计算机数据库系统在档案数字化管理中的应用

摘要：随着计算机技术的不断发展，越来越多的企业选择使用数据库。将数据库系统充分应用到档案数字化管理中，能够提升档案管理的针对性与有效性，帮助人们更好地适应信息时代所提出的要求，提高数据挖掘、整合、传输及应用的质量和效率。数据库的建立保障了用户的信息安全，便于查询数据，实现数据自动化管理。文章从计算机数据库系统的组成及特点着手，介绍了计算机数据库的应用领域，包括相关部门、银行、医院、企事业单位和家庭，指明计算机数据库的应用优点，即储存大量的数据信息、对数据进行整理、将重复的或者无效的数据删除、提高数据的安全性，一旦计算机出现故障，还可以将其修复，避免数据丢失。

关键词：计算机;数据库系统;档案数字化管理

中图法分类号：G270文献标识码：A

Application of computer database system in archives digital management

XUE Weilu

（Qinhuangdao Daily，Qinhuangdao，Hebei 066001，China）

Abstract：With the continuous advancement of computer technology， more and more enterprises choose to use databases. Fully applying the database system to the digital management of archives can improve the pertinence and effectiveness of archives management， help people better adapt to the requirements of the information age， and improve the quality and efficiency of data mining， integration， transmission and application. The establishment of the database guarantees the user's information security， facilitates the query of data，and realizes the automatic management of data. The article starts from the composition and characteristics of computer database system，introduces the application field of computer database， including relevant departments， banks， hospitals， enterprises and institutions and families， and points out the application advantages of computer database， that is， storing a large amount of data information，sorting data. Delete duplicate or invalid data，improve data security， once the computer fails， it can also be repaired to avoid data loss.

Key words：computer， database system， digital management of archives

檔案数字化管理主要包括信息的收集、传输与加工，以最快的速度、最有效的方式将有用的信息传递给有所需要的人，为企业的生产运营决策提供依据。将数据库系统应用到档案数字化管理中，能够有效提高信息加工效率，保证信息的有效性，使信息的传输速度更快、更准确[1]。

1计算机数据库系统

1.1系统组成

数据库系统主要由数据库、数据库管理系统和数据库应用程序三个部分组成，数据库是存储数据的位置;数据库管理系统的简称是 DBMS，是一款可以实现数据管理的软件。虽然 DBMS 能够起到数据管理的作用，但是在很多特殊的情况下，还是无法满足数据管理要求;数据库应用程序则是数据库管理软件的补充，它的处理能力比数据库管理系统更强[2]。此外，数据库管理系统能够保存数据，计算机用户可以通过计算机语言实现对数据的查询和修改等，方便使用数据。

1.2特点

数据库系统具有三个特点，分别是结构化、共享性和独立性，结构化主要指的是数据库系统并不是针对某一行业或者某个应用所建立的，而是面向所有组织，数据之间都有相应的联系;共享性是指由于数据库系统是面向所有组织的，因此它可以被很多用户和应用软件所共享，节约了很多储存空间;独立性是指用户所使用的程序和数据库的逻辑相互独立，方便程序员进行系统维护与修改。数据库系统中的数据由 DBMS 进行控制和管理，保证数据的安全性和完整性。

2应用现状

2.1应用范围不断扩大

由于数据库系统的不断更新与完善，其在档案数字化管理中的应用给用户带来了更多的便利，发展前景也非常乐观，越来越多的用户倾向于在工作和学习中使用数据库系统，以帮助自己解决问题，因此档案数字化管理也得到了企事业单位的广泛应用[3]。企业了解到数据库系统信息化管理的安全性与有效性，因此对数据库系统的更新倾注了更多关注力，选择合适的档案管理系统对企业进行管理，能提高工作效率，保证工作的准确性。

2.2信息备份功能

信息的丢失会给企业造成很严重的影响，由于档案管理主要是人为管控，管理人员在更改信息时如果误删了有效信息，会给用户带来非常大的麻烦，而信息备份功能恰好有效地避免了这个问题。用户在档案数字化管理时可以将数据进行备份，如果一旦出现误删问题，可以无限地复制信息而没有任何经济损失。信息备份功能还能防止数据信息的突然丢失，提高档案数字化管理的安全性。数据库系统在档案数字化管理应用中不断更新，相关技术水平不断提高，更多的功能被开发出来，为用户提供了更多的便利。

2.3数据转换功能

数据转换功能是数据库在档案管理中比较典型的一个优势，计算机的应用在各个行业都非常普遍，若要实现信息完全共享，需要不同行业之间的数据进行相互转换。数据之间的转换需要有技术软件的支持，根据计算机软件之间信息的相互转换与传递，完成用户对有用信息的获取。数据库系统通过软件之间的连接，对信息进行转换，提高了计算机的运行效率。数据之间的转换也是计算机发展的重点之一，数据转换水平的不断提高、速度与准确性不断增加，有助于数据库系统的发展，为档案数字化管理提供更高效的保障[4]。

3具体应用

数据库系统在档案数字化管理中的应用主要是对数据信息进行处理，通过计算机技术，将信息进行有效整理、分类，实现企业信息化管理，提高相关工作人员的工作效率，保证工作的有效性，为提升企业的经济效益提供有效的信息服务。

