企业工程档案的规范化、标准化管理研究

文/郭思佳

企业工程档案是项目建设过程中各个环节实施的真实写照，能够为工程施工、项目维护等提供科学的档案依据。做好企业工程档案管理有利于维护建设单位、施工单位合法权益，也是切实保障工程项目建设质量的重要措施。因此有必要给予企业工程档案管理足够的重视，对工程档案进行科学分类管理，从而使工程档案能够发挥更大的作用。在企业工程档案管理过程中，要将规范化和标准化管理作为重要方向，实现工程档案信息资源的合理利用和开发。

1 企业工程档案规范化与标准化管理的基本要义

企业工程档案规范化与标准化管理是提升档案质量，推动档案管理现代化的重要手段和措施。近年来，很多企业都非常注重档案工作，对档案工作的软件设施进行了升级改造，档案工作也向着规范化和标准化方向挺进。对于企业而言，在工程档案建设过程中应将规范化和标准化管理作为重要目标，并为此建立一套标准的管理流程。企业在工程档案管理过程中一定要按照标准流程进行操作，对企业工程档案进行科学、合理、全面的收集，对企业工程档案管理投入必要的人力、物力、财力，既要保证工程档案管理质量，又要减少不必要的重复性工作。

工程档案管理过程的专业性。企业工程档案详细地记录了工程项目在建设过程中各个环节的相关工作开展情况，是工程得以顺利实施的重要保障。从工程项目建设前期准备工作看，在工程项目建设之前会形成工程预算、招投标、工程勘测、工程设计等一系列的重要文件资料，这些文件资料虽然没有在项目工程建设过程中发挥作用，却与施工进度紧密相关。因此企业工程档案管理人员不仅要具备常规的档案知识，还要对工程项目建设的前期准备工作有所了解，这样才能够依据项目建设的重要性有重点地对相关档案资料进行收集。在工程项目实施过程中会运用各类工程技术并形成一系列的文件资料，这些文件资料也是工程档案收集的主要对象。因此，对于工程档案管理人员而言，既要确保档案收集的全面性，同时还要对工程项目阶段进行细化，结合不同工程项目的特点，有所侧重地对工程档案进行收集和整理。因企业工程自身具有其施工的专业性，相应地企业工程档案管理也应该体现其专业性。

工程档案内容的真实性与完整性。档案自身对真实性和完整性有明确要求，工程档案内容必须真实完整才能够被后续利用开发。如果在工程档案收集管理过程中，工程档案信息内容失真或内容不完整，就难以对工程项目施工全过程进行真实客观的反映，也无法通过档案信息资料的相关数据推进后期项目，相应地也就无法保证企业工程质量。工程档案在收集和管理过程中，必须确保内容的真实性和完整性。而要想达到这一目的，既需要企业给予工程档案足够的重视，也需要以档案管理人员的能力和素质作为保障。工程档案管理与档案管理人员息息相关，工程档案管理人员应该是企业工程项目建设的技术类人才。在工程档案收集和管理过程中，应指派专人负责，并对其进行专业培训，持证上岗，这样才能够确保档案工作人员的稳定性和可靠性。只有人员稳定，才能够保证工程档案内容收集的连续性和完整性。同时，工程档案管理与施工过程紧密相关，很多工程档案内容就是记录施工方式、施工技艺、施工流程，是保证工程建设质量的重要基础。工程档案管理人员必须对施工全流程进行档案信息资料收集，也可以通过录像和拍照的方式，对施工过程和外部环境进行全面记录，切实保障工程质量，充分发挥工程档案的价值和作用。

工程档案管理理念和方法的先进性。当前部分企业对于工程档案管理重视程度不足，在施工过程中对档案信息收集整理利用还存在着一些问题和不足，在一定程度上影响了工程档案作用的发挥。之所以会出现这些情况，就在于施工企业主要领导和档案管理人员管理意识落后，在工程档案管理过程中沿用传统的管理方式方法，导致工程档案管理效率低下，管理质量始终不够。因此，对于施工企业而言，要想发挥工程档案的作用，就要充分意识到工程档案对于项目施工的价值和作用，并始终将工程档案规范化和标准化管理作为主要方向，主动运用先进的管理理念和管理方法开展企业工程档案相关工作。一方面，企业主要领导是否重视工程档案管理工作对于工程档案管理规范化和标准化起着至关重要的作用，档案管理部门可以定期地对档案工作阶段性成绩进行总结，并向公司进行汇报，引起企业主要领导重视，并详细地向分管领导介绍工程档案规范化和标准化管理的价值和意义。只有主要领导给予足够的重视，才能够为工程档案管理提供必要的资金、政策和支持。另一方面，档案管理人员要始终保持管理理念和管理方法的先进性。只有档案管理人员认识到工程档案管理的价值和作用，才会主动地参与到工程档案管理之中，并积极参与各类培训和学习，树立先进的管理理念和管理思想，对工程档案进行科学管理，并结合项目建设整合出有价值的档案信息，支持企业决策和项目推进。

