探析国有企业标准化采购管理工作

盛立冉 杨乐

1.江西省抚州市烟草公司烟叶技术中心；2.江西农业大学计算机与信息工程学院

一、国有企业招标采购当前形势分析

近几年，政府部门及社会都要求国有企业的招标采购行为规范化，尽可能避免暗箱操作，通过科学的监督手段来遏制招标采购环节的漏洞、腐败等等，同时也进一步加强国有企业招标采购管理，建立采购项目档案资料工作机制，维护国有企业采购的准确、完整，实现采购资料“全程监督、永久保存”，充分发挥采购档案在生产、经营等活动中的作用。

目前，国有企业在大环境下监管日趋严格，公众和媒体对国有企业也是倍加关注，国有企业正处在重要的管理转型期、战略机遇期和改革稳定期，依法依规是国有企业确保各项工作有序进行的有利保证。在招标采购项目上，有部分国有企业落实招投标制度不严谨，耗时长、支持弱、风险大和执行难这几方面是国有企业采购普遍面临的问题，采购处于计划申报、招标文件编写、开标评审、签订合同、验收入库及财务付款问题及和各环节时间节点，常常受制于各种综合因素的影响，因此我们要清楚认识到新形势下国有企业依法依规的紧迫性和重要性，制定相关制度措施，提高国有企业招标采购工作效率，推进采购项目执行，保障国有资产保值增值。

招标采购工作逐渐覆盖所有国有企业，并初步构建市场招标体系，透明化程度不断深化，招标采购质量逐渐提升，现国有企业的招标采购工作在所有的腐败案件中高发、易发以及多发的重点领域，因为它的特殊性以及关键节点，成为不法分子作为谋取利益的源头，因此，国有企业的招投标工作，是一项严肃的经济行为。对招投标的管理，是一项规范性、技术性很强的工作，更是一项富有挑战性、严谨性的工作，如何标准化规范管理，从本质上是要实现整个招标投标过程的规范化，而提高效率是使企业充满生机与活力的必要条件，推动国有企业的高质量发展，另外也能够减少资金的占用和浪费,从而实现企业效益的全面攀升。

二、认识标准化采购工作的重要性和必要性

目前，招标采购是国有企业的一个重要的价值来源，是竞争优势的一个重要资源，标准化是一个不断完善的过程，不断提升质量、提高管理水平、提高国有企业经济效益的过程，如何建立合理标准的采购模式体系，把标准化运用到招标采购中，提高国有企业集中采购管理规范水平具有重要的意义。

国有企业使用标准化进行招标采购管理是逐步转变传统管理模式，是管理模式的重大转变，国有企业标准化要求各部门各环节都要按标准执行，国有企业招标采购项目多、影响面广、资金规模大，加强标准落地，伴随国有企业转变经营机制和发展方式，创新采购模式，健全内部管控体系，在推进招标采购专业化、集中化、信息化方面进行了积极探索，取得明显成效。但也发现一些重点问题，主要表现为规避招标、虚假招标、招标流程不规范；部分领域存在行业保护、限制竞争现象；透明度不高，竞争性不强，一些集中采购模式缺乏规范；招标采购腐败案件还屡有发生，等等。以上这会影响国有企业招标采购的健康发展，迫切需要采取有力措施加以解决。优化国有资源配置，完善国有企业经济结构，同时，对防止国有资产隐形流失，保障国有资产保值增值，从源头上防范腐败，促进国有企业经营和管理体制改革，加快国有企业职能转变起着积极作用。

三、标准化采购工作的方向

标准化物资采购模式就是按照“统一、简化、协调、最优化”原则，以管理要素为单元，通过建立标准化体系，逐步实现物资、服务、工程所有业务活动的流程化、规范化、信息化。其基本内涵是：设计标准化、采购规模化和运作市场化。

国有企业面对规模化生产和快速发展建设节奏，如何积极探索，全面推行标准化管理，形成具有“国有企业特色”的标准化物资采购管理模式。因此,应从以下几个方面加强国有企业标准化采购。

1.建立标准化采购项目集中管理。按照标准化管理要求，严格按照招标采购要求，进行招标采购项目的计划备案或审批、项目招标、信息公告、合同备案、统计信息上报等工作，优化计划管理模式。由采购管理办公室监督管理，国有企业单位集中采购项目按照上级单位要求，对采购计划审批、招标组织、专家抽取、信息公告等从严管理，由国有企业单位规范、审计等部门监督。

在标准化招标采购管理体系基础上，从财务管理、物资、服务管理等各管理要素进行平衡、补充、完善，健全过程监督、考核评价等管理机制，实现采购项目作为成本中心、招标采购项目的集约化管理。

资金集中管理，各采购项目计划实行全面集中管理，采购项目全部资金须归口到公司特定银行账户，实行月度资金计划管理和财务预算管理，每月国有企业根据各采购项目存款余额和资金使用计划统一拨付，通过规范标准的流程，国有企业掌握了采购项目的收支状况，控制了资金的流向，加强对采购项目资金使用情况的监管，可防范采购资金风险，提升企业经营管理水平。

