新时代高校档案管理存在的问题及应对措施

新时代下，我国高等教育改革正在逐步深化，高校档案管理工作作为高校管理工作的重要组成部分，也发生了巨大的变化。而传统的高校档案管理模式已经不能很好地适应知识经济时代发展的需要。文章结合高校教育改革的新形势，分析了高校档案工作中存在的问题，并针对症结探索研究应对的措施与方法。

一、高校档案管理工作的重要意义

从学校招生，到教育教学，再到科研项目以及学校日常管理等环节中产生的与学校、教师、学生和社会等有保存价值的不同形式的历史记录都称为高校档案。高校档案管理包括档案资源的管理、档案中所包含的信息内容的管理等。

高校档案是高校发展的各个阶段的教学科研、软硬件更新等全方面的真实反映，它包括学校历届教职员工的各类信息，学校教学建设、科学研究和教学质量评估等真实可靠的原始材料等。为此，高校档案可以为教学评估与评价提供原始材料依据，为高校教职工宣传教学提供有力的数据支撑，更能为高校编史修志提供符合真实情况的第一手图文资料，可以说在高校发展中占有重要地位。

二、目前高校档案管理工作的特点

在目前的信息化时代，高校档案管理工作同样具有鲜明的时代特点，一是从文字到软件，再到一些音频、视频制品等，信息表现形式呈现出多样化的特征;二是网络化程度的不断深入，计算机、小旺旺、互联网等平台给高校档案管理者提供了信息处理手段的便捷，如可以高效完成信息的采集、交流与运用等;三是内容的丰富、庞杂而又具体。在互联网时代，网络运用的方便让档案管理内容涵盖了古今中外，涵盖了政治、经济、文化、教育等各个领域[1]。

三、高校档案管理工作中存在的问题

（一）重视档案管理工作的思想意识不够

1.高校领导层对档案管理工作的重视度不够，没有健全的规范化、程序化管理的制度体系

互联网技术的迅猛发展，一定程度上简化了高校各部门对文件管理的程序，如微机化管理、调阅等越来越方便。除了一些重要或者保密性文件归档较为及时外，大量的资料交由了各自部门进行管理，档案管理部门工作的重要性也不同以往了。然而，这样以部门为管理单位而不让档案及时归档档案管理部门的情况，虽然看上去近期便捷了，但长此以往很容易造成重要信息的丢失，如若遇到问题再进行追根溯源就会相当困难。因此，高校领导层一定要从思想上重视高校档案鼓励工作，逐步建立健全规范化、程序化管理的制度体系，以便有章可循，有制度可依据。

2.高校档案管理普遍存在收集不及时、不完整，管理不规范的问题

高校档案管理工作，可以说是一个持续性、长期性的系统工程，而目前很多高校的档案管理工作，对于档案的分类、收集和整理都没有明确而具体的规定和要求，甚至没有统一归档的标准。日常工作中的收集和整理以及鉴定、归档等工作都是有档案人员自行完成，不自觉中形成了只重视红头文件，不重视信函、科研成果等普通却有价值的材料的收集整理工作。

（二）高校档案管理工作的日趋弱化、边缘化问题

1.档案管理场地、器材和防护等硬件陈旧、落后

高校应该根据国家的有关规定，建立、健全档案管理的场地、器材、防护等设施。然而，目前我国尚有大多数的高校因为思想上的不重视、资金上的紧张等原因，对档案管理工作场地、器材和防护措施等必备条件解决落实差。个别高校甚至连专用的档案室都没有，有的则是狭窄、潮湿，防护设备更是不配套，很容易让档案材料发生霉变、虫蛀，最终影响档案的规范性、整洁度和完整性。随着科技的进步原图发展，高校档案管理工作需要应用更多的办公自动化软件，而陈旧、落后的档案管理硬件设备则不利于档案管理手段的迭代更新。

2.缺乏健全的档案管理工作制度

随着高校办学规模的日益扩大，生源与日俱增，学校校区增多、校址分散，这些因素无形中给高校档案管理工作增加了收集、整理的难度。相反，一些高校随着生源数量的减少，高校财力越来越紧张，对档案管理工作的支持更是少之又少。為此，没有健全的档案管理制度的情况下，高校档案管理工作存在缺少制度化管理程序的问题，如档案收集的不规范，档案整理的不规范和部门建设的不规范等问题，同时档案管理工作还会因为管理资金的到位难、校领导对档案管理思想上的不重视等原因，造成高校档案管理工作难以持续、高效、规范进行。

3.档案管理专业人才的匮乏

互联网时代，不同于电子商务、大数据等市场热门专业，档案管理专业很难招到高素质的人才;有的甚至是入校时选择了档案管理专业，中途转到别的专业，这些因素造成了档案管理专业人才的匮乏。这一问题目前已成为大多数高校档案管理工作面临的共性问题。在一些高校，档案管理部门则成为了本校安置能力不足的职工的部门，薪资待遇、社会认可度都可想而知。同时这些人身处档案管理工作岗位，却不具备档案管理的专业素质，更没有经过专业的档案管理培训。

