财务共享模式下企业内部控制问题及对策

刘涵芳

[上海振华重工（集团）股份有限公司，上海 200125]

0 引言

随着社会经济的发展，很多企业都在采用集团规模化的发展方式。企业在集团化发展过程中，隶属于集团的下属公司数量在逐渐增多，各下属公司重复设置职能相同的财务管理组织，浪费了大量的人力财力资源，财务管理机构越庞大，管理效率越低。为了提升企业管理效率，越来越多的企业寻求以信息技术为基础，创新信息共享的财务管理方式。本文将结合财务共享模式的属性拟从不同角度剖析内部控制存在的问题，研究推进财务共享中心建设，进一步优化企业内部控制的策略与措施。

1 正确理解财务共享内部控制的内在关系

1.1 财务信息共享模式的优势

建设财务共享中心实施财务共享模式对集团化企业的财务管理主要有以下几个优势：一是各部门可以规范使用财务信息。二是可以精简分支机构，节约企业成本。三是可以简化办事流程，提高办事效率。四是提高了财务信息的价值，进一步强化了财务管理的职能地位[1]。

1.2 内部控制是实现经营目标的管理手段

企业为实现经营目标而采取的管理手段就是内部控制。有效的内部控制可以确保企业战略规划的实施，合理配置企业资源，提高财务信息质量，保证企业资产的完整性，提高企业财产的安全性，为企业实现经营目标提供保障，提高企业的经济效益。要想充分发挥内部控制的管理优势，必须具备以下几个关键要素一是实施企业内部控制的基础环境，主要包括企业文化、企业员工是否具备内部控制意识等人文意识，企业内部控制环境的优劣取决于企业高管层的重视程度。二是企业内部控制的风险评估，采取控制策略控制活动，根据风险评估情况采取一定的措施进行控制，将风险控制在最小限度内或规避风险的发生。三是通过内部控制为企业各部门利用信息提供沟通渠道实现信息的有效传递。四是进行企业内部评价检查监督，对发现的问题环节提出改进措施[2]。财务信息共享的管理与企业内部控制管理的目标一致，都是为了规避、控制发生企业财务风险。

2 剖析推行财务共享过程中企业内部控制的薄弱环节

2.1 企业内部控制环境亟需改善

当前，一些企业的内部控制环境尚存在一定的问题。首先，虽然企业推进财务共享模式过程中意识到了内部控制的重要作用，但企业对内部控制缺乏必要的宣传和学习，对内部控制的基本知识了解不全面，导致企业缺乏内部控制观念，仅将内部控制理解为一种管理形式，没有具体落实到企业经营管理环节，企业内部控制制度建设停留在纸面上，致使企业财务共享模式下的内部控制机构设置不合理。其次，企业组织层级复杂，部门业务交叉重复，在经营活动过程中出现审批环节过多等问题，严重影响工作效率。最后，部门职能冲突，具体表现在权责划分不清，未突出岗位不相容的原则。内部管理职能交叉，员工分工不明确，缺乏对检查和考核的执行控制力，导致执行内部控制流于形式，不能根据考核结果进行奖惩，难以调动企业职员的积极性。

2.2 企业风险评估机制亟需完善

企业风险评估机制包括树立风险评估意识和风险评估制度建设两方面。在风险评估意识方面，一些企业管理层缺乏风险观念，对风险评估缺乏必要的认知，误认为风险评估不能为企业产生经济效益，只是对风险起预防作用，不重视风险管理，对风险的评估只是应付检查走过场，无法适应新兴的财务共享模式的管理要求，导致企业资源配置难以适应企业外部经济环境的变化，从而影响企业的抗风险能力。在风险评估制度建设方面，财务共享模式要求企业有健全的风险评估体系。当前部分企业财务风险的控制仍然处于事中事后被动补救的状态，没有将控制风险的关口前移到风险发生之前，风险评估与财务管理模式没有形成统一的控制体系，当外部环境发生变化时容易出现风险叠加现象，而财务共享中心缺乏相应的风险应对机制，不能及时根据企业自身情况调整策略，难以发挥财务共享的优势，影响企业对财务风险的有效控制。

