新时代下高校办公室管理存在的问题与对策

鞠琳，张静一

（清华大学，北京）

高校办公室管理是一个较为复杂的管理工程，高校办公室管理关系到学校的教学质量，在学校管理与发展中有着积极作用。新时代下我国教育深化改革，教学质量不断提升，但高校仍然存在着许多的问题，高校办公室管理问题就是其中的一项重要问题。为此，高校办公室管理工作需要与时俱进，进行更科学合理的变化，并借助于现代化工具辅助办公室管理工作进一步完善。

一 高校办公室工作职能

高校办公室属于一个综合性管理部分，与学校其他部分部门处理事务大同小异，但是双方必须紧密联系，才能够维持学校管理的运作，所以办公室的管理对高校发展发挥着重要作用。

（一） 综合职能

综合性是高校办公室的首要职能。办公室在学校中起着沟通内外、包揽大局、协调学校各个事务方面等等的作用，是学校管理系统中的心脏及纽带。在整个高校管理系统中，办公室作为各部门之间联系的节点对于学校的发展起着积极的助推作用[1]。例如高校的重要决策、工作安排都是由办公室负责，以及学校开展各个活动及出现的问题都需要及时向办公室反馈。所以，办公室的综合职能是从多方面展开的。

（二） 协调职能

办公室是协调内外、沟通上下关系的重要桥梁，协调职能作为办公室管理职能之一，要通过各种有效协调机制，协调好各个方面的关系，统一其思想、形成一股合力，才能够促进协调工作的展开。现如今，社会与高校的联系非常紧密，许多综合性工作全靠一个部门的力量是不够的，这就需要学校多个部门积极配合，保障部门工作步伐一致。办公室作为各方管理的中枢，只有协调好各方之间的关系，才能够顺利展开各项工作的正常运转[2]。同时，必须要协调好上级部门与有关院校单位之间的关系，得到各方面的支持和协助，才能为高校的发展创建良好的环境。

（三） 公关职能

办公室作为高校的门面，代表着高校的整体形象，在工作作风、工作态度等等方面都直接关系到学校的名誉。公关职能是学校办公室职能中的一方面，通过一定方法让学校与相关群众之间形成双向交流，提升群众对学校的认知，并获得理解与支持，是高校的一种独特管理职能。随着社会与学校之间的联系更加紧密，办公室要注重对公关活动的开展，加固高校与社会之间联系的纽带，树立高校优良的教育作风，创造良好的外部环境。

二 高校办公室管理工作特征

高校办公室管理工作的特征主要包括以下四点：

第一，执行性。从本质上分析，高校办公室管理人员需要完成上级领导所布置的任务，本身属于管理层。正因为具备执行性的特点，所以相关管理人员必须要坚决贯彻落实各项指示和精神，同时要灵活选择执行方法，以达到最佳执行效果。第二，协调性。高校办公室管理人员除了要执行党的政策方针外，还必须对校内各部门层级做好协调，例如教师的课程安排，学生学习及生活等，但注意在协调过程中要将重点信息及时传递，并监督教师或学生对各项指示的完成程度。第三，服务性。办公室管理作为学校的重点行政部门，其实从某种程度上分析也是为学校的各部门做好服务。在遵照教学和管理工作的原则上，尽可能为领导的决策、教师的教学及学生生活提供服务和帮助。在此过程中办公室管理人员要具备高度的责任心和积极心态。第四，科学性。新时期下网络技术不断发展，对高校办公室管理人员提出了新的挑战。不但需要提升其综合业务技能，还需要跟上时代步伐适应各种办公软件的操作，使得校内管理工作更科学高效。

三 高校办公室管理工作存在的问题

（一） 办公室管理理念落后

高校办公室管理主要负责的就是高校活动的协调沟通、服务工作。因此办公室管理人员除了具备专业管理能力，还应当具有协调、沟通、服务等多项技能。在实际的管理工作中，高校办公室依赖于以往的做法和传统经验的工作开展，坚持原有陈旧的工作方式。只注重事务性的相关工作，忽略了工作中发生的新问题，只是一味地按照领导层的安排展开工作，导致办公室整体管理工作都处于一个低水平状态。缺乏积极性、主动性，限制了办公室本身的职能发挥，比如在高校领导层决策中，办公室参谋提供工作不到位，就只能作为执行决策的从属部门。

