医院智慧管理建设背景下印章管理系统构建实践

摘  要：在智慧医院建设背景下，医院逐步开展印章管理信息化工作。印章管理是医院管理的重要组成部分之一，是有效开展医院各项工作的前提。为了规范印章管理流程，降低印章风险，进一步提升医院管理水平，广州市花都区人民医院通过分析研究医院印章管理现状，设计系统结构、系统流程、系统功能，构建符合医院实际情况的印章管理系統，实现人章分离、管控及时、过程留痕等管理功能。实践证明，构建印章管理系统可以助力印章管理。

关键词：印章管理;信息系统;智慧医院

中图分类号：TP311      文献标识码：A文章编号：2096-4706（2022）04-0012-05

Construction Practice of Seal Management System under the Background of Hospital Smart Management Construction

LI Ling

（Computer Network Technology Center， Huadu District Peoples Hospital of Guangzhou， Guangzhou  510800， China）

Abstract： Under the background of smart hospital construction， the hospital gradually carries out informatization work of seal management. Seal management is one of the important parts of hospital management and the premise of of effectively carrying out each work in the hospital. In order to standardize the seal management process， reduce the risk of seal， and further improve the level of hospital management， Huadu District Peoples Hospital of Guangzhou designs the system structure， system process and system function to build a seal management system in line with the actual situation of the hospital by analyzing and studying the current situation of hospital seal management， which realizes the management functions of the separation of human and seal， timely management and control， process marks and so on. Practice proves that constructing the seal management system can help the seal management.

Keywords： seal management; information system; smart hospital

0  引  言

印章是企事业单位运用权限进行管理工作的一种凭证，具有合法性和权威性[1]。一旦一份文书材料加盖单位印章，就标志着其内容取得了单位的认可，在获得相关职权实行的同时，也必须承担相应的责任与义务[2]。若印章被盗用等问题发生，单位则需要处理其引起的各类不良后果。鉴于印章具有此种特殊性，印章管理质量直接影响单位运营及发展。医院工作性质不同于各类机关企事业机构，以从事医疗服务活动为主，根据开展的各项业务而形成各自不同的专用印章[3]。比如，法人章、部门章、签字章。不同的章因应用效力和范围不同而具体管理方式不同。随着现代医院管理不断深入，医院印章管理难度不断增加，人为管控模式不足日益凸显。同时，智慧医院建设背景下，医院信息化建设范围也逐步从临床扩展到行政后勤管理。信息技术渗入到医院印章管理已是一种必然趋势，其势必重塑印章管理价值进而提升医院整体管理水平。

1  存在问题

印章管理作为医院管理的重要组成部分，是有效开展医院各项工作的前提[4]。然而，在信息技术支持不足的前提下，医院一般采用人为管控模式。这种模式存在以下不足：（1）违规用章风险较大。人工管理印章，印章使用痕迹保存不足，监管不足，容易滋生违规用章现象，进而可能给医院带来各种有形和无形损失。比如：名誉受损、医患纠纷、合同纠纷、人事纠纷。（2）工作效率不高。层层纯人为审批流程缺乏清晰的指导作用，且实际操作过程不仅耗时还十分烦琐。这样容易激化印章审批与实际用章需求之间的矛盾。同时，在缺乏有效监管下，若印章管理人员内控水平不足，则其夹在审批流程和用章需求之间很容易选择“审批存在瑕疵情况下使用印章”。（3）工作监管不足。印章审批与印章使用是否匹配缺乏有效监管。事实上，人为管控很难做到实时监管和动态监管，印章外带场景监管不足尤其明显。但是，医院因医患纠纷、财务管理等各种实际工作需求时常出现印章外带现象。（4）归档管理困难。医院印章档案主要是将印章刻印信息、保管信息、使用信息以及移交信息等记录到特定的文档中，保证印章从刻印到销毁的整个流程都有比较完整的记录[5]。缺乏信息技术支持下，印章管理整个流程的记录很难归档保存。若没有印章申请信息、审批信息、使用信息等，则无法实现印章闭环追踪管理，进而促使医院处于印章管理高风险状态。A21E8D57-E478-4B4B-937C-2AF7B5912879

2  建设实践

我院2021年引入印章管理系统，基于该系统运行，实现印章管理业务及操作更加规范化和便捷化，对印章申请、审批、使用、保管、监控实现全面闭环管理。现就针对系统结构、系统流程、系统功能三方面阐述建设实践。