2.3 企业内部控制制度缺乏严密性

当前，一些企业的内部控制制度严密性不够强。一是内部控制程序是否科学决定着企业风险控制的效果。企业授权审批制度没有明确授权范围，混乱不清的授权程序和授权职责存在漏洞，致使企业在购销业务中容易发生对出入库、回款等关键环节失控现象，影响企业经营的正常运转。二是控制执行不力。企业对控制活动的实施流于形式，导致财务信息失真，影响企业资源配置的合理性，增加管理层决策失误，妨碍了企业提高经营效率，甚至会导致经营风险的发生。三是尚未建立全面预算控制企业经营风险的机制。在企业财务共享模式下，控制活动仍然需要通过全面预算的实施控制企业的经营风险。在很多企业中存在预算信息不对称的现象，职能部门往往不能就预算提出实质性意见，削弱了全面预算管理的可执行性，预算管理难以在企业经营中充分发挥内部控制的作用[2]。

2.4 企业经营信息沟通传递渠道不畅通

一是要开发完善信息系统。企业有效实施内部控制管理企业经营活动，离不开高效准确的信息传递途径和畅通无阻的沟通渠道。当前企业的财务管理模式部门设置复杂，业务审批缓慢，信息传递需要经历较长流程才能完成，导致信息和沟通不够及时，以及财务信息公开缺乏透明度，企业无法及时准确了解信息的可靠性，难以满足财务共享模式的管理要求；因此，需要进一步完善信息系统的缺陷。二是要畅通信息传输渠道。财务共享模式实施后，企业现有的信息沟通渠道并没有完全覆盖整个企业的职能部门，业务部门和财务部门是相对独立的信息系统，缺乏信息沟通渠道，基层大量的数据信息无法快速传递到管理层，导致传递部门间不能共享信息，难以相互协调共同使用相关信息，影响了企业的工作效率，严重浪费了企业的人力成本和时间成本。三是当前企业信息系统的关联程度较低，企业信息系统不健全，沟通渠道狭窄。财务业务信息共享的价值随着企业规模化发展提升。然而，由于管理节点繁杂，传递信息渠道不畅通，严重影响决策层对企业经营状况的全面了解，企业如要全面掌握各部门经营状况，便需要高效的财务信息传播渠道及方式，以便精准决策。

2.5 企业亟需提高内部监督的独立性

一是企业缺乏完善的内部监督机制。实施财务共享，将扩大了企业财务管理部门的监管范围，同时也增加了监管难度。企业内部缺乏完善的监督管理机制，管理岗位人员配置不足，难以全力以赴全面监督到位，松散的企业内部配置，致使身处管理岗位的人员不能及时地发现企业内部控制中存在的问题，导致不能发挥内部控制应有的监督作用。二是企业内部监督不能保持独立开展工作。很多企业的内部监督岗位由企业财务部门人员兼任，使企业内部监督工作失去了应有的客观、权威的属性，自己人监督自己人，导致财务数据和监督结论缺乏严肃公正，监督结果既缺乏权威性也缺乏独立性，因此急需提高企业监督岗位的独立性[3]。

3 结合财务共享属性优化企业内部控制的策略

3.1 培育企业文化氛围，优化内部控制环境

一是以企业文化建设为契机培育内部控制理念。重视企业文化建设，在企业文化建设活动中融入内部控制元素，鼓励全体职员人人参与，人人都是团队的重要成员，共同争取团队荣誉，奖励优秀团队，然后结合团队利益让大家认识到增强内部控制意识本身就是创造经济效益的行为，通过潜移默化培育无形的意识行为融入企业文化建设活动的形式，逐渐形成遵守企业内部控制制度的理念，并顺利实施在生产活动中。二是组织企业文化建设的管理者要以身作则遵守内部控制的规定，在工作中身体力行遵守企业内部控制制度。通过企业文化建设鼓励员工珍惜企业内部控制制度的团队集体荣誉，鼓励全体职工掌握内部控制制度精神，深刻理解领会内部控制的实质既为企业创造利益，也为个人职业发展拓展了空间。三是企业在内部控制组织建设方面，合理配置内部控制岗位，包括负责组织协调内部控制制度的建立、制度的执行实施和开展内部控制的日常运行管理工作；坚持职责不相容的原则，限定部门之间的职权，在明确内部控制部门的职能和权限的同时，鼓励企业各部门相互合作，最终实现提高企业整体效率的目标。四是完善内部控制专业人才的管理机制。内部控制具有很强的专业性，完善内部控制用人激励机制，企业可以从完善用人制度上向内部控制的专业人才倾斜，建立多元化的职业晋升和发展渠道，形成具有竞争性的激励机制。

