档案管理验收方法规定，公路工程建设项目中的档案管理工作逐渐得到重视，成为较为重要的研究课题。

在建设档案验收项目时，必须严格按照国家档案局和国家发展改革委所发布的相关规定完成。首先，所有项目的档案是工程竣工验收时必须提交到相关部门的重要资料，应由档案管理部门获取第一手真实且有效的工程资料。未经批准或没有验收合格的公路工程建设项目不能够完成竣工验收，不能够进入下一步环节。其次，档案管理工作在公路工程竣工验收环节中非常重要，需要工程施工团队的管理人员及档案部门重视档案的真实性和有效性。在验收环节，团队若没有完整的档案资料，可被一票拒绝竣工。除此之外，公路工程建设项目的前期施工、后期管理、维护、使用、改建、扩建都需要档案作为资料支持。若档案收集不齐全，部分规范不真实，档案存在虚假信息或档案信息不完整都会导致后期的工作受到直接影响，公路工程也无法发挥最大效益。最后，对于公路工程而言，档案管理工作及档案管理工作人员是非常重要的一环，需要各方领导及从业人员了解档案管理工作的重要性，并做好相应的档案收集、管理、分析工作，根据国家档案局及国家发展改革委的相关规定，完成公路工程建设项目的档案管理工作。

2 公路工程档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理意识较为薄弱

档案管理工作需要管理工作人员有较强的专业性，能够面对较大的工作量。然而，一直以来，国内公路工程建设项目中对档案管理工作的意识极其薄弱。档案管理工作人员通常无法满足严格的档案管理工作要求，不管是工程承包方、发包方还是监理部门往往不会配置专业的档案管理工作人员，通常由其他部门的工作人员兼职完成档案管理工作。因此，部分公路工程建设项目在后期没有完善、真实、准确的档案资料。公路工程建设单位的发包人通常不会按照档案管理规章制度措施完成信息的归档整理，监理单位也会忽视工程团队的档案管理工作监督，许多公路工程监理单位仅关注工程的质量、安全等外业监管。因此，国内的公路工程档案管理存在较大的问题，主要来源于公路工程各个单位档案管理意识较为薄弱，没有意识到档案管理工作对公路工程建设项目的重要性，直接影响了后期维修、扩建、改建、运营的顺利实施。

2.2 档案管理力度不足

由于公路工程建设单位各个部门的管理人员对档案管理工作的意识薄弱，因此没有较强的监管力度。首先，公路工程的档案管理工作没有相应的监督管理部门或指导人员监督指导，档案管理部门得不到一手资料。其次，在工程施工过程中，通常只追求片面的工程进度，不考虑档案管理工作的监理监管力度，通常无法获取工程施工的实时进度情况等方面的完整档案。再次，公路工程的各个部门没有要求档案管理工作人员深入施工现场第一线。很多档案管理工作人员从开始施工到竣工验收都没有机会深入施工现场了解一手资料。许多施工单位没有做好档案管理工作的必要性宣传，使得工作人员对档案管理工作的重要性缺乏认识。最后，监理工程师没有严格履行档案管理工作的规章制度，对档案材料的审核较为敷衍。通常对档案信息资料审核仅流于表面，签字即认为审核完成。因此在后期施工阶段及竣工验收阶段，都存在监管力度不足的问题，无法保证公路工程的档案资料的准确且完整。

2.3 档案管理工作人员专业素质不强

因为对档案管理工作的意识薄弱，没有做好档案管理工作的必要性宣传，因此许多单位的档案管理工作人员均为临时人员或兼职人员，身兼数职，无法保证在整个施工阶段有效地获取信息，保证档案的完整性。档案管理工作人员缺乏完善的专业知识，因此也不会根据一定的规范性和及时性，严格把握公路工程管理工作的质量。其次，许多公路工程施工单位的档案管理工作并没有相对应的规范条例，导致所有的档案信息都是被动获取，只有技术单位、施工单位主动移交档案才能够获取档案。有许多单位甚至不会采用现代化计算机信息技术，通过网络系统实时获取档案信息，导致许多公路工程建设单位的档案归档不规范，档案质量参差不齐，不能保证档案的完整性和及时性。

2.4 档案管理工作制度不够完善

公路工程建设项目通常周期较长，参与单位众多，设计领域广泛，需要的资金较大，材料、人工、设备等数据较为复杂。然而部分公路工程建设单位对上述内容的档案管理工作流于表面，没有做到贯彻落实档案管理规章制度，不能按照工程档案监督管理机制完成工作，甚至有部分公路工程建设单位没有完整的工程档案管理监督机制和档案管理制度，也没有做好宣传及培训。

在公路工程建设过程中，人员的流动性较大，需要各个部门领导根据完善的规章制度和考核机制约束工作人员。然而档案管理工作通常缺乏完善的管理机制，许多单位没有将档案管理工作纳入考核机制，导致工作过于随性。部分工作人员不重视档案管理工作，档案信息出现疏漏、流失等现象也不会有相应的惩罚。因此，许多工作人员不注意档案信息的完整性和及时性，导致整个公路工程的档案信息不准确，不完整，严重损害了公路工程档案对后期维护、扩建、改建、运营工作的作用。