工程档案管理手段和方式的科学性。随着我国经济社会的不断向前发展，大量工程建设在全国各地展开，形成了海量的企业工程档案。要想实现对工程档案的系统开发和综合利用，就需要引进更为先进的信息技术，对工程档案管理手段和方式进行更新，进一步提升工程档案管理手段和方式的科学性、系统性。大数据、云计算、人工智能技术的不断发展，对工程档案管理产生了深刻影响。为了提升企业工程档案管理效率，有必要主动地引进现代信息技术，实现现代信息技术与企业工程档案规范化与标准化管理的有机结合，既能够提升企业工程档案管理效率，降低企业档案管理人员的工作压力，也能够利用现代信息技术，结合企业工程实际需要对工程档案信息进行有效提炼，提供有价值的档案信息。同时，通过搭建企业工程档案共享平台，也能够实现区域工程档案信息共享，为相关工作开展提供档案信息依据，更好地实现企业工程档案作用和价值。此外，企业在工程档案规范化与标准化管理过程中，也要加大对档案管理人员的教育和培训。充分认识到档案管理人员能力素质对于企业工程档案规范化与标准化管理产生的影响。在培训过程中，既要让档案管理人员掌握先进的信息技术，提升其信息素养，使之能够将先进信息技术运用到档案管理工作实际之中。同时也要加大对企业工程档案管理人员的专业技能培训，进一步提升企业工程档案管理人员的专业素养，更好地落实企业工程档案规范化与标准化相关制度机制和技术标准，进一步提升企业工程档案管理质量，更好地服务企业发展，服务经济社会发展。

2 企业工程档案规范化与标准化管理的推进路径

企业工程档案规范化与标准化管理是企业档案管理的应有之义。在具体推进过程中，企业管理者要给予工程档案规范化与标准化管理足够的重视，对于存在的问题提出合理化建议。在具体实施过程中，要做好阶段化收集和分类化管理。充分认识到不同阶段企业工程档案的特点，并以此作为依据。进一步提升工程档案收集和管理的针对性和有效性。此外，要加强工程档案信息化建设和数字化管理，要主动地引进现代信息技术，实现先进信息技术与工程档案管理相结合，并为工程档案规范化与标准化建设提供技术支撑。

2.1 企业领导对工程档案管理工作给予足够重视

企业工程档案规范化与标准化管理，对于企业工程建设和企业发展都起着至关重要作用。为了更好地推进企业工程档案规范化与标准化管理，必须做好顶层设计，特别是企业主要领导要从工程档案管理的实际出发，经常过问企业工程档案规范化与标准化管理工作推进情况，对于企业工程档案规范化与标准化管理存在的问题，要拿出专门时间进行研究，提出合理化意见，明确企业工程档案规范化与标准化管理重点和难点，并给予一定的政策支持和资金支持，确保企业工程档案规范化与标准化管理工作能够顺利推进。同时，企业领导还应该结合档案规范化与标准化管理实际，要求相关部门制定切实可行的制度机制，进一步明确企业工程档案管理工作的各个流程，确保每项工作开展都有相应的制度依据，进一步提升企业工程档案规范化与标准化管理水平。在具体实施过程中档案管理人员要树立主动服务意识，以严谨的工作态度开展企业工程档案规范化与标准化管理工作，确保企业工程档案管理质量。

2.2 阶段化收集与分类化管理

工程项目实施一般都涉及多个阶段，相应地企业工程档案收集也应该结合工程项目实施阶段，有重点、有侧重地进行收集。在收集过程中，既要配备专业的档案管理人员，也要加强对档案管理人员的专业培训，切实做好档案收集整理工作，确保档案收集管理工作与项目实施同步进行，真正地做到分工明确、交接有序、保存完善。

