如何做好残疾儿童档案管理基础工作

田慧

山西省忻州市残疾人康复中心 山西 忻州 034000

引言

数据显示2017年全国残疾人人口基础库中登记的持证残疾儿童合计122万人，涵盖残疾儿童总数的近1/4。我国的残疾儿童的数量十分庞大，这也就造成了残疾儿童档案的数目众多和内容繁杂，也增加了残疾儿童档案管理的难度。但由于要做好残疾儿童的救助工作就必然要加强他们的档案管理，所以做好残疾儿童档案管理的基础工作是必然的也是必须的。

1 做好残疾儿童档案基础管理的重要性及意义

1.1 实现和谐社会的重要因素

目前，我国的经济水平和综合实力也处于上升期，社会经济体系也在日益完善，在这一过程中也逐渐暴露出很多潜在的隐患和问题，为保证经济能够得到良好的发展，残疾儿童的救助是非常重要的一项工作，也是构建和谐社会的重要影响因素之一。为了有效保护残疾儿童应得的各项合法权益，就必须做好残疾儿童档案管理的基础工作，进行规范化的管理[1]。才能更好地进行残疾儿童的救助工作，规范我国的社会弱势群体管理秩序[2]。

1.2 实施社会保障的必然要求

做好残疾儿童档案管理基础工作，规范化进行档案管理，为社会保障工作提供了更有效的依据，国家和其他政府相关机构能根据这些信息更好地管理残疾儿童，更好地了解残疾儿童的康复训练情况，从而制定相应的制度、提出相应的措施，来为残疾儿童的成长创造良好的环境，从而有效地落实了社会保障体系。

1.3 保护未成年人合法权益的措施

未成年人是祖国未来的希望，是肩负着复兴中华重任的接班人。残疾儿童也和其他儿童一样都是未成年人，应依法受到我国的相关法律法规的保护，也依法享有法律赋予的一切合法的权益。通过对残疾儿童的档案进行规范化的管理，可以有效记录和追踪残疾儿童的生长状态和生活情况，并根据这些记录对残疾儿童及时进行救助，保护他们的合法权益。

2 当前残疾儿童档案管理工作出现的问题

2.1 管理系统不完善

档案管理工作，需要有严谨的制度政策和规范的工作计划。目前，我国的档案管理工作水平仍然处于初级阶段，亟待建立系统化、规范化的档案管理系统。管理系统的不完善直接造成了管理工作各阶段工作的不深入，不论是前期档案资料收集与整理的不全面，还是后期对档案的利用效果不显著。其次，随着档案数量越来越多，日常管理工作也逐渐繁忙，由于专业管理人员的缺失，大多数的工作人员皆为兼职人员，专业性不强，在整理资料时往往会被繁重的工作量影响，同时没有严格的制度约束，岗位边缘化等因素也会影响到相关工作人员的积极性，以致遗漏一些内容，造成失误。

2.2 管理观念落后

现代社会中，一些福利机构协会等对残疾儿童档案进行管理时，存在着管理观念落后的现象，对档案管理工作没有足够的重视，导致相关机构在进行管理残疾儿童档案的时候，缺少有效的管理质量与措施，这也为残疾儿童的管理造成了影响。为进一步满足当代社会的发展要求，做好残疾儿童档案的管理工作，就必须提升管理理念，带动人员工作，加强管理，推动档案管理工作开展。

2.3 管理方式传统，信息化管理系统建设不完善

在档案管理工作中，一个好的硬件设备能达到事半功倍的效果。在我国，残疾儿童的数量是一个比较大的数目，这也就造成了档案的内容数目十分的庞大，如果按照传统的管理模式即利用人工来进行编号管理，这是行不通的，不仅影响效率还影响准确性，因此必须提升档案管理的信息化水平。虽然在目前这个互联网发展十分迅速的时代，电子信息化的管理方法已经被应用到各行各业，但在档案管理中的应用仍存在着一些问题：首先，硬件设施和软件无法配备齐全给信息化管理的基础工作带来了挑战，其次，软件设施的功能不齐全或是程序复杂等问题给工作人员的操作也带来了不便，从而影响着档案管理的规范化。信息化建设的不完善，产生信息化管理滞后，必定会影响档案管理规范化的进程。

