高职院校制度档案建设的探讨

罗夏钻

高职院校制度档案建设的探讨

罗夏钻

（广西财经学院，广西 南宁 530008）

高职院校的制度档案建设能够为深化校本办学改革发挥重要的资政参考作用，是高职院校探索职业教育类型建设、助推由规模发展转向内涵升级、推进“双高”建设、推进治理体系和治理能力现代化的必然，但是当前仍然面临着顶层设计不足、归档保存滞后、校本督查缺位和缺少有效反馈等主要问题。为此，高职院校应加强制度档案建设的顶层设计，紧贴职业教育重大改革推进制度档案的归档保存，建立制度档案建设的质量保障机制，健全制度档案建设的落实机制，构建制度档案建设的反馈机制。

高职院校；制度档案建设；必要性；问题；对策

引言

随着产业转型升级和产业融合发展的加快，国家正在加快推进职业教育现代化建设，尤其是通过政策密集叠加来深化高职院校改革，以架构起有效支撑高职院校高质量发展的办学机制，从而高效满足产业高速发展对高素质技术技能人才的急需。高职院校办学改革要不断走向深处，必然要构建起与此相适应的制度体系。制度呈现作为高职院校各个发展阶段办学成效的集中体现，对其档案建设给予应有的重视和及时的归集，能够为高职院校认识自身改革的历程、更好地汲取改革经验、探寻符合实际的改革路径，具有重要的政策参考作用。

随着高职教育越来越受到国家的重视及其发展速度的加快，高职院校对地方经济社会发展的贡献度也越来越大，发挥的作用也越来越显著。也因如此，高职院校的档案建设一直都是档案学术界关注的热点领域。近年来，对高职院校的档案研究主要集中在档案管理信息化、档案育人实践、档案供给和档案服务融合等方面，涉及的专项档案研究主要有党建档案、会计档案、计算机实验室档案、图书档案、教学档案和学生档案等。对此，有的学者立足大数据时代这一背景，从由此产生的困境、带来的可行性和存在的必要性出发，提出高职院校党建档案管理信息化应聚焦“共享”和“安全”两个重点目标，从优化制度流程、信息资源、信息安全和人才队伍等方面推进[1]；有的学者从高职院校的会计档案中探索公务接待制度的演变历程，认为高职院校公务接待经历了从不规范到规范再到严格管控、从粗放管理到精细化管理的发展过程[2]；有的学者围绕设备档案、实验教学档案、管理文件档案、管理人员信息档案、使用类别档案和社会服务类档案等计算机实验室档案建设内容，认为高职院校应采取加强重视、专人负责、专门存放和实行信息化手段等措施，加强计算机实验室档案的管理[3]；有的学者从二级学院教学档案的主要构成进行分析，提出高职院校应从强化意识、完善制度、加强队伍、提高现代化水平等方面改进其教学档案管理[4]；还有的学者基于企业招录毕业生的调研，提出应从企业用人角度，有针对性地加强高职院校学生档案工作的服务性[5]。从中可见，目前关于高职院校制度档案建设的研究多是以个体档案的研究视域来开展，缺乏对其进行整体性研究。鉴于此，本研究将着眼整体性的考量，从必要性和存在问题出发来审视高职院校制度档案建设的有效性，以期为高职院校加强相应建设提供意见建议。

1 当前高职院校制度档案建设的必要性

1.1 制度档案建设是高职院校探索职业教育类型建设的必然

职业教育作为一种类型教育进行建设，需要探索构建起支撑职业教育与普通教育处在同等地位、属于不同类型的制度体系，这是一个新探索、新实践和新架构的过程。在我国，职业教育作为类型教育是一种新兴事物。高职院校作为职业教育类型建设的主体，要探索这一新兴事物的发展，就需要从过往和现有的制度档案中探寻创新之源，尤其是需要汲取“双高”建设和职业教育提质培优的现有制度档案积淀的实践经验。从这一角度审视，加强制度档案建设对高职院校摸索出符合实际、凸显特色的职业教育类型建设路径显得极其必要。

1.2 制度档案建设是助推高职院校规模发展转向内涵升级的必然

我国大部分高职院校都隶属地方政府举办，在国家大力发展现代职业教育的引领下，从规模发展转向内涵升级是高职院校必须肩负的地方职责和使命。制度建构作为影响一所高职院校发展的长效因素，高职院校需要对此进行结构上的调整和优化，构建起彼此协调、共生发展的制度整体，形成适应规模发展转向内涵升级的制度支撑，从而走向制度促发展、发展促制度的建构循环。这就要求高职院校要加强制度档案的建设，原始记录式地相对呈现一所高职院校的发展过程，进而为一所高职院校如何实现由规模发展转向内涵升级提供制度催生引导。