阶段化收集。为进一步提升企业工程档案规范性与标准化管理，在档案项目收集之前要与企业、工程项目建设其他部门进行沟通和协调，具体明确档案收集范围、档案管理人员的具体责任以及阶段化收集的档案侧重点。从工程准备阶段看，主要收集与立项审批、招投标、预算、开工审批等相关的档案文件资料。从监理角度看，主要收集与项目规划、质量控制、进度控制、造价控制等相关的重要文件资料。从施工角度看，主要收集与项目建设的土建资料、隐蔽工程资料、施工报验文件、地址测绘文件、基础设施文件、施工记录文件等等。从竣工验收阶段看，主要收集与项目竣工相关的工程决算审计、竣工图、竣工报告、竣工验收记录等相关资料。只有完成不同阶段的档案资料收集整理任务，才能够确保工程档案的完整性、可靠性、真实性和系统性。

分类化管理。企业工程项目施工时间跨度大，工程参与部门多。因此在档案收集的基础之上，还应坚持分类化管理原则，进一步增强企业工程档案的统一性和标准性。一方面，成立工程档案工作领导小组，并将企业项目施工方纳入领导小组成员之中，明确各个部门责任，确保各司其职，合作推进，确保项目工程档案收集的系统性和完整性。另一方面，在健全内部档管理制度的同时，还应对不同部门、不同施工阶段、不同类型的档案进行分类，确保所收集上来的档案既能够真实客观地反映出整个项目进程，又能够一目了然地了解不同阶段具体档案内容，进一步提升档案管理的针对性和有效性。

2.3 信息化建设与数字化管理

随着网络信息技术不断发展，大数据、云计算、人工智能技术对企业工程档案管理产生了深刻影响，当前越来越多企业在工程档案管理过程中开始积极推进数字化与信息化建设，并不断地完善企业工程档案管理的制度机制，切实为企业工程档案信息化建设和数字化管理提供制度依据和机制保障。为此，一方面，企业要将工程档案信息化建设作为重要方面，要结合工程档案规范化与标准化管理的实际需要，引进必要的硬件基础设施和软件设备，积极推进工程档案信息化建设。另一方面，要运用大数据、云计算、人工智能等技术，实现对企业工程档案信息资源的有效整合，并将整合的档案信息存储到档案数据库之中，结合企业工程项目实际需要，对相关档案信息资源进行合理利用开发，充分发挥企业工程档案信息的作用。再一方面，要给予企业工程档案数字化建设足够的重视，进一步明确企业工程档案数字化管理的具体标准，严格落实企业工程档案数字化管理流程以及相关制度机制，使企业工程档案数字化管理工作高效顺畅，并依托企业工程档案数字化标准制度，实现纸质档案数字化转型，突破纸质档案在管理和应用方面的不足，更好地挖掘企业工程档案的经济价值和社会价值。

2.4 注重企业工程档案信息安全

信息时代背景下，对企业工程档案规范化与标准化管理提出了更高要求。企业在工程档案管理过程中既要对工程档案信息资源进行管理、开发和合理利用，也要注重企业工程档案信息安全，特别是很多重大项目建设工程档案信息涉及商业机密和工程安全这些重要的工程档案信息，一旦泄密可能会影响重大工程项目建设，甚至会危害国家和集体利益。因此，在企业工程档案规范化与标准化管理过程中应将企业工程档案信息安全作为重要方面，要建立和完善企业工程档案规范化和标准化安全管理制度，结合企业工程档案信息安全存在的问题对制度机制进行调整和完善，进一步提升安全管理制度的针对性和有效性。同时，还要加大对企业工程档案管理人员的安全教育培训，进一步提升企业工程档案管理人员的安全意识和责任意识。确保在企业工程档案管理过程中档案信息安全。重要档案信息共享要通过加密渠道传输。同时还要及时地更新企业工程档案信息管理系统，安装先进的防火墙，自觉地抵御外部的病毒侵袭和黑客攻击，确保系统中的企业工程档案信息安全。要定期地对企业工程档案信息管理系统进行检查和监测，对于发现的安全问题和系统漏洞，要及时地予以弥补，进一步提升企业工程档案信息系统的安全属性。

总之，数字化背景下，企业工程档案规范化与标准化管理势在必行。一方面，给予工程档案管理足够的重视，完善制度机制，优化管理流程，为企业工程档案规范化与标准化管理提供指导。另一方面，加大对企业工程档案管理人员的教育和培训，结合当前企业工程档案规范化与标准化管理的实际需要，引导企业工程档案管理人员树立先进的管理理念和思维模式，掌握更先进的信息技术和手段，并将其运用到企业工程档案管理之中，持续提高企业工程档案管理质量。