电子档案在建设工程项目中的管理及动态应用研究

吴小平

（浙江安吉经济开发区管理委员会，浙江 湖州 313300）

建设单位作为建设项目的发起者、所有者、使用者、管理者，是建设五方主体中唯一一个从项目发起（立项）到项目移交、使用，全过程引领的单位，也是整个项目建设过程中最具话语权的单位，经手了项目大多数的档案、资料。由建设单位牵头引领档案管理才能保证项目档案的全面性和完整性，如此，档案才能为建设单位的项目管理提供能量来源和变革基础。本文仅就项目档案中的电子档案进行阐述。

电子档案是指在项目建设过程中通过计算机等电子设备形成的、对国家和社会具有保存价值并归档保存的文字、表格、CAD图、声像等各种形式的历史记录。

1 前期策划

1.1 制度、机构的建立

电子档案的建立、管理、应用，首先需要由建设单位牵头组织各主要参建单位参与，针对项目档案形成一套完整的管理办法、制度，包括档案资料的收集、归档、整理、移交，设置专职或兼职档案管理人员、单独档案室的配备和明确项目人员在档案管理方面的职责和行为。

1.2 框架的搭设

以往的档案资料往往是被动型，即有什么档案资料存什么档案资料，有多少份存多少份，往往导致后期资料的缺失或不足，所以在项目前期需对项目档案资料进行规划，将项目档案资料分为立项申报、勘察设计、工程准备、工程实施、竣工及试运行5个阶段，并详细列出每个阶段需要收集哪些资料，其中哪些资料为核心资料和一般资料，每种资料需要多少份数以及如何电子化处理。

（1）立项申报阶段：主要有项目建议书及报批文件，项目选址意见书及其报批文件，可行性研究报告及其评估、报批文件，设计任务书、计划任务书及其报批文件等。

（2）勘察设计阶段：主要有地质水文勘察报告，总体规划设计，方案设计，初步设计及其报批文件，施工图设计文件等。

（3）施工准备阶段：主要有征地拆迁、移民文件、施工许可、招标投标、承发包合同协议等。

（4）施工阶段：主要形成开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要，施工组织设计方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施，施工工艺文件，原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单，建筑材料试验报告，设计变更文件，各种施工记录，隐蔽工程验收记录及照片，工程质量检查、评定，技术总结，施工预、决算，交工验收记录证明，竣工报告、竣工图，监理规划、细则，月报、会议纪要，工作联系单、通知单，质量事故报告、旁站记录，工期管理文件等。

（5）竣工及试运行阶段：主要形成试运行文件、项目竣工验收报告、工程设计总结、工程施工总结、工程监理总结、项目质量评审文件、工程审计文件、专项验收审批文件、竣工验收文件等。

2 过程实施

2.1 电子档案的收集

电子档案主要有以下4类：

文本文件：指文字编辑软件制作的文字文件、表格文件等，归档时重点收集定稿电子文件和正式文件的扫描件，如会议纪要，正式文件扫描件可作为依据，定稿电子文件方便检索文字内容。

图像文件：指用扫描仪、数码相机、手机等设备获得的静态图像文件，扫描件前期立项文件、审批文件以及过程中重要通知、往来函件等采用PDF格式进行存储，减少文件体量并方便阅览，重要节点、重点部位、重要事件等形成的照片以文件夹形式进行存储并将文件夹命名为时间+事件。

影音文件：指以数码摄像机、手机、录音机等设备或电脑制作的视频、声频文件，主要有宣传资料、重要事件的录像录音等，将其命名为时间+事件进行存储。

图形文件：指设计文件或绘图获得的静态文件，主要为设计图纸、bim模型等，将其按版本时间进行归类，并注明其软件版本，有必要时将相关软件进行存储。

电子档案收集的要求：

项目文件材料收集的完整性：参照《建设项目文件材料归档范围》结合项目的实际情况，制定《项目文件材料归档范围》，归档范围内的文件都必须收集。考虑到项目档案的多头移交，文件收集过程中应多保存几份（一般要求2份以上），保持文件整洁。数码照片应无污物、无破损、无划痕、无花点。本单位、直接审批单位形成的管理性文件必须确保原件。确保档案整体完整、单项工作档案完整、文本完整、签字完备。