1.3 制度档案建设是高职院校推进“双高”建设的的必然

“双高”建设是国家大力发展现代职业教育的重大部署，涉及了党的建设、人才培养、创新服务平台、专业群、双师队伍、校企合作、服务发展、学校治理、信息化建设和国际化发展的十大改革任务以及协同推进机制、项目实施管理、多元投入机制、优化环境的四大保障措施[6]。高职院校要逐渐走向高质量发展，则对标国家“双高”建设的改革部署就成为必然的选择。然而，立足一所高职院校的发展，任何办学改革成果的最稳定形式都是以制度的方式来延续和稳固的。出于此，有效和完整的制度档案是高职院校推进“双高”建设的必然要求，这可以让高职院校延续制度办学传统并迎来内部制度的重新架构和再度革新，助推高职院校在现有制度的基础上废旧出新，与时俱进地解决制度新旧杂陈的问题，厚植“双高”建设的制度文化土壤。

1.4 制度档案建设是高职院校推进治理体系和治理能力现代化的必然

党的十九届四中全会以来，职业教育作为整个教育系统的重要组成，被共同纳入到了推进国家治理体系和治理能力现代化的重要内容。《国家职业教育改革实施方案》直接明确“没有职业教育现代化就没有教育现代化”[7]。职业教育现代化的重要标志就是治理体系和治理能力的现代化。教育部在部署落实教育系统治理体系与治理能力现代化时，明确指出要以制度建设为主线[8]。高职院校要实现高质量内涵发展，就需要着重从制度建构上寻求治理的现代化，并以制度建设为突破来有效回应这一时代改革诉求。为此，加强制度档案建设不仅能够让高职院校在现有的制度基础上进行制度创新，而且还能及时积淀和总结高职院校推进治理改革的经验和路径。

2 高职院校制度档案建设存在的主要问题

高职院校的制度档案主要是在国家职业教育重要改革时期集中涌现并归集形成的，从而又为高职院校各个时期的改革发展发挥了应有的参考保障作用，成为了见证每个时期高职教育在摸索中前进、在前进中摸索的一种印迹，但是仍然存在着顶层设计不足、全面归集滞后、校本督查缺位等主要问题。

2.1 制度档案建设的顶层设计不足

高职院校多是比较注重制度建设，在校本的规划和计划中，都可以看到制度建设的内容，但是却很少发现涉及制度档案的相关内容。而且高职院校的校级决策议事机制也极少有研究制度档案的建设，如何周期开展制度档案建设的分析和研判也几乎没有。顶层设计的缺失往往导致了高职院校制度档案建设的意识不强，出现了很多时候只有在遇到管理或业务问题时，一些高职院校才会不得以进行制度档案的归集和建设，这也多是被动型的推动，而非主动型的开展。

2.2 制度档案建设的全面归集滞后

在新制度经济学中，制度尽管在一定时期内是呈相对稳定的状态，但它也总是要随着社会的运动而变化[9]。任何一种教育制度都不是永恒的，也不是一成不变的，而是有一个产生、发展、成熟、消失，最后被新的制度替代的过程[10]。高职院校制度档案的建设需要原始记录校本制度的整体发展和更变全貌，需要体现出制度适应改革的动态性和过程性。但是高职院校的制度档案归集是有所滞后的，并没有真正随着国家在不同时期推进职业教育改革的历程进行全面性和系统性的归档，也就是其多是以散状式、零散性的形态呈现，而并非是集中式、整体性地开展。这往往会造成制度档案发挥不了在服务高职院校创新改革上的应有作用和价值。

2.3 制度档案建设的校本督查缺位

高职院校都内设有督查部门，但是这些督查部门很少会涉及档案建设情况的督查，针对制度档案建设的专项督查更是少之又少。在校本档案建设督查中，高职院校更多的还是思考如何完成上级档案的考核，很少会主动思考如何围绕校本改革发展需要来健全完善应有的档案内容，比如制度档案建设就是其中一个明显的典型。对制度档案建设的督查缺位，往往容易导致高职院校会发生在上级档案考核范围之外的一些制度档案出现遗失的现象，特别是对于一些合并而来的高职院校则该现象更是明显。