采购统一管理，采购管理要发挥采购优势，降低动作成本，以采购项目为中心，加强物资信息化、标准化、集约化管理，改变传统分散的物资管理现状，提高国有企业采购能力和经营管理水平，统一由国有企业集中采购供应。

2.建立标准化采购项目的审批管理。结合国有企业标准化管理现状和国有企业集中采购要求，构建了两种采购模式：国有企业采购项目实行集中采购，国有企业采购项目实行规模化集中采购。按照采购属性差别，在集中统一组织的基础上，创新构建了三种新的采购组织形式，与财务、预算加强对接，无预算、超预算不采购；加强专项经费采购项目的论证，由专项经费主管部门审核确认；集中采购项目等采购方式实行采购部门-科长-法规科、财务科、审计科、规范办、采购管理办公室-主管逐级审批，层层把关。

摸索建立与纪检监察、审计等部门的综合立体监管机制，通过制度与信息化建设的配合，把国有企业采购项目全流程监管中出现的违法违规等相关问题及时同步审计及纪检监察部门业务系统，形成国有企业采购领域综合监管的良好局面。打通采购预算-采购计划-招标采购-签订合同-采购资金支付一体化流程，提升国有企业采购立体监督管理水平，以信息化手段、综合化监督逐步实现国有企业采购管理的科学化、精细化及高效化。

除明确采购项目相关人员职责外，针对每个人的工作职责、工作流程和工作内容进行明确和细化，形成明确的岗位责任体系。把目标和责任层层分解，落实到人，管理过程中做精、做细、做实，过程中要求规范化、标准化，才能促进标准化的落地。

3.建立标准化的采购服务专业化。通过实施标准化采购，促进了采购方式的转变，形成了“国有企业特色”的九种采购方式。

采购制度规范化,出台《采购管理办法》、《资产与采购合同管理实施细则》等文件制度，建立国有企业单位采购管理、规范办等职能部门管理、各采购单位和经办人具体参与实施的组织机构和管理体系，明确各类采购组织形式的限额标准和采购方式，完善采购流程和具体程序，进一步完善“主体制度+配套措施+考核方案+纪律要求”的采购管理制度体系，加强项目全流程监督管理，形成较为完善的管理模式。

严把过程化、流程化，认真审核招标文件编制。招标文件编制是否合理，直接关系到招标公正、公平及招标风险的防范。在采购管理办公室的牵头下，加强招标文件审核，同时由编制采购部门进行自审，规范、审计、法规、财务等职能部门联合评审后方可发布，有效防止了因为招标文件缺失，造成招标流程与效果“两张皮”等问题。通过严格评审，严把供应商管理关。进一步加强供应商管理作为规范招标采购工作的重要环节，推动建立了供应商服务评价制度，分类明确了合格供应商应具备的基本条件，采购部门会同“三项工作”管理办公室组建考核小组，监察部门牵头的廉政监督小组同步监督，采取验收认证、档案认证、综合认证等方式，对供应商资质和服务评价进行审查，报经“三项工作”管理委员会审批，建立了合格供应商目录。不符合资质要求的供应商不得参与企业的供应服务业务，严格把控供应商准入关，降低企业招标采购的风险。

全面完成单位网站换版工作，设置“采购管理”模块，增设“采购知识专栏”，全面细化采购流程图，规范各类表格模板，为采购部门提供专业化指导。组织单位人员参加招标采购专业知识培训和业务交流研讨，提高从业人员自身业务素质，通过培训提高员工素质，把岗位做专、做精、做细。以突出针对性、时效性和实用性为原则，建立全员的分类培训机制。针对工作特点和管理要求，要对采购人员进行全方位的专业知识指导和培训。邀请专家到企业开展培训工作，提高国有企业单位工作人员和采购部门的采购法律意识和专业知识水平。四是强化执行力。打造执行力强的团队，形成目标明确、高效快速的氛围。以详细分解任务为目标，定人、定期、定岗、定点，进行考核评比，严格兑现奖罚，确保采购服务专业化。

4.建立标准化的供应商管理体系。国有企业树立“责任、大局、进取”三种意识，勇于担当，明确采购项目规范管理各环节时间节点，把供应商评价管理工作上升到重要工作来抓，并列入年度目标考核，有效校正纠偏，促进采购项目规范管理常态化、长效化，防止隐患变成问题，疏忽造成漏洞，推动采购项目规范管理由解决面上问题向解决深层次问题延伸，严格按照规定任务逐步推进供应商评价体系。

