实验室低值易耗品智能审批管理系统设计分析

胡慧，王薇，胡银萍

（嘉兴南湖学院，浙江嘉兴，314001）

1 实验室低值易耗品管理系统需求分析

1.1 数据需求

在实验室低值易耗品管理中需要对物品、设备仪器的信息属性加以充分分析，构建实验室低值易耗品知识信息库，将此作为基础，按照用例定义描述操作，对管理阶段基础数据加以充分分析，初步拟定的数据信息包括以下内容：①实验室低值易耗品基本属性，编号、规格型号、类型号、用途、金额、数量以及计量单位等；②计划申购基础数据的管理，申请人、申请时间、申请实验室、申购金额、申购理由以及数量和低值易耗品基本属性；③库存基础数据管理包括：库存数量、库存容量、入库时间和数量、出库时间和数量、管理者单位和姓名、损坏情况以及保存位置等信息；④申请使用基础数据管理：申请人姓名、物品、时间、用途以及借出单据等信息。

1.2 功能需求

实验室低值易耗品管理系统是为任课教师和实验员提供相关服务。功能需求框架如图一所示。实验员属于实验室使用者和管理人员，主要负责实验室低值易耗品的管理和申购工作。任课教师属于系统使用人员，两者均属于系统使用参与者，因此，实验员需要进行计划申购、物品管理、统计报表、借出物品等工作，其中物品管理又包括基本操作、构建知识库、关联设备、库存管理。库存管理包括出库、入库以及盘库操作。任课教师包括计划查询、申请使用。在系统管理使用中当查询库存、库存报警后，按照现有库存、需求量开展申购计划，并编制申请表。物品管理中实验员按照低值易耗品的入库情况，盘查数量以及物品、仪器设备质量，把物品相关信息输入至数据库内，在出库操作时，实验员按照低值易耗品的出库情况进行出库处理，其中包括标识闲置存放位置、减少数量，把相关信息输入至数据库，系统中的库存容量减少。在盘库操作时，实验员清查低值易耗品，明确质量、数量以及存放位置，对过期和损坏的低值易耗品进行清理，填写报表，用于后续检查工作。在关联设备管理中因为固定资产的仪器设备均需要配置必备的、相应的低值易耗品，因此，需要设定库存报警系统，当低值易耗品的库存数量小于警戒线的数值时，系统弹出申购提示，确保实验室相关实验有效开展。基本操作主要指的是在教学时以及设备运行时获取低值易耗品使用存在问题和故障信息，按照现有设备分类体系，按低值易耗品的性质进行分类。教师使用时，可以对低值易耗品信息进行查询、添加以及查询。实验员进行统计报表编制时能够对某时间段低值易耗品库存、借出情况以及使用情况、损坏情况进行统计，按照物品价值自动生成时间报表。借出物品时，按照学生或者老师所提供使用单，对库存情况进行查询，进行低值易耗品物品或仪器设备出库处理。除此之外，任课教师递交低值易耗品使用单据，将单据中相关信息输入至数据库，实验员进行核查，审批通过后任课教师可按照系统提示领取物品或被拒绝。

图1 功能需求框架

1.3 非功能需求

对于实验室低值易耗品管理系统的设计应当具备身份管理性能，因为系统的使用人员主要为实验员、任课老师，因此需要设计针对实验员、任课教师两种类型的用户权限，不同用户具备不同的权限控制。同时，实验室低值易耗品管理系统需要具备定期备份功能，以免出现数据丢失、损坏情况，并通过定期数据备份，增量处理。系统的界面设计应当简洁易操作，数据修改、插入、删除、查询应当具有较高的效率，确保系统的高效使用。

2 实验室低值易耗品管理系统设计

2.1 系统开发目标

实验室低值易耗品系统的开发是采用结构化，通过B/S模式开发系统。系统开发后，将以往实验室低值易耗品人工审批方式替换为自动化、无纸化办公方式，系统功能开发分析包括以下内容：首先，在校园网、互联网基础上构建管理系统，实现通过校园网、互联网便能够进行低值易耗品申请、审批操作。为确保系统安全使用，对系统权限的设置应当按照：二级学院申请者、二级学院主管领导、实验教学管理处设备管理科相关人员、实验教学管理处主管领导、资产处设备科相关人员、资产处主管领导权限进行设置。登录系统时，任课老师递交申请表，各级领导审批签字后方可使用低值易耗品物品和仪器设备的使用。另外，系统需要设置电子邮箱、手机短信提醒功能，有部门进行操作后便会发送信息提醒。