2.4 制度档案建设缺少有效的反馈

高职院校的制度档案建设多是重收集、轻反馈，而且往往由于对制度档案原始记录的认识不足，总还是认为制度归档只是对有效制度的归档，而不是对废止制度的归档，这往往会造成制度档案在归集中出现遗失或错漏，无法体现出制度档案所应具有的轨迹演变。此外，很少高职院校会认识到要将制度档案建设纳为绩效考核指标，即便有些高职院校将其纳入了考核，也较少会有考核后的应有反馈，导致制度档案建设一直都还是比较粗放。这些反馈的缺失和粗放的管理，也使得高职院校校本制度建设存在规范性和合法性的考究隐患，直接导致了相应制度档案建设的质量难以提高。

3 高职院校加强制度档案建设的应对之策

随着近些年高职院校的跨越式发展，高职院校产生了大量的档案原始材料[11]。其中制度档案就是当中一种不容忽视的档案原始材料。在国家大力发展职业教育的良好当下，高职院校应针对其中的存在问题，从加强顶层设计、全面推进归档保存、建立质量保障机制、健全落实机制和构建反馈机制等方面加强制度档案的建设。

3.1 加强制度档案建设的顶层设计

首先，要从加强领导方面增强制度档案建设的导向性。高职院校的制度档案建设是一个涵盖党委、行政、学术、民主治理与监督和第三方参与等全方位全息式的复杂建构，需要融合多方力量共同参与。高职院校要形成党政系统共同统筹领导的制度档案建设合力，由承接有档案建设职能的具体部门按要求把控好制度档案建设的导向和规范。其次，要从制定规划方面，增强制度档案的当前建设与长远设计。放眼当下的职业教育改革，高职院校制定的发展规划应将制度档案作为校本档案建设的重要内容列入其中，并就此进一步细化制定包括制度档案在内的档案建设“一定时期”计划和“总体设计”规划，也就是既要包括可以立即实施的短期计划或方案，更要包括引导长远建设的专项规划。最后，要从增强意识方面，营造重视制度档案归集的氛围。高职院校要加强包括制度档案在内的档案建设的宣讲和宣传，引导全校认识到制度档案建设对于校本改革发展的重要作用，让全校上下形成共同维护制度档案归集的工作氛围。

3.2 紧贴职业教育重大改革推进制度档案的归档保存

制度建设是高职院校发展的重要保障，而制度档案的归档保存则是发挥制度档案价值的基础。高职院校制度档案如若没能归档齐全，就形成不了有机的系统整体，将会影响制度档案利用价值的发挥，进而限制高职院校的螺旋改革。国家部署职业教育的重大改革都是对每个时期经济社会发展在技术技能人才需求方面的时代回应。回顾高职教育的发展，高职院校改革经历了国家示范校、骨干校和优质校等阶段，正处在国家“双高”建设和提质培优的建设阶段。对此，高职院校需要围绕这些时期的改革积淀，重新梳理各时期的制度档案并进行立卷归档，进而通过各时期制度档案的对比剖析，全面性地开展校本规章制度的废改立工程，为推进高职院校自身的深化改革发挥制度档案的资政价值。

3.3 建立制度档案建设的质量保障机制

高质量的制度档案是高职院校更好推进高质量发展的参考保障。为此，高职院校应注重日常制度建设的规范性和合法性引导，进而确保制度档案归集的质量。一是要建立规范制度建设的“管理法”。高职院校要研究出台校本制度建设的管理办法，明确制度新建、修订和废止的原则、程序、流程、解释、反馈和责任等内容，从源头上提高制度档案建设的规范性。二是要实行制度制定的合法性审核。高职院校要树立法治观念，着重审核所制定的制度与国家法律、地方法规条例和各级教育上位文件的一致性，以及与本校章程、校本制度的衔接性，确保出台的制度能够合法合规，形成促进制度档案建设的法治化环境。

3.4 健全制度档案建设的落实机制

高职院校应实行制度档案建设的定期听议制，围绕国家职业教育改革的部署定期听取校本制度档案建设的归集情况，及时研究解决制度档案建设中遇到的问题，形成定期研究制度档案建设的工作机制；要推行制度档案建设督查督办，明确将包括制度档案建设的内容纳入到督查督办计划之中，同时实行制度档案建设“谁制定、谁负责”的主责部门负责制[12]，由主责部门针对业务领域的制度档案进行集责式归集，督查中要注重加强对制度档案建设的专业指导，增强各方对制度档案建设的理解和认同；要建立制度档案归集的沟通交流机制，强化制度档案落实情况的责任承担制，构建起制度档案建设的刚性约束，确保制度档案得到及时、全面的归档。

