机关事业单位档案数字化现状分析及优化措施

谭小铭

摘  要：档案文件的数字化是为了提高档案信息的使用效率和档案信息的使用方式。档案文件的数字化是提高档案原件保存质量的重要手段。就目前的实际情况而言，电子政务和办公自动化越来越普及，在这样的背景下，对数字信息资源的需求越来越大。将传统档案信息，通过一定技术手段，转换成电子版，收集并整理，最终建立一个资源库。机关事业单位可以在资源库中找到自己所需信息，以便更好地服务大众。

关键词：机关事业单位;档案数字化;现状分析;优化措施

1.机关事业单位档案数字化现状分析

1.1档案管理数字化意识缺乏

在现阶段，中国的一些机构和组织对数字存档缺乏认识。虽然一些机构已经有了数字记录管理系统，一些领导和管理人员意识到数字档案管理的作用，但数字管理系统的运作并不如他们所希望的那样好，因为惯性思维，部分领导认为没有必要改变现有的管理模式，因为单位员工已经习惯了这种模式，其也很熟悉，所以在实际开展工作过程中，会遇到很多困难。纸质档案管理模式这一系统的功能不够完善，无法实现进一步提高记录管理标准和效率的目标。数字技术在档案管理中的使用是不可避免的，利用数字技术进行档案管理是机构档案管理发展的必然趋势，互联网技术的优势也越来越明显，所以只有将互联网技术的优势运用到档案管理中，才能使机构档案的管理更加方便和完善。所以当前工作重中之重就是解决档案管理数字化意识缺乏这一问题。

1.2档案数字化管理开发程度低

在当前的机关事业当中，对于档案数字化工作，存在着档案数字化管理开发程度低的问题，这一问题的存在，严重影响了档案管理工作的质量。

就当前的档案管理工作的实际情况而言，其发展不均衡，在经济发达的地区，对档案数字化管理工作给予了高度的重视，而在一些经济欠发达的地区，档案数字管理工作非常不受重视，没有认识到档案管理工作的重要作用，尤其是经济发展不完善、小事业编单位中，在人员招聘中，没有相关的规定要求应聘者携带档案;在正式入职之后，工作人员对档案接收进行电子信息录入工作时，不能做到完全按照相关规定进行处理，不够严格[1]。

1.3缺少系统的管理体系

当前档案数字化管理没有规范性的管理体系，在相关的建设中投入较少，目前资金非常短缺，没有足够的资金去购买先进的设备;后期的维护也需要大量的资金。没有系统的管理体系，大大降低了档案数字化管理效率，影响了工作质量，阻碍了其发展。

2.机关事业单位档案数字化优化措施

2.1 充分认识档案管理数字化的意义

机关事业单位应充分认识档案管理数字化的意义，在此基础上，充分发挥其重要作用。在机关事业机构当中，档案管理和数字化中使用网络计算，可以为其管理提供方便快捷的应用技术，有效缩短收集的时间，增加保存的时间，提高检索的速度，增加使用的效率，不断对其进行规范化，提高对归档信息资源的保护，新系统将有助于实现现代化，促进信息化，提高对社会和公民的服务质量。现阶段，各行各业都会应用到现代信息技术，互联网使用频率在逐年提高。所以档案管理业务部门要改变传统的思维方式，充分利用数字技术的优势，重新设定数字档案管理的目标，完善和档案管理工作[2]。

2.2加强档案数字化管理工作

加强档案数字化管理工作，做好自己的本职工作，确保档案保持完好的状态，严格按照相关规定要求进行交接，确保档案的规范性。

档案对于个人的发展是至关重要的，在档案中，会记录一个人在学习过程中与工作过程中所受到过所有的奖励与惩罚，对个人的升职加薪起着直接的影响。通过档案，相关部门会对这个人有大致的基本了解，评判员工工作能力、道德品行等方面提供了重要的依据，在日后工作中对人员的分配，相关部门也会参考档案资料，所以档案数字化管理工作是具有非常重要作用的。对档案进行分类以后，利用现代技术把档案信息录入电脑系统当中，采用电子扫描技术，将纸质版档案转变为电子版档案，方便档案的查询、调取，与此同时，避免了档案资料丢失现象的发生，有利于档案的存储，大大减少了档案管理工作人员的工作量，提高了工作效率，并且，保证了档案的完整性，需要加强档案数字化管理工作，在实际工作的过程中，必须严格按照相关规定对档案进行管理，提高档案管理工作人员的专业技能与职业素养，通过数字化，保证档案内容有序，材料完整，杜绝档案材料丢失现象的发生[3]。

2.3制定管理体系，实现制度保障

制定管理体系具有非常重要的作用，可以实现制度保障，采用信息化技术，形成信息化的管理体系，购买先进的设备，成立一个电子归档专项，安排特定人员定时、定进度做好数字化入档建设，电子化入档后必须领导签字同意借阅审批方可借阅;对其定期进行维护，提高档案管理的工作效率和工作质量。在对工作人员进行考核时，以绩效为主，添加多种考核标准，尊重员工的主体地位，调动员工工作的 积极性，对员工进行综合考评，实现制度保障员工的合法权益。

结束语：

为社会创建数字档案是一个复杂而系统的项目，需要机关事业单位下大力气做好建设，过程是不容易的，但一旦开始做了，效果是明显的，为档案管理引导向一个专业、高效的方向发展。因此，正确理解、描述、检索和成功转换数字化档案非常重要。有效地管理一个机构的档案可以促进其活动的发展。机关事业单位应改善数字技术在档案管理中的应用，促进数字档案管理系统的建立。总而言之，档案管理的数字化和信息化程度可以提高檔案管理水平，所以要重视档案数字化，支持其发展，提高工作效率以及准确性，保存的时间更加长久，不断完善机关事业单位的管理。

参考文献：

[1] 朴松子.机关事业单位档案管理的有效策略以及机关事业单位养老保险档案管理需把握的几个 问题[J].中国管理 信息化，2019（16）：203-205.

[2]王玉玲，杨生吉.新档案法视域下档案信息化管理应遵循的原则与创新举措 [J].档案管理，2021 （2）：15—16.

[3]郑金月.为加快档案信息化战略转型提供法治保障———对新修订的 《档案法》 新增档案信息化建设规定的若干思考 [J] .中国档案，2020 （8）：33—35.