论“工改”背景下如何加强城建档案管理

文/王丽萍

根据“放管服”深化改革及营商环境优化的部署要求，为了提高审批时效，进行快速的流程再造，工程建设领域正在大力推行审批制度改革，取消档案预验收，使传统城建档案管理受到重大影响。为此，必须明确当前的“工改”背景，思考在此背景下加强城建档案管理的有效策略，同时把握相关注意事项，更好地适应改革

工程建设项目审批制度改革是贯彻落实新发展理念的重要举措，是转变政府职能，改善营商环境，激发各类市场主体活力的有力抓手，是贯彻落实深化“放管服”改革的必然要求。当前，各级政府的“工改”清单和实施办法相继出台，已进入落地推行或试运行中。在此过程中，建设工程档案归档管理模式也是这次“工改”中的重要内容，为了适应工改工作快速推进的发展需要，建设工程档案管理必须转换观念，重建架构，坚持核心要义，强化服务，创新管理，归用结合，走出一条科学规范、持续良性发展的新路子。

一、当前背景：工程项目审批制度改革（简称工改）

工程建设项目审批制度改革是政府部门的自我革新，是去除过去行政审批制度的弊端，简政放权，激发企业活力。优化营商环境是推进政府职能转变，深化行政体制改革的必然要求，自商洛市建设工程档案联合验收工作开展以来，市城建档案馆为全面提升验收工作效率，切实提高工作服务水平，积极贯彻相关工作制度要求，以服务企业、方便群众为导向，落实“工程建设项目竣工联合验收”机制。

城建档案是记录城市建设、管理、运行和发展实践活动的参考资料，更是组成城乡记忆的一部分，由于工程建设的复杂性与系统性而在形成、管理、利用等环节有明显的合作倾向。工改更是对城建档案管理提出更高的合作要求，基于工改背景加强城建档案管理势在必行。

二、“工改”对档案管理的新要求

对照“工改”前的工程管理模式来看，“工改”对城市建设档案管理工作而言，既有明显的助推利好，也有一定的挑战。

（一）取消档案报送责任书制度，弱化了对建设单位报送档案的行业约束力。这就要求档案管理工作者必须加强宣传和引导，提高建设单位报送建设工程档案资料的自觉性，确保档案资料的有效归集。

（二）变过去的档案专项预验收为合并联合验收。工程档案成为建设工程联合验收的必备内容，使档案管理更具有效的约束力和时效要求，但又对档案的完整性、准确性提出了新的挑战，这就要求档案管理工作者必须提前介入、主动服务、强化指导，以保障工程档案的完整、真实、有效收集。

（三）实行承诺书制度，为档案验收引入了容缺机制。非主审要件由建设方出具承诺函，承诺在竣工验收后三个月内完成，一次提交，这样大大缩短了档案的归集时间，提高了效率。同时，又对建设单位的工作质量和信用提出了更高要求，在不能按时归集时，还需要档案馆做好后续归集督促工作。

三、“工改”背景下加强城建档案管理的措施和方法

（一）注重事先告知，加强前端控制。变被动、滞后的管理模式为主动超前模式，运用事前一次性告知的网上提示系统，在施工阶段，核发《施工许可证》时，工改系统向城建档案馆和建设单位同时推送报建信息，建设单位在系统中下载《建设工程档案报送告知书》并填报回执单。

通过事先一次性告知，建设单位前期介入知晓职责任务，建立双向沟通。城建档案馆在初期就对建设工程信息掌握，建立工程档案台账，并根据台账情况加强前端控制[1]。

（二）协同两个系统，强化业务引领。为了方便建设单位对档案归集和报送工作的了解和配合，必须协同两个系统平台，即陕西省城建档案信息管理系统平台和工程建设项目审批管理系统平台（简称工改系统平台），通过两个系统平台进行控制和业务引导，互相促进共同推进的两端和过程的控制，以期待全流程控制，从而实现城建工程档案的全过程收集整理移交进馆。

（三）推进三级联动，建立稳定构架。推进建立市、区、县三级城建档案管理创新模式。一是建立和完善市、区、县三级城建档案管理机构，理顺管理体制，畅通纵向管理。二是推进市、区、县三级两个系统平台的推广和应用，将全市区县三级城建档案工作纳入工改系统运转，建设单位报送、接收、联合验收等各阶段多环节中运用省城档管理系统进行城建档案的信息化，拓展城建档案的横向管理。三是加大市、区、县三级城建档案专业人才队伍建设，强力推进档案管理的宣传和培训工作，一方面建立市区县三级城建档案管理机构的专业档案管理人员体系，另一方对市区县工程管理资料员进行建设档案业务培训，为本行业奠定人力资源基础。通过以上三级管理机构、三级系统平台、三级人员队伍，实行上下联动、左右互通、纵横交汇，以建立稳定的城建档案管理构架。