2.2 系统开发模式

管理系统开发模式通常包括C/S模式、B/S模式，随着互联网技术的不断发展进步，B/S模式的应用逐渐普及，并且具有更加广阔的应用空间，本文以B/S开发模式为主展开分析。第一，对客户端加以简化，B/S模式不需要在大量客户机中安装不同的应用程序，只需要安装浏览器APP，有效节省用户客户端硬盘内存和空间，安装过程也较为灵活、简便。第二，对系统维护和开发加以简化，系统开发人员不需要针对不同用户级别设计不同应用程序，在网络服务器中设置相关功能即可，并按照不同功能为不同组别用户设置权限即可，用户借助HTTP请求在网络服务器中权限范围中调用不同的处理程序，实现数据有效使用。第三，实现用户简单操作。相比于C/S模式，B/S模式运行时，客户端完全可以通过浏览器进行，不需要设计用户专用规格，用户不需要进行专业培训。最后，通过互联网能够实现系统操作简便、维护集中、跨平台应用等特点，用户可在互联网环境中展开相关操作，打破地域限制，实现系统实用性。同时，现阶段很多高校有多个校区，通过B/S开发模式，以校园网为基础，能够实现系统的高效应用。对于数据库的选用，Access2000操作简单，安全性能较低，而B/S开发模式则是将系统应用安全性放在首要位置，Access表容量存在一定的限制，无法进行大量的数据储存。但SQL Server数据库能够提供XML支持。其能够构建较大的网络站点存储组件，提供安全性、可用性、伸缩性功能，增加数据一致约束限制，用户能够根据设定优先级、分配权限操作，确保系统内部使用安全性。

2.3 系统功能模块

按照实验室低值易耗品管理工作流程，可以将系统分为展示台、申报模块、系统管理和仓库管理四个部分，如图2所示。首先，展示台模块。展示台的主要作用是向实验人员和任课教师提供实验工具、器皿、实验材料等产品和仪器设备的规格型号、产品名称、用途范围、技术参数、参考价格、实物图片以及生产厂家等资料，等同于为实验人员和任课教师提供低值易耗品信息词典。其次，申报模块。申报功能主要是为管理人员服务的，功能作用是通过院系管理人员申报，借助系统对低值易耗品需求情况进行反馈，管理人员审核申报物品与数量，之后将审核信息反馈至院系，管理人员按照审批结果对申请表修改或者删除，也可添加其他申请物品，如果审批通过则不可进行修改。第三，管理模块。管理模块的设计最为复杂，是为系统管理人员提供服务。管理模块功能作用包括用户管理、低值易耗品管理、库存管理、信息处理以及汇总和打印功能。第一，用户管理是管理人员账号管理。管理人员的账号是通过SQL Server安全机制，是不同用户具备不同使用权限。第二，低值易耗品的管理。此管理功能包括添加物品类别、修改或者添加物品信息。修改或者添加物品信息时，按照不同种类物品或仪器设备技术参数指标，通过灵活方式设计，仅需要输入指标数量，由系统自动生成交互框，用户只需在交互框内输入名称和指标即可。第三，库存管理。库存管理本身相当于仓库管理模块，除具备出库、入库、查询功能外，还具备以下功能：①出库界面设置院系对物品或仪器设备申报数量信息、领取数量信息，通过信息对院系申请领用物品信息。当领用数量达申报数量，能够按照具体情况约束院系领用数量。②汇款管理。该功能主要是对入库的物品或仪器设备汇款情况加以记录，记录入库物品、仪器设备的发票号、入库时间、供货商、汇款情况以及汇款时间。借助该功能能够快速查询货物入库付款情况，汇款情况信息，对采购部门了解低值易耗品信息起到积极作用。第四，信息处理。处理院系所申报低值易耗品相关信息包括订单的信息审核、信息处理、新物品的信息审核、信息处理以及订单信息的汇总和打印。订单和新物品信息的审核工作开展主要为系统管理人员对院系所申报的订单、新物品的信息审核，审核物品单价、规格型号，物品不满足标准要求不给予审核通过，并附注审核不通过原因，院系的管理人员能够利用申报模块修改、删除系统管理人员没通过物品信息，在审核通过之后便不可对物品信息加以修好、删除。订单信息的处理指的是各个院系的申报在结束时处理申报信息，对于不同的情况处理方式分为普通处理、强制处理。首先，普通处理指的是院系的申报信息没有未通过的审核信息，能够进行普通处理，而强制处理指的是院系的申报订单物品信息存在没有审核通过信息，但已经到申报截止时间，此时通过普通处理，系统将反映院系订单信息内存在未通过申报信息，则需要通过强制处理，将未通过的订单信息删除，留下审核通过订单信息。第五，汇总和打印功能。因为部分高校存在多个校区，为确保院系使用和领用的便捷性，将多个校区物品分别汇总、申报。

图2 系统功能模块