2.1  系统结构

医院印章管理系统采用互聯网技术，依托定位技术、无线技术、电子设备，以可行性、实用性、安全性和稳定性为基本原则，采用B/S混合架构和APP应用架构构建系统平台。借助物联网技术，将印章设备、印章智能柜、摄像设备等接入应用服务。同时，立足于印章涉及的中心机房、办公现场、用印现场和外网场景环节，最终形成适合医院的系统结构，如图1所示。

2.2  系统流程

传统印章管理包含申请用章、审批申请、选择印章、取出印章、核对文件、执行盖章、归还印章。申请印章环节注重申请个人信息自动获取、用途信息字典化。审批申请环节注重审批信息字典化和审批操作流程化。选择印章环节和取出印章环节以印章分类及用途匹配为基础结合物联网技术和安全校验技术实现“一码一取”。执行盖章环节实时采集盖章文件、盖章位置、盖章人信息补充印章档案。同时，借助电子围栏技术和蓝牙技术限制盖章执行区域保障安全性。鉴于用途与具体文件智能匹配较为困难，系统要求申请时提供盖章文件电子版做事前审查，再根据执行盖章留存信息人工事后校验前后一致性。基于以上基础业务设计，结合现有技术特点和医院业务管控要求，最终形成符合医院实际的系统流程，如图2所示。

2.3  系统功能

系统功能从印章保管、使用申请、使用审批、印章使用、印章归档、环节监控和业务安全六大方面设计。经过周密功能设计，系统主要分为印章管理、流程管理、用印管理、安全管理、报表管理五大模块，以下为具体阐述：

2.3.1  印章管理

印章管理主要是以印章实体为中心开展的身份、状态和位置管理，包括印章信息、外借归还、印章分类、印章轨迹、印章监控，涉及印章智能柜、用印专用台、印章专业设备等智能设备。工作实践中，根据印章效力和用途不同，我院专设公章、合同章、法人章，分别归属医院办公室、审计科、人事科管理。为了实现印章专人管理和区分权责，系统建立印章信息档案后绑定专属印章管理员，并支持人员更换的同时自动留存更换记录方便追踪管理。鉴于印章实物存在启用、作废、丢失等现象，根据印章刻印管理要求系统支持新增同类型印章档案并明确启用和作废状态，如图3所示。同时，支持印章印刻申请、审批、备案，以进一步提高印章印刻管理规范程度。另外，印章位置管理主要借助物联网定位技术实时推送印章位置形成印章轨迹，并在引入二维码技术基础上借助智能设备功能实现印章外借归还的同时还补充印章潜在位置信息。最后，结合视频监控技术，支持印章状态监控提高印章物理安全性。

2.3.2  流程管理

流程管理主要是以审批管控为中心开展的业务管理，包括设计、申请、审批、变更、中止、重启、结束等流程环节，其功能设计注重流程信息管理和流程灵活设计。我院依据印章应用业务将流程分为合同类别、人事类别、成本类别和行政类别，并支持添加备注说明流程业务应用范围。对流程进行维护时，系统支持审批节点信息设置、节点审批权限设置和节点流转设置。其中，流程基础信息设置包括审批图标、流程名称、流程分组、流程可见性和流程描述，如图4所示，并将信息关联于流程申请页面以便指引流程申请者选择合适流程。

具体流程设计时，以开始、审批、结束三个关键节点展开，支持将节点拖拽进入流程设计区再通过鼠标点击进行连线实现节点关联。为了适应多层审批需要，节点设置支持多层嵌套。每个流程设计还包含节点设置和表单设置，前者指节点名称、审批人、指定抄送人、是否可以转办、审批方式等节点信息及权限设置，后者指表单内容是否可读、是否可编辑、是否必填等内容权限设置。鉴于实践中有多部门审批和紧急用章需要，审批方式专设“签即一个人审批同意即可、会签即须所有人审批同意才行、处理即标记该节点为业务处理节点、补签即用印后审核”这四种方式。另外，不同的印章有不同的业务审批流程，且同一个印章因用途不同也需要设计不同的审批流程。事实上，流程过于复杂不便于操作。同时，在精简行政背景下，印章审批也需要适度放权于中层管理干部才能真切提高效率。因此，流程流转专门区分双层审批机制，即院领导专项审批和中层干部审批，并关联于用章类别和用章用途之中。比如，合同章就必须是院领导审批层次流程，而其他章则需根据用章用途区分审批层次。