（四）着力四个节点，全程跟踪服务。四个节点的工程档案业务指导分别为：一是建设工程开工时技术交底，告知五方参建单位建设工程文件归档范围。二是建设工程基础完成时，指导建设单位对工程准备阶段前期形成的文件资料进行收集和整理，以确保建设工程的合法性、工程资料的可靠性。三是工程施工过程中，按工程进度，分时段、分标段、分工艺，对施工文件和监理文件重点指导，及时收集归档整理，确保工程档案真实性。四是联合验收前对竣工资料的指导，以确保工程档案的完整性。城建档案馆在事中按进度跟进，全程参与资料收集整理的指导跟踪服务，并对存在的问题提出整改意见[2]。以此来规范整理建设项目工程档案，为建设工程竣工联合验收工作奠定基础，提升工程档案验收一次性过关率，提高档案入馆质量。

（五）统筹五方主体，严格闭环管理。五方主体指参与建设工程档案形成的五方责任主体，分别是：建设、设计、地勘、监理、施工五方单位。建立领导小组协调配合机制，城建档案馆从工程建设筹划开始即要求五方资料员参与其中，从源头保证工程档案资料质量。地勘和设计单位负责将其完成工作后所形成的资料归入前期文件；建设单位负责工程准备和竣工验收两个阶段的文件；施工和监理单位分别负责整个施工过程中所产生的施工文件和监理文件。这样，五方主体分工明确，各负其责，相互配合，在工程施工过程中归集整理，分阶段移交建设单位，竣工前由建设单位申请联合验收通过后，报送移交城建档案馆，从而形成五方主体配合、五阶段文件归集，事前告知、事中跟进、事后监管的全链条闭合管理，以保证建设工程档案的完整性。

（六）抓住信息化升级，扩大数据共享。改革主要是为了能够落实工程建设项目审批管理系统的完善，以此来满足共享审批数据的落实。针对跨部门的合作，实际上就是信息交互，信息交互作为一种沟通合作的方式，也是开展合作的基础[3]。住建部需要推行工程建设项目审批制度的有效改革，这样就可以实现城建档案管理的数字信息化转型。首先，工程建设项目审批制度主要是满足“统一时间、集中组织、一次验收”的需求，也就是需要政府部门能够开展政府性的验收，能够实现跨部门的职能整合，这才是信息化建设多元化的运用。其次，在验收事项中，还需要落实建设工程竣工档案的验收处理，能够指明城建档案信息建设与服务模式的全新方向。针对城建档案数据诚信互动服务模式加以创新，能够强调服务互动灵活、信息建设智慧，城建档案的知识、历史价值等能够满足互补与共享处理，最终就可以实现城建档案数据资源的跨部门、跨区域的利用与共享，以此推动城市规划、市政工程等联合验收相关的档案数据库。在这一基础上，就可以满足业务信息系统的审批全流程，同时也可以实现相互之间的交互与合作，最终满足沟通效率的提高，让“数据多跑路“”百姓少跑腿”，尽可能避免出现社会资源浪费的现象。

（七）打造专业队伍，确保持续发展。城建档案信息数据化管理工作具有较强的专业性，还需要高素质、科学化的专业人才队伍的支持。在档案整理、鉴定、保护等方面的信息化工作的实施，不仅需要专业人才的支持，同时也需要优秀数据管理专家的支持。所以，就需要将人才培养的实际使用评价机制加以完善，吸引更多的专业人才，落实对城建档案相关人员角色的合理转变、落实城建档案工作人员的继续教育工作，以此来提升管理人员的实际操作水平、专业知识水平以及信息处理能力，这样就可以全面提高人才队伍的综合素质，推动开展基层、企业、建设工区指导城建档案的实际接收、整理、利用与保管工作，夯实基层实践经验。

毋庸置疑，工改是大势所趋，这就迫切需要剔除以往行政审批的弊端，更好地满足建设工程行业的快速发展需求。基于工改的发展分析，城建档案工作者就需要顺应时代的需求，积极拓展思路，这样才可以满足新机制、新方法的建立健全，以此来保障城建档案得以有效的积累，这是城建档案事业发展的必然趋势。