高校学籍档案数字化管理的现状分析及思考

武丹阳

(内蒙古财经大学，内蒙古 呼和浩特 010051)

档案管理是高校教务管理工作中最重要的组成部分，高校档案管理工作所包含的内容也非常广泛，主要包括教学档案管理、人事档案管理、学生学籍档案管理和教务活动档案管理等[1]。随着高校办学规模的蓬勃发展，高校学生档案爆发式增长，传统的学籍档案管理模式和手段存在的问题不断凸显，因此学籍档案管理数字化已经成为必然趋势。

1 高校学籍档案的作用和特点

学生学籍档案是指学生从入学开始到毕业离校这一时间内的政治思想表现、社会实践和学习成绩等原始、真实、系统的记录[2]。主要包括：高考原始档案材料、学生学年鉴定表、高等学校毕业生登记表、学籍卡片、在校期间的成绩单、获奖证书复印件、违纪处分记录、健康体检表、体质健康标准登记卡、毕业生实习登记表和学生干部登记表等。

学生的学籍档案的用途十分广泛和频繁。以笔者的工作经验来看，学籍档案的主要用途有以下几个方面：①学生的学籍档案是用人单位了解新入职学生的主要依据之一。它真实而准确的记录了学生在校期间的表现，是学生在校学习生活的缩影，用人单位可在短时间内对学生的基本信息有初步的掌握。 ②毕业生因保管不善，遗失了学历(学位)证书，需要补办学历(学位)证明书。补办人向学校档案科提出申请，学校档案科出具申请人的学籍卡片、成绩单、当年的高考录取名册、毕业证(或学位证)编号复印件后，学校教务处可出具补办学历(学位)证明书(见图1)。 ③目前，中国高等教育学生信息网(学信网) 上只能查询验证2001年之后的毕业(学位)证书的真伪，而在此之前的毕业(学位)证书只能到高校的档案部门进行查验真伪。 ④近年来，学生出国深造的比例持续升高，因而对学籍档案的利用也日益增多。

学籍档案除了具备一般档案的法律性、原始性、凭证性等特征外，在其建立发展过程中还有形成了其区别于一般档案材料的特征，主要表现在：①多样性。高校学籍档案是不同材料的综合体，内容十分丰富，包含了学生从入学到毕业在校期间的所有表现及相关材料。②分散性。高校学籍档案中的材料来自不同部门，收集耗时长，难度大。③动态性。学籍档案的形成周期长，积累过程就是动态的。比如：学生的成绩每个学期都要记录一次；学生的学籍变动情况：升、降、退、转及奖励处分情况。④频繁性。据统计表明，学籍档案是各类档案中使用频率最高的[3]。如：学位(学历)证书丢失补办，毕业后有关材料证明。

图1 补办学历(学位)证明流程

2 高校学籍档案数字化管理现状

学籍档案包含了学生的多项信息材料，是学生走向社会形成个人人事档案的重要组成部分，也是用人单位审核入职人员的主要参考材料。由于过去技术条件限制，纸质档案材料在保存中存在着不可忽视的缺点，故而新时代下的高校学籍档案管理既要完整保存学籍档案又要满足数字化管理的要求。在实际的工作中，档案数字化管理仍存在着局限性。

2.1 高校学籍管理制度有待完善

现有的学籍管理制度只是规定了学籍管理工作人员的工作职责、工作流程和注意事项等，但是由于近年来招生人数的不断增长，有些问题就慢慢浮现出来，原有的制度与现代数字化工作模式不协调，使得高校学籍档案管理工作出现了一定的阻力。目前，高校学生学籍档案管理大部分都采用纸质手动审批和电子系统审批混合进行，例如学籍异动、提前毕业的申请手续等都需要逐级手动审批后再录入教务系统中，而学生请假、奖学金申请、违纪处分、体育保健课申请等都可直接在线上审批进行。

2.2 学籍档案管理工作不受重视

在高校的建设中，对于档案建设管理中所投入经费较少。目前，各行各业都将数字化管理技术运用在具体的业务中。但是由于大部分院校对于学生的学籍档案的重视程度不高，学籍档案管理的数字化程度太低，相应的设备购置较少，导致学籍档案资料大部分仍然停留在手动查阅的传统模式。传统的管理模式必然带来很多的弊端，例如：工作量大幅增加、查阅效率低、保护措施不足等。学籍档案都是纸质版材料，长时间保存使得纸张变得又薄又脆，在长期的查阅复印过程中，很容易造成档案的丢失破损。

2.3 数字化程度低，过于依赖人工

高校学籍档案管理数字化、信息化落后，管理维护不足。目前，学籍档案建设仍然过度依赖人工来完成，包括组织学生填写学籍卡片，对学籍卡片的信息进行核对、保存学籍卡片等。对已有纸质版学籍材料通过数字化扫描，将纸质版档案转化为数字化资源进行保存。学生在大学期间，如有休学、复学、转专业等学籍异动情况，需要学生先进行纸质版申请表的逐级审批(见图2)，审批通过后由学校教务处学籍管理人员便可以在学籍系统中进行异动处理，将这些记录保留在学籍系统之中，以便于查询和打印。

