大数据背景下职业院校教师人事档案电子系统构建研究

刘婷婷 杨正 焦月

摘要：以往进行人事档案管理工作，依靠人事部门的人工操作形式进行，由于缺少对于数字化管理的足够认识，因此整体的档案管理工作效率较低，且效果并不理想，本文主要分析在大数据背景之下职业院校教师人事档案电子系统的构建策略，目的在于进一步推动数字化的管理模式，在职业院校的人事档案管理工作中的应用，更好的迎合大数据时代的发展趋势，推动档案管理工作的水平提升。

关键词：大数据;人事档案;电子系统

1引言

大数据背景之下构建的人事档案电子系统，依赖于大数据技术实现各项数据的有效整合和处理，能够实现分类存放的功能，便于在实际档案管理过程中，通过各种数据信息提取和深度分析的方式，保证档案管理工作的效果，充分展现数据本身的价值，围绕大数据环境下的职业院校教师，人事档案电子系统的构建，是推动人事档案朝向数字化管理方向进发的重要举措，进一步提高人事档案管理工作本身的规范性和整体性，更能够实现关于人事档案信息数据的有效共享，体现人事档案数据信息的价值效益。

2当前人事档案数字化管理现状

2.1人事档案利用率低

受到部分人事档案管理人员责任感以及參与度较低的影响，通常会对周边其他档案管理岗位员工的工作态度产生一定的负面影响，这很有可能成为人事档案信息泄密的原因，并且在人事档案管理实践过程中，关于人事档案信息的查阅，虽然属于日常工作内容，但是在进行查阅之前，通常需要填写相应的审批表格，涉及到相对较为繁琐的流程，因此这种管理形式并为给人事档案管理工作带来任何服务上的便利。而人事档案管理工作便利性的匮乏，必然会影响与人事档案相关的各项工作之间衔接的顺畅性，这对于职业院校内部管理工作的开展及其不利，并且职业院校的人事档案管理工作，通常只服务于特定的对象，并未像企业单位内部建立的公共服务意识，这也是影响人事档案资源数据利用率不足的直接原因。从目前情况来看，大多数职业院校的教师人事档案管理工作仍旧采用人工输入或者是纸质归档的作业方式，单纯凭借个人经验对人事档案资料进行甄别，无法保证其中信息的真实性和完整性，虽然引入了部分的数字化管理平台，但是在数据输入方面的真实性难以形成有效的监管，另外一方面也无论是人员操作失误或者是来自于网络病毒的攻击，都有可能引发数字化人事档案信息的失真。

2.2管理模式陈旧

由于职业院校的教师人事档案，库房面积相对较大，如果依靠传统的人工管理模式，只有通过招聘工作管理人员的方式才能够确保工作效率，显然无法规避传统管理模式的弊端，同时还会导致人工成本支出的增加，并且传统人事档案的管理模式的主要功能是服务于档案的查阅，难以展开教师人事档案信息的分析以及预测评估，另外纸质归档和数字档案结合的弊端也相对较为明显，例如关于档案材料真实性的判断，完全依靠工作人员的经验进行，显然难以保证数字档案转化过程中的数据一致性，也会影响档案信息本身的真实性。

2.3数字化建设重视程度不足

现阶段关于人事档案数字化管理已经涉及到相应的数字档案规定的制作，但是受限于管理平台软硬件配置的限制，难以完全做到人事档案数据真实性的有效查验，特别要会影响人事档案朝向数字化管理模式进发。从目前情况来看，职业院校的人事档案数字化管理平台的服务范围局限于档案管理部门内部，是今后的教师人事档案管理工作必然面向更多不满以及实际工作，涉及到人事档案数据权限共享就必然需要满足不同部门对于信息共享的需求，推动沟通效率的提升，因此围绕数字化的人事档案电子系统进行构建就显得这个重要。

3基于大数据的人事档案电子系统设计

大数据背景之下的职业院校教师人事档案管理数字化转变，涉及到数字符号等各种结构形式的数据形式，同时也包含传统人事档案的半结构式数据形式，基于大数据技术搭建相应的电子系统，能够有效弥补传统管理模式的不足之处，同时也能够更好的实现关于人事档案数字化管理的分析以及评估工作。

3.1系统硬件设计

档案数字化管理系统选用Mysql数据库，具有较高的便捷性，并运用Linux操作系统环境器，可兼容Firefox浏览器和Windows10浏览器，CPU应I5以上，硬盘500G，内存8G，可实现5台PC服务器同时运作，每台服务器包含两个CPU，虚拟服务器4核。

3.2系统软件设计

3.2.1管理权限模块

基于大数据的教师人事档案电子系统构建，首先需要针对人事档案数据共享相应的权利和义务范畴进行明确，才能够保证日常管理工作的规范进行，在明确范围之后，也能够围绕相关数据的共享层级进行确定。针对职业院校内部的不同数字化人事档案设备级别进行分析，包括了解不同的人事档案操作权限，最终得到档案可查阅等级具体情况。一般不允许越级查阅人事档案行为的发生，只有在相关部门审批通过之后，才能够提供教师人事档案的查阅服务，目的在于避免出现内部教师人事档案信息泄露行为，同时也能够从源头禁止教师人事档案相关信息被访问或者是拷贝情况的出现。借助大数据技术的支持，通过局域网连接的方式为教师人事档案信息的共享提供可靠的安全保障，同时还需要关注内部教师人事档案信息的保密性，不可将内部信息和公共网络进行连接。

3.2.2档案分类模块

在基于大数据的人事档案数字化管理过程中，通过大数据的先进手段，完善人事档案的查阅方式，对档案进行精准分类。大数据技术的引入，需要配备专职人事档案管理人员。创新后的管理模式，人事档案管理人员的工作职责具体包括：定期更新管理平台相关软件、协助数字化查阅保密协议的签订、保证人事档案数字化存储的安全性。

4结语

本文主要分析基于大数据的职业院校教师，人事档案电子系统的构建策略，首先分析当前教师人事档案管理模式的不足之处，随后结合大数据信息互联网以及云计算等先进技术共同搭建人事档案电子系统结构，以此改正传统管理模式的不足之处，实现数字化管理效果，另外一方面也为人事档案信息的安全性和真实性提供了保障。

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