3 公路工程档案管理工作对策分析

3.1 加强工程档案管理的意识

我国地方公路工程建设管理部门应该结合公路工程档案管理工作中存在的实际问题，加强档案管理工作的宣传力度，让公路工程建设单位中的所有工作人员意识到档案管理工作的重要性，进一步提高监管单位对档案管理部门的约束，加强档案管理部门对自身工作的要求。通过统一的领导，按照分级管理原则提高各个部门对档案管理部门的重视程度。按照总体要求，明确由领导负责档案管理部门，将档案管理工作完全融入公路工程建设单位的日常管理工作，使监管单位重视档案管理工作，档案管理工作人员在统一的监督管理下更好地完成工作。

除此之外，档案管理工作人员的工作意识需要逐渐强化，提高整体的工作效率和工作质量，促使档案管理工作人员不断提升自身的业务能力，积极参与档案管理工作和档案管理技术业务培训，全面掌握档案管理工作技巧，确保每一项公路工程的档案齐全、完整、系统、精确且及时。档案管理工作人员应及时与工程技术人员取得联系，加强自身的服务能力，与公路工程建设单位的所有工作人员通力合作，做好公路工程中的档案管理工作。

3.2 加强档案管理工作的监管力度

首先，应该将公路工程档案管理部门作为公路工程建设单位重要的组成部分，使各个主要的管理部门提高对档案管理工作的重视程度。所有的档案管理工作内容应有明确的主管领导负责，将档案管理工作合理划分，成为公路工程建设管理工作的一部分。其次，做好档案管理工作重要性，严肃性的宣传工作，准许档案管理工作人员深入施工现场第一线，及时有效地获取第一手档案数据，以较为严肃的工作态度完成档案收集、管理、分析工作。强化公路工程建设单位档案管理部门对档案管理工作人员的监管力度，加强信息化建设，使用现代化设备和网络系统作为档案管理工作的辅助工具，应用适合的软件和系统辅助工作人员完成档案管理工作，使档案管理工作逐渐现代化、信息化。再次，监理工程师应该严格按照相关的规章制度审核档案信息材料，加强对每一份重要信息的监管和审查力度，确保在施工过程及竣工验收环节都能够保证每一份档案信息资料准确且完整。将档案管理工作的质量纳入工程建设质量，使档案管理工作的各个环节依法执行，依规完成。最后，项目的负责人应该严格审核档案管理部门上交的审核报告，保证所有档案的完整性和准确性，提高档案工作的质量。

档案管理部门应该及时监督检查并指导档案管理工作人员的工作进展，深入基层，了解工作人员的服务水平和服务态度，积极指导工作人员严格贯彻我国公路建设工程的工作条例，及时纠正工作人员在档案收集、管理、分析工作中存在的问题。一旦发现资料书写不规范，系统应用不熟练，信息收集不齐全，质量不过关等问题，及时纠正，有效地提高公路工程档案的归档质量。

3.3 提高档案管理工作人员的专业能力

公路工程档案管理基层人员应该提高档案管理服务意识、创新意识、终身学习意识、安全意识。充分发挥自身的学习能力，认真完成工作，在不断发展的公路工程行业及档案管理行业中，学习新知识，提高自身的业务水平。在现代化，多样化的时代背景下，学习信息化技术和方法，提高档案管理工作能力。通过学习档案立卷、标引编目、保管统计等方面的专业知识，学习计算机技术，掌握档案管理信息化系统，提高档案管理工作能力和信息化技术的操作水平。对于非专职的档案工作人员，应该定期开展进修培训，帮助其提高专业能力。所有入职档案管理部门的工作人员应该具有相应的专业证书和相关院校毕业证明，严格把关入职人员的各项能力，确保档案管理人员具有较强的档案管理综合工作能力，掌握足够的档案管理专业技能。

档案管理工作人员的专业水平和综合能力会直接影响公路工程档案管理工作的质量。因此，公路工程建设单位应该定期组织工作人员进行培训工作，从基础知识、工程管理业务、信息化档案管理业务知识到公路工程档案收集整理的基础能力都需要不断地培训。在实际的操作中，不断地强化知识，通过探讨、交流、研究，发现问题，解决问题，从而提高自身的综合能力。

3.4 完善档案管理工作机制

构建完善的档案管理工作机制，需要公路工程建设主管部门及所有与档案管理工作相关的单位根据实际情况，定期学习国家工程档案管理法规和制度，不断探索档案管理工作的规章制度，完善公路工程建设单位的档案管理工作机制。完整且长效的工作机制能够激励档案管理工作人员在不断改革的新形势下，一直保持较为积极的工作态度，有终身学习的工作理念，不断地强化自身工作能力，为档案管理工作规范化建设提供强有力的支持。公路工程建设单位应该实时掌握市场的动态变化，不断强化档案管理工作的规范性，针对自身存在的问题查漏补缺，保障公路工程档案管理工作可持续发展。

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案实施办法》《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》以及公路工程建设单位的实际情况，做好档案管理工作，切实了解管理人员的工作进展。通过绩效考核和合理的奖罚机制，有效地提高档案管理工作人员的工作效率，确保档案管理工作按照公路工程既定的计划实施。所有工作人员在自己的岗位上完成工作内容，与公路工程同步检查，与档案资料同步竣工验收，建立及时、准确、完整的档案资料数据库，逐渐完善公路工程的档案管理工作监督体系。

4 结语

由于现代化、数据化进程的推进，档案管理工作应该增加信息化处理手段和设备，逐渐规范档案管理工作，促进公路工程的档案管理工作的开展和进步，解决档案管理工作目前所面临的问题，构建长效的工作机制等措施，不断提升公路工程档案管理工作的质量水准。通过有效的手段加强工作人员的业务水平，提高工作能力，强化综合素质，使得档案管理工作能够更好地服务于公路工程，服务于社会。