（二） 内部管理机制不完善

高校办公室工作内容繁杂、任务重、要求多，如果缺乏相应的管理机制和完善的程序，会直接影响到办公室的工作效率[3]。目前，多数高校在管理办公中都存在制度不完善的问题，不仅会影响到办公室的整体形象，还会浪费时间、人力及财力，严重情况还会导致工作失误。所以高校应加强对学校管理机制的建设、落实好制度才能够保障办公室的正常运转。此外，在当前信息化迅速发展背景下，高校办公室管理还存在着信息化管理机制不完善的缺点。信息技术的便捷性导致部分办公人员过于依赖此技术，对信息化管理的认知不到位，因而在工作中只重视技术手段，却忽视了和管理客体间的协调。高校办公室信息化管理需要遵照“共享、开放、服务”原则，但实际工作中由于缺乏沟通，进而影响到办公管理质量。

（三） 缺乏奖惩机制

整个高校组织机构中，办公室作为高校所有事务中的管理部门，工作人员被定义为服务员，完全处于从属地位。对此部分教师在定义认知上存有偏见，致使其对于成为办公室工作人员有着消极态度。并且办公室缺乏对工作人员的奖惩制度，使得大部分人员都没有工作的动力和热情，由此也就降低了办公室管理工作效率。对此，办公室应引进奖惩机制、公平竞争机制，激发员工的潜力、积极性。

（四） 职能定位不准确

由于高校教育事业不断发展，办公室的职能也应不断的拓展。办公室职能和目标不是一成不变的标准，是根据新时代的发展而不断变化的。办公室的职责不明确，在实际的工作中就会出现缺位或越位的不良现象，不断出现新的问题，虽然表面看上去并不会对学校的工作造成过多的影响，但实际上却影响着办公室的业务拓展。例如学校领导层面对新业务时就将其直接交由行政人员处理，而后工作重点向新任务倾斜，导致原本职能和工作目标被打乱。且部分看似为办公室管辖范围内的事，实质上却并不属于高校办公室管理内容，这也是当下办公室管理需要积极解决的问题。此外，当各个部门间的协调出现问题，就可能出现越级、越部门管理的情况，长期如此必定会造成学校内部管理工作混乱，甚至管理出现“越俎代疱”现象，最后还要耗费更多的时间和精力弥补。

（五） 人员素质参差不齐，缺乏培训机制

一方面，作为高校管理人员应当在思想政治方面具备良好素养。否则，当管理人员对时事政治不关注，就会导致对上级所布置的任务认识不足，难以抓住其中问题的核心，在处理时也会缺乏政治导向，造成行政管理工作效率低下。同时，部分高校管理人员虽然毕业于名校，但是服务意识淡薄，素质参差不齐，工作态度敷衍，也有部分管理人员办公拖沓态度冷漠，都导致了高校办公室管理风评不佳。另一方面，高校办公室管理工作是专业性较强的工作，其工作人员需要接受系统的培训，掌握相关的技能、提升自身的综合素质，在整个工作过程中还要注重教育培养、提高自身的知识储备[4]。办公室内的所有工作人员必须要定期接受培训工作，不断更新自身的管理理念、技术及工作方式。但是现目前的高等教育管理工作制度还不够完善，部分高校也只注重专职教师的培训，忽略了管理人员的培训，导致管理人员的培训并没有跟上时代的发展。

（六） 自动办公上存在的问题

信息技术让如今人们的生活变得便捷高效，将信息技术运用到高校办公室管理中也是未来重要发展趋势。信息技术在高校管理中占据重要地位，不但优化了管理工作程序，也节省了办公所耗费的时间，让行政管理变得清晰简洁，有利于多方进行沟通和信心共享。但在此背景下，高校办公室管理也存在一些问题。首先，部分人员的综合素质不齐，导致在使用一些先进的办公系统软件时，部分管理者无法及时掌握相关操作要点；其次，部分高校利用管理系统软件时未结合学校实际情况完善纠正，导致管理系统的利用率降低。最后，系统和设备应当安排专业技术人员定期维护。但部分学校为了节省成本，当设备出现故障时未安排人员及时处理，导致最终设备被荒废，极大地降低了办公室管理资源的利用率，进而影响办公室管理工作质量及效率。

四 推进高校办公室管理工作的对策分析

（一） 重视办公室的管理工作

高校办公室负担着协调、公关等重要职责工作。对于高校来说，办公室不是可有可无，管理工作也不是可轻可重的存在。相反，在新时代下，办公室管理工作在高校中的地位越来越重，领导层对办公室的重视和关注是充分发挥办公室职能的前提条件。领导层对办公室的管理工作需要引起重视，把办公室的管理工作放在首位。对办公工作不仅要多提出要求和指导，还要让办公室管理工作人员敢于做领头羊，树立办公室管理在学校的权威性。为此，高校办公室管理人员需做好以下三点：第一，注重学习，对各种先进的管理理念和方式要多学习，将其用于高校新时期发展中。第二，强化主动意识及进取意识，从而在办公室管理服务中做到面面俱到。第三，完善服务能力。高校办公室管理人员要及时了解日常教学、行政事务处理方面的工作动态，协助领导参与方案制定，推动功效效率提升。

