办公室档案文书管理工作探讨

苏振

摘要：新时代文书档案工作面临着新的挑战，文书档案管理工作内容复杂，对管理人员专业素养、职业道德等要求很高，尤其是在信息化时代，文书档案管理工作从工作理念、工作模式到工作方法都需要创新，管理人员需要结合当前工作形式，以及工作需求，不断创新管理方法、管理模式，以此提高文书档案管理时效和质量。笔者结合自身多年工作经验，以文书档案管理工作的具体实施策略，谈几点拙见。

关键词：规范管理;档案管理;办公室

引言：近年来，我国文书档案管理工作的总体质量呈现持续下滑趋势，导致我国部分企业日常业务运作效率难以得到有效提高，这在一定程度上对我国企业的现代化发展造成了阻碍和限制。为明确文书档案管理工作的具体内容，提升文书档案管理工作的有效性，应积极针对工作流程开展规范化、正规化、模式化调整，确保文书档案资料能够在企业经营运作中发挥高效、便利、规范的应用价值。

1办公室档案文书管理工作的重要性

1.1有利于单位整体工作效率的提升

對企业而言，办公室档案管理工作对于企业的工作开展有着良好的促进作用，也是企业日常工作当中最重要的环节，因企业的工作性质以及岗位的特殊性，工作量是非常复杂且繁重的，经常会投入大量的财力以及物力，但是往往未达到理想的效果。因此，办公室档案管理规范化是极其必要的，在对其进行科学有效的改进工作之后，会为原来复杂的工作流程省去不少麻烦，且极大减少了许多不必要的消耗，对于档案管理工作人员而言，减轻了繁琐的工作内容，效率得到了相应的保障，同时，还促进了企业管理效率以及工作进度的提升，使公司的管理水平以及发展稳步提高。

1.2有利于规范化管理方式的改变

随着科技的不断发展与进步，人们的生活发生了巨大的变化，信息社会的到来使得数据井喷式爆发与融合，且信息量日益庞大，因此传统的管理模式显然不适用于现代企业档案管理工作，在科技逐渐普及的现代社会，企业应当顺应时代潮流，借助目前高效的软件对数据以及信息进行处理和储存，将这些复杂的工作内容进行简化。因此，计算机的相关软件应用已经逐步走进办公室日常档案管理工作当中，管理人员可以充分利用计算机带来的便捷，对档案信息进行系统性的分类，再进行存储和高效管理，在高科技应用的基础上，极大丰富了企业的管理模式。

2办公室文书档案管理工作存在的问题

2.1文书管理与档案管理工作间的衔接问题

文书管理与档案管理工作既有相似之处，也存在差异。文书管理和档案管理工作应相互支撑，实现两类管理工作的相互配合、相互协调，才能充分发挥管理制度体系的科学性和有效性。实际管理工作中，存在一定的配合问题，这在一定程度上影响了文书管理工作与档案管理工作的衔接，导致文书管理工作与档案管理工作之间难以产生关联和互动，使得企业文书管理工作人员不了解档案管理工作实质，企业档案管理工作人员不了解文书管理工作内容，影响了企业文书管理工作和档案管理工作，管理质量水平不高，综合效率低下。调查数据显示，我国很多大型企业都未做好文书管理工作与档案管理工作之间的结合和联动，相关工作实施流程亟待调整优化。

2.2整理文档方法不合理

为满足社会进步的发展需要，办公室文书档案在性质和类别上越来越多。和以往的工作相比，新文书档案的出现对于管理人员是一种新鲜的事物，接受起来需要一些时间。在学习、熟悉的过程中，在对新文书档案整理时，容易将新文档的性质和类别搞混，或者发生错乱摆放的情况。如果不对这些问题有针对性地采取对策方案，那么办公室文书档案的管理工作就会受到阻碍，后期需要大量的时间和人员去整理分类改正。