整理的系统性：就是对归档文件的有序排列和编号工作。整理内容包括项目文件价值鉴定、分类和组卷。

文件的准确性：一是文件内容与反映的施工对象、建设工程一致；二是同一项目文件内容之间相协调一致。

项目档案移交的及时性。各单位每项工作完成后应及时向档案员移交相关的文件。采取预立卷的形式，加强对文件的管理。

2.2 纸质资料的电子化处理

建设工程的资料量较为庞大，所有纸质资料进行扫描工作量庞大，所以其中需要进行筛选，对于不同的资料采用不同的方式进行处理，对于核心资料以及重要文件进行全盘扫描，一般资料特别是参考性资料，可以采用重要页码扫描结合文本形式进行电子化处理，而对于类似会议纪要这样既是重要文件又需要经常查阅的文件，采用扫描加文本形式。

（1）档案的扫描：纸质资料在电子化处理过程中应核对每份文件的实际扫描页数与纸质资料是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。扫描分辨率一般应当选择≥150dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率应当选择≥300dpi。

（2）图像的处理：对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。

①发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

②发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

③发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

④对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于3°。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

⑤应遵循在不改变档案记录信息的前提下，去除数字图像中影响可识度的杂质，如黑点、黑边、黑线、圈画的标记等以提高图像的整洁度。对黑边的去除不得简单地运用裁边的方法进行。

⑥对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为1个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

2.3 电子档案的整理存储

将整个项目分为立项申报、勘察设计、工程准备、工程实施、竣工及试运行5个阶段，电子文件按阶段进行分类整理，同时与纸质档案保持一致。整理后采用电脑、移动硬盘、云盘3方备份，最大程度保证电子档案的完整性。

2.3.1 立项申报阶段

文件材料根据审批事项的内在联系分别整理组卷。

2.3.2 勘察设计阶段

文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。

2.3.3 工程准备阶段

①招投标及承发包合同文件（按照招投标工作程序及合同内容分别整理组卷）（招勘察、招设计、招监理、招施工，其中施工又有场地平整的、土建安装的、智能的、室外市政和景观设计的、原材料、招标、投标、评标、中标、合同）。

②专项申请、批复文件（按审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷）（各专项的审批文件、消防、白蚁、防雷、环保、人防等）。

2.3.4 工程实施阶段

①工程管理文件（按问题并结合时间，分别进行整理组卷）一些专题，价格调整、进展、整改、资金、人事、简报、会议记录、声像（单体照片、开工典礼、竣工验收照片、基础施工、室外工程、新工艺、主体施工、原地貌、工程管理）。

②计量支付报表、计划进度报表按合同段结合时间整理组卷。

③各合同段施工管理文件材料以合同段为单位，按工作程序并结合问题，分别集中整理组卷。

④原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷。

⑤各项施工文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按合同段集中整理组卷外，其余文件材料均应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷。

⑥设备文件材料按专业及用途分别整理组卷。

⑦竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷，并编制设计变更一览表。

2.3.5 竣工及试运行阶段

文件材料按照观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。

2.4 电子目录的建立

图1

电子目录的建立是电子档案管理的关键，一份好的电子目录的建立可以极大程度方便电子档案的管理及应用，大大节约资料的调取时间。

信息完整：将文件的主要信息在目录中录入，如前期资料、往来函件需要注明主体单位、时间、保存份数、借阅情况等。

关键词设置：工程中经常需要找寻某些决定、信息来源，在电子目录中设置文件的关键词就十分必要了，可以利用excle等软件自带的查找功能帮助快速找到相关文件。

超链接设置：在目录中为文件设置超链接，当确定了所需文件，可以一键式调取，不再需要逐个打开文件夹，提高了效率。

2.5 电子档案的共享共建

项目在普遍的电脑存储、移动存储的基础上，采用云盘进行项目资料的共享，让电子档案不在只能通过档案管理员进行查阅补充，并利用云盘自带的权限管理，为项目管理人员设置了相应文件的权限，包括无权限、仅查看、下载查看、上传下载等，在实现电子档案的共享的同时也保证了资料的保密性，同时利用云盘的链接实现快速分享及调取。

