云时代背景下高校档案数字化管理及其应用

张 颖

(吉林农业大学档案馆，长春 130118)

当前，人工智能、区块链、云计算、大数据等高新技术已经在各行业实践中普及和应用，文件档案数字转型和高校档案数字化管理已成为全球性的一致行动。如何顺应时代发展，改善档案管理工作模式，适应现代社会和高校改革发展提出的新要求，实现档案的智能管理和利用服务，是每一个档案工作者值得思考的问题。

1 云时代背景下高校档案数字化管理的意义

1.1 数字化管理是高校档案实现信息共享的新型管理模式

数字化管理就是运用云计算这种新兴的计算机技术，不断整合资源，形成庞大的资源数据库，在用户查询时，为其提供互联网式的虚拟资源服务，不仅能实现数据共享，而且操作起来更加方便。

1.2 数字化管理是当前高校档案工作中最科学、合理、高效的管理措施

云时代背景下高校档案管理工作既适逢机遇又面临挑战，云时代指的是云计算时代，云计算可以通过更加便捷、高效的方式实现新型管理模式，云存储是通过统一标准化方式借助云端存储和大容量的虚拟内存来实现其数字化管理。高校档案数字化管理既能减轻档案工作的重复性和复杂性，又能够保证高校档案的完整性，还能提高工作效率[1]。

2 云时代背景下档案数字化管理存在的问题

当前高校档案的数字化建设水平普遍不高，档案利用手段有限。另外，虽然数字档案资源为档案管理提供了高效便捷的管理方式，但是人们普遍对档案的安全性认识不够或者技术不到位，或者服务器性能不稳定，常常使档案置于临界点，容易造成数据泄露的现象。

2.1 数字化的高校档案安全漏洞多，面临数据泄漏的风险

高校档案资料的价值常常被很多单位和个人忽略，档案管理部门体系不健全，档案信息管理规章制度不完善，尤其是档案信息人员工作变动交接时，容易出现漏洞，使档案面临着严重的丢失风险，加剧了数字档案在云端存储所面临的危险。

2.2 云计算背景下高校档案缺乏有效的安全监管

在日常的档案信息化管理过程中，高校缺乏统一的规范和标准，云计算虽具有便捷、易操作的优点，但工作流程中存在不规范的状况，给工作的开展和交接造成了一定困扰。

云计算在具体应用过程中，是将互联网中的内容分发、整合数据存储后提供多元化服务，是一个有机整体，云计算的概念划分是比较特殊的，不能将其归纳到电信业务中，这使得云计算可以依靠的规范更少，缺乏相应的监督部门，使得云计算在档案信息化管理工作中具有很大的安全隐患[2]。

2.3 用户个人隐私安全难以保证

个人隐私泄露是每个人都面临的问题，云计算技术在档案管理工作中应用的越多，人们对个人信息保护的关注程度也就越高。特别是档案数据库中的数据信息量呈几何级数增长，信息泄露的概率也随之增大。网络上也时常曝光一些信息泄露事件，给用户带来一定的困扰。因此，必须明确监管机制，规范相应的责任主体，加强对信息泄露的防护，在数据管理的全过程中加强监督[3]。

3 高校档案数字化管理的优势

3.1 数字化档案比传统纸质档案更具抗灾能力

传统的纸质档案在面对水灾、火灾和地震等危急状况时，很难保全。但通过云存储模式的备份功能，彻底解决了这样的问题，提升了抗灾能力，保证了档案数据的完整性和可靠性，同时也拓展了相应的管理空间。

3.2 高校档案数字化管理提升了档案资源的共享度

云存储技术能避免高校档案资源出现重复的问题，同时利用互联网技术特有的开放性和共享性，使得高校档案不再局限于频繁地翻阅、复印等最基本的利用方式，可以借助手机和相应的电脑终端等电子设备就能实现档案资源共享，从而构建起更加合理的档案资源共享网络平台，完成对档案资源的合理有效利用[4]。

3.3 高校档案数字化管理提高了档案资源的检索效率

档案工作者运用云存储平台的科学化检索方式和便捷的操作模式，实现对档案资源的科学化管理，优化服务体系，更新服务方式，实现个性化的服务目标，满足用户的多元化需要。与普通的检索模式相比较，这种方式不但可以对数据信息进行高效率的筛选，还能保证档案信息的检索效率，在网络空间中，用户只需要利用手中的电子设备，就能及时获取档案资源，并对相关信息进行选择，筛选出所需的材料。

