学校档案管理信息化及科学化建设探讨

吴嫦娥

摘 要：档案管理信息化、科学化是每一个单位都应该重视的工作。学校档案管理信息化工作十分关键，学校档案信息内容诸多，涉及会计、教学资源、学生电子档案及日常信息管理，与学校教学水平和学生的学习环境密切相关。学校是塑造中华民族优秀人才的主要场所，担负着教育学习工作，为我国专业人才提供优良学习环境，保证优质学习条件，成为对社会有价值的优秀人才，为祖国基本建设作出贡献。学校档案信息化、科学化管理与专业化基本建设对学校的发展有不可估量的影响价值和实际意义。

关键词：学校;档案管理;信息化管理;专业化

在网络发展的繁荣时期，各个领域都逐步向数字化转型发展，将信息内容数字化可以进行合理管理，极大限度整合各类数据信息，使用信息管理系统开展管理工作，可以通过互联网技术完成资源共享。院校作为培育人才的地方，必须保证与时代发展融合，为学生做好榜样，紧随新时代脚步，做好信息化规划工作，管理好大学档案信息。

学校是我国教育体系的关键构成，档案管理作为校园工作的重要一环，在新形势下务必要在管理办法和核心理念上实现变革和自主创新。学校档案管理的信息化及科学化建设对其进步发展有着十分关键的意义。

一、学校档案管理工作的实际意义

作为专业技术人员人才培养的关键组织，学校的课程管理活动是不是科学、高效，均影响到学校快速发展及专业人才的培养质量。档案管理工作作为学校管理制度的主要部分，是记录学校教学环节中有关情况的真正材料，不但展现校园的发展状况，且是学校发展的主要参照根据。例如，查询会计档案文件，能够了解学校真实的经营情况;学生个人档案材料则记录其学习培训情况，日常生活和发展趋势等有关信息;老师的教学档案体现了校园的教育能力及其师资队伍基本建设状况等。因此，档案管理是学校现况真正反映和发展方向的主要参照，同时也是学生课程管理、就业管理等方面的主要体现和依据。在信息社会，必要从信息化、科学化、专业化管理视角进行学校档案管理工作的自主创新，高效率、高质量进行档案管理工作，为学校的快速发展带来基础保障。

二、学校档案管理工作的现况

1.档案种类繁杂不清

学校档案管理工作是一项十分系统、繁杂的工作，包含的信息多，类型杂，必须全方位、科学分组管理。可是在具体工作上，许多学校在档案管理层面存有种类掺杂不清的问题，不利于学校进行统一分组管理。有的学校在档案管理工作中欠缺合理宗旨和管理系统，在解决不同种类档案资料时，通常选用传统的混合置放管理方式，欠缺合理的分类整理，不利于档案管理工作的科学研究，档案管理的基本功能和作用都没有获得合理利用。此外，有一些学校在进行档案管理工作时，许多教学方案、影像材料没有置放到档案资料中，不但导致档案文件缺少，也影响到档案管理工作的系统化，因而一定要提升学校档案管理的信息化、科学化和专业化建设，保证学校档案管理工作的合理性。

我国大部分学校已经逐渐运用信息化管理与专业化的档案资料管理系统，可是在使用时，并没有做好对数据信息的分类工作，仅仅将档案资料信息内容以数字方式录入计算机，这便造成在查看数据信息时，会受到其他档案资料的影响，因此查看信息的效率也会明显降低。

2.档案管理方法欠缺科学性

学校档案管理缺乏系统化、专业化的管理制度，这也是许多学校档案管理工作亟待改善的地方。档案管理方案不合理造成档案管理工作混乱，影响到工作效果和质量。一方面，许多学校领导层对档案管理工作的必要性了解不足，对档案管理工作所需设施配置标准参差不齐。另一方面，档案管理工作人员的个人素质、工作能力不足，在档案管理工作中，没有充分投入精力，懒散懈怠，缺乏创新意识，学校档案管理工作的质量不高。

3.档案管理的方式落伍

学校档案管理方式落伍，与信息社会环境下学校的改革创新不相符合，这也是当今学校档案管理工作存在的主要问题。信息科技快速发展促使档案管理工作逐渐向着信息化、科学化管理的方向发展，档案管理信息化不但可以降低人力、物力、财力资源投入，还可以极大提高档案管理工作效率。信息社会，学校档案管理工作应建设档案数据库、充分应用大数据技术、物联网等先进技术，以提高工作质量和效率。但现阶段学校档案管理工作管理方法比较落伍，亟待改善和提升。