图2 电脑端

图3 手机端

3 全过程应用

电子档案的应用较多，本文就项目主要应用进行概述。

3.1 决策

工程建设过程中会碰到许多需要决策的地方，需要各方主体一起商议决策，而每一个决策背后需要许多档案资料支持，以往需要打印甚至通过档案管理员进行调取复印，人手一份，但决策过程中常常需要调取未准备的资料，整理过程费时费力，而建立了电子档案后，可以随时调取，方便决策。

3.2 现场施工

现场施工时不能携带大量图纸，即使存在手机中，也往往有图纸更新不及时、设计变更未存储等问题，云盘电子档案的调取可以较好解决施工错误返工。

3.3 检查、视察的应对

工程建设需要面临大大小小各类检查及领导视察，需要将相应的资料搬进搬出，检查后又需将档案重新归档，较为麻烦且极易导致档案的缺失、混乱，如果在项目建设中采用电子档案应对检查，各类资料一览无余，需要资料可直接调取，省时省力。

3.4 异地调取

工程全过程中需要办理诸多手续，或者身在外地需要上报各种报表，电子档案的存在可以实现异地调取，有效提高办事效率。

3.5 文件分享

自博馆项目参与单位较多，各单位间文件交流也较多，经常遇到有需要某些文件而经手人不在电脑边情况，还有文件较大通过QQ、微信等通讯工具传输费时费力的情况，便可以通过云盘分享电子档案及时解决。

3.6 档案监督

与纸质资料情况只掌握在专职或兼职管理人员不同，电子档案方便了管理人员对档案资料的监督，档案有哪些缺失、什么档案未及时归档均可随时了解、督促。

3.7 档案的归档及回溯

项目全过程中，建设四方主体（除建设单位外）在项目竣工结算或者权利义务清算完成后，便对该项目的档案资料束之高阁，而建设单位仍需要在相当长时间内的后期运营维护中对归档后的档案频繁调取。采用电子档案方便了档案的调取，在遇到问题时亦能及时回溯，方便问题解决。

3.8 造价的控制

造价控制防止超概作为建设单位最重要的一项任务，在以往项目中，工程过程中形成的工程造价数据资料往往掌握在个人手中，建设单位只能阶段性了解控制，而且较为滞后，而通过电子档案的共享，对数据的真实性、及时性有了大幅改进，使建设单位能实时掌控项目造价信息，有效实现对概算的控制。

4 效果评价

电子档案的管理有效提高了项目建设的效率，保证了项目档案资料的完整性、系统性和及时性，为项目的验收移交以及创优评比打下坚实基础。

5 存在问题

5.1 电子档案应用的下沉

尽管项目各方主要管理人员已开始使用电子档案，但很难下沉到现场管理班组，管理班组依然采用原有方式进行施工作业管理，且档案资料的录入、更新、补充工作的绝大部分依然由档案管理人员完成，使电子档案的普及性降低。

5.2 电子档案管理应用的推广

电子档案的管理应用需要投入较多精力，且对管理人员经验要求较高，特别是前期框架和制度的建立，使得电子档案管理推广不易。

6 结语

电子档案的管理是对纸质档案管理的补充和提升，需要不断探索，加强对电子档案管理应用的发掘，当越来越多人感受到电子档案管理带来的效益，才能推动电子档案管理的发展，更能进一步推动档案信息化、数字化的普及和应用。