2.4 缺少相关部门的协同配合

由于残疾儿童档案材料的特殊性，需要多个部门配合工作，出示相关的材料如：出生证明、残疾证明等等，与其相关的康复训练机构、福利机构等，都会涉及一些信息，在档案工作人员进行材料的收集工作时，缺乏与其他部门的沟通，这就会导致材料交接活动无法正常进行，使档案出现残缺现象，造成档案管理质量差的现象。

2.5 档案工作者缺乏专业性

在客观条件上，我国的档案管理工作仍处于起步的状态，相关专业的人才较少，实际操作人员多为一些兼职的人员，专业性不够高，没有意识到档案管理的必要性和重要性。而且兼职人员流动性大，岗位轮换、人员流动频繁，事务繁杂没有太多的精力参加档案管理的专业知识学习和技能培训。除此之外，档案管理工作的枯燥也给工作人员带来不好的心理影响，档案管理工作者在大多数时间内都要面对各种资料的统计、整理，很少接触外面的世界，容易产生局限，压抑的心理。大量的重复性工作也会让工作人员产生烦躁的情绪。由于档案管理工作岗一般总是处于整体工作的边缘位置，不被别人重视，也得不到应有的理解和尊重，因此造成严重的职业成就感缺失。

3 做好残疾儿童档案管理的措施

3.1 完善档案管理系统

档案中汇集着大量的内容，记载着各种丰富且详细的信息，是一种丰富且有价值的信息资源。档案内容的繁杂也决定了进行档案管理是一件非常烦琐的工作。根据目前的工作情况来看，在一些福利院、残联等机构中，残疾儿童的档案管理工作仍采取较为传统的方式，即由工作人员手工录入，然而随着档案数量越来越多，这种方式的缺陷逐渐显露出来，准确性难以保证。因此，可以说由人工进行管理的这种方式会直接影响档案的质量[3]，以至于最终影响到残疾儿童的后续救助工作的安排，这种传统的人工管理档案的模式和方法已经无法有效应用在当前的档案管理工作中了，不能适应当代社会发展的形式和节奏了。因此，做好残疾儿童档案的基础管理工作，就需要转变传统的理念，完善档案管理系统，对管理模式和管理方法进行创新。科学技术的不断进步与发展，让很多互联网新型技术被广泛应用在各行各业中，对于残疾儿童的档案管理，可以使用信息化互联网技术，将互联网和现代化先进的档案管理方法融入其中，建立起全国范围内的残疾儿童信息管理系统，通过该系统在实践中的应用，可以规范化、合理化地控制目前的档案管理工作的流程，保证了档案信息化管理的完善、优化，保障了档案的安全性、稳定性[4]。同时全国范围内信息管理系统的建立便于更大范围地完善残疾儿童的档案信息，也便于儿童在救助过程或领养过程中与其他机构地有效对接和对领养家庭及救助机构信息的筛选和查询。档案管理系统还应及时更新技术，保证档案管理系统的有效性，提升效率和质量。

3.2 提升管理理念

前文提到现在残疾儿童档案管理工作中还存在的一个问题就是工作人员的管理理念落后，为做好这一工作，还应提升机构的管理理念。提升管理理念首先要做的就是提高机构领导对档案管理工作的重视程度，充分认识到管理好残疾儿童档案是一件具有价值的工作，他们的认识程度和管理理念在很大程度上决定了残疾儿童档案工作的开展，因此，必须提高档案管理意识，把这项工作列入工作日程中，这是适应新形势下档案管理工作的需要。同时还应加强宣传推广工作，在机构中进行有关残疾儿童档案工作方面的宣讲，结合现在的政策和社会发展形势以及档案管理不当将会引起的一些后果，让大家明白这一项工作的重要性，同时还要引导大家接纳新事物，善于学习新的管理模式，更好地进行残疾儿童档案管理的基础工作。