3.1对信息加密的处理

企业的发展离不开自身技术创新的支持，核心技术是提高企业市场竞争力的根本，因此对其进行保密是非常重要的一项工作。技术人员通过计算机程序对数据信息进行加密处理，采取设置防火墙和密码权限等措施提高其安全性，只有企业高层管理人员能够接触加密信息，有利于保护信息隐私。

3.2对有效信息的防护

用户在使用数据库系统管理信息时，比较重视有效信息的防护问题，目前我国已有的计算机档案数字化管理技术对信息的管理和防护相对比较完善，提高了信息的安全性。数据库系统对有效信息的防护还表现在数据备份功能上，针对出现数据丢失或损坏的情况，可以根据备份的信息重新录入计算机中，方便用户使用[5]。计算机对信息的管理与控制使信息安全技术有了进一步提升，不仅保留了信息的完整性，还提高了信息的安全性。只有信息得到了有效防护，用户才能放心地使用数据库系统，为计算机行业的发展做出了贡献。

在工业生产中所应用到的数据库更加庞大，从销售、订到、设计、采购、制作、售后等各个方面都离不开档案数字化管理，而且每个部门的使用权限与所需信息都不同。程序员在针对工业生产信息档案管理时，首先要做好数据库的权限管理，因为在工业生产中会有很多重要的信息，如客户的个人信息、采购价位等，对比较重要的有效信息更要做好安全措施，能够有效起到防护作用。这些有效的信息对工业生产与发展是非常重要的，能够保证企业的可持续发展，为企业创造更大的经济价值。

3.3建立信息模型

用户根据相关数据进行信息检索时，数据库要根据相关内容做出正确的反应，不能随意地处理信息，要保证信息的准确性。技术人员根据数据库的特点建立了信息模型，处理信息时计算机能够有效地对其进行分离，使用户在查找信息时更加准确和迅速。数据模型主要分为概念模型、逻辑模型和物理模型，每种模型都有各自的优点，能够使数据的独立性更强、保密性能更好。数据模型应用在档案数字化管理中能够减少程序员的工作量，提高工作效率，使用户对于惯性模型的存取路径更加明确。

4完善措施

4.1增强实用性

技术人员要不断地开发出新的功能，以理论知识为基础，结合实际工作经验，从用户的角度出发，提高系统的实用性[6]。系统应用离不开理论知识的支持，抛开理论知识一切的想法都是空想，因此技术人员在研发新功能时务必重视理论知识。技术人员将研究的新功能应用到实际管理中，在用户的应用反馈中发现问题，并进行针对性改进，从而加速档案数字化管理的发展，对用户的使用与后期维护有一个良性的改变，使数据库系统稳定发展。技术人员可以不定期与用户进行沟通，针对系数库在档案数字化管理中存在问题进行讲解，发现问题能够及时采取应对措施，保证数据库系统的实用性，提高用户的使用满意度。目前，档案数字化管理还需要专业的程序员进行管理控制与维护，技术人员可以逐渐降低数据库系统的操作难度，降低档案数字化管理的控制门槛，使更多的企业能够轻松地完成档案数字化管理。

4.2重视安全维护工作

虽然目前很多数据库系统的安全措施已非常完善，但是还是存在一些漏洞，导致档案数字化管理过程中出现信息丢失或损坏的问题，因此技术人员要重视数据库的安全防护，不断探索新的安全措施。由于计算机具有特殊性，很多不法分子利用用户对计算机使用不熟练的漏洞，制造一些病毒侵入用户计算机，偷窃数据信息，對用户使用计算机造成影响[7]。信息数据出现问题会使用户对数据库丧失信心，认为数据库信息不安全，因此技术人员要不断对系统进行完善，对计算机病毒问题采取更有效的措施，保证数据信息的可靠性。数据库的安全性能也是用户选择的关键指标之一，提高数据库的安全性就是提高企业的核心竞争力，可以为企业创造更大的经济价值。

4.3健全管理制度

在信息化时代，档案数字化管理中不仅要重视效率，还要保证信息管理的规范性，很多信息平台存在虚假信息，用户无法及时判断其真假，对决策造成严重影响，管理部门要加强构建网络信息的管理体系，对一些发布虚假信息的网站进行严格管控，将真实有效的信息通过官网进行公布[8～10]。相关管理部门可以制定红黑名单，根据名单采取相应的措施，对外公开进行信用度的评价投票，选取信用度高的企业作为典型，提出表扬。

5结束语

随着计算机技术的不断发展，它给人们的生产和生活都带来了很多便利，帮助人们缩短了复杂工作的流程，大大提高了工作效率。由于数据库系统具有很强安全性和实用性，得到了很多行业的好评，成为技术人员研发的重点项目。将数据库系统应用于档案数字化管理，保证了信息的安全性与有效性，给企业管理带了便利。目前，我国的档案数字化管理行业已经取得了一些成绩，但是还存在一些问题，程序员应该以基础原理为主，结合自己的实际工作经验，努力克服困难，提高信息控制的有效性。

参考文献：

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作者简介：

薛玮璐（1988—），本科，研究方向：档案管理自动化。