4.档案文件利用不充分

充分利用档案管理是为了更好地教学，给老师和学生及其学校管理人员有关活动材料和数据信息参考。因为学校档案管理方式落伍，许多档案文件查看困难，使用不方便，档案管理工作的实际意义没有获得集中体现。因而，要想提升学校档案的使用效果，务必要从管理模式、管理方案和管理方法等领域进行完善和创新，提升学校档案的利用率。

5.档案资料信息管理系统更新缓慢

我国大部分学校的档案资料信息管理系统的更新速度十分迟缓，因而造成在运用档案资料信息管理系统时出现的问题无法按时获得及时处理。例如，上文所提及的信息融合归类能力不足，这一问题存在的时间较久，可是到现在依然少有院校对档案资料信息管理开展更新，这就造成大学的档案资料信息管理系统产生很多漏洞。往往学校档案管理信息系统的更新迟缓，大多数是由于院校领导并没有完全意识到档案资料信息管理系统的必要性，并没有对档案资料信息管理系统更新工作开展人力资源的分配与重视，使得院校档案资料信息管理系统的操作人员不会主動对系统开展更新。

三、学校档案管理信息化、科学化基本建设的措施

1.运用大数据技术搭建学校信息化档案管理服务平台

大数据技术是信息科技管理体系的关键组成，在信息社会环境下，大数据技术在各个领域都获得了广泛运用。新形势下学校档案管理工作中也应该积极主动利用大数据技术的优势，构建档案管理信息化平台，提升学校档案管理质量。在运用互联网搭建档案管理信息化服务平台工作要尤其做好下面一些工作。0C587D43-4708-4A27-8875-DD0D965A5D18

首先，档案管理工作人员要对学校档案管理工作开展全方位整理，包含档案管理工作的目标、内容及其存在的不足，还有档案资料的种类等，为档案管理服务平台建设做好基础的调研工作。其次，学校的管理层要认识到档案管理信息化数据平台对学校管理制度和学校快速发展的实际意义，在人力资源、物力资源和资金层面给予相应支持。

再次，要邀约网络技术专业平台工作人员对档案管理工作中的优点及其改善要求等进行基本建设，确保其建设的合理性。此外，档案管理工作人员要做好服务平台统计数据的归整工作。例如，档案资料的类型、总量等，为信息化平台内容建设提供切实支持和丰富的材料。

最后，档案管理信息化平台要与校园内互联网连接，为学校学生和老师的档案运用、查看等给予数字化的综合服务。这里还需指出一点，要采取一定的安全技术手段、措施，确保档案管理信息化平台的网络安全，真实反映档案信息化管理平台的实际意义。

2.做好学校档案资料的搜集和整理工作

纸版档案资料是以往许多学校档案管理工作采取的方式，在倡导信息化、科学化和专业化档案管理工作的情况下，学校档案管理工作一定要做好档案资料的梳理、搜集和管控等有关工作。一方面，要主动进行学校档案管理信息、数据查询，依照档案文件的内容、类型等对数据库查询材料进行丰富，除了将纸版档案文件进行数字化转换以外，还需要全方位搜集和整理对应的影像、照片等材料，丰富档案资料的类别和内容。同时，也要将纸版档案资料与电子档案资料形成互补，及时处理档案资料中存在不健全的地方，对档案资料开展对应的健全与完善，保证电子档案管理的整体性。另一方面，电子档案管理要与数字化管理服务平台相一致，便于提升档案资料的查找和运用。档案资料的搜集和整理对档案管理人员的工作能力、综合素养提出要求，在劳动量大、工作烦琐的情形下，档案管理工作人员要用心，认真进行档案管理工作。

3.确保档案管理运用的合理性

学校档案信息化管理中离不开相应的电子设备设施，可以说，先进的电子设备设施是学校档案管理信息化、科学化的前提条件。因此，学校应重视电子设备引入的合理性、科学性。例如，最常见和最根本的电脑，是档案资料管理的基本设施，还有复印机、扫描机、移动硬盘、光碟等也是较常用的电子产品，学校要为档案管理工作配全相应的设备，为档案管理信息化给予先进的设备设施保障。