四、创新高校档案管理工作的途径、方法

（一）处理好理想与现实的关系，重视档案管理工作的价值意义

高校档案管理工作承载着高校发展的历史记忆，能够为后来者保存珍贵、重要的史实资料，为一些重要问题的解决提供材料依据，能够在一定程度上助推高校的健康、可持续性发展。可以说，高校档案管理工作非常重要。但是，我们也能清醒地看到，现实中的高校发展确实需要硬件、软件等方方面面的投入，在这种情况下，如果要求高校相关领导能够给予档案管理工作高标准的支持和投入，难度是非常大的。面对现实，立足眼前，档案管理工作当以最小的资金投入、思想重视争取管理工作的最大成绩。

（二）创新档案管理工作的方式方法

创新是一个国家兴旺发达的不竭动力，是一个民族进步的灵魂，也是在工作中取得成绩的必备要素之一。新时代下，在高校改革发展的主旋律下，要应对办学的激烈竞争、招生和人才引进的竞争，创新发展已成为高校教育进一步发展的不二选择。而面对多校区、多学院的发展新形势，高校档案管理工作也在发生着巨大的变化，要想更好地发挥档案管理的重要作用，不脱离时代发展的节拍，档案管理工作者必须更新自我认识、更新理念和创新思维，结合所在高校的实际情况和档案管理部门的工作特点，立足服务的工作本质，创造新局面，把眼光放长远，从点滴工作做起，扎扎实实，勤勤恳恳，以创新谋成绩，以改革促发展，探索适合档案管理工作自身发展的新途径、新发放，切实推动档案管理工作的不断向前[2]。

（三）建立规范化、体系化的现代档案管理工作制度

在领导的重视不给力、资金的支持不到位的情况下，档案管理工作者切不可自暴自弃，而要自身首先认识到档案管理的重要性、意义和价值，其次要熟练掌握档案管理工作的各个步骤与环节。在此基础上，结合计算机、互联网、信息技术及多媒体等高科技手段，借鉴先进国家、先进高校的档案管理工作经验，建立健全规范化、体系化的现代档案管理工作制度，实践探索出适合自身实际情况的发展之路。

（四）提高档案管理工作的信息化水平

互联网的迅猛发展，信息化时代的带来，多媒体技术等多领域应用，也给高校管理系统带来了变革性的发展。档案形式的多元化、信息材料的数字化，以及档案收集与传递的网络化，都成为了高校档案管理工作的发展方向。时代在发展，高校档案管理工作更要与时俱进，加快发展步伐，迈出信息化发展的脚步，以便高校档案管理工作更好地为高校师生服务，助推高校的健康发展。

（五）建立高校档案管理的工作标准

没有规矩不成方圆。要切实提升高校档案管理工作的水平，高校要积极努力以建立规范的高校档案管理工作标准。首先，从收集整理档案开始就要有标准、有规范，以便对全校师生档案材料的收集进行明确的规定，杜绝档案杂乱难以整理的情况;其次，对于归档的整理组合要有规范化的标准，从分类到摆放，再到对档案进行命名，都要规范化，以确保档案检索的时效性、准确性，提高档案管理工作的效率。

（六）高素质档案管理队伍的建设

人才是首要的资源。高校档案管理工作同样离不开人才，高素质档案管理人才队伍的建设，是实现档案管理工作现代化发展的前提条件。素质优良、结构合理、人员稳定的档案管理人才队伍的建设，需要高校做到三点：一是建立健全高素质人才引进制度，積极引进业务能力强、高学历的档案管理专业人才。二是在新人入职支出，做好传帮带的工作，让新人短时间内融入到团队中来。三是定期组织档案管理工作业务培训，并及时进行考核，做到培训到位、培训高效，同时赋予一定的激励机制，充分调动档案管理工作者的主动性、积极性。

综上所述，高校档案管理工作至关重要，它不仅是服务于全校师生的资源库，是高校健康、可持续性发展的历史见证，更是高校发展的重要组成部分。信息化时代下的高效管理工作，要紧跟互联网发展的步伐，创新方式方法，默默奉献，发扬艰苦奋斗的精神，切实把档案管理工作做出成绩，以助推高校、社会的进一步发展。

参考文献：

[1]安聪娥.从高校评估谈高校档案管理的发展趋势[J].农业图书情报学刊，2006（4）：32-34.

[2]成芳.现阶段高校档案管理工作存在的问题及应对措施[J].开封教育学院学报，2007（4）：49-50.

作者简介：叶雪莹（1994-），女，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。