浅谈项目档案同步管理新模式

文/付菁燕

本文通过对档案管理模式、管理流程、过程控制等方面的全方位探索，以强化事前介入、事中控制、事后检查、验收把关等多环节控制为主线，提出项目档案全过程管理理念下的四种管理措施和模式，旨在提升项目档案管理水平，使项目档案管理工作与项目建设同等重视、同步推进、同步落实

为使项目档案管理工作与项目建设同等重视、同步推进、同步落实，在项目档案管理过程中，以落实项目法人负责制为核心，以建立健全管理制度为抓手，以做好项目档案管理工作为落脚点，采取以下措施提升项目档案管理工作水平。

一、健全档案管理组织体系，优化组织结构

针对项目档案管理实际，采取优化组织机构、充实管理人员、明确管理要求等一系列有力举措，将项目档案实行集中统一管理。按照工作实际，进行机构和人员调整充实档案管理人员力量，并建立由分管档案工作负责人室及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，建立以档案室为中心，项目管理相关部门和各参建单位共同参与的项目档案工作网络，为档案管理责任制运行提供有力保障。

二、建立健全档案管理制度，明确职责分工

建立健全档案管理相关制度，确保档案管理的合法合规性。明确建设单位、参建单位及档案管理人员职责任务，以项目档案管理为重要抓手，为项目档案管理工作系统化、规范化、科学化开展提供重要依据，为档案管理运行提供重要载体和基础，为高质量推动项目建设提供坚强保障。

三、加强项目资料同步管理，强化过程管控

加强项目资料的过程控制，确保项目档案完整、准确、系统和安全，做到项目资料与项目建设同步推进、纸质档案与电子档案同步建立、档案管理与项目管理同步见效，应将档案管理纳入项目管理程序，充分发挥档案管理机构的检查指导和项目管理部门、监理单位的审核把关作用，强化对项目文件的过程控制能力。主要体现在以下几个方面：

（一）通过合同约束强化前端控制

充分利用合同管理，在项目招投标及合同签订阶段，通过在招标文件及合同中设立档案专项条款，合同内附档案移交协议，明确参建单位档案管理职责，对项目档案移交套数、质量要求、归档范围等要求列入招标文件和合同中，使项目档案管理从法律上得到有效保证，确保项目档案管理的规范性。

（二）加强档案培训指导工作实践

开工前对项目部门管理人员以及各参建单位项目经理、项目主要管理人员、资料员进行项目文件的形成与收集、归档范围、归档时间及质量要求、编制要求及音像档案等重点内容进行培训；确保项目资料统一标准、规范填写，使各参建单位的工作业务水平进一步提升，能够做到项目资料与项目进度同步进行，积极推广档案管理的好经验、好做法，为项目资料同步管理的规范性奠定了基础。

（三）实行档案预立卷规范整理工作

为做好项目文件暂存管理工作，避免文件缺失遗漏，减轻项目后期文件整理组卷和归档工作量，各部门及各参建单位按照工作实际及职责分工，提前进行项目档案预立卷，将项目实施前和实施中办理完毕的文件及时进行科学分类、整理等工作。档案室对卷盒的建立和平时归卷情况进行检查和指导，以确保项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。

（四）强化过程控制严格分级审查

为保证项目档案的形成质量，过程中严把审核关，强化过程管控。从项目前期、招标投标、合同签订、施工阶段、竣工验收、结算移交六个环节对项目文件的形成和积累进行审查，通过档案交底与培训、项目档案管理登记、每月同步检查及各阶段验收等方式对项目资料进行分级检查。同时建立项目档案质量考核机制，有效地避免了事后补编项目资料、返工或不完整现象的发生，同时也有效地把控了关键材料的质量。

（五）建立考核机制加强监督力度

建立项目档案考核机制，明确考核标准，将项目档案的质量及项目资料管理情况考核作为项目管理考核的重要组成部分，使各参建单位能够真正重视项目资料的同步收集、同步整理，从而规范对项目资料的管理，同时加大检查和监督力度，根据项目实际进度，开展同步资料的检查及考核，为项目资料归档的完整性、规范性和系统性提供有力支撑。

四、推进档案信息化建设，提升管理水平

项目建设实施过程中，BIM技术、智慧工地等新技术、新工艺、新科技的运用，对项目档案管理提出新的要求，以往的传统管理模式，已经不能满足项目档案管理的需要。应增设档案信息化，同步开展档案数字化工作，将已整理归档文件同步进行扫描，上传档案管理系统，完成纸质档案和电子档案两套档案双轨制管理；充分利用档案管理系统，实现档案信息共享，提高利用效率，为高质量、高标准、高效率建设实现档案管理转型升级奠定坚实的基础。

实践表明，“主动跟踪、应收尽收、全面覆盖、无一遗漏”的总体要求，将资料同步体系扎实推进落实，强化事前介入、事中控制、事后检查、验收把关等多环节的管控力度，加强对指挥部各部门及各参建单位的监督和指导，为实现“建精品项目，创一流档案”的总体目标，推动建设项目档案工作持续发展、创新发展，全面提高建设项目档案管理水平，为三期扩建项目建设和管理提供优质服务和有力保障。