4.科学化的进行档案管理计划和分类工作

许多学校的档案管理普遍存在着类型混乱、多头管理的难题，因而在数字化管理环境下，要想确保学校档案管理信息化顺利进行，务必要依据档案资料的特性，对其开展有效分类。

例如，管理者凭借互联网数据管理服务平台，依据档案资料的特性，将不同档案资料归纳到不同的服务平台类型，为学校老师、学生迅速访问、查看档案给予对应的目录索引。科学研究档案分类不但可以提升档案资料的运用效率，还可以提升档案管理工作进行的效率，对学校发展有着十分关键的意义。必须特别注意的是，在档案分类的基础上，还应该做好对应的档案资料数据备份工作，通过使用移动盘、U盘等方法对档案文件内容进行备份，确保档案文件和数据储存的一致性、长久性和合理性。

四、对学校档案管理信息化、科学化基本建设的提议

1.转变传统档案保管意识，积极主动服务现代社会

首先，档案管理人员一定要改变以前的老旧观念，朝向现代社会，高度重视社会化服务，做好服务于民的工作，秉持敢于创新的理念，使档案管理信息化顺利进行，更好地服务于学校。

其次，档案管理部门要服务于学校发展，纠正以前被动的工作理念。现阶段，在档案管理信息化领域存在不确定性，必须积极主动地给予便捷的档案资料数据服务。同时，还需要提升档案室和其他部门间的沟通交流，扩大档案资料收集范围，主动对档案室的收藏品进行宣传策划。

除此之外，对学校档案室而言，有效利用档案十分关键，是凸显档案资料数据作用的关键，有效扩张档案资料的运用管理，使学校在档案管理中获益。因此，在现代社会，学校档案室需要主动推动档案管理信息化建设，坚持不懈地为学校建设服务。

2.凸显学校档案室的特点

第一，学校档案室可以为有需要的领导、老师给予有效的一手资料，通过档案资料的利用，提升教学质量、人员合理配置;第二，档案室管理人员需保证敬业爱岗、待人接物热情，提升工作效能，塑造良好的部门形象;第三，档案管理人员要高效率应用信息化方式，辅助开展档案管理工作，助力学校建设;第四，档案管理工作人员要勤奋工作，具有科学的档案管理观念，持续提升自己的数字化水准，为档案管理信息化建设作出贡献。

3.培养信息化、科学化管理的优秀人才

信息化时代，档案管理早已变得越来越依靠信息技术，要彻底完成对档案管理工作的信息化操作，信息技术优秀人才是主力军。学校必须切实增强对信息化管理人才团队的基本建设，建立一支能满足学校档案管理信息化建设的精英团队。在运用信息化管理档案文件时，必须对档案管理工作人员提出具体的信息化操作规定。

一方面，在档案管理工作上难以避免会出现大批量的数据，档案管理人员要全面了解，进行科学收集;另一方面，因为信息科技的迅速发展，档案管理中的新问题持续发生，因此对信息技术强、综合素质高的管理员工的需求较大。

除此之外，档案管理部门也要对员工进行多种方式的信息科技专业技能、专业知识的广泛学习和培训，做好考核，使其尽快掌握相应的技能和知识，较好融入档案管理工作中，从源头为档案管理部门的长久发展以及壮大奠定扎实的人才基础。

五、结语

档案管理作为学校管理制度和发展的关键组成部分，对学校的课堂教学、发展趋势都有着十分关键的意义。在信息化社会环境下，对院校档案资料完成现代技术更新与制度化管理，有利于高效率梳理档案资料内容、便捷应用档案资料信息及其确保档案资料数据的安全。可是现阶段国内的学校档案管理工作因为存在档案种类繁杂不清、档案管理方法欠缺科学性、档案管理方式落伍、档案利用不充分、档案资料信息管理系统更新缓慢等问题，造成信息化管理与专业化能力不够。对此，为了更快提高我国学校档案管理工作的数字化与专业化水平，可以利用数据信息有效归类、完善档案资料信息管理系统、为学校的档案资料管理培训及其学校管理制度与课堂教学中运用档案信息，做好院校档案资料的数字化与专业化基本建设工作，为学校学生带来更高质量的学习环境与课堂教学水平。要仔细分析当今学校在档案管理层面存在的不足，根据信息化、科学化和专业化视角，凭借大数据技术，健全档案资料，做好档案资料信息内容分类，同时完善档案信息化管理的硬件配置，提高学校档案管理工作的效果和质量，推动学校在信息化时代更为高效的发展趋势。

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（作者单位：郓城县技工学校）0C587D43-4708-4A27-8875-DD0D965A5D18