4 云时代背景下高校档案信息化管理及其应用策略

4.1 做好高校档案数字化管理的宣传工作

云时代背景下，高校应借助现代信息技术开展档案宣传活动，通过教师教学、实习、实训等教学活动进行宣传，让每一个人都能够参与到档案管理工作中，这样才能使档案管理真正有效地发挥价值。同时在高校档案管理工作具体实施过程中，也可以借助现代技术实现档案创新与优化，拓展和提升档案的利用和服务功能[5]。

4.2 积极探索并改变高校档案管理与服务模式

高校档案数字化管理工作要与时俱进，加快推进数字档案资源战略转型。探索物联网、人工智能、区块链等技术在档案日常管理中的应用。数字化档案不仅用于查询利用，还要促进档案服务方式的转变。加快校内档案信息资源共享服务平台建设，提升档案查询效率，推动数字档案资源共享。尝试开通“校园查档直通车”等新服务模式，有效提高档案服务效率。

4.3 建立以电子档案为主导的数字档案数据库

高校档案通过数字化采集和数字化处理的基础性工作后，以电子档案逐步替代传统载体档案，构建完善的在线数据库。

数字化采集主要通过两种采集方式，一种是利用扫描仪等专用设备，将纸质文件、照片和实物档案整理组卷，然后进行数字化加工；另一种将数码相机、摄像机等设备收集到的档案数据直接存储到档案网络管理系统中。数字化处理就是把档案数据按照统一的标准进行编目，通常按照题目、时间、说明、来源、存储格式、责任人等信息进行详实编目，这样就把多种多样的档案电子资料包括文件、图片、音频和视频等，进行科学化整理和合理分类之后，构建起完善的在线数据库，以便于在查阅时能更快速而精准地搜索到所需要的目标资源，提高检索效率[6]。

4.4 建设档案保护的标准体系，确保数字档案系统安全可控

以新修订的《档案法》为法律依据，规范高校档案数字化日常管理工作。高校档案网络管理系统的服务器由学校网络信息中心统一管理，由专业专人负责日常的管理和维护，定期进行检测，数字档案资源库也要定期备份，并异地保管，尤其是涉密档案数据。档案管理人员一方面要提高保密意识，防止人为造成信息泄露；另一方面要学习档案保护技术的前沿进展和应用，分析网络安全隐患，研究电子文件和档案数据的长期保存方法、路径及策略，不断完善工作方法，保障档案的安全性。

4.5 优化档案管理队伍

档案工作人员要创新工作理念，破除对档案数字化传统路径的依赖，档案数字化不是简单地从“线下”搬到“线上”查档利用，而是重塑档案业务，再造工作流程，真正实现档案业务数据化。

云时代背景下，档案管理人员除了简单地接收、保管和利用查询外，还要求档案管理人员有较高的素质和专业知识，能积极应用人工智能、数字档案馆系统，熟练操作区域数字档案管理服务一体化平台、大数据挖掘和分析等辅助平台等，提升数字化管理工作效率[7]。

档案的信息化管理工作繁琐，要达到类别区分、详实著录、规范统一、格式一致等业务标准，工作量巨大，要求高校档案管理人员一定要加强自身专业素质和创新能力，适应高校档案数字化管理的时代要求。

4.6 加大档案信息化建设力度，加快档案数字转型

随着人工智能、云计算、大数据、区块链等高新技术的应用和普及，传统的数据处理技术已经无法满足高校档案管理的发展。首先，高校档案管理人员要认识到新技术对高校档案实践的影响，并将这些技术运用到日常档案资源的形成、分类、鉴定、保管和编研等日常管理活动中，加大档案信息化建设力度，实现档案的数字转型。其次，使用先进的档案信息化设备和档案信息系统，完善档案数字化的基础设施，确保档案能够快速整理、收集和利用。最后，坚持大数据、大档案原则，即借助大数据和区块链技术，构建档案信息资源数据库，同时加强档案资源的规范性和安全性[8]。

综上所述，云时代在数字技术和需求的推动下，档案的内容和形式日益多样化，高校档案管理只有借助云计算、云存储、物联网、人工智能、区块链等高新技术，加大高校档案信息化建设力度，从传统档案向数字档案转型，充分挖掘数字档案服务潜力，为用户提供更加便捷的档案查询服务，提升服务能力，提高数字档案服务效率。