3.5 构建制度档案建设的反馈机制

反馈机制的构建能够及时对制度档案建设情况进行查漏补缺，推动制度档案建设走向更加完善更加全面。高职院校要加强对制度档案建设效果的调研和指导，及时反馈制度档案建设的难点问题并指导加以改进、解决。虽然任何一项制度总是有着自身发展的生命周期，但是高职院校在推动制度档案建设时，要注重在反馈过程培育起全校保护制度档案原始记录的工作自觉，让全校认识到不能因为某一项制度已经废止就不纳入制度档案的归集范围，进而逐渐形成制度档案的过程性和完整性的保护自觉。除此之外，高职院校还应将包括制度档案建设在内的档案工作列为校本绩效考核的一项指标，通过考核的方式促进制度档案建设存在问题得到有效整改，推动制度档案建设规范化切实落到实处，确保制度档案建设得到应有的效果。

4 结束语

高职院校正在迎来前所未有的高质发展的高光时刻，而制度档案基本循证了一所高职院校发展的改革轨迹。在高职院校加快推进现代化和不断增强适应性的机遇期，其制度档案建设不应受到非必要的忽视，相反的，而应给予充分的足够重视，应摆在校本档案工作的重要位置。唯有如此，才能让制度档案在高职院校新的改革时期复发应有的利用价值，促使高职院校涵养形成尊重、维护、利用和保护制度的法治环境。

[1]徐琳. 高职院校党建档案管理信息化的困境与出路[J]. 档案与建设，2021(8): 69-71.

[2]刘长伟. 会计档案中公务接待制度的演变及其启示——以某高职院校为例[J]. 档案管理，2021(4): 103-104.

[3]周粉妹，洪亮，钟帅. 加强高职院校计算机实验室档案的建设与管理[J]. 浙江档案，2021(2): 62-63.

[4]陈亚伟. 浅谈高职院校二级学院教学档案管理的几个问题[J]. 档案与建设，2017(12): 82-83.

[5]黄波. 企业视角下的高职院校学生档案管理探析[J]. 浙江档案，2016(10): 59.

[6]中华人民共和国教育部. 教育部、财政部关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见(教职成〔2019〕5号) [EB/OL]. http://www.moe.gov.cn/srcsite/ A07/moe_737/s3876_qt/201904/t20190402_376471.html，2019-04-02.

[7]中华人民共和国中央人民政府. 国务院关于印发国家职业教育改革实施方案的通知(国发〔2019〕4号) [EB/OL]. http://www.gov.cn/zhengce/content/2019-02/13/ content_5365341.htm，2019-01-24.

[8] 中华人民共和国教育部.教育部党组理论学习中心组召开学习党的十九届四中全会精神集中学习研讨扩大会[EB/OL].http://www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/moe_2082/zl_2019n/2019_zl85/201912/t20191205_410905.html，2019-12-05.

[9]赵凯. 俄罗斯的制度变迁: 人与自然[M]. 海口: 南方出版社，2000.

[10] 马和民. 新编教育社会学[M]. 上海: 华东师范大学出版社，2002.

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[12] 邱水平. 中国特色现代大学治理的若干重要问题探析[J]. 北京大学教育评论，2020，18(1): 120-133.

Necessity, Problems and Countermeasures of Institutional Archives Construction in Higher Vocational Colleges

The construction of institutional archives in higher vocational colleges can play an important role as a reference for the deepening the reform of school-based education. It is inevitable for higher vocational colleges to explore the construction of vocational education types, promote the transformation from scale development to connotation upgrading, promote the construction of "double high", and promote the modernization of governance system and governance ability. However, at present, they are still facing the main problems such as insufficient top-level design, lagging archiving and preservation, absence of school-based supervision and lack of effective feedback. Therefore, higher vocational colleges should strengthen the top-level design of institutional archives construction, adhere to the major reform of vocational education, promote the archiving and preservation of institutional archives, establish the quality assurance mechanism of institutional archives construction, improve the implementation mechanism of institutional archives construction, and construct the feedback mechanism of institutional archives construction.

higher vocational colleges; institutional archives construction; necessity; problems; countermeasures

G271.3

A

1008-1151(2022)08-0194-04

2022-04-12

罗夏钻（1986－），女，广西贺州人，广西财经学院建设处教师，档案馆员，档案学硕士，研究方向为档案理论与实践。