2.3文书档案管理工作重视程度不够

由于文书档案管理工作不能为企业创造直观的经济效益，因此部分企业领导对文书档案管理人员不够重视，未能充分认识到文书档案管理工作的重要性，未能结合企业实际开展文书档案管理工作，没有为工作人员配备必要的技术设备，工作环境较差，严重影响了我国现代企业组织文书档案管理工作的现代化发展。

3加强企业档案文书规范化管理的策略

3.1实现文书管理工作与档案管理工作的有效衔接

要解决企业文书档案管理工作质量不高和效率低下的问题，首先应重视文书管理和档案管理工作的对接和衔接。目前，企业的文书管理部门和档案管理部门大多独立发展，应将二者合并为文书档案管理职能部门，发挥文书档案管理工作的综合价值和联动优势，优化企业文书档案管理工作，提升工作效率。

3.2实现文书档案的规范化管理

文书档案管理过程中，各类程序是否规范，直接影响着档案管理的质量。在开展工作时，必须做好各项文书工作的记录，确保各项处理程序规范化，实现文书管理和档案管理紧密衔接。如针对文件的分类和归档编号工作，应该做好登记和管理，做到文书和档案一一对应，便于管理和日后查询。同时，文书档案管理的管理人员，应该明确文书档案管理工作的程序和方法，确保各项文书档案规范化管理。定期针对档案案卷进行检查维护，将一些不需要的文件及时删除，确保计算机保存资料的安全性和准确性，提高查询效率。不定期的开展案卷整合工作，针对一些内容比较多并且复杂的案卷，重新整理组卷，将一些相关的案卷整理到一起，提高案卷的利用效率。检查题名的规范性，降低检索工作的错误率。文书档案进行检索时，需要保证题名准确，所以，档案管理工作人员应该确保文书档案的题名全面且准确。

3.3强化办公室档案管理的保密工作

档案管理人员在对办公室文书档案进行存储以及保存的同时，务必按照我国相关的档案管理制度规定，对企业单位重要文书档案进行严格保密，管理人员不得私自进行复制、抄录以及拍摄。档案管理人员在确定档案保密级别的同时，需要根据档案文书的具体利用对象，对文书档案的实际保密时间和保密范围进行规范，与此同时，管理人员需要根据文书档案的不同保密级别依次分类处理，这样有助于确保档案的安全。

3.4更新档案管理模式

许多问题隐藏在以往的档案管理工作过程中。传统的档案管理机制缺乏一个具体、科学的相关条例，再加上时间久远、文件种类繁杂、数量基数大，所以归档和存放任务量较大，在混乱的摆放过程中容易丢失文件。当遇到事情查找一些文档时，需动用大量的人力和物力去查找丢失的文件和资料，不仅浪费了时间，也阻碍了单位的正常运行和发展。所以要更新管理模式来减少此种现象的发生，改变信息档案的存放方式。建立一个具体、系统的档案目录，来存放已经收录完毕的文件和资料，将其进行科学的分类，通过采用创新的管理模式，按文档下达的时间进行编号、存放，充分利用计算机的功能进行电子记录和备案;文书管理工作人员利用文书和电子设备详细记录新收录的文件，之后按照性质和类别再进行编号、存放。在以后的工作过程中，需要查找文档和资料时，在计算机中输入相应的类别和编号，就可以快捷、简便地找到所需要的文件。为保险起见，也可以建立备份系统，防止文件丢失所带来的损失。

结束语：为了提升文书档案工作水平，企业单位应对当前的档案设备进行全面检查，对一些陈旧的设备进行更换，并且注意计算机系统的实时更新，确保设备能够满足办公室档案管理的日常需要。同时调用监督能力较强的工作人员对办公档案管理工作以及日常财务档案、档案整理进行必要的监督和检查。

参考文献：

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[3]陈华瑜.新时期办公室档案管理规范化浅述[J].环球市场，2021（2）：26.