（二） 加强制度的建设工作

制度是要求所有人都需要共同遵守的办事流程及人们日常遵守的法律法规，健全、科学的管理是高校办公室顺利开展工作的基础。因为高校办公室管理工作涉及事务性工作繁多，并经常面临突发性事件，若想要做到有条不紊、杂而不乱，就必须依靠制度来约束，否则会造成管理工作上的混乱。高校领导层应将办事流程、行为、办公等准则以文件的形式下发到办公室，负责人将其纳入管理制度中，这样一来，才能够实现办公室制度管理的工作。其中需要注意的是，第一，制度的建设要符合时代的发展和学校发展要求，对于落后或是不合理的规定及时废除；第二，根据实际工作情况合理分配工作任务，做好工作进度记录，避免出现“一人兼多岗”等情况出现。

（三） 完善办公室的奖惩机制

没有规矩不成方圆，在整个高校的管理工作中，办公室内的工作人员需要恪尽职守、辛勤劳作，对于外界的评判工作人员应端正自身的工作态度，对于领导层下达的任务指标都必须按时按量地完成。对此领导层应建立完善的奖惩机制，对于一直处于消极态度的工作人员，领导层人员应给予重视，若工作人员长时间处于消极工作的状态，会影响到周围的工作氛围，由此，应给予批评或扣除当月的奖金作为惩戒。相反，对于保质保量完成工作及不迟到早退的员工进行奖励机制。提高整个工作人员的工作氛围，进行公平竞争，评选当月最佳优秀员工，充分提升工作人员的积极性。

（四） 发挥参谋职能，确定定位

办公室作为高校领导层参谋部中的一个重要职能部门，绝大程度上决定了领导层决策是否具有可行性。办公室不仅要做好日常事务的管理工作，还应主动将重点放在参谋、服务的决策上来，应时常研究有关教育方面的政策、文件，搜集有关信息、资料、文件等重要内容[5]。办公室不仅要时刻关注国家教育政策的变化及领导关注的热点问题，充分进行研究、分析掌握信息的收集，深入了解情况，掌握第一手资料，且还需要进行综合整理，形成决策方案，交予领导相关热点的有关信息，协助领导层的决策，并将信息提供给领导层作为参考依据。

（五） 提高办公室人员的综合素质

在新时期教育改革背景下，高校若要培养出符合现代化市场需求的人才，就必须要先优化高校办公室管理人员的综合素质，从而调动其积极性和创造性。办公室工作人员拥有较高素质是做好工作的基础，也是顺利完成工作任务的基本保障。提高办公室工作人员的综合素质，是为了适应高校现代化管理的需要。且高校办公室工作综合性强，涉及到学校各个方面的管理工作，这就需要高校领导定期培训办公室工作人员，不断提高其综合能力。既要熟练地掌握岗位的工作技能还需要多方面了解岗位的基本知识，成为岗位中不可缺少的人才。另外，还需要工作人员全面掌握了解高校教育的工作特点及管理知识，对紧急情况能够及时进行相关的处理，从而提高办公室管理工作效率。

（六） 有效运用新媒体工具

随着社会经济水平的提升，新媒体已经被广泛运用到各行各业中，也对人们的工作和生活带来极大影响。高校中可利用多媒体展开高效化的教学工作，建立数字图书馆，制定线上网络教学课程，都体现了新媒体对当前高校管理人员及教学者工作的价值。同样，高校办公管理工作中也需要借助于新媒体相关工具，例如借助于学校论坛、微信公众号、微博等平台搭建和高校师生间沟通的桥梁，并利用新媒体技术对新闻信息进行搜集和发布，从而掌握到高校办公室管理中的各种动态。为此，高校办公室管理人员应当建立起主动学习新媒体工具的意识，了解先进技术的功能和特点后将其融入管理工作中，从而提升管理工作全面性。

五 结语

总而言之，在新时代下，高校办公室管理工作应不断进行革新，与时俱进，跟上时代发展的步伐。不论是从教育方面还是管理方面，办公室都是高校工作的中枢，领导层理应重视对办公室的管理工作，发挥其监督职能与决策职能，重点搜集有关教育工作的信息并研究分析，及时客观地反映相关情况，为高校领导层决策提供依据，以此来推进高校的发展。