依照招投标法，对供应商实行集中管理，严格执行供应商准入，定期对供应商队伍履约情况进行评价，落实“黑名单”制度，通过实施供应商评价管理，防病治病于未发、始发之时，在库存高企、效率低下、顾客流失、浪费严重、成本攀升的苗头刚刚萌芽或崭露之时，便毫不留情地斩草除根，此时效果最佳，实现良好的外部采购控制，供需双方必须建立一种长期良好的战略合作伙伴关系。因此，国有企业应该对供应商采取一种双赢原则，使供需双方本着一种“共存共荣，互惠互利，共同发展，精诚合作”的精神，共同承担着相应的责任和义务。一方面对供应商的选择实行严格的审核制度，另一方面又对供应商给予相应的扶持，支持供应商紧随自身的发展步伐不断发展壮大，使供应商真正能与企业自身发展壮大，一起同呼吸、共命运，共同向前发展。

按照“控制总量、提高质量、合理配置、优胜劣汰”的指导原则，建立标准化的供应商评价体系，全面实施长期战略联盟架构，优化市场资源配置，实现采供双赢，推进采购市场有序发展。积极落实供应商准入制度，加大审查供应商资质力度，优化供应商服务结构，下大力气培育良好供应商。

5.建立标准化验收结算机制。在验收环节：货物类项目。采购部门根据合同条款，核对货物品名、型号规格、数量、质量标准等；大型或者技术复杂的货物，可邀请有相应资质的质量检测机构参加验收工作。参加验收人员在验收书上签字并承当相应责任。

服务类项目。采购部门根据合同条款，评估供应商所提供服务的质量等。验收或阶段性验收不合格的项目，不得申请支付采购资金或相应进度款。验收情况应予以公开。通过验收或阶段性验收的项目，由采购部门按本单位资金支付审批管理办法相关规定执行。严格按合同约定的支付进度、对应金额、供应商银行账户支付采购资金，缩短供货周期。

通过“日常管理、年终验收、分类实施”的方法，根据标准化验收结算制度，旨在督促采购项目双方单位切实履行《采购合同》约定的内容，在采购资金结算上，建立标准化采购资金结算流程，提高结算速度和质量，确保财务的准确性、真实性，防范采购资金财务风险。

首先指定人员全程跟踪。做好跟踪工作，包括项目前期准备、招标、合同签订及审核、采购项目过程跟踪、验收、结算审核等过程的工作。其次做好宣传同步参与。使本单位采购管理部门和监督部门及相关采购部门都了解跟踪审计的程序、内容和要求，积极配合审计工作的开展，逐步深化“参与式”的审计模式。再次深入现场做好记录。摒弃以往“闭门审”和“坐班审”的惯性，并做好相关审计记录，形成充分的审计依据。四是专业优势双向发力。充分发挥内审人员的工作优势以及对行业政策的熟练掌握，并结合第三方审计对工程项目管理的专业知识，重点审查工程材料、工程量、工程项目变更的费用以及各项取费是否合理合规，各项手续是否完备等，从而达到对工程管理有效进行审计监督的目标。

6.建立标准化档案资料管理。招标采购过程中的归档文件是招标采购活动的客观记录，是招标采购活动的重要组成部分，是依法开展招标活动的重要依据。招标采购活动中会产生大量的招标采购文件资料，归档资料整理不及时不仅造成价值文件丢失，也会影响管理人员的工作效率以及归档资料收集的范围和质量，尤其涉及到保密信息的投标文件，其归档的要求更高。为保证档案信息化管理工作的连续性和办公自动化系统电子文件归档完整性，要在办公自动化和档案信息化管理系统中设置一个“规范管理员”虚拟账号，档案工作人员要以“规范管理员”虚拟账号角色在档案信息管理系统中进行档案的收集、整理、查阅利用。

归档资料范围从采购计划的制定到采购工作结束过程中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质及其它载体的各种文字、图纸、图表、电子文档、音像等。招标归档资料管理工作规范为归档资料整理提供了依据，对于维护采购档案的准确、完整性起到了关键作用，立足当前社会形势和招标归档资料整理的实际情况，搜集整理以往检查中出现的各类问题，针对目前投标归档资料标准不一、内容不同的现状，使归档资料管理工作更加专业化、规范化，达到采购资料“全程监督、永久保存”的目的，从根本上提高了公司招标采购档案管理水平。

细化采购文件归档范围以及每一份采购文件在业务系统中形成的当事人、操作流程、归档节点相关负责人等每一个环节，将流程控制作为规范电子化归档的保障措施。建立岗位责任制度，提升采购文件归档效率。通过指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度，以提升采购文件归档效率。

四、结束语

根据采购形势、目的及标准化的管理和优化，从国有企业采购计划，以采购管理办公室作引导，各采购时间结点前后关联，标准化统一管理，不断地总结经验，为国有企业招标采购，预算编制、降本增效等工作提供数据支撑。

使采购项目标准化管理经验得到推广，构建采购管理信息平台，降低采购成本，提高采购项目效率。统一的标准和现场管理模式，规范的管理能展示出国有企业的形象。同时，采购项目标准化管理是一个企业发展、做大做强的基础，国有企业能否形成采购项目管理标准化，标准化能否得到执行落实，对国有企业在今后的竞争中能否保持领先地位，具有深远的影响。