3.3 建立严格的档案制度体系

有了完善的管理系统，还应建立严格的档案制度体系。社会不断进步，我国的经济水平和综合实力也处于上升期，社会经济体系也在逐渐完善，在这一过程中也暴露出很多潜在的隐患和问题。在残疾儿童的管理和救助方面，国家的相关社会保障和福利部门应积极制定相应的制度政策，提升现在残疾儿童档案的管理水平，完善当前的档案信息管理系统，同时，医院等机构也应配合政策的实行，给予最大的帮助。

在档案管理工作具体的开展过程中，必须要给予足够的重视和肯定，要将其纳入规范化、标准化的工作日程中。在档案整理过程中，要对残疾儿童的各类信息进行准确记录和核对备档[3]，按照标准化的编码形式进行整合、归纳和总结，确保档案管理基础工作的每一个环节都规范进行，确保档案实现统一化的操作管理。在收集各种证明和其他相关资料的过程中，管理人员应及时有效地与相关部门进行沟通，做好交接工作收集好各种资料，避免出现因交流不到位而造成的资料缺失问题。其次还应该对残疾儿童的档案建立严格的分类制度，按照原则和制度进行分类，为以后的相关康复训练工作提供有效的依据，同时也提高了档案管理的效率。最后，在对残疾儿童档案管理的实际操作中，还应该注意档案适宜的存放环境，保证档案不受环境的影响，保持特定的开窗通风性，定期对档案室进行清洁，进行除灰，还要时刻注意到档案室内的温度和光照。除此之外，在一些雨季，应保证档案室不漏雨，这样做的根本目的是为了保证档案信息资源的安全性。

3.4 加强工作人员的专业水平

档案管理人员是残疾儿童档案管理基础工作的实施者，是能否做好档案管理工作的直接影响因素，因此国家和相关部门要对管理人员的能力和素质引起足够的重视。档案管理是一门专业性比较强的工作，相应的，它对工作人员提出了比较高的要求：不仅需要有专业的知识和学习经历，还应该有良好的道德品质，认真踏实的工作态度和敢于奉献的崇高精神。为此，档案管理人员应该做到以下几点：①进行专业的知识技能的学习，应注重考核新入职工作人员专业基础知识的掌握水平，同时对已入职的工作人员应定期进行残疾儿童档案管理工作的教育，培训专业技能，提高文化素质，不断提高综合专业水平。②改变工作人员的思想认识问题，定期进行思想教育和汇报工作，从思想上改变他们对于这份工作的看法，要让他们深刻体会到不断学习提升对于档案管理事业发展的重要作用和实际意义。不断深化对残疾儿童档案管理工作的思考与理解，做到爱岗敬业，爱自己的岗位，敬重自己的职业，充分发挥主动性和创造性。

3.5 加强档案管理的守法性与保密性

档案中的个人信息属于隐私，因此要加强档案工作的保密性。特别是对于这些残疾儿童，他们是社会中的弱势群体，他们渴望得到别人的关心，渴望被爱，他们的心灵都曾受到创伤，当他们长大走向社会时，都会感觉自卑，所以对于他们，更要增强档案的保密意识，使他们得到平等与尊重，不再受到伤害。残疾儿童的档案中涉及了他们的很多隐私内容，为防止他们再次受到伤害，必须加强档案管理的保密性，所有的档案管理工作人员必须做到遵纪守法，严守私密是对档案管理人员遵纪守法要求中的重要内容，管理人员应增强法律意识，要遵守和执行党和国家关于档案工作的法律和政策，自觉履行法律赋予的责任。