公共部门电子档案安全与效益的平衡之道

李晓

摘 要：受网络信息技术支持和管理等因素的影响，公共部门需要维护好电子档案的安全，保障档案信息数据的真实、可靠;同时，电子档案参与公共服务需注重效益和水平的提升，更好地为社会服务。在效益与安全之间，公共部门需做好两者的平衡，兼顾档案安全和档案管理效益的提升。

关键词：公共部门;电子档案;安全管理;社会效益

大数据、云计算、人工智能技术的不断发展，对公共部门电子档案管理产生了深刻影响，公共部门电子档案数量迅猛增加，电子档案信息化建设逐步加快，相应地也产生了一系列电子档案安全管理和开发利用问题。而保障档案安全是公共部门开展档案管理工作，向公众提供档案服务的重要前提。公共部门在电子档案管理过程中应将信息安全理念贯穿全过程，并结合电子档案管理实际，从制度机制、资金、人才、管理方式等多个方面推出有针对性的办法和措施，实现对电子档案信息安全管理，电子档案安全与效益的平衡[1 ]。

1 新时代公共部门档案管理的显著特征

新时代，公共部门受到信息技术变革影响，电子档案管理出现了诸多新特征，电子档案智能化、多元化、便捷化成为了未来电子档案管理的重要方向。为了保证公共部门电子档案信息安全，有必要明确公共部门档案管理的诸多特征。

1.1 资源多元化

随着网络信息技术的发展，公共部门电子档案呈现出资源多元化特征。当前，公共部门所收集管理的电子档案包含文书、科研、专业、人事等类档案。从载体上看，有网页信息档案、音像档案、社交媒体档案等。这些档案信息资源都是公共部门电子档案收集管理的对象。对这些档案信息资源的收集整理，能为档案智能化和信息化建设提供扎实的档案基础。电子档案门类和载体越来越多元化，对公共部门电子档案管理提出了新的要求，需要公共部门树立新的管理思维，采用新的管理模式，实现对多种电子档案信息资源的有效管理，提升电子档案信息资源利用效率。

1.2 感知更全面

大数据、人工智能技术与公共部门电子档案管理的深度融合，进一步提升了公共部门智能档案的感知能力。公共部门注重电子档案管理，加强了对档案管理人员的教育培训，进一步提升了他们的信息素养和数据感知能力，在电子档案管理过程中能够通过大数据、云计算、人工智能等多种技术的运用，对电子信息进行全面感知，在数据识别过程中拓展了电子档案数据信息的广度和深度，并结合公众需求形成了具有重要参考价值的档案信息编研成果，既展现出了新时期电子智慧档案管理的优势，也为未来公共部门电子档案管理指明了方向。

1.3 综合处置能力较强

公共部门电子档案管理是一项复杂的系统工程，既要做好基础保障，也要从理论和技术层面对电子档案安全和效益问题进行探讨，更好地展现出公共部门电子档案的优势和特点。要想实现这一目标，就需要公共部门档案管理人员具备相应的综合处置能力，既能够通过现代信息技术的运用，实现对电子档案信息资源的全面深入开发，保障电子档案社会效益，又能结合电子管理的特点，制定更为严密的安全措施，保障电子档案信息安全，为后续档案信息资源开发利用奠定坚实基础。

2 公共部门电子档案安全与效益平衡面临的困境

随着网络信息技术的不断发展，公共部门电子档案管理效率有了很大提升，同时也面临着如何保持安全与效益平衡的现实困境。

2.1 档案公共服务覆盖范围与实际需求存在差距

新时代，公共部门在档案信息服务过程中受到制度机制限制，对于市场经济发展过程中成长起来的各种非公有制经济主体、民间社会组织和各类互联网企业，档案公共服务需求表现出了消极怠工现象，服务水平已经明显落后于时代发展需求。尽管当前国家要求公共部门扩大电子档案服务范围，有效地回应社会组织和广大人民群众对于公共档案信息资源的合理诉求。但部分公共部门在档案信息服务过程中主动服务意识不强，并没有将广大人民群众和社会组织对于档案公共服务诉求作为主要工作方向。加之各地区公共部门在档案公共服务系统建设方面还比较落后，公共档案信息化建设参差不齐，档案信息资源共享水平和层次较低，限制了公共部门档案信息服务范围的扩大，也难以对收集上来的档案信息资源进行系统整合和开发，无法积极回应广大人民群众和社会组织对于公共档案的实际需求，客观上导致了档案公共服务覆盖范围与实际需求存在着不匹配问题，在一定程度上弱化了公共部门电子档案的服务功能，无法更好地展现公共部门电子档案信息的公益效益和社会担当[2 ]。