2.3.3  用印管理

用印管理主要以印章使用为中心开展档案管理，包括用印申请、用印审批、用印文件、用印日志、用印归档等。用印申请支持随意搜索定位流程，并指引申请者填写申请，后续流程状态等信息变更系统自动通知整个流程已经手人员。同时，系统在用印申请环节要求申请人提供用印文件电子版为实现盖章文件事前审查提供基础。另外，用印申请审批通过系统自动产生唯一的流程用印授权码，且改授权码有且只能申请人有权限获知以提高申请人与用印人匹配程度。一旦用印完成，用印授权码立即失效。对已完成的流程系统支持进行最后一次审查，可以对盖章文件缺失等情况进行照片的补传，如图5所示，最后归档留存。针对每次用印申请系统生成一份用印档案供在线查阅、追踪和归档。其中，归档文件中包含流程信息、盖章时的用印照片、印控台补拍的照片信息等，如图6所示。

2.3.4  安全管理

安全管理主要以系统涉及的用户、设备和系统为中心开展，包含设备预警管理、区域预警、账户预警、文件预警等。设备预警管理是指设备用电不足、未规范操作智能设备自身预警并将预警信息传递给系统生成设备预警记录。区域预警包括电子围栏技术划分的区域预警和蓝牙技术控制的远程区域预警。其中，电子围栏区域预警是指用户可以通过设置电子围栏名称、电子围栏中心、电子围栏半径划分具体预警区域结合智能设备定位实现预警，而远程区域预警则在手机蓝牙基础上结合中国地图构造远程验证区域安全程度。当使用远程预警功能时，印章管理员与用印人员需同时使用系统并建立远程监控联系。为了提高远程用章安全性，系统自动生成远程过程文件供事后审查。A21E8D57-E478-4B4B-937C-2AF7B5912879

2.3.5  报表管理

报表管理以数据驱动为理念展示印章管理关注的数据指标及报表。实践中，我院将报表分为两类，其一是运营监控数据报表如图7所示，其二是各类具体数据报表。前者重在宏观展示印章整体业务情况，后者重在具体展现印章使用情况、印章使用科室情况等具体统计指标。

3  实施成效

随着印章系统不断被员工熟知，其实施成效日益凸显，主要在以下几方面体现：（1）人章分离：通过部署并应用系统，真切塑造员工与印章之间的鸿沟，一方面提高印章物理安全性，另一方面杜絕人为不规范的用章风险。（2）管控及时：员工可以实时通过系统规范申请用章，相关管理人员可以实时通过系统查阅申请人员提交的申请文件并及时留痕审批，不仅提高工作效率，还可以实时控制用章风险。（3）过程留痕：系统记录使用人员信息、使用时间、申请文件内容、使用印章、盖章后的影像资料等所有印章应用过程痕迹，并按照印章档案管理要求规范归档进一步提升痕迹可追踪性和可阅读性。（4）安全用章：不仅通过智能设备保障印章物理安全，还通过流程管控保障印章应用安全。

4  结  论

随着医院智慧管理深化改革不断深入，医院管理服务不断规范，医院提供各类线上管理服务已是一种趋势。医院顺势构建印章管理系统并取得一定实施成效，比如印章申请流程更加规范、印章应用更加安全、印章档案更加完善。但是，系统仍存在不足，比如系统暂时未与院内员工人脸识别系统对接，系统只能采集人脸图像但不能根据医院人事定位到具体员工。今后将从医院智慧管理需求出发继续完善系统，争取进一步提升印章业务管理水平。

参考文献：

[1] 雷玉文.加强印章管理规范化及对策分析 [J].管理观察，2015（6）：174-175.

[2] 庄素芳.基于内部控制的印章管理探微 [J].科技与创新，2020（10）：106-107.

[3] 林寂静.浅谈医院印章档案管理现状及信息化管理 [J].中国卫生产业，2019，16（5）：97-98+102.

[4] 徐未，胡红岩，唐奇柳，等.现代医院管理制度下的印章精细化管理体系建设 [J].江苏卫生事业管理，2021，32（3）：292-294.

[5] 李智慧.PDCA循环管理在医院印章档案管理中的实证应用研究 [J].黑龙江档案，2021（1）：159-160.

作者简介：李玲（1989—），女，汉族，湖南宜章人，工程师，硕士研究生，研究方向：医院信息管理及项目管理。A21E8D57-E478-4B4B-937C-2AF7B5912879