3.2 强化企业风险评估观念，重视内部控制制度建设

部分企业在思想理念上重视改变，不重视评估企业风险的管理理念。控制企业风险重点在风险防范意识的强弱，企业要以经济政策为导向，对企业所处的经济环境要具备一定的预见能力，这样才能对企业风险做预先判断。一是企业可以定期举办以企业风险知识为主题的各种文化活动，通过活动提高风险防范意识。二是企业要结合市场变化状况，收集企业风险数据，根据企业风险控制目标，分析可能发生的风险，查找隐藏风险源头，对可能发生的风险程度进行预估，制定风险评估的流程，使风险评估机制保持合理性，具有可执行性。

3.3 完善预算管理，优化控制流程

一是结合财务共享模式的管理要求，企业开展内部控制活动应从企业实际出发，做好控制流程的顶层设计，部门岗位的控制职责既相互协调又相互包容，不得超越权限。根据内部控制的重要程度，做好内部控制活动流程设计，设计过程中既要考虑审批流程的严密性，又要考虑简化流程以保证审批业务的快速高效，从而提高企业的风险处置效率，降低企业风险的发生。二是企业管理层应重视提高企业内部控制活动的执行力，必须保证企业的控制活动的有效性，可定期分析执行过程中遇到的问题，确保内部控制活动不陷入停滞状态。对企业组织的经济活动控制过程中，根据内部控制管理制度，充分掌握经济活动情况，确保风险控制决策的正确性，避免企业风险的发生。三是企业全面执行预算管理可以提高内部控制的效果，因此企业各项经济活动要以预算管理要求为框架，共同维护预算管理制度的严肃性。管理层负责制定预算管理，经营层负责组织预算管理的实施，在强化预算管理的重要性的基础上，多方要共同遵守预算管理的实施细则，充分发挥预算管理在企业内部控制中的重要作用。

3.4 优化信息沟通渠道，健全信息管理体系

财务共享管理模式的基础是信息共享。企业应建立和完善信息系统，企业各职能部门要保持畅通的交流渠道，为信息共享创造条件，使审批文件等大部分工作都依托信息系统完成，提高办公效率。一是信息系统是数据资料共享的载体，因此数据的真实可靠是企业加强内部控制的决策依据，完善信息系统建设势在必行。二是企业应加强各部门人员之间的交流，通过交流拓宽信息传输渠道，企业信息系统的畅通可避免因信息滞后阻碍各部门之间的信息共享，影响企业内部控制的效率。三是企业应在企业全范围内全面扩展信息渠道，实现企业部门信息在纵向横向都能有效传递，各个部门的员工要在信息系统上实时了解企业内部控制的政策动向，积极发挥自己应有的作用，从整体上提高企业的内部控制效率。

3.5 完善制度，增强内部控制的独立性

企业内部控制是确保经营活动的顺利进行的管理手段。在开展企业内部控制活动中，应当根据企业的经营状况合理调整内部治理结构，制定监管标准，提高会计信息质量，强化监督作用，加强部门执行能力，降低企业经营风险。因此，企业应单独设置内部控制部门，不再从事财务工作，不受其他部门的影响和干扰，独立于其他部门开展工作，以保证企业内部控制结果的客观公正性[4]。

4 结语

企业推进实施财务共享模式的进程中对内部控制有着更严格的要求。企业需要完善信息系统，优化内部控制制度，注意在经营环节降低经营风险。实施内部控制制度与实现财务共享并不矛盾，而是相互促进，财务共享是以信息技术为基础，对企业财务业务进行规范化流程化处理数据的财务管理方式，研究企业内部控制的目的正是为了推动企业实施财务共享管理创造长期稳定的发展环境。