2.2 电子档案资源共建共享面临信息安全风险

部分公共部门在电子档案管理过程中对电子档案信息安全重视不足，在共建共享过程中容易出现档案信息泄漏风险，影响了公共部门电子档案信息安全。一是电子档案信息资源容易受到信息系统环境影响。电子档案管理过程中应不断引进现代信息技术，实现对电子档案管理方式方法的转型升级，但也从客观上加剧了电子档案对信息技术的依赖。特别是很多年代久远的电子档案存在着兼容性冲突问题，一旦对这些电子档案信息资源处置不当，很容易造成内容丢失，破坏电子档案的完整性和系统性。二是电子档案数据存储存在安全风险。公共部门在传统纸质档案管理过程中只要确保纸质实体档案安全及监管，就能保证档案信息安全，可能出现的风险点也较少，而电子档案很多都存储到网络空间和系统上，在共建共享理念下需要对电子档案信息资源进行传输、存储和利用。但如果档案系统存在安全漏洞，在传输、利用过程中易遭到黑客和不法分子的技术入侵，造成部分档案信息资源丢失，影响公共部门电子档案信息服务，损害国家和集体利益。

2.3 公共部门电子档案存在“重管理、轻开发”问题

当前部分公共部门更加注重档案的内在管理，并没有结合公众需求和其他单位的需要，对电子档案信息资源进行开发。也没有认真地对公共部门的电子档案信息资源进行仔细甄别，將有价值的、不涉密的档案信息资源整合公开，对其进行系统开发和利用，在一定程度上弱化了公共部门电子档案服务能力和服务强度。还有部分公共部门在电子档案管理过程中缺乏对电子档案的效益认知，只注重电子档案的安全管理，这种缺乏均衡性的管理思路，很容易让有价值的电子档案信息资源被束之高阁，无法在国民经济和社会发展中贡献自身力量。

3 公共部门电子档案安全与效益的平衡策略

新时代，公共部门应该更好地履行公共职责，加强对电子档案信息资源的开发利用，更好地满足广大人民群众和各类社会组织对其电子档案信息资源的需求，更好地发挥电子档案信息资源的公益属性和社会效益。同时，应进一步加强电子档案安全管理工作，提升电子档案安全管理水平，兼顾安全与效益。

3.1 改革档案公共服务方式

为进一步提升公共部门电子档案服务质量，有必要对电子档案公共服务方式进行改革和创新，主动适应新时代发展要求。一方面，树立主动服务理念。公共部门应深刻认识电子档案公共服务的现实意义，广泛地征求广大人民群众和社会组织的意见建议，进一步采用网络信息技术，搭建公共部门电子档案服务平台，丰富电子档案服务平台功能，为广大人民群众和社会组织提供更为多元化的电子档案信息服务。应打破传统的服务时空限制，提升电子档案公共服务覆盖范围，实现电子档案公共服务效率和效益双赢。另一方面，构建更为多元化的公共服务方式。应在传统档案信息服务的基础上，通过微博、微信等新媒体平台，对公共电子档案信息内容进行广泛宣传，进一步提升社会公众和社会组织对于公共部门电子档案的认知。同时加大对电子档案信息资源的开发，结合中心工作和社会公众需，形成有针对性的档案信息服务内容，进一步提升公共部门电子档案服务竞争力[3 ]。

3.2 采用电子档案管理新技术

为更好地兼顾公共部门电子档案安全与效益，有必要引进运用现代电子档案管理技术，提升公共部门电子档案管理效能和安全属性。应采用区块链技术，充分利用区块链技术可追溯性和不可篡改性特征，将其作为公务部门电子档案管理的重要手段和方式。存储到区块链上的电子档案内容，无论是内容变动还是传递，都需要整个平台的其他节点确认，相应地也就确保了区块链电子档案信息的安全，相关人员无法故意对相关数据进行修改。同时要利用时间戳和哈希指针技术优势，实现对电子档案信息数据整个周期的全程追溯，全面、公开、透明地展现电子档案在生成和变动过程中的所有节点，实现“牵一发而动全身”，有效地降低电子档案数据存储风险。同时通过加密协议也能有效地防止电子档案在共建共享过程中遭到外部网络攻击的可能性。

