新时代事业单位档案信息化管理

文/文亚丹

（作者单位系邯郸市卫生健康委综合监督执法局）

近年来，随着我国科学技术的高速发展，互联网技术、信息技术得到广泛的推广和应用，事业单位档案管理工作在迎来新的发展机遇的同时，也同样面临着严峻的挑战。以往的事业单位档案资料以人工管理为主要方式，以纸张作为主要载体，工作效率相对低下。随着事业单位业务规模的扩大，各类型的数据信息呈爆炸式增长，传统的档案管理方法显然已经无法满足当前事业单位的发展需求。由此，顺应大数据时代的发展趋势，将信息化理念应用于事业单位档案管理工作中变得尤为重要。事业单位档案可以利用信息化的优势，做好登记、分类、筛选以及信息传输和分享等工作，简化档案管理的工作内容并降低工作难度，满足机关事业单位的发展同时，也能促进事业单位档案管理的可持续发展。

档案管理是指档案部门“对国家或地区档案事业实行有组织有计划的领导或监督、指导，并协调其内部关系和外部关系的工作。”档案信息化管理是指采用信息技术方法配置档案管理基础设施，构建档案信息数据库，利用网络平台作为基础和支持，对档案信息资料进行处理、存储、管理和利用。伴随着科学技术迅速发展，大数据领域逐渐拓展和延伸到社会各个方面，互联网信息化技术产业更是加大了大数据技术的应用程度，将其和人们日常生活以及工作更加紧密的结合到一起。大数据背景下，以通信技术与计算机为核心的档案信息化管理逐渐成为各个机关事业单位、企业基本业务开展的前提。档案信息化管理借助大数据技术的优势通过相关的硬件和软件途径完成数据处理、存储、管理和利用功能，改进以往纸质档案操作方式为电子类型的档案管理方式，全面划分档案的类型，简化工作流程，提升档案管理工作的有效性，逐步实现事业单位档案的现代化管理。其高质量、高速度的特点，改善了档案管理工作，对档案管理具有深远影响。

传统档案主要依靠人工填写和记录，难以严格的做到标准化，虽然修改后的《档案法》明确规定档案管理的内容和要求，但是各地方的管理形式有所不同，出现了法律法规落实不全面的问题，使得档案信息不够规范。档案信息化建设，可以通过设定的标准程序来约束相关档案的记录行为，通过对不符合规范要求的档案内容进行信息提示，只有当档案信息与设定标准一致后，档案信息才能够被记录保存，否则不能进行保存和提交，大大提高了推动了档案管理的规范化水平。同时，可以在数字媒介的支持下，对档案信息进行全面梳理，对不规范内容可发回进行补充和修正，这样便于对档案进行规模化和批量化的存储和使用。当档案信息逐渐增多后，规范化管理可以提高档案信息的检索和分类效率，并将各种管理功能进行呈现，按照规范使用说明可以全面调取所需档案信息，大大提高档案应用的实效性，也便于提高事业单位档案应用价值和服务水平。

传统纸质档案的管理较为烦琐，工作人员整理档案时需分类归档，工作量较大，耗时较多，后期查询纸张原件时也费时费力。相较于传统的档案管理，信息化档案管理有着明显的优势，单位各部门人员能够直接将文件、资料等相关信息传输至档案管理员电脑中，提高档案收集整理速度。在查阅时，只需根据分类号或关键词进行查询就能够快速查阅到想要的内容，能以较快的速度利用好档案资料。还可以借助互联网平台能够和其他单位实现互联互通，共享信息资源，共同发展，同时还能够了解其他单位部门的工作情况，与自身的情况进行对比，相互交流经验，共同进步，大幅度提升事业单位档案管理的工作效率。

传统档案以纸张为媒介，通过人工录入的方式形成，维护过程中需做好防火、防潮、防霉除虫等工作，并且需要足够的空间来存放，耗费大量的资源。而信息化档案管理则以网络平台为媒介，将数据信息以电子化、数据化的形式储存在载体上，通过硬盘、光盘、U 盘等存储媒介能够存储海量的信息。存储载体占地少、成本低，节省了大量的人力、物力和财力，促进档案管理工作的可持续性发展的同时，节约档案管理成本。

传统纸质档案在保管和利用过程中，极易受到温度、湿度等不利环境问题或人为因素的影响，产生发霉、损坏的现象，进而无法对档案进行长久性存储，甚至出现因档案人员或使用者粗心大意导致档案丢失的情况。而信息化档案管理建设，将传统纸质档案转化成数字化档案，存储在计算机磁盘之中，不仅可以有效利用档案存储空间，避免因档案保存环境恶劣造成档案的损害及对纸质档案的直接借阅造成纸质档案的陈旧和老化的问题出现，还可以通过计算机密匙的使用，有效避免发生档案信息泄露的情况，实现档案资源永久性存储。

在过去的很长一段时间内，所谓的档案管理常常只是单纯地对档案进行录入、保管以及查询，其更深层次的作用没有得到挖掘，很多单位缺乏正确的档案管理观念，没有意识到加快档案信息化建设的重要性，导致信息化档案管理建设缓慢，相关的档案数据库也存在不健全的情况，无法让档案工作为事业单位领导提出战略决策提供有力支撑。此外，一些事业单位档案管理方式十分死板，完全是按照以往的传统档案管理方式做事，没有建立科学化、标准化、信息化的规范流程和处理措施，导致档案管理的方式缺乏统一性和标准性，信息化管理无法发挥实效性作用。