图2 学籍异动办理流程

2.4 专业管理人员缺乏，业务水平有待提高

目前，高校的学籍管理需要专业人才作为支持。但现阶段，高校的学籍档案管理人员通常配备不足，大多是兼职人员，很少有档案管理专业的人才。在很多时候，高校基层单位的档案管理人员从未接受过档案管理工作，甚至也没有接受过专业的培训，只是在实际工作中积累经验和自学。因为缺乏档案管理工作的专业知识，在实际的学籍档案管理过程中会出现学籍档案中数据的缺少，这也对高校档案管理工作造成了一定的阻碍。

3 提高高校学籍档案数字化管理的建议

3.1 完善的管理机制

学籍档案涉及的内容逐渐增多，需要完善其相关的机制建设，促使相关部门各尽其责。健全的制度能保障学籍管理顺利运行，实现学籍档案管理的高效工作。高校的各级学籍管理部门要积极学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《普通高等学校档案管理办法》等相关法规，提高学籍管理人员的法律意识和管理能力。同时，依据学校的实际情况完善本校学籍档案管理制度，制定校级和二级学院的学籍管理规章制度[5]。

3.2 规范的管理流程

学籍档案管理是从新生入学便已经开始，一直持续到学生毕业离校，时间较长，且其中的变动性较强，如休学、复学、转学、出国等情况下造成的学籍异动，要保证学籍档案管理的质量，必须强化进入档案库前的各环节流程。如学生入学时填写学籍卡片时，要求学生正确规范地填写，字迹工整。发现不符合归档要求的材料马上进行纠正，对没有及时归档的材料也要按时进行归档。定期对纸质归档材料进行检查、清点，如发现有字迹褪色、虫蛀、发霉及其他问题的档案要及时进行修复和电子扫描。

在高校学籍档案管理和使用过程中，要健全学生学籍档案立卷归档、档案信息资源采集、档案信息管理职责分工、无纸化档案查找、档案信息资源检索权责等制度体系，通过制定符合学校实际的学籍档案信息管理实施细则，为做好办公信息化时代高校学生学籍档案工作提供制度遵循。

高校学籍管理工作应该充分利用数字化信息化的平台，将纸质档案的使用率减至最低，实现数字化办公和学籍管理的无缝衔接，更好地服务于档案利用者，查询效率高、针对性强，同时信息反馈实时准确和便捷可靠。

3.3 提升学籍档案管理人员的职业素养

在数字化的环境中，高校学籍管理人员想把工作做好，就务必提高以下几点职业素养。

3.3.1 提高职业道德。 高校学籍管理人员要做到尽职管档，细心管档，勤于管档。在日常工作中，定期对学籍档案进行整理检查，及时发现档案存在的错误和缺失，随时发现随时改正和补漏；及时发觉计算机网络和程序软件中存在的安全漏洞，随时察觉随时修补，使得学籍档案更加完善、更加安全。

3.3.2 增强法律意识。 高校学籍管理人员必须学习相关法律法规，要做到有章必循，有法必依，做到依法管档。不随意添加、删除、改动学籍档案，更不能泄露和出卖学生学籍档案信息。

3.3.3 创新管理模式。 常规的人工管理模式，管理效率低、时效性差、完整性差、准确性差，且无法快速准确地检索利用这所需的相关信息。数字化管理模式改变并拓展了档案的形成、传输和保存模式，增加了网络化、信息化和系统化的特点，降低了学籍档案丢失的风险，同时也避免了纸质档案管理中破损、缺失等可能性。

3.3.4 增加专业培训。高校要为档案管理人员提供培训的机会，提升业务能力。不光要进行理论知识的培训，更应注重计算机、网络技术的学习。因为一旦计算机或网络受损，就有数据泄露、丢失的可能。

3.3.5 整合管理人员。 目前，学生的学籍档案管理队伍有分割的现象。针对数字化的需求，高校学籍档案管理工作急需培养一支具有专业档案管理能力、熟悉学生不同阶段诉求、掌握互联网技术、了解最新职业发展形势的管理队伍。这就需要将教学人员、行政管理人员和馆藏人员纳入队伍中，并不断加强学校交流学习。

4 结束语

学籍档案是高校学生学习生涯中的重要信息资源记录，也是提高教学质量管理水平的重要依据，对高校毕业生的工作分配和用人单位的录用具有参考价值。在数字化办公的大背景下，学籍管理模式数字化也是一种趋势，是信息技术时代发展的产物，不仅能有效提高高校学生学籍档案的管理效率，还能优化学籍档案的管理流程，减少高校对管理学生学籍档案所消耗的人力财力支出，更能够发挥其应有的服务价值，提高学校的综合管理水平。