3.3 完善电子档案管理制度机制

随着大数据、云计算与公共部门电子档案管理的深度融合，为进一步提升公共部门电子档案管理质量，更好地服务广大人民群众，有必要制定更为严格的电子档案管理制度机制，为电子档案管理工作和相关服务工作开展提供扎实的制度依据。要聘请相关专家学者，广泛地邀请公共部门电子档案参与主体，对电子档案管理制度机制建设的相关问题进行探讨，通过集思广益的方式，进一步提升电子档案管理制度机制的科学性和系统性[4 ]。一是对制度机制重新进行梳理和完善。随着网络信息技术的不断发展，电子档案管理也出现了很多新情况、新特征，如果公共部门在电子档案管理过程中依然沿用传统的管理制度，势必会影响公共部门电子档案管理质量。为此，公共部门有必要对原有的电子档案管理制度机制重新进行梳理，对于已经落后于时代发展的电子档案管理机制及时废止，对于在公共部门电子档案管理过程中出现的新问题、新情况仔细研究，并形成有针对性的管理制度机制，进一步提升公共管理部门的电子档案管理质量。二是加大电子档案管理制度机制的落实力度。将电子档案管理制度机制落实与奖励机制有机结合，充分发挥奖励机制的引导作用。对于在电子档案管理过程中表现突出，落实制度坚决彻底的档案管理人员应给予一定的嘉奖，充分发挥其模范带头作用，在公共部门内部形成落实电子档案管理制度机制的良好氛围，进一步发挥制度机制的引导性功能和约束性作用[5 ]。

3.4 加强电子档案管理人才队伍建设

无论是公共部门电子档案管理，还是电子档案信息服务，都需要电子档案管理人员的具体参与。可以说，电子档案管理人员能力素质高低直接决定了公共部门电子档案管理质量和服务能力。因此，新形势下公共部门在电子档案管理过程中有必要将电子档案管理人才队伍建设作为重要方面。一是公共部门应充分认识电子档案管理人才队伍建设的重要性。结合公共部门电子档案管理实际需要广纳贤士，通过政府统一考试和公共部门社会招考相结合方式，将优秀的电子档案管理人才吸纳到档案管理部门，充实公共部门电子档案管理队伍，进一步提升公共部门电子档案服务能力和水平。二是针对新进入的电子档案人员进行系统的岗前培训。很多新招进的电子档案管理人才虽然对电子信息技术和档案专业比较熟悉，但缺乏相应的档案安全意识、主动服务意识和具体工作经验，因此，应对这些人员进行相对系统的岗前培训。培训内容既要涉及当前公共部门电子档案服务特点、服务内容和服务规律，也要涉及公共部门电子档案安全管理，提升这些人员的安全意识、保密意识、服务意识和创新意识。三是完善电子档案管理部门的日常教育培训。公共部门应制定电子档案管理人才培训计划，细化培训方案，优化培训流程，提升电子档案管理人才培训效果。同时给予电子档案管理人才培训必要的经费支持和组织保障，进一步提升电子档案管理人才的综合能力和素质，更好地投身到公共部门电子档案管理和服务之中。应充分发挥人才优势，实现对电子档案信息资源的合理开发利用，更好地体现出公共部门电子档案的优势和价值。

总之，新形势下，公共部门在电子档案管理过程中应充分认识现代信息技术对电子档案管理产生的深刻影响，从公共部门的公益属性出发，结合社会公众和社会组织对于公共部门电子档案的实际需要，对服务方式、服务内容、服务手段进行创新和完善，进一步提升档案信息服务的针对性和有效性，提高其社会效益。同时重视公共部门电子档案安全工作，强化有关部门及人员的安全意识，主动将安全制度贯穿到档案管理工作始终，确保公共部门电子档案信息安全，实现电子档案管理安全与效益双赢。

参考文献：

[1]何思源，刘越男.政务云环境中的档案安全保障生态模型与策略研究[J].图书馆论坛，2021（7）：10.

[2]王红敏，谢志成.建设项目电子文件归档和电子档案管理试点研究[J].中国档案，2021（3）：2.

[3]钱秀芳.区块链技术在高校檔案管理中的应用探讨[J].档案与建设，2020（5）：4.

[4]阮奠英.论档案管理中的电子档案管理[J].教育研究，2021（6）：29—30.

[5]吴启瑞.档案管理发展中电子档案的现状与分析[J].黑龙江档案，2021（4）：2.

（作者单位：山东省临沂市城市建设勘察测绘院）