我国事业单位部门多，供应服务多，在实际的纸质化档案向信息化档案的建设转型中面临着一系列的难题。有的事业单位程序化和官僚主义严重，不能及时落实相关措施;有些事业单位档案部门的设备和设施不足以满足信息化建设的要求;有的事业单位虽然紧跟时代步伐引进了计算机设备进行电子档案的管理，但相关方面的信息化技术却没有及时跟进。整体来说，事业单位的档案信息化程度不高，无法将电子档案的优势发挥出来,严重影响了事业单位档案信息化管理的发展。

事业单位档案管理人员的个人素质、业务水平、业务熟练程度和认知水平都是影响文书档案管理信息化的重要因素。事业单位档案信息化管理，需要工作人员以大量的时间学习信息技术知识。实践中，有些事业单位的负责人并不了解档案管理工作，认为档案管理只是将材料存放保管好即可，对档人员的进修、培训等都认为没有必要，甚至有个别事业单位档案管理人员平均年龄50岁以上，档案管理部门沦为“养老”部门。档案管理人员的素能参差不齐，无法适应档案管理智能化发展的形势，从而使事业单位档案管理工作的效率降低。

档案是一种信息资源的集合，必然会涉及到社会群体的部分隐私，若不加防范被人盗用、恶意篡改，会对个人乃至社会造成严重的伤害。档案信息化建设依托于互联网技术，互联网与相关信息产业联合的不断深化，在逐步落实跨界融合、万物互联现代化网络体系建设战略的同时，也使得档案管理面临着更复杂的网络风险。例如，网络数据库防护体系不完善导致的信息泄露、遗失风险；管理人员缺乏风险防范意识，权限管理不严格、移动存储设备使用不规范等，也会导致关键数据泄露风险。除此之外，部分工作人员没有深刻认识到信息技术革命带来的影响，在数据处理与信息服务的过程中，对档案信息系统操作技术掌握不熟练，成为阻碍事业单位安全管理体系整体建设的重要问题。保证档案管理的安全性是信息化数据管理体系建设的重要前提，需要档案部门围绕互联网平台的信息安全管理要点，对技术、制度与管理模式等进行合理调整、创新，做好安全保障工作。而现有的硬件和软件基础设施并不能完全实现信息化安全的生产需求，档案信息化技术还需要被不断完善和优化。

大数据时代发展背景下，事业单位的档案管理该顺应时代发展趋势，了解并掌握新形势下档案管理工作重难点内容，创新管理理念，通过科学规划、合理建设等方式，大力开展信息化基础建设，为档案信息化管理工作的顺利开展创造良好条件。首先，档案管理部门应在现代档案管理与开发思维的指导下，转变原有的工作思维，全面认识档案资源在事业单位新时期发展建设中的作用，立足实际，系统性地规划工作创新路径，切实为事业单位的持续发展而服务；其次，事业单位应在明确档案信息化管理体系建设目标的基础上，做好统筹工作，加大资金的投入合理引进信息设备，夯实信息化建设的硬件配套。第三，要重视纸质档案和电子档案的结合，采用纸质档案与电子档案双轨制的管理模式，比如，在扫描设备的引进方面，可以选择批量、高清功能的扫描程序与设备，提升纸质档案的转化效率，建立起纸质档案、数字档案同步管理模式，实现对线上、线下档案信息的高效整合。在信息平台的辅助下，各部门信息资料传输效率会大幅度提升，打破“信息孤岛”，全面提升事业单位综合档案管理水平。

数据共享中心是开展信息化档案管理的基础和媒介，可以借助信息平台的传输、交互、共享等服务功能，向档案工作者提供便捷化、高效化的信息服务，有效提升事业单位档案数据处理的时效性、准确性。在建设数据共享中心的过程中，可以基于身份验证来区分管理员和使用者，所有的数字化档案信息都会存储于一个数据库中，使用者提出使用申请后，经过档案管理人员的审核批准，可以完成档案信息的调取，基于对应的身份验证就可以直接进行查阅和调取，大大提高了信息化档案管理的效率。可以借助信息平台的传输、交互、共享等服务功能，向档案工作者提供便捷化、高效化的信息服务，有效提升事业单位档案数据处理的时效性、准确性。

事业单位综合档案管理工作较为复杂，难度大，需要对档案进行收集、分类、整理、编辑、入册等，且在信息技术得到广泛应用的背景下，对档案人员专业能力也提出了更高要求。传统的人才培训多以集体培训为主，通过开展会议和灌输式的口头说教来提升人员的综合素质。这种方式使得档案管理人员十分被动，效果并不理想。

综上所述，事业单位的档案管理工作对民生经济、社会发展都有重要的影响，新时期，面对社会发展的复杂形势，为更好地履行政府部门公共管理与服务职能，事业单位应在多角度分析档案管理与开发工作改革需求的基础上，树立现代化信息管理思维，深度挖掘档案资源的重要作用，通过提升档案信息化体系建设投入，完善网络风险防护体系，强化实践人才培养与引进力度，建立健全共享数据平台等方式，在事业单位内部确立起信息化档案管理模式，从而为新时代下事业单位可持续性发展创造有利条件，最终全面带动机关事业单位的档案信息化综合建设发展。